Срок хранения должностных инструкций сотрудников - Komsindrom.ru

Срок хранения должностных инструкций сотрудников

Содержание

Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций

Все необходимые сведения должны быть размещены на титульном листе, которым открывается должностная инструкция.

Должностные инструкции. правила хранения

В разделе указывают: наименование должности; требования, предъявляемые к образованию и стажу работы должностного лица, замещающего данную должность (квалификационные требования); непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо); порядок назначения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо); возможность совмещения должностей и функций; нормативная база его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную (трудовую) деятельность и реализует свои полномочия).

Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций образец данного документа, ввиду отсутствия регулирующих НПА, может иметь в компаниях разную структуру. Как он может выглядеть и где его скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал учета должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа

Как инструкции регистрируются в журнале

Где скачать образец документа

Для чего нужен журнал учета должностных инструкций

Данный документ используется кадровой службой предприятия для регистрации составленных и утвержденных должностных инструкций, а также учета поправок к ним.
Использование такого документа, как должностная инструкция, законодательством РФ не регламентировано, так же как и журналов, ведущихся в целях их учета.

Срок хранения журнала учета должностных инструкций

Однако, мало кто знает, как они должны правильно храниться.

Именно этот момент мы рассмотрим сегодня более подробно.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое должностная инструкция;
  • количество и хранение должностных инструкций в организации;
  • основные моменты в оформлении должностных инструкций.

Для того, чтобы сделать процесс работы в организации более слаженным, а круг обязанностей каждого сотрудника более четким многие руководители издают такие внутренние документы, как должностные инструкции.

  • учет и хранение должностных инструкций сотрудников;
  • сроки хранения должностных инструкций сотрудников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Для чего нужны должностные инструкции сотрудников

Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность.

Как оформить должностную инструкцию

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу.

Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций образец скачать

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Трудовой договор отвечает на вопрос: «Что работник должен делать на работе?», а должностная инструкция отвечает на вопрос: «Как он должен это делать».

Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания или отдельного работника, если его функции отличаются от функционала аналогичных должностей.

Должностная инструкция содержит описание конкретных видов работ, выполняемых работником, и содержит требования к профессиональной подготовке.

Срок хранения должностных инструкций Для рабочих квалификационные требования содержатся в «Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих» (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10.11.92 г.), а также в отраслевых нормативных актах.

Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций работников

Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

  1. перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты.

Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов.

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения.

Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций рб

Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи Постоянно Журнал учета исполнительных листов Не предусмотрена Произвольная Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях 5 лет

© Материал из Системы Кадры Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru Дата копирования: 11.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Все о Журнале учета командировок вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Самые важные изменения этой весны!

  • Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году.

Срок хранения журнал регистрации должностных инструкций

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Образец Положения о должностной инструкции.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись.

Журнал регистрации должностных инструкций срок хранения статья

Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.01.2007 N 9 Экземпляр бланка уведомления о прибытии (в случае уведомления администрацией гостиницы территориального органа Министерства внутренних дел Российской Федерации с использованием входящих в состав сети электросвязи средств связи) Деятельность на рынке ценных бумаг ЖКХ Инвестиционная деятельность Интернет Клиринговая деятельность Космическая деятельность Лотереи Медиация

Медицина и фармацевтика

Охрана окружающей среды

1. Общие вопросы 2.

5. Рыболовство

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.

Перечень профессий с вредными условиями труда

до замены новыми

до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе.

Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы 75 лет Журнал учета личных дел Не предусмотрена Произвольная Для отражения и учета личных дел работников 75 лет Журнал регистрации договоров о материальной ответственности Не предусмотрена Произвольная Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены 75 лет Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г.
При особом желании, должностная инструкция может быть разработана как для самого руководителя организации, так и для уборщиков и грузчиков.

Количество и хранение должностных инструкций в организации

В основном, должностные инструкции в организациях издаются в двух-трех экземплярах.

Читайте также:  Должностная инструкция слесаря-ремонтника – 2018

Первый экземпляр должен находиться непосредственно в том подразделении организации, в котором трудятся сотрудники данной должности, второй экземпляр хранится вместе с уставом организации и прочими распорядительными документами, а третий может находиться в службе ДОУ в качестве копии либо у самого руководителя организации.

Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль.

Юридические лица, которые осуществляют проектирование, конструирование, изготовление, реализацию, испытания, монтаж, эксплуатацию, техническое обслуживание, радиационный контроль, транспортирование, хранение и утилизацию рентгеновских дефектоскопов и оборудования для рентгеновской дефектоскопии, проектирование, конструирование, изготовление и эксплуатацию средств радиационной защиты для рентгеновской дефектоскопии Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем Реклама Связь Сельское хозяйство.
ФЗ Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц 5 лет Журнал регистрации приказов по основной деятельности Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания Постоянно Журнал регистрации приказов по личному составу Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации 75 лет Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г.
Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

  • как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
  • в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

  • сменилось наименование организации;
  • сменилось руководство;
  • произошла реорганизация;
  • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
  • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
  • при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

  1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
  2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
  3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников: где и сколько, после замены новой

Срок хранения должностной инструкции после замены новой

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2020 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2020.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Читайте также:  Должностная инструкция делопроизводителя-2019: регламент, нужный и работодателю, и работнику

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет.

В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения. Так, в соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Налоговое законодательство указывает на то, что в течение 4 лет налогоплательщик обязан сохранять данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и удержанные налоги.

Кроме того, необходимо обратить внимание на кадровые документы. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка и графики отпусков положено хранить даже после замены их новыми в течение года. Другие правила и инструкции (в том числе и проекты), разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Есть свои правила и для ликвидируемых предприятий. Налоговые органы вправе запросить у должностного лица документы, притом с живой печатью. Поэтому, до тех пор, пока на федеральном уровне не разработано методики учета, хранения и уничтожения печатей, важно помнить, что срок ее хранения не менее пяти лет.

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества обязаны хранить:

— учредительные документы, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— протоколы собрания учредителей, содержащие решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы общества;

— положения о филиалах и представительствах общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества;

— списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации.

Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности. Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Однако наиболее распространенный и выгодный это третий вариант, вариант хранения документов в организации, осуществляющей такой вид деятельности, как архив. При этом заключается гражданско-правовой договор. Ответственность по хранению документов возлагается на сотрудников архива. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию…

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Срок хранения должностных инструкций в организации

Цель и методы обезличивания персональных данных. Что значит обезличивание персональных данных? Является ли телефон персональными данными? Что не является персональными данными? Является ли фамилия имя отчество персональными данными?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Срок хранения должностных инструкций

Просмотр полной версии : Срок хранения должностных инструкций. Добрый день! Помогите не специалисту в архивном деле. В перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв.

Росархивом 6 октября г. На нашем предприятии ОАО должностные инструкции разрабатываются самими подразделениями, оригиналы ДИ хранятся в отделе кадров, а в подразделения передаются копии должностных инструкций. Вопрос: Можем ли мы хранить действующие должностные инструкции постоянно, аннулированные 3 года после замены новыми, а копии уничтожать сразу?

Уважаемая Татьяна Владимировна, Думаю, формулировка перечня достаточно ясна — Вы обязаны обеспечить постоянную сохранность оригиналов всех должностных инструкций, в том числе и аннулированных. Это кадровые документы, которые могут быть нужны для решения спорных вопросов и для защиты прав работников и самой организации, в том числе и спустя длительное время.

Три года после замены новыми — срок для других организаций. Поскольку Ваши подразделения — это не другая организация, то формально этот срок хранения к ним не относится, и, думаю, хранение копий в подразделениях до замены новыми не противоречит законодательству. Однако, с моей точки зрения, 3 года после замены новыми — разумный срок и для хранения копий в подразделениях, — особенно, если речь реально идет о хранении одного лишнего скоросшивателя.

Рискну уточнить. Действующие ДИ — переходящие документы не законченные делопроизводством. Подлинные ДИ, замененные новыми, в данном случае и будут документами постоянного срока хранения.

Копии в отделах — до минования надобности ДМН. И, к слову, кем разрабатывется документ, не важно. Важно, кем он утверждается. ДИ обычно утверждаются руководством предприятия. На мой взгляд, если работники расписывались на копиях инструкций в отделах, то есть смысл не уничтожать их сразу. Если же расписывались на подлинниках, то нет смысла хранить копии, поскольку в случае трудовых споров все равно будет задействован отдел кадров и привлекаться будут именно подлинники. Такая расписка — вещь серьёзная, и в ряде случаев может сыграть немаловажную роль.

Читайте также:  Должностная инструкция специалиста по охране труда и технике безопасности

О сроке хранения в таком случае нужно посоветоваться с кадровиками и юристами. Но это если персональные. Типовые же инструкции например секретаря и т. Всем спасибо за ответы! Только логика составителей Перечня мне осталась не совсем понятной: зачем хранить постоянно типовые ДИ, если даже личные дела хранятся 75 лет, а срок исковой давности по ГК РФ составляет только 3 года?

Этот вопрос — риторический. Однако, например, на требования о возмещении вреда жизни и здоровью гражданина исковая давность не распространяется ст. Перевод: zCarot.

Должностные инструкции. Правила хранения.

Акция месяца 8 88 Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций. Читать статью. Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность.

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой. Должностные инструкции далее также — ДИ сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения п. Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. Обратите внимание!

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов. Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Фрагмент документа СвернутьПоказать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв. Во-вторых, вы знаете, что в ПТУД закреплены сроки хранения категорий документов, которые вообще могут возникнуть или нет в составе документального фонда любой организации, а не конкретных документов и дел. При решении вопроса, какие документы и от каких подразделений принимаются в архив, необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать конкретную систему работы с ними, которая складывается в организации. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы. Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение1 утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений. После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. После замены новыми минимум через 1 год максимум через 3 года кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Хранение должностных инструкций

Текущая версия Вашего браузера не поддерживается. Организация нотариального дела» том 1 3-е издание, переработанное и дополненное под ред. Медведева «Статут», Должностные инструкции работников нотариальной конторы. Дело включено в Примерную номенклатуру как самостоятельное с индексом , установленный срок хранения — три года после замены новыми.

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Работа чата временно приостановлена!

Сроки хранения должностных инструкций работников в организациях

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

Просмотр полной версии : Срок хранения должностных инструкций. Добрый день! Помогите не специалисту в архивном деле. В перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Росархивом 6 октября г. На нашем предприятии ОАО должностные инструкции разрабатываются самими подразделениями, оригиналы ДИ хранятся в отделе кадров, а в подразделения передаются копии должностных инструкций.

Какой срок хранения должностных инструкций сотрудников в 2019 году

Особенности создания индивидуальной инструкции

При разработке должностной инструкции нужно придерживаться алгоритма:

  1. Выделить на предприятии существующие должности и разработать документ для каждой из них. Определить особенности выполняемых сотрудниками функций.
  2. Издается отдельное распоряжение руководителя о создании на предприятии должностных инструкций.
  3. Сформировать группу специалистов, которые будут готовить этот локальный акт. Обычно в нее входят бухгалтеры, юристы и руководители отдельных подразделений предприятия (мастера участков или цехов).
  4. Опубликовать Положение о порядке разработки должностных инструкций. В нем должно быть указано, кто и в какие сроки будет создавать эту документацию.
  5. Определить структуру и содержание инструктажа для работников, занимающих каждую из должностей. Если на предприятии действует профсоюз, то к созданию локальных актов можно привлечь его руководителя.
  6. Определяется форма бланка локального акта, при необходимости она дорабатывается и согласовывается со всеми членами группы.
  7. Инструкция регистрируется и подписывается руководителем, а также всеми ответственными лицами.

После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи.

Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора.

Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций. Их необязательно выдавать работникам на руки. Чаще всего при трудоустройстве соискатели знакомятся с оригиналом документа, а на рабочем месте у них хранится его копия. На вредных производствах делают 3 экземпляра: для архивирования, выдачи работникам и ознакомления.

Когда необходимо издавать новую редакцию документа

Документ, разработанный на предприятии единожды, может действовать годами. Замена его необходима только в следующих случаях:

  • изменение названия организации;
  • смена руководства;
  • должность занял другой работник или прежний сменил фамилию;
  • предприятие реорганизовано;
  • появилась необходимость внести новые пункты в документ (например, после установки нового оборудования или из-за расширения круга обязанностей сотрудника);
  • название должности стало иным.

При необходимости замены действующей должностной инструкции издается приказ руководителя, а потом происходит разработка документа в обычном порядке. Локальные акты, утратившие силу, необходимо не уничтожать в течение 5 лет (с 2013 года).

Особых требований к месту хранения инструкций закон не предъявляет. В большинстве случаев их целесообразно хранить по месту разработки, то есть в организации, выступающей в роли работодателя. Но допустимо передать их:

  • в архивы;
  • компаниям, занимающимся хранением документации.

Место хранения инструкции необходимо указать в Положении о ее создании (если оно издается). Регистрация должностного документа необязательна. Ведение документации работников в этом случае полностью передано на усмотрение работодателя.

Какие законы регулируют обращение с должностными инструкциями

Сколько хранятся локальные акты

Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:

  1. Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
  2. Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
  3. Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).

Если вы заменили должностную инструкцию на новую, то документ в старой редакции нужно хранить 5 лет, а новый вариант должен лежать в течение 75 лет.

Нарушение правил хранения должностных инструкций является административным правонарушением. К ответственности по статье 13.20 КоАП РФ привлекают должностных лиц, отвечающих за архивацию.

Ссылка на основную публикацию