Из командировки в отпуск - Komsindrom.ru

Из командировки в отпуск

Содержание

Как оформить и учесть «командировочно-отпускной» проезд

Оформляем командировки и отпуск

Шаг 1. Издайте приказ об отпуске работника и о направлении его в командировки.

Если вы применяете унифицированные формы, то у вас будет три разных документа:

• два по форме Т-9 — приказы о командировка х утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Один из них будет на командировку до отпуска, второй — на командировку после.

Если подобные поездки работников из командировки в отпуск и (или) обратно у вас в компании не редкость, то можно утвердить свою форму приказ а п. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Тогда не придется заполнять три унифицированных приказа, достаточно оформить один документ, объединяющий всю информацию.

ООО «Ирис»

Приказ

1. Направить инженера Тартышева П.О. в командировки в г. Казань с целью консультирования по вопросам установки оборудования на период:
— с 14.06.2017 по 20.06.2017;
— с 05.07.2017 по 13.07.2017.

2. Предоставить П.О. Тартышеву ежегодный оплачиваемый отпуск с 21.06.2017 на 14 календарных дней.

С приказом ознакомлен

Генеральный директор ООО «Ирис»

• если вы выплачиваете аванс наличными, то придется выдать командировочные сразу на обе командировки;

• если вы перечисляете деньги работнику на карту, то суточные можно выплатить сначала на первую командировку, а позднее на вторую. Допустим, в последние дни отпуска. Если проезд и проживание работник оплачивает сам, выдайте деньги на это тогда, когда необходимо.

Шаг 3. Выплатите работнику отпускные не позднее чем за 3 календарных дня до начала даты отпуска, обозначенной в приказ е ст. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 . Если все выплаты у себя в компании вы делаете только наличными, то отпускные придется выдать до отъезда работника в первую командировку.

Учитываем «командировочно- отпускной» проезд в налоговых расходах

Если работник отправился в командировку или вернулся из нее на самолете, то для учета расходов в налоговых целях обязательны маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о досмотре

При ОСН вы сможете учесть в составе прочих расходов затраты на проезд работник а подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 2) :

• от места работы до места командировки;

• от места отпуска до места командировки;

• от места командировки до места работы.

А вот если вы оплатили сотруднику проезд из командировки в отпуск, то такие траты в целях налогообложения прибыли учесть не получится. Так как Минфин считает их экономически необоснованным и Письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 2) .

При УСН расходы по командировкам, в том числе и при оплате проезда, принимаются в таком же порядке, как и при налогообложении прибыли. И они тоже должны быть экономически оправданн ы п. 2 ст. 346.16 НК РФ . Поэтому, скорее всего, учесть в расходах без споров с инспекцией оплату работнику проезда из командировки в отпуск тоже не получится.

Удерживаем НДФЛ

• оплата проезда сотрудника к месту командировки не облагается НДФЛ независимо от того, откуда он выезжал по служебному задани ю абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 16.10.2015 № 03-04-06/59443 , от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762 ;

• оплата проезда работника к месту проведения отпуска от обложения НДФЛ не освобождаетс я подп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 41 НК РФ; Письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 (п. 1) . Поэтому, если не хотите спорить с проверяющими, безопаснее удержать НДФЛ с суммы оплаты сотруднику дороги из места командировки к месту его отпуска.

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

Как налоговый агент ваша организация обязана с дохода работника в виде стоимости билета исчислить НДФЛ пп. 1— 3 ст. 226 НК РФ .

Ситуация 1. Работодатель заранее выдал работнику деньги на покупку билета или возместил стоимость ранее купленного им билета. Тогда возникает вопрос, какая дата является датой фактического получения дохода в виде оплаты дороги в отпуск из командировки: дата выплаты работнику денег за биле т подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ или последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работник а подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ ?

За разъяснениями мы обратились в ФНС России.

Дата получения дохода при выдаче работнику денег на проезд из командировки в отпуск

П.О. Тартышев
МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Определение даты получения доходов работником при выдаче ему денег на проезд зависит от порядка выплаты этих денег.

Если локальным нормативным актом работодателя закреплена его обязанность возмещать проезд работника из командировки в отпуск, то такое возмещение считается частью командировочных расходов, а значит, и частью подотчетных сумм. Полагаю, что в этом случае датой получения дохода сотрудника будет последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировк е подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ .

Теперь предположим, что выдача денег на приобретение билета (компенсация ранее купленного сотрудником билета) не предусмотрена ЛНА и работодатель по собственной инициативе или по просьбе работника оплачивает ему проезд из командировки в отпуск, отдельно от командировочных. Тогда датой получения работником дохода будет день выдачи ему денег на приобретение билета либо день выплаты компенсации за уже купленный биле т подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ .

Ситуация 2. Работодатель со своего расчетного счета оплатил билет из командировки в отпуск. Тогда исчислить НДФЛ с его стоимости нужно на дату получения дохода в натуральной форм е подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ . Заметим: финансовое ведомство не давало официальных разъяснений по поводу того, что считать датой получения дохода в рассмотренной ситуации. Вот как нам ее прокомментировал специалист ФНС.

Дата получения дохода при безналичной оплате работнику проезда из командировки в отпуск

МОРОЗОВ Дмитрий Александрович
Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— Действительно, официальной позиции Минфина России по этому вопросу нет.

Вместе с тем напомню, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаро в ст. 211 НК РФ .

Учитывая, что в НК РФ дата фактического получения дохода в натуральной форме определяется как день передачи доходов в натуральной форм е подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ , полагаю: когда работодатель самостоятельно покупает билет сотруднику из места командировки к месту отдыха, датой получения дохода является день перечисления организацией денежных средств за билет работника.

В обеих ситуациях удержите НДФЛ при ближайшей выплате работнику дохода в денежной форм е ст. 211 НК РФ . Помните, что единовременное удержание не должно превышать 50% выплачиваемого дохода в денежной форм е п. 4 ст. 226 НК РФ .

Начисляем взносы

Страховые взносы на сумму оплаты проезда из командировки к месту отдыха тоже безопаснее начислить. Потому что законодательством предусмотрено освобождение от уплаты взносов только с расходов на проезд до места назначения командировки и обратн о п. 2 ст. 422 НК РФ .

Что будет считаться днем начисления выплат в пользу работник а п. 1 ст. 424 НК РФ в целях уплаты страховых взносов, мы уточнили у специалиста Минфина.

День начисления выплаты в пользу работника для целей страховых взносов

КОТОВА Любовь Алексеевна
Действительный государственный советник РФ 3 класса

— На сумму оплаты работнику дороги из командировки в отпуск требуется начислить страховые взносы.

Если работодатель со своего расчетного счета оплатил для работника билет из командировки в отпуск, то работник получил доход в натуральной форме. Поэтому днем начисления выплаты в пользу работника будет дата оплаты билета работодателем.

Если же работнику заранее были выданы деньги на покупку билета либо возмещена деньгами стоимость ранее купленного им билета, то днем начисления выплаты в пользу работника будет дата возмещения его затрат на билет.

Уплатить взносы нужно в общем порядке — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором они были начислен ы пп. 1, 3 ст. 431 НК РФ .

Если вы отозвали работника из отпуска и срочно отправили его в командировку, по окончании которой он снова поехал в отпуск, то НДФЛ удерживать не нужно. Ведь работник вынужден был покидать место отдыха по заданию руководителя. И поэтому работодатель обязан возместить проезд сотрудник а Письмо Минфина от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 (п. 1) :

• из места проведения отпуска к месту командировки;

• из командировки обратно на отдых.

Минфин считает, что в такой ситуации сотрудник не получает экономической выгоды от оплаты работодателем его проезда.

Из отпуска прямиком в командировку

Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать командированным работникам их затраты на проезд. В письме от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 Минфин России рассказал, как облагаются НДФЛ и учитываются в расходах по налогу на прибыль суммы такой компенсации, если работник направляется в командировку прямо из отпуска, а также когда он едет из командировки к месту проведения отпуска, не заезжая домой.

Из отпуска в командировку

Из пункта 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, следует, что отъезд в командировку осуществляется от места постоянной работы сотрудника. Но в связи с производственной необходимостью компании может потребоваться командировать работника, который находится в отпуске. Возникает вопрос: как в такой ситуации должна учитываться оплата проезда в целях НДФЛ и налога на прибыль?

Перечень не облагаемых НДФЛ доходов приведен в ст. 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством. В их число включено возмещение командировочных расходов, в том числе затрат на проезд до места командирования и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Учитывая положения этой нормы, Минфин России пришел к следующему выводу. Если работник в связи со служебной необходимостью едет в командировку из отпуска и по ее окончании возвращается к месту постоянной работы, возмещение расходов на проезд не облагается НДФЛ.

Это не первые разъяснения финансистов по рассматриваемому вопросу. К аналогичным выводам они приходили и ранее (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). При этом в письме от 16.10.2015 № 03-04-06/59443 специалисты финансового ведомства указали, что освобождение от налогообложения сумм возмещения расходов на проезд командированных сотрудников не зависит от места их направления в командировку.

Обратите внимание, что, если по окончании командировки работник возвратится туда же, где отдыхал, возмещение его расходов на проезд тоже не будет облагаться НДФЛ (письмо Минфина России от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545). Ведь в такой ситуации отпуск прерывается исключительно в интересах компании. Данная выплата связана с выполнением работником его трудовых обязанностей, является компенсационной и, соответственно, подпадает под действие п. 3 ст. 217 НК РФ.

Налог на прибыль

Затраты компании на командировки, в том числе расходы на проезд в командировку и обратно к месту постоянной работы, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В комментируемом письме Минфин России указал, что расходы на проезд организация будет нести независимо от места нахождения работника, направляемого в командировку. Поэтому, если работник едет в командировку из отпуска и возвращается затем к месту постоянной работы, затраты по возмещению стоимости его проезда могут учитываться в составе прочих расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762.

Отметим, что расходы на проезд можно учесть в составе прочих расходов и в ситуации, когда работник возвращается к месту прерванного отпуска. Как мы уже указывали выше, отзыв работника из командировки осуществляется исключительно в интересах компании и вызван производственной необходимостью. Следовательно, организация в силу ст. 168 ТК РФ обязана компенсировать работнику его затраты на проезд, и данные расходы будут для нее экономически обоснованными. А значит, у компании есть право учесть их в составе прочих расходов на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Из командировки в отпуск

В комментируемом письме Минфин России также рассмотрел ситуацию, когда направленный в командировку работник по ее окончании едет в отпуск, не возвращаясь к месту постоянной работы.

Специалисты финансового ведомства отметили, что, если компания оплачивает работнику дорогу из командировки в отпуск и из отпуска до места постоянной работы, у него возникает экономическая выгода, признаваемая доходом (ст. 41 НК РФ). Поэтому данные суммы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

К такому же выводу Минфин России приходил в письме от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813.

Из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, следует, что работодатель оплачивает расходы по проезду в командировку и обратно к месту постоянной работы. Следовательно, если работник по окончании командировки едет в отпуск, не возвращаясь к месту постоянной работы, работодатель не обязан возмещать ему эти расходы. Выбор такого маршрута следования обусловлен исключительно интересами работника. Поэтому в случае оплаты компанией такого проезда у работника возникнет доход в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Налог на прибыль

К затратам на командировки предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ. По мнению финансистов, оплата компанией проезда работника из места командировки в отпуск этим требованиям не соответствует. Поэтому учесть ее в целях налогообложения прибыли компания не может.

Более подробные разъяснения на этот счет содержатся в письме Минфина России от 21.10.2016 № 03-03-06/3/61516. И хотя они касаются случая, когда работник остается в месте командирования для проведения отпуска, они применимы и к рассматриваемой нами ситуации. Финансисты указали, что, если после выполнения служебного поручения работник из командировки не возвращается, днем ее окончания следует считать последний день перед отпуском. Следовательно, если организация оплачивает обратную дорогу, она компенсирует работнику возвращение его из места отпуска, а не из служебной командировки.

Применительно к нашей ситуации в случае компенсации проезда организация будет фактически оплачивать работнику дорогу в отпуск, а не возвращение его из командировки. А такие расходы не соответствуют критериям ст. 252 НК РФ и при налогообложении прибыли не учитываются (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Командировка и отпуск

Рассказываем нюансы оформления командировки, если она пересекается с отпуском.

При пересечении отпуска и командировки могут возникать разные ситуации: сотрудник может потребоваться во время отдыха, или сразу после отпуска, улетать с места командировки в отпуск или же остаться в месте командировке на отдых. Рассмотрим нюансы оформления документов в разных случаях.

Командировка сразу после отдыха

Если после отпуска сотрудник выходит на работу и сразу отправляется в командировку, то она оформляется по стандартной схеме. Но если он поедет в командировку с места отдыха, не заезжая в свой город, то компания должна перечислить ему аванс на оплату билетов, аренды жилья и суточные (пункт 10 Постановления Правительства от 13 октября 2008 г. N 749 ). При этом стоимость билета от места отдыха до места командировки и обратно на работу не подлежит обложению НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ , пункт 1 статьи 264 НК РФ и Письмо Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 ), и учитывается в расходах для целей налогообложения прибыли, главное подтвердить затраты документально.

Срочная командировка с отзывом сотрудника из отпуска

При возникновении необходимости работодатель может отозвать сотрудника из отпуска, в том числе и для направления в командировку. Только для этого нужно обязательно получить согласие самого работника (статья 125 ТК РФ ). Если он против, то ничего сделать нельзя.

Оставшиеся дни отпуска человек может на свое усмотрение использовать в любое время в течение текущего рабочего года (можно и сразу после командировки) или присоединить к отпуску в следующем году. Информацию о переносе отпуска нужно зафиксировать в графике отпусков. Документ можно составить, используя свою форму или унифицированную №Т-7 .

Согласие на отзыв из отпуска сотрудник может отметить на соответствующем приказе с формулировкой «Согласен». Здесь же можно прописать, что будет с неизрасходованными днями и как будет произведён перерасчёт отпускных (опять же обсудив это с сотрудником). Дело в том, что часть уже выплаченных отпускных за неиспользованный период нужно вернуть. И сам сотрудник выбирает удобный для него вариант:

  • вернуть их наличными в кассу;
  • удержать их из зарплаты;
  • учесть при командировочных расходах.

Процесс оформления работника в командировку происходит по классическому сценарию: составляется соответствующий приказ и выплачиваются средства на дорогу, проживание и суточные.

Если работник решит использовать оставшиеся дни отпуска сразу после командировки, то компания может ему оплатить билет до места прерванного отдыха вместо обратного, но учесть эти затраты для прибыли нельзя. Также придётся удержать с этой суммы НДФЛ (письмо Минфина от 17.01.2017 № 03-04-06/1546 ).

Кого нельзя отозвать из отпуска

В статье 125 Трудового кодекса РФ чётко прописано, что нельзя отозвать из отпуска:

  • работников в возрасте до 18 лет;
  • беременных женщин;
  • сотрудников, работа которых связана с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отпуск во время командировки

У сотрудника в командировке может возникнуть необходимость взять незапланированный отпуск. Это возможно по согласованию с работодателем. Отпуск оформляется в обычном порядке. А командировку придётся прекратить, издав приказ о прерывании и сроках возобновления.

Отпуск после командировки

Закон не запрещает работнику уехать в отпуск сразу после командировки, не возвращаясь на работу. Как и в пункте выше, отпускные должны быть перечислены за три дня до начала отпуска. Документы, подтверждающие командировочные расходы и авансовый отчёт, сотрудник может предоставить в течение трёх дней с момента выхода на работу, то есть после отпуска. Это предусмотрено пунктом 26 Постановления Правительства N 749. Из письма Минфина N 03-04-06/1546 следует, что с суммы оплаты билетов, по которым сотрудник отправится из места командировки в отпуск в другой город нужно удержать НДФЛ. И эти затраты нельзя включить в расчёт налоговой базы.

Отпуск в месте командировки

Сотрудник может остаться в том месте, где проходила его командировка, на время отпуска. Днём окончания командировки будет последний день перед отпуском, разъяснил Минфин в своём письме N 03-03-06/3/61516 от 21 октября 2016 г.

Расходы по оплате билета из этого города к постоянному месту работы после отпуска не входят в число затрат, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Также эта сумма признаётся экономической выгодой сотрудника, и поэтому с неё нужно удержать налог на доходы физических лиц (письмо Минфина N 03-03-06/1/47813).

Представим, что расходы на проезд составили 15 000 рублей, билет с места работы до места командировки – 7 000 рублей, обратно – 8 000 рублей. С этих восьми тысяч нужно удержать 13% налога. При этом работодатель имеет право не оплачивать обратный билет (письмо Минфина от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868 ).

До начала командировки сотрудник должен предупредить работодателя о планах взять отпуск.

Если даты начала и окончания командировки не совпадают с датами в проездных документах

Автор: Никитин В. В., аудитор консалтинговой группы «Аюдар»

Источник: Информационно-справочная система «Аюдар Инфо»

Комментарий к Письму Минфина РФ от 25.06.2019 № 03-04-06/46418.

Пункт 3 ст. 217 НК РФ освобождает от обложения НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах законодательно установленных норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (абз. 11). Не облагаются НДФЛ суммы возмещения целевых расходов работника, произведенных во время служебной командировки, в частности на проезд до места назначения и обратно (абз. 12).

Письмо Минфина РФ от 25.06.2019 № 03-04-06/46418 посвящено вопросам обложения НДФЛ сумм возмещения работодателем расходов работника на проезд до места командировки и обратно в случаях несовпадения дат начала и окончания командировки с датами, указанными в проездных документах. Отметим, что позиция финансистов на протяжении многих лет является неизменной, см. письма:

Письмо от 22.02.2019 № 03-04-06/11746;

Письмо от 09.11.2018 № 03-04-06/80946;

Письмо от 26.06.2017 № 03-04-06/40023;

Письмо от 21.03.2017 № 03-04-06/16282;

Письмо от 17.01.2017 № 03-04-06/1546;

Письмо от 07.12.2016 № 03-04-06/72892.

Итак, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, при этом работодатель обязан возмещать работникурасходы по проезду (ст. 166, 168 ТК РФ). Пункты 3 и 4 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 определяют следующее:

1) работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок;

2) день выезда в командировку – это дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а день приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Следовательно, данный нормативный акт предполагает, что:

работник должен выезжать в место командировки из места постоянной работы и возвращаться в место постоянной работы;

даты выезда и возвращения должны соответствовать датам, указанным в распоряжении работодателя.

Но возможны ситуации, когда отпуск работника плавно или неожиданно перетекает в командировку или, наоборот, работник выезжает в отпуск из места командирования. Также работник может выехать в командировку на день-два раньше даты, оговоренной в приказе (в выходной или нерабочий праздничный день либо взять дополнительно пару дней очередного отпуска или отпуска за свой счет), и возвратиться из командировки на день-два позже.

В комментируемом письме финансисты указали: если даты начала (окончания) командировки не совпадают с датами, указанными в проездных документах, оплата работодателем проезда работника в зависимости от ситуации может (не может) рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой, и, соответственно, не должна (должна) облагаться НДФЛ. Приведем позицию Минфина по каждой из обозначенных ситуаций.

Работник выезжает в командировку до ее начала (в выходной или нерабочий праздничный день) либо задерживается в месте командирования на указанные дни.

В комментируемом письме сказано: компенсация расходов работника на проезд в обоих случаях освобождается от обложения НДФЛ, потому что у работника не возникает экономической выгоды для целей обложения НДФЛ.

Мы согласны с этим подходом, поскольку в таком случае сохраняется целевая направленность поездки работника: поездка в командировку из места постоянной работы, а также возвращение из командировки в место постоянной работы. При этом расхождение в днях выезда в командировку и возвращения из нее незначительное, приходящееся на нерабочие дни.

Работник из места нахождения в отпуске выезжает в командировку.

По мнению чиновников, если сотрудник в связи со служебной необходимостью направляется работодателем в место командирования из места нахождения в отпуске, то суммы возмещения стоимости проезда до места командирования не облагаются НДФЛ. Отметим, что выезд в командировку из места проведения отпуска возможен:

либо в случаях вызова из отпуска;

либо в ситуации, когда начало командировки приходится на день, следующий за днем окончания отпуска.

В комментируемом письме нет уточнения, что вывод финансистов распространяется и на второй случай.

При этом чиновники обратили внимание, что если место проведения отпуска и место командирования сотрудника совпадают, то и расходов на проезд в командировку не возникает. По нашему мнению, это может означать, что если работодатель возместил работнику расходы на проезд в отпуск, по завершении которого в месте проведения отпуска у работника начнется командировка, то такие расходы не приравниваются к расходам на поездку в командировку и, соответственно, к ним не применяется освобождение от обложения НДФЛ.

Работник по завершении командировки проводит отпуск в месте командирования, а затем возвращается в учреждение.

В письме сказано, что если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), и работодатель оплачивает проезд работнику от места проведения отпуска до места работы, то работник получает экономическую выгоду, предусмотренную ст. 41 НК РФ, и она признается его доходом в натуральной форме, подлежащей обложению НДФЛ.

Мы согласны с данным подходом, поскольку работник возвращается уже не из командировки, а из отпуска. А статья 217 НК РФ не освобождает от налогообложения возмещение расходов работника на проезд из отпуска. При этом продолжительность отпуска не должна играть роли. То есть если работник по окончании командировки остался в месте командировки всего на один день, взяв день от ежегодного оплачиваемого отпуска или отпуск без сохранения заработной платы, то возвращаться в место постоянной работы он уже будет не из командировки, а из отпуска.

Проезд от места проведения командировки до места проведения отпуска.

Возможна ситуация, когда за командировкой сразу следует отпуск. И по окончании командировки работник едет не в место постоянной работы, а в место проведения отпуска, и работодатель возмещает ему расходы на проезд. По мнению чиновников, возмещение данных расходов работника на проезд является его экономической выгодой и облагается НДФЛ, поскольку в рассматриваемой ситуации работник возвращается из командировки, но едет он не в место постоянной работы, а к месту проведения отпуска. То есть цель поездки – попасть в место проведения отпуска. А статья 217 НК РФ не освобождает от налогообложения возмещение расходов на подобную поездку, а также на проездку из места проведения отпуска до места проживания работника.

Командировка во время отпуска

Если принято такое решение, значит оно необходимо в интересах компании, но всё-таки подходить к нему следует с большой осторожностью, поскольку законодательство защищает право работников на отдых. Из-за этого, отзывая их из отпуска, нужно соблюсти немало правил, как и затем, возвращая из командировки в отпуск.

Отзыв из отпуска для командировки

Как указывает Трудовой кодекс, первое, что необходимо для отзыва сотрудника из отпуска – получить его согласие. Если он не согласен прерывать свой отдых, то сделать это не получится: он имеет законное право не делать этого, уволить его за это или применить меры дисциплинарного воздействия запрещено.

Если этот этап успешно пройден, то есть работник согласился, начинается этап оформления документов.

В каких случаях отзыв невозможен

Как указывает законодательство РФ, есть несколько случаев, в которых даже с согласия самого работника его нельзя будет отозвать из отпуска. Это относится к сотрудникам, принадлежащим к следующим категориям:

  • несовершеннолетние;
  • беременные;
  • трудящиеся во вредных или опасных условиях.

Других исключений нет, но следует помнить, что всегда обязательно получить согласие сотрудника.

Порядок оформления документов

Если командировка во время отпуска оформлена ненадлежащим образом, то у работодателя могут возникнуть проблемы – Кодекс об административных правонарушениях предусматривает наказание по статье 5.27. Чтобы избежать наказаний и проблем с сотрудниками, нужно провести оформление максимально корректно и правильно, а также провести точный расчёт суточных и отпускных.

Согласие работника

Согласие со стороны работника обязательно, без него дальнейшее оформление будет попросту невозможно. Соответственно, сначала необходимо им заручиться, однако, его необязательно оформлять сразу в виде отдельного документа.

Решения работодателя

Вся процедура обычно инициируется посредством заявления начальника отдела своему руководству о том, что необходим отзыв работника и отправка его в командировку.

При этом должно уточняться, что требуется именно этот работник по определённым причинам. Оно может быть и устным, но чаще его предпочитают оформлять в письменном виде, как служебную записку.

Затем работнику делается предложение прервать отпуск. Опять-таки, несмотря на то что в законодательстве не содержится указания на то, что оно может быть сделано лишь в письменном виде, задокументировать это никогда не помешает. Если есть соответствующий документ, то работнику останется лишь подписаться и указать, что он согласен, либо несогласен и просит до конца отдыха его не беспокоить.

Если согласие по вопросу командировки в отпуске достигнуто, составляется приказ, в котором указываются:

  • причины, по которым отпуск был прерван;
  • период, на который он прерван;
  • длительность командировки (не всегда точно совпадает с предшествующим пунктом);
  • что произойдёт с оставшейся частью отпуска после завершения рабочей поездки.

Приказ также должен быть подписан самим сотрудником. После этого составляется служебное задание, приказ о направлении в командировку, а также командировочное удостоверение. В график отпусков вносятся изменения, отражающие тот факт, что сотрудник вызван на работу, производится сохранение изменений также и в его личной карточке, в разделе «Отпуск».

Нюансы по видам отпуска

В зависимости от того, в каком именно отпуске находится сотрудник, отзыв должен будет оформляться немного по-разному. Рассмотрим основные различия:

  1. Учебный отпуск – если одновременно с работой осуществляется учёба, для сдачи сессии отводится определённый срок. Учебное заведение указывает этот срок в вызове, направляемом работодателю. В свою очередь, предприятие не может отозвать работника, пока тот проходит сессию, однако, если экзамены будут сданы досрочно, такая возможность появляется.
  2. По уходу за ребёнком – в отличие от беременных, допускается направление в командировку женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребёнком. Однако перед этим обязательно следует ознакомить её с правом на отказ от вызова на работу вообще и поездки в частности. При нарушении этой нормы следует административная ответственность. Уведомление об отказе может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и пометки в приказе, возможно и его отражение в заявлении самой сотрудницы, указывающей, что она согласна на рабочую поездку.
  3. Ежегодный – также необходимо письменное отображение согласия работника на командировку, помимо этого, должен быть решён вопрос с оставшимися днями отдыха.
  4. Без содержания – чаще всего такого рода отпуск предоставляется компанией по просьбе самого работника по окончании командировки в случае, если тот хочет задержаться в месте, в которое был отправлен. Лишь руководству компании решать, предоставлять ли такой отпуск, или же сотрудник необходим на своём рабочем месте. Отчитаться о выполнении задач и понесённых расходах он может и по прибытии, если вопрос не является срочным. Отметим, что затраты на билет и проезд в целом всё равно учитываются в налоговой сводке, поскольку их пришлось бы нести в любом случае, и то, что возвращается сотрудник, уже находясь не в командировке, а в отпуске, роли здесь не играет. Но при этом с цены билета удержат ещё и НДФЛ, поскольку одновременно с этим его покупка рассматривается налоговыми органами как не связанная с командировкой напрямую – такой вот парадокс. Обратите внимание: предоставление отпуска за свой счёт по просьбе работника обязательно для работающих инвалидов, участников боевых действий и пенсионеров.
  5. По совместительству – такого сотрудника тоже можно отправить в поездку в отпуске, однако, нужно учесть, что работодатель на основной работе не будет обязан ничего выплачивать. Потому возможность остаётся исключительно теоретической – ведь для совместителя выход будет категорически невыгоден либо ему придётся заплатить куда больше обычного.
  6. Отпуск военнослужащих – если гражданин проходит службу по контракту, он также может быть отозван из отпуска в командировку.

Продление отпуска на время командировки

Согласно 124 статье ТК, если отпуск не был использован полностью из-за возникновения помешавших этому обстоятельств, то работодатель должен будет затем продлить его, или же перенести оставшиеся дни на другой срок.

Вместо предоставления этих дней, существует возможность выплатить компенсацию, но лишь с согласия работника и с многочисленными ограничениями (к примеру, если это очередной ежегодный отпуск, то компенсированы могут быть лишь дни сверх установленного минимума в 28 суток).

Самый простой вариант – продление. Он выполняется автоматически на все те дни, на которые работник был вызван. Всё, что требуется – известить об этом работодателя. Если же вместо этого выполняется перенос, то его необходимо будет оформить отдельно.

Расчет командировочных и отпускных

Перед выходом в отпуск работнику выплачиваются отпускные, сумма которых будет рассчитываться исходя из того, сколько дней сотрудник будет отдыхать. Поскольку это время сокращается из-за его вызова, соответствующим образом сокращается и оплата. Это значит, что часть выплаченных денег придётся вернуть обратно. Их нельзя удерживать из зарплаты самовольно, по решению работодателя или главбуха нужно получить соответствующее разрешение от работника либо договориться о возвращении им денег в кассу, или оформить это как аванс.

Перерасчёт отпускных очень прост: ранее уже проводился непосредственно их расчёт, соответственно, теперь выплата за один день умножается на количество дней, на которые уменьшился отпуск, и полученную в результате сумму работник должен будет вернуть.

При этом сотрудник возвращается на работу, а значит, при выезде в рабочую поездку он должен будет получать средний заработок плюс суточные (оплата его проезда и прочие расходы компенсируются отдельно).

Что касается суточных, то они устанавливаются работодателем в коллективном договоре, законодательство лишь устанавливает, что налогом не облагаются выплаты в размере не более 700 рублей для поездок по России и не более 2 500 рублей для зарубежных. Именно столько чаще всего и платят работодатели, чтобы не пришлось выплачивать налоги и страховые взносы. Выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, входят сюда и выходные, и праздники, и дни в пути.

Расчёт командировочных в целом проходит точно так же, как и в любом другом случае – никаких связанных с вызовом из отпуска нюансов здесь не имеется.

Приведём пример расчёта отпускных, которые следует вернуть:

Сотрудник А.Е. Михайлов отправился в отпуск на 8 дней начиная с 4 сентября 2017 года. Однако сложилась ситуация, в которой его умения понадобились в другом городе, и руководство вызвало его из отпуска начиная с 25 сентября и отправило в командировку. Выходит, что он отдохнул не 28 дней, а лишь 21. Оставшиеся 7 дней решено было перенести на более поздний срок. Как будет рассчитываться сумма, которую ему необходимо вернуть?

Среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный для выплаты отпускных, составил 1 460 рублей. После умножения этой суммы на число дней, которые сотрудник должен был провести в отпуске, получилась сумма в 40 880 рублей – именно эту сумму организация положила ему на зарплатную карту за три дня до начала отпуска. Вернуть же теперь нужно будет сумму за 7 дней, то есть 1460 x 7 = 10 220 рублей. Как уже упоминалось, работник может либо просто отдать деньги в кассу предприятия, либо договориться об оформлении этих средств как аванса следующей заработной платы.

Подытоживая: вызов работника из отпуска для отправки в командировку возможен (за исключением некоторых ситуаций), следует лишь заручиться его согласием и правильно оформить все необходимые для этого документы.

Читайте также:  Положение о командировках: образец
Ссылка на основную публикацию