Допустимо ли в положении о командировках указывать размер суточных? - Komsindrom.ru

Допустимо ли в положении о командировках указывать размер суточных?

Содержание

Допустимо ли в положении о командировках указывать размер суточных?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В коммерческой организации имеется утвержденное Положение о командировках, которым установлен единый размер суточных для зарубежных командировок (и другой размер суточных — для внутренних).
Организация устраивает конференцию для своих сотрудников. Место проведения — г. Белек (Турция). Все расходы по проживанию, перелету и проезду на территории Турции организация берет на себя. Питание включено в стоимость проживания.
Можно ли в таком случае не выплачивать сотрудникам суточные за время пребывания на территории Турции, а произвести выплату суточных только за дни командировки на территории РФ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Не выплачивать сотрудникам суточные за время нахождения в командировке на территории Турции Организация не имеет права.
В то же время Организация вправе установить пониженный размер суточных для случаев, когда сотрудник обеспечивается питанием, утвердив этот пониженный размер локальным нормативным актом (приказом или изменением во внутреннее Положение о командировках).

Обоснование вывода:
В соответствии со ст.ст. 167, 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, а также дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.
Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Единственный случай, когда суточные не выплачиваются, — это командировка в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее — Положение о командировках).
Трудовое законодательство не содержит норм, позволяющих определить, какие конкретно расходы возмещаются работнику посредством суточных. Верховным Судом РФ разъяснено, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку ему на время командировки сохраняется средний заработок, оплачивается проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплата же суточных сотруднику полагается исключительно в связи с проживанием работника вне места постоянного жительства более суток (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147). К аналогичным выводам пришел ФАС Уральского округа в постановлении от 29.06.2009 N Ф09-4274/09-С2, отметив, что выплату суточных законодатель обусловил единственным критерием — проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (смотрите также постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14.12.2011 N Ф04-6418/11 по делу N А27-2997/2011).
Из ст. 168 ТК РФ и Положения о командировках, с учетом приведенной судебной практики, можно сделать вывод о том, что суточные представляют собой выплаты, не имеющие целевого назначения, то есть суммы, которые работник вправе расходовать по своему усмотрению и которые, как предполагается, предназначены для возмещения не только стоимости питания, но и иных личных расходов работника, связанных с командировкой.
При этом ни ТК РФ, ни иные правовые акты не предусматривают замену суточных предоставлением питания и прочих услуг работнику. Они не предоставляют работодателю (коммерческой организации) права снижать размер суточных по сравнению с тем, как он определен коллективным договором (локальным нормативным актом), или вовсе отказываться от выплаты суточных в случае обеспечения работника питанием на время командировки.
Таким образом, выплата суточных производится работнику с целью возместить дополнительные расходы, связанные с проживанием, а не расходы по проживанию и проезду, поэтому независимо от того, будет работник обеспечен жильем и питанием или нет, а также от того, будет ли оплачен работодателем проезд, при направлении работника в командировку (в том числе и за пределы России) суточные ему положены в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (смотрите также апелляционное определение СК по гражданским делам Архангельского областного суда от 27.08.2015 по делу N 33-3994/2015).
Отметим, что нормы главы 24 ТК РФ не содержат прямого запрета на установление в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации дифференцированных размеров суточных. В связи с этим при расчете размера суточных необходимо учитывать существующий в конкретной местности уровень цен, определяющий стоимость проживания в этой местности, и условия работы сотрудников в командировке. Очевидно, что стоимость жизни и условия работы могут значительно различаться даже в рамках одного государства. Поэтому коллективным договором или локальным нормативным актом могут быть установлены различные размеры суточных в зависимости от региона России, страны, в которую направляется работник, и иных критериев, не зависящих от личностных характеристик работника (смотрите также п. 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, п. 3 письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1).
Анализ судебной практики позволяет сделать вывод, что работодатель в соответствии с частью четвертой ст. 168 ТК РФ может предусмотреть в локальном нормативном акте или коллективном договоре разный размер суточных для случаев, когда работник обеспечивается питанием и не обеспечивается. Так, например, апелляционным определением СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 27.03.2014 по делу N 33-4545/2014 признано законным закрепление в локальном нормативном акте работодателя права выплачивать суточные в меньшем размере при предоставлении питания работнику. А как следует из апелляционного определения СК по гражданским делам Алтайского краевого суда от 10.08.2016 по делу N 33-8698/2016 и апелляционного определения СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 05.06.2013 по делу N 33-4468/13, работодатель может снизить размер суточных при предоставлении питания, издав соответствующий приказ и ознакомив с ним работника.
Приходим к выводу, что вовсе не выплачивать сотрудникам суточные за время нахождения в командировке на территории Турции Организация не имеет права. В то же время Организация вправе установить пониженный размер суточных для случаев, когда сотрудник обеспечивается питанием, утвердив этот пониженный размер локальным нормативным актом (приказом или изменением во внутреннее Положение о командировках).

К сведению:
Тот факт, что принимающая сторона предоставляет командированным питание, формально может быть расценен как приводящий к получению работниками дохода в натуральной форме. Так, согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика. Мы полагаем, что, поскольку направленный в командировку работник прежде всего действует в интересах организации, а не в своих личных интересах, а кроме того, не может выбирать способ, которым принимающая и командирующая стороны оформляют свои отношения, или как-то повлиять на условия заключаемого договора в части предоставления питания, следует признать, что все расходы, предусмотренные сторонами (в том числе и обеспечение питанием), понесены в интересах именно этих сторон, а не самого работника, что не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Ведь согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Здесь же отметим, что возможен и иной подход, который прослеживается, например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 21.11.2009 по делу N А17-695/2009. Ситуация складывалась так, что командирующая сторона, направляя работников на соревнования, платежным поручением перечисляла принимающей стороне средства на питание работников в командировке. Суд пришел к выводу, что общество оплатило питание своих работников в период их нахождения в командировке, соответственно, работники получили доход в натуральной форме, являющийся объектом обложения НДФЛ. Причем общество было признано налоговым агентом.
Кроме того, в рамках настоящей консультации мы оставляем за скобками экономическую обоснованность командирования сотрудников Организации на конференцию в Турцию и возможность признания всех командировочных расходов для целей налогообложения прибыли, поскольку у нас недостаточно исходных данных и документов для вынесения суждения по этим вопросам.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Суточные;
— Энциклопедия решений. Учет выплаты суточных.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

21 сентября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Положение о командировках: раздел о расходах

«Зарплата», 2008, N 8

В прошлом номере мы начали разговор о том, как фирме составить положение о командировках. Сегодня рассмотрим, какими должны быть нормы, определяющие суточные и прочие командировочные расходы, а также приведем образец положения о командировках.

Смотрите статью «Составляем положение о командировках» // Зарплата, 2008, N 7. — Примеч. ред.

Установление нормативов по отдельным статьям командировочных расходов определяется двумя группами факторов. С одной стороны, это финансовые возможности и система приоритетов самого предприятия, с другой — особенности налогообложения расходов. Остановимся подробнее на том, как при составлении положения о командировках (далее — Положение) учесть влияние налоговых факторов.

Расходы по найму жилого помещения

В перечне командировочных расходов, подлежащих возмещению работнику, прямо поименованы расходы по найму жилья (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Они возмещаются с учетом сумм уплаченного НДС на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице (Письма Минфина России от 09.02.2007 N 03-03-06/1/74 и от 22.05.2007 N 03-03-06/1/279) или других первичных документов.

Расходы по оплате жилья документально подтверждены

При наличии подтверждающих документов расходы на оплату жилья:

  • признаются в налоговом учете в составе прочих расходов в полной сумме (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ);
  • не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ);
  • пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», далее — Закон N 167-ФЗ).
Читайте также:  Оплата гостиницы в командировке

Кроме того, нет необходимости начислять страховые взносы на травматизм (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, далее — Перечень).

Согласно п. 7 ст. 171 Налогового кодекса суммы НДС, уплаченные в составе расходов на наем жилого помещения во время командировки, принимаются к вычету при исчислении налога, подлежащего уплате в бюджет.

Размер документально подтвержденных расходов на оплату жилья не нормируется. Но в случае необходимости он может быть ограничен работодателем (сторонами коллективного договора) в Положении. Ограничение допустимо установить, указав предельную «звездность» нанимаемого жилья или определив верхний предел оплаты суточного проживания.

Документов по оплате жилья нет

При отсутствии документального подтверждения расходы на оплату жилья не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль и, следовательно, не облагаются ЕСН (п. 3 ст. 236 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Об этом говорится и в Письме Минфина России от 18.02.2008 N 03-04-06-02/16. Соответственно, на них не начисляются пенсионные взносы (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ). Но взносы на травматизм начислять необходимо (п. 10 Перечня).

В целях налогообложения НДФЛ документально не подтвержденные суммы оплаты жилья нормируются. Они не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и 2500 руб. — в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы, превышающие эти нормы, облагаются НДФЛ в общем порядке (Письмо Минфина России от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30).

По статье «Расходы на наем жилого помещения» Положения подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, включая бронирование (Письмо Минфина России от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148). Исключение составляют расходы на обслуживание в барах, ресторанах, номерах, а также пользование рекреационно-оздоровительными объектами (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Что писать в Положении о расходах на оплату жилья

При составлении Положения прежде всего следует оговорить требования к первичным документам, подтверждающим оплату жилья. В Положении можно привести список документов установленной формы. В него включается счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. При заключении договора аренды (такую возможность также необходимо предусмотреть в Положении) документом, подтверждающим расходы, является расписка физического лица — арендодателя частной квартиры о получении арендной платы от командированного работника. В Положении нужно привести обязательные реквизиты такого документа или приложить его образец.

В случае необходимости следует установить предельный размер расходов на оплату жилья или сформировать соответствующую шкалу в зависимости от должности командируемых работников (по аналогии с расходами на проезд) и командировочного задания. Если командируется инженерно-технический работник, он, как правило, выполняет задание на производственной территории принимающей стороны. Гостиничный номер или съемная квартира необходимы ему исключительно для личного проживания и удовлетворения бытовых потребностей. Другое дело — командировка представителя администрации предприятия для установления и налаживания партнерских связей с потенциальными клиентами или поставщиками. В этом случае место проживания командированного должно отвечать высоким требованиям, соответственно, и расходы на его оплату будут иными.

В Положении необходимо определить, подлежат ли возмещению документально не подтвержденные затраты работника на оплату жилья. Если предприятие имеет собственные источники финансирования таких расходов, в Положении следует установить размер их компенсации. Если будет принято решение, согласно которому суммы компенсации превышают нормы, определенные в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса (700 руб. по России и 2500 руб. — за границей), необходимо отметить, что сумма превышения облагается НДФЛ.

Суточные

Суточные — сумма денежных средств, предназначенная для возмещения работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства. Суточные выплачиваются командированному сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в дороге (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»). При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Особенности налогообложения суточных

Налог на прибыль. Суточные в пределах норм, утвержденных Правительством Российской Федерации, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Нормы расходов на выплату суточных прописаны в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление N 93).

При определении налоговой базы по налогу на прибыль к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на выплату суточных за каждый день нахождения в командировке (п. 1 Постановления N 93):

  • на территории Российской Федерации — в размере 100 руб.;
  • за границей — в размере согласно Приложению к Постановлению N 93.

Суммы, превышающие эти нормы, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

ЕСН. При оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за рубеж не подлежат налогообложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Чиновники предлагают для целей налогообложения ЕСН использовать нормы, утвержденные Постановлением N 93 (Письма Минфина России от 21.01.2008 N 03-07-09/06, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 22.05.2007 N 03-04-06-01/154 и от 21.03.2007 N 03-04-06-02/43). Объясняют они это тем, что специальных норм суточных только для целей налогообложения ЕСН Налоговым кодексом не предусмотрено. Однако нормы, установленные Постановлением N 93, действуют для исчисления налога на прибыль. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14324/04 и п. 6 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 14.03.2006 N 106 отмечается, что законодательно установленными можно считать и размеры возмещения суточных, определяемые коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

В любом случае в отношении ЕСН с суммы суточных действует норма п. 3 ст. 236 Налогового кодекса. Суммы суточных сверх норм, установленных Постановлением N 93, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль и, следовательно, не облагаются ЕСН. Это относится и к пенсионным взносам (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ).

НДФЛ. При оплате работодателем сотруднику командировочных расходов не подлежат налогообложению суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ. Об этом говорится в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса. Согласно ст. 168 Трудового кодекса размер суточных может быть установлен локальным нормативным актом, например Положением. Но это не значит, что НДФЛ удерживать не нужно вовсе. От налогообложения освобождаются суточные в пределах:

  • 700 руб. — за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
  • 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Чиновники Минфина России в Письме от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27 напомнили, что в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса моментом фактического получения работником подлежащего налогообложению дохода в виде суммы денежных средств, превышающей нормы суточных, является дата выплаты суточных. Соответственно, при расчете надо применять курс иностранной валюты к рублю, действующий на эту дату.

Взносы на травматизм. Суммы, выплачиваемые работникам в связи со служебными командировками в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации, не облагаются взносами на травматизм (п. 10 Перечня). Как и в случае с ЕСН, под законодательно установленным лимитом следует понимать порядок и размеры возмещаемых затрат, определенных коллективным договором или иным локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Это может быть и Положение.

Заметим, что до сих пор некоторые региональные отделения ФСС РФ убеждены, что данные расходы надо нормировать. При этом чиновники настаивают на использовании лимитов, установленных для налога на прибыль и утвержденных Постановлением N 93. Арбитры с ними не согласны. Они также считают, что Постановление N 93 применяется только при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. При этом судьи напоминают, что в Постановлении N 93 отсутствует ссылка на то, что установленные в нем нормы выплат применяются при определении налоговой базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 14.06.2007 N Ф03-А80/07-2/1837).

Иные расходы — с ведома работодателя

Перечень командировочных расходов, возмещаемых работодателем, предусматривает иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Это дает возможность командированному осуществлять затраты, в которых у работодателя есть производственная необходимость, например оплачивать телефонные переговоры, оформлять визы, паспорта и прочие аналогичные документы и др. Установление в Положении порядка осуществления и возмещения такого рода затрат указывает на их производственный характер. При наличии оправдательных документов, подтверждающих размер затрат, запись в Положении доказывает тот факт, что работник произвел расходы не для удовлетворения личных потребностей, а следовательно, не получил дохода при их возмещении работодателем. Рассмотрим, как представить некоторые затраты в Положении с учетом отдельных нюансов налогообложения.

Телефонные переговоры

Ранее финансисты утверждали, что расходы по оплате телефонных переговоров не предусмотрены в пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса и, соответственно, не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170). Позднее чиновники изменили свою точку зрения. В Письме Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348 указано, что согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Поэтому затраты по оплате услуг телефонной связи и обеспечению доступа к Интернету, в том числе посредством приобретения телефонных и интернет-карт, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Для этого надо документально подтвердить произведенные расходы, а также их экономическую обоснованность. При наличии документального подтверждения такие расходы не считаются доходами командированного работника, следовательно, они не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ), пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ) и взносами на травматизм (п. 10 Перечня).

В Положении важно указать, какая категория работников имеет право воспользоваться в поездке Интернетом, критерии признания производственного характера телефонных переговоров, а также какими документами подтверждается размер затрат на услуги связи.

Визы, паспорта, консульские, транзитные и прочие сборы

Расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы уменьшают налог на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ), пенсионными взносами (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ) и взносами на травматизм (п. 10 Перечня).

Читайте также:  Командировочное удостоверение в 2018 году: бланк

В Положении следует упомянуть о том, что размер возмещения будет определяться на основании оправдательных документов, подтверждающих сумму затрат на эти цели.

Суточные в положении о командировках

На согласование бухгалтеру поступил проект локального нормативного акта — положения о командировании работников. Бухгалтеру предстоит проанализировать, все ли моменты, связанные с расходами командированных сотрудников, нашли в нем отражение. Это касается не только оплаты проезда и проживания но и суточных напомним что последние компания определяет по своему усмотрению» но чем четче формализованы положения о суточных тем меньше проблем возникнет с работниками

Чем руководствоваться

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

2. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Командированному работнику компания обязана возмещать расходы на проезд, проживание, а также выплачивать суточные (ст. 168 ТК РФ) за каждый день нахождения в командировке (п. 11 Положения 2). Порядок их выплаты и размеры закрепляются в коллективном договоре или в локальном акте компании. К примеру, в Положении о коман­дировках сотрудников, которое утверждается приказом гендиректора компании. В этом документе разумно обозначить сумму суточных, на которую вправе рассчитывать работник. Для этого можно использо­вать следующую формулировку:

За время нахождения в служебной командировке, в том числе в пути к месту командировки и обратно, работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке. Размер суточных составляет 800 рублей.

На практике выплата суточных порождает немало споров между компаниями и работниками. Рассмотрим самые острые ситуации и предложим варианты корректных решений.

ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ ТРЕБОВАТЬ НЕ НУЖНО

СИТУАЦИЯ

В Положении о командировках указано, что после возвращения из командировки работники обязаны представить в бухгалтерию документы, подтверждающие расходование суточных. К примеру, чеки и квитанции из кафе и магазинов.

РЕШЕНИЕ

Компания установила излишние требования к работникам. Они не обязаны отчитываться, на что потратили суточные. Поясним, почему.

Размер суточных каждая компания устанавливает сама, никаких ограничений по их величине нет. Иными словами, компания вправе решить, сколько заплатить работнику за командировочный день (ст. 168 ТК РФ). А вот требовать от работников отчета о расходовании этой суммы у компании права нет. В отличие, например, от расходов на оплату проезда и проживания.

Налоговики пришли к выводу, что подтверждать суточные чеками, квитанциями или другими расходными документами не нужно (письмо ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362). Такого же мнение придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).

Следовательно, из Положения о командировках можно смело исключить фразу об обязательном документальном под­тверждении расходования суточных.

ПРОСТОИМЕЙТЕ В ВИДУ

В одном из своих писем налоговики заключили, что работник обязан пред­ставлять в бухгалтерию документы, подтверждающие суточные расходы (письмо УФНС России по г. Москве от 24.03.2009 № 16-15/026454). Однако вскоре чиновники изменили свою пози­цию. В письме ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362 сказано, что подтверждаю­щие документы не требуются.

ОДНОДНЕВНУЮ КОМАНДИРОВКУ МОЖНО НЕ ОПЛАЧИВАТЬ

СИТУАЦИЯ

Срок командировки работника — один день. Причем в Положении о командировках сказано, что суточные выплачиваются работникам даже при однодневных командировках.

РЕШЕНИЕ

Сразу скажем, что при однодневных командировках суточные можно не платить. Дело в том, что выплата суточных обусловлена прожива­нием работника вне места постоянного жительства больше 24 часов. Следовательно, если командировка длилась меньше суток, то права на суточные у работника формально нет. Такой вывод следует, в частности, из решения ВС РФ от 04.03.2005 № ГКПИ 05-147.

Более того, во время командировки в местность, откуда работник имеет возможность вернуться к месту постоянного жительства, суточные тоже не выплачиваются (п. 11 Положения 2).

Тем не менее компания может пойти навстречу работникам и вы­плачивать суточные даже за однодневные командировки. Это не за­прещено, правда, увеличится налоговая нагрузка.

Дело в том, что сумму суточных за однодневные командировки нельзя включать в расходы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312). Более того, налоговики требуют уплачивать с однодневных суточных НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 07.05.09 № 20-15/3/045313). Уплаты НДФЛ они требуют, несмотря на мнение судей. Те считают, что никакого дохода у работников не возникает (определение ВАС РФ от 22.09.2008 № 8253/08).

Если компания готова пойти на выплату суточных за однодневные командировки, то в Положении о командировках можно указать следующее:

При командировании работника менее чем на один календарный день суточные выплачиваются в общем порядке.

Если платить за однодневные командировки компания не хочет, то в Положении о командировках можно написать так:

Если работник командирован в местность, откуда он имеет возможность возвратиться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

ДЕНЬ ОТЪЕЗДА ВКЛЮЧАЕТСЯ В СРОК КОМАНДИРОВКИ

СИТУАЦИЯ

Работник отправляется в командировку на самолете. Его рейс в 00:05 ночи. В Положении о командировках не говорится, какой день в таком случае следует считать днем отправления в командировку.

РЕШЕНИЕ

Днем начала командировки сотрудника считается дата отправления самолета из населенного пункта, где находится компания. При отправлении самолета до 24 часов включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. При этом если аэропорт находится за чертой населенного пункта, то время, необходимое для проезда до него, включается в срок командировки (п. 4 Положения 2).

Поэтому если вылет назначен на 00:05 ночи, то датой начала командировки будет предыдущий день. Ведь по условиям регистрации пассажиров на рейсы пассажир должен явиться на регистрацию минимум за 30 минут до вылета. Дополнительно к этому нужно добавить время на дорогу до аэропорта. Соответственно, за день выезда работника в аэропорт ему тоже полагаются суточные. Это можно закрепить в Положении о командировках, к примеру, такой формулировкой:

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, в срок командировки включается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Датой начала командировки считается день выезда к месту отправления транспорта.

КОМАНДИРОВКА ДОМОЙ НА СУТОЧНЫЕ НЕ ВЛИЯЕТ

СИТУАЦИЯ

Работник командирован в город, в котором он прописан. При этом в Положении о командировках сказано, что суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства.

РЕШЕНИЕ

Суточные, действительно, представляют собой возмещение работнику расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (ст. 168 ТК РФ). Более того, выплата суточных ставится в зависимость от места, куда работник направлен в командировку. При командировке в местность, откуда работник может возвращаться к месту жительства, суточные не выплачиваются (п. 4 Положения 2). По логике получается, что за время пребывания в родном городе суточные не положены. Однако не все так однозначно.

Сотрудники направляются в командировку по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом местом постоянной работы считается место расположения компании. Следовательно, если для выполнения задания работник покинул место работы, то суточные должны выплачиваться. Тот факт, что служебное задание выполняется в городе, в котором сотрудник зарегистрирован, не лишает его права на получение суточных.

Подтверждают такой подход и чиновники. Они уверены, что при решении вопроса о выплате суточных под местом постоянного прожива­ния нужно понимать место жительства в местности, в которой расположена компания-работодатель (письмо Минздравсоцразвития России от 30.03.2009 № 22-2-1100). Значит, даже при командировке в родной город суточные работнику придется заплатить. Чтобы избежать споров командировка домой на суточные не влияет по этому поводу, не забудьте ввести в Положение о командировках такую фразу:

В целях настоящего Положения местом постоянной работы считает­ся место расположения работодателя, указанное в трудовом догово­ре с работником.

КОГДА СУТОЧНЫЕ ПЛАТЯТСЯ В ВАЛЮТЕ

СИТУАЦИЯ

Компания направляет работника за границу. Однако о командирова­нии за пределы РФ в Положении о командировках ничего не сказано.

РЕШЕНИЕ

Суточные в инвалюте при командировках за пределы РФ выплачива­ются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 16, 17 Положения 2). Значит, во внутрифирменном Положении о командировках должна оговари­ваться и сумма суточных за каждый день загранкомандировки. В их размере компания ничем не ограничена. Например, они могут быть та­кими же, как при командировках внутри РФ. Также стоит сделать ого­ворку о валюте, в которой выплачиваются суточные:

При командировании за пределы РФ работник обеспечивается суточными в национальной валюте страны пребывания работника или в свободно конвертируемой валюте.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

ПОЛОЖЕНИЕ О КОМАНДИРОВКАХ — ЭТО УДОБНО И ПОЛЕЗНО

Софья Громова,

юрист практики трудового права кадрового холдинга «АНКОР»

Не является доходом материальная выгода по займам, предоставленным на приобретение жилья (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ). То есть «жилищная» цель выдачи займа должна быть заявлена в договоре изначально.

Положение о командировках не является для компании обязательным локальным нормативным актом. Для выплаты работнику суточных, а также для возмещения иных рас­ходов, связанных с командировками, достаточно приказа руководителя. В то же время Положение о командировках удобно тем, что это единый документ, в котором собраны все особенности, связанные с командированием работников конкретной организации.

Кроме того, Положение о командировках может предусматривать для работников более благоприятные условия, чем законодательство. Так, может устанавливаться повышенный размер суточных, а также сумма возмещения командированному работнику расходов по бронированию и найму жилого помещения.

При этом каждый работник в случае возникновения каких-либо вопросов по поводу командировок в любое время может обратиться к Положению и уточнить тот или иной момент.

Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

  • 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
  • Суточные по России = 700 руб.
  • Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.
Читайте также:  Справка о командировке образец

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

Нормы суточных командировочных расходов

Что такое суточные командировочные и кто устанавливает их размер

В случае направления сотрудника в рабочую поездку компания обязана выплатить ему за период отсутствия средний заработок, а также суточные за каждый день. Последнее понятие определяется статьей 168 ТК РФ как дополнительные расходы работника, «связанные с проживанием вне места постоянного жительства». Данные расходы не включают в себя оплату проезда и аренду жилого помещения, которые, согласно ст. 168 ТК РФ, компенсируются работодателем отдельно. Норма суточных командировочных расходов в 2019 году не регламентирована законом и определяется, по правилам статьи 168 ТК РФ, локальным нормативным актом или коллективным договором. Иными словами, единая норма суточных командировочных расходов в 2019 году не применяется для коммерческих юридических лиц. Размер выплат может составлять любую экономически обоснованную сумму: от нескольких сот рублей до нескольких тысяч. Все зависит от финансового благополучия организации и от того, какие расходы она может себе позволить.

Отдельно стоят государственные служащие. Командировочные расходы (суточные в 2019 году) в бюджетных учреждениях определяются подпунктом «б» пункта 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов. » и составляют 100 рублей 00 копеек за каждый день поездки.

Облагаются ли командировочные суточные НДФЛ и страховыми взносами

Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, приведен в ст. 217 НК РФ. В их число попадает оплата работодателем расходов за сутки рабочей поездки независимо от того, направляется ли работник в командировку по стране или за ее пределы. Тем не менее существуют необлагаемые налогом нормы суточных командировочных расходов в 2019 году. Так, не подлежат налогообложению командировочные расходы (суточные в 2019 году), сумма которых не превышает 700 рублей при поездках в пределах РФ и 2500 рублей при выездах за рубеж (подробнее см. таблицу ниже). Простыми словами, это значит, что если размер суточных при командировках в 2019 году в бюджетных учреждениях составляет 100 рублей, то с этих денег НДФЛ удержан не будет. Даже если госслужащий получил суточные в размере 1000 рублей, налог с него не возьмут. Просто он отправляется в командировку на десять дней.

Другое дело — коммерческие организации. Как мы уже сказали, суточные при командировках в 2019 году (размер) устанавливают себе коммерческие организации сами локальными нормативными актами. Поэтому если их размер будет больше 700 рублей, то НДФЛ будет удерживаться с суммы, превышающей этот предел. Например, размер суточных в ООО «Рога и Копыта» составляет 900 рублей в день. НДФЛ в размере 13 % будет удержан с суммы в 200 рублей и составит 26 рублей. В итоге на руки работник при выезде получит 874 рубля за один день (подробнее про размер командировочных расходов в 2019 году (суточные) при однодневных поездках см. ниже).

Нормы суточных при загранкомандировках в 2019 году, таблица.

Нормы суточных при командировках в 2019 году, в долларах США

№ п/пНазвание страны
при командировке с территории РФпри командировке в пределах иностранного государства (для работников, труд которых осуществляется в иностранных государствах)
1Австралия6042
2Азербайджан5740
3Белоруссия5740
4Болгария5539
5Великобритания6948
6Греция5841
7Лихтенштейн7150
8Другие страныБолее подробно по этому вопросу см. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте. »

Напомним, что размер суточных в командировке в 2019 году по России и за рубежом для коммерческих организаций определяется руководством этих коммерческих организаций самостоятельно. Что касается страховых взносов, то порядок их уплаты регулируется в настоящее время главой 34 НК РФ. Пункт 2 статьи 422 Налогового кодекса гласит, что выплаты за сутки командировки не подлежат обложению страховыми взносами в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217. Иными словами, оплата суточных командировочных расходов в 2019 году не облагается страховыми взносами в пределах тех же нормативов, что и НДФЛ: 700 рублей — при командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами РФ. А вот взносы от несчастных случаев не нужно уплачивать со всех суточных независимо от их размера (п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ). Главное, чтобы из размер был установлен в локальном нормативном акте.

Суточные при однодневных командировках

Продолжительность выездов за пределы постоянного места работы не регламентирована трудовым законодательством: можно уехать на месяц или два, а можно на один день. Это зависит от сложности задания. Следовательно, однодневная рабочая поездка также является командировкой. Исключение составляют «служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер» (ст. 166 ТК РФ). Компенсация расходов за сутки при однодневных командировках не выплачивается, если работник «имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства» (п. 11 Пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», Письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309). То есть суточные в командировке 2019 (нормы для бюджетных учреждений) хоть и составляют 100 рублей, но при однодневной поездке и эти деньги не будут выплачиваться.

Таким образом, если цель поездки решается за один день, денег не будет, но если одним днем не обойтись, то из ситуации можно выйти. По согласованию с работодателем работник может не возвращаться ежедневно по следующим причинам:

  • дальность расстояния;
  • особенности транспортного сообщения;
  • специфика выполняемого задания;
  • соблюдение режима труда и отдыха.

В таких случаях работодатель вправе назначить сотруднику компенсацию, если данное условие прописано в соответствующем локальном нормативном акте, определяющем суточные при командировках в 2019 году: нормы и учет.

Что нужно для оплаты суточных

Начиная с 2015 года, работников организаций направляют в командировки по новым правилам 2019: суточные и другие расходы возмещаются в упрощенном порядке. То есть если затраты на проезд, наем жилого помещения и иные разрешенные траты работник по-прежнему обязан подтвердить документально, то суточные не требуют никакого документального подтверждения. Их считают по количеству календарных дней командировки. Раньше это определялось по командировочному удостоверению, но благодаря Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений. », этот вид документа было разрешено не использовать. И сейчас суточные определяются и выплачиваются по проездным документам или билетам.

Ссылка на основную публикацию