Командировка в табеле учета рабочего времени - Komsindrom.ru

Командировка в табеле учета рабочего времени

Содержание

Командировка в табеле учета рабочего времени

Семинар «Подотчетные средства: оформление, учет, налоги», актуально на 12 сентября 2014 г.

Командировка: табель и оплата

По общему правилу дни нахождения в служебной поездке обознаются в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «К» либо цифровым кодом «06», продолжительность в часах не ставится. Здесь все просто.

В день отъезда/ возврата командированный трудился: заполняем табель

Проблема с заполнением табеля возникает, когда в день отъезда в командировку либо возврата из нее работник выходит на работу. К примеру, утром он пришел на работу, а вечером уехал в командировку или, наоборот, утром приехал из командировки, а днем пришел на работу. Как отмечать в табеле такой день: как обычный рабочий или все же как командировку?

Нормативными документами этот вопрос не регулируется. Зато на схожую тему есть разъяснение Минтруда. Из него можно сделать вывод, что такие дни надо отмечать и как дни командировки, и как рабочие. То есть двумя кодами через дробь: либо А в нижней строке под кодом указывается количество фактически отработанного в такой день времен

Советую всем так и поступать. Почему? Во-первых, трудоголики, которые в день приезда или отъезда еще и на работу выходят, — это, как правило, руководящий состав. Часто такие лица в силу возложенных на них полномочий подписывают какие-то приказы, распоряжения, протоколы и тому подобное. Если вдруг окажется, что в день, когда топ-менеджер подписал документ, он числился в командировке, есть риск того, что эту бумагу проверяющие назовут сфальсифицированной. Мол, раз работника в этот день на рабочем месте не было, документ он подписать не мог.

В день отъезда/ возврата командированный трудился: платим деньги

Во-вторых, раз человек в день отъезда или возврата из командировки еще и трудился на своем обычном рабочем месте, за этот день нужно будет заплатить. Что? Суточные и дневную часть оклада работника. А если этот день приходится на выходной, то дневная часть оклада полагается и вовсе в двойном размере. А средний заработок за такие дни платить не нужно.

Остальные же дни командировки оплачиваете работнику как обычно. То есть суточные и средний дневной заработок. Правила его расчета я затрагивать не буду, они общеизвестны. А вот о том, за какие дни он сохраняется, давайте поговори

Как оплачивать в командировке выходные

Законодательство гласит, что средний заработок выплачивается работнику за период его нахождения в пути и в командировке. С рабочими днями вопросов нет. Но если человека отправили в поездку, скажем, на 2 недели, автоматически туда попадут суббота и воскресенье. А может, еще и праздники. Надо платить за них среднедневную зарплату?

Задача расчета командированному работнику среднего дневного заработка решается просто, если за помощью обратиться к Типовой ситуации «Как оформить, оплатить и учесть командировку?»

Если вы обратитесь к юристам, специализирующимся на трудовом праве, то половина из них ответит, что надо, поскольку средний заработок сохраняется за каждый календарный день командировки, а значит, и за выходные. Другая половина скажет, что оплатить надо только рабочие дни. Мне, честно скажу, ближе последняя позиция. Объясню.

Трудовой кодекс в связи с направлением работника в другую местность для выполнения служебного задания обязывает компенсировать ему две вещи. В первую очередь это неудобства, связанные с его проживанием вне дома. В месте жительства он знает маршруты движения транспорта, он знает, какие магазины дешевые, какие — дорогие, где они расположены. Он может у себя дома завтракать, обедать, ужинать, а не ходить в общепит. И так далее. В местности, куда отправлен работник, ничего этого он может не знать, в гостинице кухни нет, покормят только за деньги. Все это компенсируется суточным

Второй вид компенсации обусловлен отсутствием у командированного возможности трудиться на своем обычном месте и, следовательно, получать за это заработную плату. Именно поэтому за время командировки за ним сохраняется средний заработок. Однако в субботу, в воскресенье человек и так отдыхает, а значит, никаких денег за эти дни не теряет. Поэтому и обязанности возмещать средний заработок за выходные у работодателя тоже нет. И он сохраняет его только за рабочие дни, а не за календарные.

Оплата работы в выходной день в командировке

Но более весомым аргументом в пользу моей позиции, пожалуй, является то, что Положение о служебных командировках прямо требует от работодателя платить работнику среднедневную ставку за дни работы по графику командирующей стороны. То есть по своему рабочему графику. Оно и понятно, ведь график организации, в которую направлен работник, неизвестен, поскольку ситуации бывают разные. Случается, рабочие дни в разных республиках отличаются, а бывает, что работник едет на выставку, которая проходит в субботу и воскресенье. И даже если информация о графике работы принимающей организации есть, как работодателю проконтролировать, соблюдает его командированный или

Если же человек все-таки вынужден работать в свой выходной, то работодатель должен это документально зафиксировать. Это нужно сделать в самом в приказе о командировке, если человек целенаправленно командирован для работы в выходной, либо в отдельном приказе о работе в выходной, если такая работа вызвана производственной необходимостью, тем же графиком работы принимающей стороны.

К слову, если сумма среднего заработка оказалась меньше оклада командированного работника и работодатель согласен до него доплатить, эту доплату можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Такую позицию Минфин занял уже давно и многократно ее подтверждал. Главное здесь — включить условие о доплате в локальный нормативный акт, а еще лучше — в коллективный трудовой договор. Ну и, конечно, ни в коем случае не платить только оклад, если средний заработок, наоборот, оказался выше.

Как оплачивать в командировке дни болезни

Другая ситуация — работник в командировке заболел. Тогда средний дневной заработок за каждый календарный день нетрудоспособности в соответствии с больничным листком тоже нужно выплатить. Но рассчитывать его надо по правилам, установленным не для командировки, а для пособий по нетрудоспособности. Ровно точно так же, как если бы он хворал дома, а не в командировке.

Чем отличается порядок исчисления среднего заработка для целей командировок от порядка, применяемого для оплаты листков нетрудоспособности, рассказывает статья «Средний заработок. такой многоликий» («Главная книга», 2013, № 15).

И учтите, суточные за дни болезни с работника не снимаются в любом случае. Хотя некоторые мои коллеги считают, что их надо платить только тогда, когда командированный болеет в гостинице. Если же его положили в стационар, суточные ему не положены, потому как там он на полном обеспечении.

Не согласна с таким подходом. Неважно, где человек лечится, он все равно пока из командировки не вернулся. Поэтому будьте добры, суточные ему заплатите за все

Пример. Расчет командировочных выплат работнику

/ условие / А.М. Сергеев трудится по графику пятидневной рабочей недели с 2 выходными днями субботой и воскресеньем. Согласно табелю учета рабочего времени с 26 августа 2014 г. по 18 сентября 2014 г. (24 календарных дня) он находился в командировке в Твери. С 10 по 16 сентября 2014 г. (7 календарных дней) он там проболел, что подтверждается листком нетрудоспособности.

Суточные при командировках по России установлены организацией в размере 500 руб. Средний дневной заработок А.М. Сергеева составил:

— для оплаты командировки — 1590 руб.;

— для больничных — 1470 руб.

Страховой стаж работника — 13 лет.

/ решение / Суточные выплачиваются А.М. Сергееву за все 24 дня командировки, всего —

За 7 дней болезни ему полагается пособие по временной нетрудоспособности в размере

Количество рабочих дней командировки по графику А.М. Сергеева равно 13 29 августа 2014 г., 5, 8, 9, 17 и 18 сентября За эти дни ему нужно выплатить средний заработок в сумме

Таким образом, организация должна выплатить А.М. Сергееву за период командировки

Читайте также:  Правильно оформляем командировку за рубеж.

О том, как оплачивать в командировке сверхурочную и ночную работу, читайте в статье «Недоедал, недосыпал, пил только чай. » («Главная книга», 2014, № 4).

Идем дальше. Мы уже не раз касались темы учета командировочных расходов, пришло время рассмотреть ее основательно.

Делопроизводство

Как в табеле отметить командировку?

При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в командировке?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Существует несколько обстоятельств, при которых пометки в документе будут различаться. Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Слово закона

Табель учета рабочего времени – это необходимый документ, который должен быть в любой организации.

Он необходим для документального подтверждения дней, в которые сотрудник тем или иным образом осуществлял трудовую деятельность. В случае возникновения споров данный документ расценивается как доказательство присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Табель может быть использован для контроля проверяющих органов за производимой трудовой деятельностью на предприятии.

За отсутствие документа работодателя могут привлечь к ответственности.

Нормативная база

На работодателя возложена обязанность по ведению учета времени, которое отработали сотрудники, закрепленная в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Табель должен заполняться по формам № Т-12 и Т-13.

Поскольку табель является первичным учетным документом, в нем должны содержаться сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402 “О бухгалтерском учете”.

Общие правила заполнения документа

Существуют основные правила, по которым должно производиться заполнение табеля.

Рассмотрим их более подробно:

  • Требуется заполнять в течение расчетного периода.
  • В конце периода нужно указывать часы, которые отработал сотрудник, и результаты по первой и второй половине месяца.
  • Явки и неявки должны быть зафиксированы при помощи способа сплошной регистрации или посредством метода регистрации отклонений.
  • В верхней строке необходимо проставлять обозначение (к примеру, явка на работу, выходной день и др.).
  • В нижней строке ставится количество часов.

Командировка в табеле учета рабочего времени

Существуют определенные правила, по которым проставляются дни в табеле, проведенные сотрудником в командировке.

Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.

Обозначение

Итак, как в табеле отметить командировку и какое обозначение для этого можно применить?

При проставлении в табеле командировочных дней не следует ставить часы.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником на все время поездки сохраняется средний заработок. Таким образом, отпадает необходимость учитывать часы, в которые сотрудник осуществляет трудовую деятельность в командировке.

Общепринятое обозначение для дней, которые сотрудник проводит в командировке – “К”.

Как считается — рабочим днем или неявкой?

Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.

Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное служебное задание, а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.

Однако и неявкой данное время считать также нельзя согласно нормам статьи 166 Трудового кодекса РФ.

Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.

Как оформить увольнение сотрудника за прогулы без уважительной причины? Читайте тут.

Как правильно отобразить?

Существует несколько обстоятельств, при которых отметки в табеле о командировке будут отличаться.

Рассмотрим основные ситуации, с которыми могут встретиться сотрудники бухгалтерии предприятия при простановке буквенных или численных значений в табеле.

Если поездка выпала на выходной

Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.

Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?

Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут возникнуть:

  • Сотрудник находился в командировке в выходной, но не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае необходимо проставлять код “В”.
  • Работник осуществлял трудовую деятельность в выходной, находясь в служебной поездке. Данный аспект необходимо отразить в табеле буквенным кодом “РВ”.

Если работник вышел на работу в последний день командировки

Последний день служебной поездки – это дата прибытия транспортного средства к месту осуществления постоянной трудовой деятельности.

Рассмотрим варианты, которые могут быть:

  • Если транспорт приезжает к месту работы до 24 часов текущих суток, днем приезда будет считаться этот же день. Следующий день будет обычным выходным или рабочим днем в зависимости от графика сотрудника. Пример: работника доставили в 21:25 18 мая 2020 года. Таким образом, 18 мая будет являться последним командировочным днем.
  • Если транспортное средство приезжает после 24 часов, днем приезда будут считаться последующие сутки. Пример: работника доставили в 6:50 20 мая 2020 года. 20 мая будет являться последним командировочным днем.

Обязать сотрудника выйти на работу в последний день командировки нельзя. Он может это сделать только по собственному желанию.

Рассмотрим ситуации:

  • Сотрудник не выходит на рабочее место в последний командировочный день. В таком случае, за этот день в табеле проставляется код “К”.
  • Сотрудник выходит на рабочее место в такой день. Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют, какие значения проставлять в табеле и как оплачивать работнику такой день. Двойная оплата не допускается. Следовательно, руководителям организации необходимо закрепить в локальных актах возможность оплачивать работнику и средний заработок, и заработную плату за отработанное время в этих условиях. В противном случае сотрудник может претендовать только на сохранение средней зарплаты или только на выплату денежных средств за отработанные часы в последний день командировки.

Если сотрудник уехал в поездку, находясь на больничном

Действующее законодательство не допускает возможности одновременной выплаты и заработной платы, и государственного пособия по нетрудоспособности.

Допустить работника к командировке в данной ситуации можно только с его письменного согласия.

Таким образом:

  • сотрудник не может уехать в командировку, находясь на больничном, по инициативе работодателя;
  • по личной инициативе работник теряет компенсационную выплату, положенную ему из-за нетрудоспособности, а в табеле проставляется код “К” (как за обычный день в командировке).

Если работник оформил больничный во время выполнения задания

Периоды временной нетрудоспособности, наступившие уже во время командировки, отмечаются сразу двумя кодами через дробь – “К/Б”.

Если в ее период была сверхурочная работа

Если сотрудник осуществлял сверхурочную трудовую деятельность, в табеле во время служебной командировки проставляется код “К/С” с указанием числа сверхурочных часов.

Как оформить перенос командировки? Узнайте тут.

Образец приказа о направлении в командировку директора — здесь.

Образец заполнения (пример)

Рассмотрим пример, как заполнить табель во время сверхурочной работы в командировке:

Порядковый номерФИО сотрудника, должность табельный номерОтметки о явках и неявках
45
15Алиева Светлана Геннадьевна, коммерческий директор, 154К/СК/С
22

Как видно из примера, 4 и 5 числа месяца Алиева С.Г. находилась в служебной поездке и “переработала” в общей сложности 4 часа.

Как закрывать документ?

Закрывать табель следует после окончания расчетного периода с работниками предприятия. Таковым в большинстве организаций считается последний день месяца.

По общим правилам, закрыть табель можно в последний день расчетного периода.

Если осуществить закрытие ранее и проставить отметки в табеле в соответствии с производственным календарем, может оказаться, что какой-либо работник заболеет или возьмет неоплачиваемый отпуск.

В такой ситуации удерживать излишне уплаченную заработную плату придется из начислений следующего расчетного периода (согласно части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ).

Сотрудникам бухгалтерии предприятия необходимо правильно заполнять табель учета рабочего времени для работников, находящихся в командировке. Это позволит произвести корректные начисления, а также избежать возможных проблем со стороны контролирующих органов.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как обозначается командировка в табеле?

Чтобы сотрудника отправить в командировку, необходим приказ. Основанием может считаться билет, служебная записка, удостоверение.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Отображается командировка в табеле кодом – К. Но иногда поездка приходится не только на рабочий день:

  1. Если командировка совпала с больничным, то отображается это так: в верхней строке листа ставится буква К, в нижней Б.
  2. Если работник отправился в поездку в выходной день: в верхней строке ставится К, в нижней В. При этом следует отметить, что начисления осуществляются за выходной период в 2 раза больше, в соответствии с законодательством.
  3. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной или праздничный день, отображение осуществляется следующим образом: вверху – К, внизу – В. Оплачивается в двойном тарифе.

Учет рабочего времени

Важно, чтобы командировка в табеле отображалась правильно, от этого напрямую зависит сумма зарплаты. Как она начисляется, периодически проверяется налоговой службой. Во время проверок все документы подлежат рассмотрению, а выплаты перерасчету.

Заполнение реестра необходимо для правильного учета трудового времени сотрудника. Табель содержит таблицу, в которой по кодовым названиям осуществляется расшифровка.

Нормативная база

Табель является обязательным документом, который имеется в любом компании. Он нужен для подтверждения, что рабочая поездка действительно была.

Читайте также:  На какой максимальный срок можно отправить в командировку работника?

Если возникает спор, то документ послужит доказательством правдивости слов сотрудника. Отсутствие документа наказывается в соответствии с законодательством РФ. В целом нормативно-правовая база в 2020 году не изменилась в сравнении с 2020 годом.

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатель должен вести учет времени, отработанного сотрудником. Существуют специальные формы N – T-12, Т-13.

Табель – это учетный документ, причем первичный. Обязательно в нем должна быть отображена информация, в соответствии с п. 2 ст. 9 ФЗ-402.

Командировка в табеле

Существует ряд правил, как в табеле отмечать командировку. Рассмотрим более подробно каждый из нюансов.

Как обозначается?

Как отображается поездка и какое обозначение применяется, уже выяснили. Но нужно учитывать, что при заполнении документа не проставляются часы.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ, сотрудник получает начисления за время командировки, как средний заработок. Поэтому учет часов, проведенных в поездке, не требуется.

Интересует возмещение расходов, связанных со служебной командировкой ?Смотрите тут.

Считается ли рабочим днем?

Для того чтобы понять, как расценивается командировка, необходимо дать определение этому понятию. Итак, командировка – это трудовая поездка работника в целях осуществления поручений не на месте постоянной занятости.

То есть, сотрудник выполняет определённое задание, а не трудовую функцию, указанную в договоре.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ, командировочное время не считается как рабочее. Но и назвать неявкой его тоже нельзя, опираясь на ст. 166 ТК РФ.

Поэтому трудовая поездка выделяется в иную категорию и отображаются в табеле.

В выходной день

При совпадении поездки с выходным днем могут возникнуть следующие ситуации:

  1. Сотрудник был в командировке, но не работал. В таком случае в табеле ставится код «В».
  2. Сотрудник был в командировке и работал, тогда проставляется код «РВ».

Если сотрудник взял больничный

Согласно нормам законодательства, нельзя по инициативе работодателя отправлять сотрудника, который находится на больничном, в командировку.

Если он сам изъявил желание отправиться в поездку, то следует учитывать, что оплаты больничного не будет. А в табеле, в таком случае, отображается под кодом «К».

Бывает так, что сотрудник заболел прямо во время поездки. Тогда отображение осуществляется по двум кодам.

Сверхурочное время

Когда работник работал сверхурочно, то в документе проставляется это как «К/С» с обозначением, сколько часов было отработано.

Но могут возникнуть сложности со сбором документов, доказывающих данный факт. Можно попросить справку в компании, где непосредственно осуществлялась трудовая деятельность. После этого бухгалтером будет произведен расчет.

Правила заполнения документа

При заполнении табеля, необходимо учитывать общие правила:

  1. Документ должен быть полностью заполнен в течение месяца после рабочей поездки.
  2. Под конец периода учитываются все трудовые часы.
  3. В табеле необходимо проставить все явки и неявки.
  4. В строке сверху проставляются обозначения: выходной, командировка.

Табель необходим для проведения бухгалтерских расчетов. При этом к документу выдвигаются требования:

  1. Разрешено вести в бумажном варианте, а после подписывать в бухгалтерии.
  2. Можно заполнять в электронном варианте с соответствующей подписью.
  3. При исправлениях в табеле необходимо ставить дату, когда были внесены изменения и фамилию.
  4. При изъятии должна быть сделана копия и предоставлена в бухгалтерский документооборот.

Табель содержит данные:

  1. Как называется документ и число, когда он был составлен.
  2. Как называется организация.
  3. Строки – в них отображается явился или нет сотрудник на работу.
  4. Какая единица измерения (часы и дни).
  5. Кто ответственный за ведение документа.
  6. Подписи утверждающих лиц.

При отсутствии хотя бы одного из пунктов документ признается недействительным.

Следует учитывать, что днями пребывания в поездке считаются:

  • выезд и приезд;
  • трудовые;
  • выходные, праздничные при совпадении;
  • больничные.

Не каждая трудовая поездка признается командировкой. Те, что осуществляются в течение 1 дня и по местности не отображаются. Их проставляют в учетной таблице под кодом – Я.

Как правильно отобразить?

Как указать дни, проведенные в рабочей поездке, уже выяснили. Но у кадровых работников нередко возникают трудности в заполнении. Глядя на примеры, можно понять, как правильно отобразить.

Первый пример:

Иванов А.В. трудится в ООО «РиК» менеджером и с 01.03.2017 по 15.03.2017 он был в рабочей поездке. 4 и 5 – выходные дни и работа не осуществлялись. Поэтому в табеле проставляются дни как — В, остальные – К.

Мамантов А.Г. работает в ООО «Мир» сварщиком. С 1.05.2017 по 11.05.2017 он направлялся в командировку в целях осуществления работы в новом филиале компании. 1, 6, 7, 8, 9 – выходные, но Мамантов работал. В табеле проставляются эти дни как «РВ», а 2, 3, 4, 5, 10, 11 – К.

Имеет ли право работник отказаться от командировки? Информация здесь.

Как оплачивать командировку в выходные дни? Подробности в этой статье.

Образец

Образец командировки в табеле учета рабочего времени имеется у каждого кадрового сотрудника. Он представлен в таблице:

Номер по порядкуФИО работника, должность, номер по табелюОтметки явка/неявка
36
15Муслимова Мария Петровнак/ск/с
22

Как видно, 3 и 6 числа Муслимова М.П. была в служебной командировке и трудилась приблизительно 4 часа.

Образец табеля учета рабочего времени формы Т-12 здесь,

образец табеля учета рабочего времени формы Т-13 здесь.

Заполнять табель обязательно нужно правильно. Если допустить ошибку, то в будущем возможны проблемы с различными службами.

На видео об оформлении служебной командировки

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул — ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы — НВ или 28.

Вы можете найти нужный код при помощи сервиса, который мы подготовили, или воспользоваться таблицей. В сервисе потребуется сначала выбрать вид (форму) табеля, которым вы пользуетесь, а затем формулировку события, для которого необходимо ввести кодовое обозначение – система сразу покажет вам нужный буквенно-цифровой код.

Коды для табеля учета рабочего времени (2019 г.) — полный список буквенных и цифровых символов — содержатся на первой странице формы Т-12.

Продолжительность работы в дневное время

Продолжительность работы в ночное время

Повышение квалификации с отрывом от работы

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

Дополнительный отпу ск в связи с обучением без сохранения заработной платы

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

Время простоя по вине работодателя

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Время простоя по вине работника

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

Унифицированная форма Т-12

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в которой используются другие цифровые и буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени .

1. В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работн ик в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

2. Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

Читайте также:  Входит ли в расчет компенсации за отпуск командировка?

3. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни.

Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

5. Какие обозначения ставить в табеле: цифровые или буквенные?

Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени , пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.

6. Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

Форма № 52н (Ф.0504421)

Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

7. Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка?

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.

В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.

В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.

Командировка в табеле учета рабочего времени

Выход сотрудников на рабочие места в каждой организации фиксируют в табеле учета. Работник по производственной необходимости может быть направлен в командировку за пределы предприятия. Его нахождение в деловой поездке отмечают в приказном порядке, расчет зарплаты за этот период выполняют отдельно.

Что такое командировка

Выезд специалистов из территории организации по служебным делам и специальным поручениям, исходящим со стороны руководства компании, на срок до выполнения задания, называют командировками. Направление сотрудников для работы в другие места — обычный производственный процесс.

  • выполняются важные для производства мероприятия;
  • сохраняются рабочие места;
  • оплачиваются затраты, связанные со служебной деятельностью;
  • учитывается период отсутствия работника в рабочем табеле.

В командировку могут послать любого человека из персонала фирмы, на основании приказа работодателя и командировочного удостоверения. Работник обязан документально подтвердить:

  • отъезд, дату прибытия, в пункт назначения;
  • выполнение производственного задания;
  • точки передвижения.

По возвращению на предприятие специалисту предстоит заполнить авансовый отчет, передать его в бухгалтерию, где проверят каждую статью расходов, после утверждения работодателем будут проведены начисления.

Чем регламентируется

Когда сотрудник уезжает в командировку, остаются документы в компании, которая его направила — приказ от работодателя, выданное и зарегистрированное под номером удостоверение командированного.

Действия руководства регламентируют законодательные положения:

  1. Статья 9 Федерального закона №402 от 06.12.2011 указывает на правила ведения первичных документов, к ним принадлежит табель учета посещения сотрудниками мест занятости, он отражает причины их отсутствия на работе.
  2. Статья 91 ТК РФ вменяет в обязанность работодателя вести точную фиксацию отработанного времени персоналом по формам Т-12, Т-13.
  3. Статья 167 ТК РФ указывает на сохранение среднего заработка сотруднику, выполняющему задание за пределами организации.

Представление о табеле учета рабочего времени

Каждая организация имеет документальное подтверждение израсходованного времени на трудовые процессы наёмным персоналом. Табель учёта предназначен для отражения фактической занятости работников.

В производственных планах указывают каждый месяц:

  • длительность и количество смен;
  • рабочие дни;
  • часы.

Запланированное время никогда не совпадет с действительным посещением работы сотрудниками. В табеле собираются все сведения о неявке персонала, причины отсутствия. Эти данные нужны в отделах фирмы для выполнения расчетных операций, по ним будут проходить сверки и контрольные действия, проверяющих лиц.

Представить необходимость табеля можно на примерах следующего порядка:

  • бухгалтеру предстоит по занятым дням рассчитывать выплаты зарплаты, отпускных, командировочных;
  • представителю ФНС нужно узнать, как начислена оплата за труд для определения налоговой базы, правильности обязательных перечислений в государственную казну;
  • сотруднику ФСС необходимо удостовериться в реальном отработанном времени, использовать информацию при начислении социальных выплат;
  • трудовая инспекция интересуется, не было ли переработок, нарушений прав работников;
  • Росстат собирает статистику для различных аналитических исследований.

Командировку в табеле обозначают кодом «К», это время оплачивается по среднему заработку. Если работы выполняют в выходной или праздничный день, расчет происходит в двойном размере.

Командировочному перед выездом выдают аванс, который будет учтен при окончательном расчете по авансовому отчету, совместно с приложенными платежками в виде чеков, квитанций, подтверждающих расходы в период деятельности.

Как грамотно заполнить документ

Рабочее время в табеле необходимо учитывать правильно и корректными записями. За каждым обозначением стоят деньги — это доход работника и затраты предприятия. Документ отражает действительный распорядок дня, фактическую занятость сотрудников на производстве вне зависимости от занимаемой должности.

Сюда включают присутствие персонала:

  • на рабочих местах;
  • в отпусках;
  • в отгулах;
  • в командировках;
  • на больничных.

Правила делопроизводства требуют, чтобы образцы содержали следующую структуру:

  • наименования табеля;
  • даты открытия и закрытия;
  • названия предприятия, осуществляющего учет посещаемости сотрудников;
  • разделы, показывающие выход и отсутствие на работе;
  • измерение в единицах по дням и часам;
  • назначение должностного лица, ответственного за ведение документа;
  • утверждение графика подписью руководителя фирмы.

В характеристики документа включено следующее:

  • заполнение проводят ежедневно в течение расчетного периода;
  • завершает оформление суммирование часов, отработанных каждым сотрудником, при необходимости указывают результат первой и второй половины каждого месяца;
  • посещение или отсутствие рабочего отражают специальным знаком, его расшифровка стоит в отдельной графе.

После закрытия табеля ставится общее количество часов, отработанных в организации. Исключение принадлежит к командировочным дням, учет часов в этом случае не происходит.

Во время удалённой от предприятия работы могут произойти разные обстоятельства. В табеле учетчик указывает бууквой каждый случай:

  1. К – рабочий день командировочного.
  2. В – выходной.
  3. РВ – привлечение к работе в выходной по приказу руководства.
  4. Б – больничный лист.
  5. КС – сверхурочная работа.
  6. Я – обычная работа по распорядку предприятия.

Если возникает производственная необходимость в командировке для дополнительной занятости, чтобы её оплатили, следует заранее согласовать с начальством основного предприятия и на месте временного труда. В этом случае учитывают переработанные часы, их указывают в графе того дня, в котором совершалась деятельность, данная процедура требует документального подтверждения.

Возвращаясь из командировки, работник привозит выписки от организации, где пришлось выполнять сверхурочную деятельность. Заболевание в неурочный период также предстоит документально доказывать обращением в медучреждение за лечением и больничным листом. Нужно знать, что двойной оплаты не будет, предстоит выбирать, как закрывать табель: по нетрудоспособности или обычной отработке.

Подобное обстоятельство следует предусмотреть, когда болезнь не серьёзная, работник переносит её на ходу, выходит трудиться, рассчитывая закрыть больничный, получить доход по пособию и командировочные дни.

По закону считается, что человек не может сразу быть в двух неоднозначных положениях: болеть и работать. Больного человека заставить работать, отправить в другой город нельзя, но по обоюдному согласованию не запрещено. В этом случае совет может быть единственный: приступать к деятельности следует после окончательного выздоровления.

Разработчики разбили образец на три основные части:

  • титульный лист передаёт систему кодов, они отражают каждый возможный случай – дополнительный выходной, болезнь, производственные простои по вине руководства;
  • заполненная таблица на 2 странице показывает, сколько дней отработано;
  • завершают рабочий график данные по зарплате.

Заполняет форму ответственный за эту работу сотрудник, назначенный руководителем. Если штат позволяет, принимают табельщика.

Ведение табеля выполняют в следующем порядке:

  1. Назначенный приказом работодателя табельщик ежедневно отмечает фактический выход персонала на работу.
  2. В последний день месяца график закрывается, его направляют в кадры.
  3. После поверки и утверждения руководством документ пересылают в бухгалтерию.

Бухгалтер расчетчик по зарплате, никогда не приступит к её начислению, пока не получит на руки, подписанный всеми службами табель. К нему прилагаются приказы, больничные листы, другие подтверждения, объясняющие отсутствие работников.

Когда документ выполнит свою основную функцию, его подошьют для отправки в архив. Здесь бумаге предстоит находиться на хранении 5 лет. В особых местах занятости, сопряженных с опасностью или с вредными для здоровья условиями, срок хранения увеличен до 75 лет.

Табель, в котором учитывают отработанное время каждым работником — важный документ, он нужен многим ответственным службам. Заполняют его аккуратно, без исправлений, корректировка разрешена после передачи исполнителю доказательных фактов.

Дополнительная информация — ниже в инструкции.

Ссылка на основную публикацию