Можно ли в положении о командировках прописать срок сдачи сотрудником авансового отчета? - Komsindrom.ru

Можно ли в положении о командировках прописать срок сдачи сотрудником авансового отчета?

Содержание

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня. И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

adsp-pro-1 —> p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

  • со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет. Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;
  • со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.

p, blockquote 5,0,0,0,0 —>

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

p, blockquote 7,0,0,0,0 —>

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

  • мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;
  • порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

p, blockquote 8,0,0,0,0 —>

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

adsp-pro-6 —> p, blockquote 10,0,1,0,0 —>

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

p, blockquote 11,0,0,0,0 —>

В этом случае нужно учесть следующее:

  • в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);
  • сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

  • сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;
  • затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);
  • после данной проверки происходит утверждение авансового отчета руководителем предприятия (или предпринимателем). При этом не обязательно авансовый отчет может быть утвержден в той сумме, которую заявило подотчетное лицо. Например, бухгалтер может подвергнуть сомнению ряд документов, которые были приложены к авансовому отчету. В этом случае от подотчетного лица потребуют письменных объяснений по поводу сомнительных документов и (или) предоставления их варианта, отвечающего требованиям действующего законодательства (в частности, требованиям положений федерального закона №402-ФЗ от 06.12.11 г., федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 г., и иных документов);
  • и только после утверждения руководителем предприятия (предпринимателем) авансового отчета происходит окончательный по нему расчет. Т.е. внесение в кассу (на расчетный счет) остатка подотчетной суммы.

p, blockquote 14,0,0,0,0 —>

Все эти этапы проходят каждый в свой срок, который должен быть закреплен в локальном нормативном акте по предприятию (у предпринимателя). Это может быть, например, Положение о подотчетных лицах, утвержденное приказом.

p, blockquote 15,0,0,0,0 —>

А если подотчетные деньги не были израсходованы? Когда нужно по ним отчитаться?

Нужно ли сдавать авансовый отчет, если подотчетные деньги не расходовались?

По этому поводу четких распоряжений в Указании Банка России №3210-У нет. Там лишь прописан порядок отчета в случае, если подотчетные деньги были потрачены.

p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

Поэтому если предприятие решит обязать сдавать авансовый отчет даже по неиспользованным подотчетным суммам, ошибки в этом не будет.

p, blockquote 18,0,0,0,0 —>

Более того, если на предприятии практикуют бесконечный подотчет (т.е. когда средства без конца выдаются директору предприятия, чтобы не сдавать их в банк), то авансовый отчет даже без отражения в нем расхода средств лишним не будет.

p, blockquote 19,0,0,0,0 —>

Тем более часто налоговые органы, когда предъявляют свои претензии к таким «бесконечным» подотчетам, указывают именно на отсутствие по ним отчета (например, Постановление от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013).

adsp-pro-2 —> p, blockquote 20,0,0,0,0 —>

  • п.6.3 Указания Банка РФ №3210-У содержит формулировку об авансовом отчете, как о документе, в котором отражается состояние выданных под отчет денег. Причем, в качестве «подтверждающих документов», прикладываемых к авансовому отчету, может выступать не только первичка, свидетельствующая о расходовании средств, но и об их снятии с корпоративной карты (в случае если подотчетные деньги переводились сотруднику на карту) и иные документы;
  • в этом же п.6.3. сказано, что на основании авансового отчета производится окончательный расчет. Такая формулировка касается и полностью, и частично израсходованных средств, и вовсе не потраченных денег.
Читайте также:  Командировочные расходы 2018

p, blockquote 21,1,0,0,0 —>

p, blockquote 22,0,0,0,0 —>

Таким образом, анализируя положения данного п.6.3, можно сделать вывод, что авансовый отчет должен сдаваться подотчетным лицом независимо от факта использования или не использования в течение разрешенного срока полученных им денег. И должен также сдаваться в течение не позже 3-х рабочих дней.

p, blockquote 23,0,0,0,0 —>

p, blockquote 24,0,0,0,0 —>

А если подотчетные деньги переводились на корпоративную карту? Нужно ли сдавать в этом случае авансовый отчет и соблюдать сроки и порядок отчета, предусмотренные в п.6.3. Указания Банка России №3210-У?

Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?

Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.

p, blockquote 26,0,0,0,0 —>

Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.

p, blockquote 27,0,0,0,0 —>

p, blockquote 28,0,0,0,0 —>

Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.

p, blockquote 29,0,0,0,0 —>

p, blockquote 30,0,0,0,0 —>

Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.

p, blockquote 31,0,0,1,0 —>

Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.

p, blockquote 32,0,0,0,0 —>

Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.

p, blockquote 33,0,0,0,0 —>

p, blockquote 34,0,0,0,0 —>

Можете посмотреть образец заявления на выдачу подотчетных сумм директору и чем оно отличается от других.

p, blockquote 35,0,0,0,0 —>

Если сотрудник не вернул подотчетные деньги- что делать в этом случае?

p, blockquote 36,0,0,0,0 —>

p, blockquote 37,0,0,0,0 —>

p, blockquote 38,0,0,0,0 —>

Видео — оформление авансовых отчетов в онлайн-бухгалтерии «Мое дело» :

p, blockquote 39,0,0,0,0 —>

Советуем ознакомиться С ПОДБОРКОЙ ПОПУЛЯРНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которыми пользуются многие предприниматели.

p, blockquote 41,0,0,0,0 —>

Готовые бизнес-планы по различным направлениям деятельности можно выбрать и скачать — ЗДЕСЬ >>>

p, blockquote 42,0,0,0,1 —>

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Когда можно принять к учету авансовый отчет работника, находящегося в длительной командировке?

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Челябинск)

Наше предприятие занимается ВЭД (оптовая торговля). В основном закупает товары из Китая.

В связи с этим ген.директор принял решение о длительной командировке ком.директора в Китай. Командировка может продлиться до полугода, потом будет принято решение о возвращении или продолжении командировки.

Ежемесячно коммерческий директор составляет отчеты о проделанной работе с приложением первичных документов об израсходованных суммах.

В какой момент необходимо отразить в расходах по прибыли данные отчеты, ведь согласно п. 26 Положения о командировках работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю отчет, а если вернется через год?

Как указано в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, на сегодняшний день предельный срок командировки не установлен. Поэтому работодатель может направить работника в служебную командировку на довольно длительный срок.

Однако следует помнить, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировка — это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения и она должна заканчиваться с наступлением определенного события — выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. В противном случае направление работника в очень длительную командировку можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ста. 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя) (Письма ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
— командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10).

Однако указанный документ не оформляется при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы);

— о найме жилого помещения;
— о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
— об иных расходах, связанных с командировкой.

Таким образом, расходы на командировку могут быть признаны Вами в налоговом учете только на дату утверждения авансового отчета, представленного командированным сотрудником по его возвращению с приложением подтверждающих расходы документов. При этом исключений для длительных командировок НК РФ не содержит.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец

Положение о расчетах с подотчетными лицами (далее — Положение), разработанное с учетом специфики предприятия и утвержденное приказом руководителя, поможет вести все расчеты по подотчетным суммам в соответствии с законодательством и избежать возникновения различного рода спорных ситуаций как с работниками предприятия, так и с налоговыми органами. О том, что можно и нужно отразить в Положении, мы расскажем в этой статье.

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

  • указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Подробнее о нормативных документах, регламентирующих движение подотчетных сумм, прочтите в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

  • административно-хозяйственные,
  • представительские,
  • командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Читайте также:  Как отправить в командировку гражданина Республики Беларусь?

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из статьи «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2017-2018» .

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

  • Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия.
    Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса.
    С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
  • Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

  • Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
  • В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
  • Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2017 год он составляет 100 000 руб.).

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.

В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

  • в розничной торговле — товарный чек;
  • в оптовой — накладная и счет-фактура;
  • при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:

  • Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
  • Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
  • После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
  • Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).
  • Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
  • Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

Образец такого Положения вы найдете по ссылке.

Положение о подотчетных лицах: образец 2018 года

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2018 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

  • корпоративную карту компании;
  • личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами можно скачать здесь.

Вы можете дополнить или сократить образец с учетом специфики своего предприятия.

Итоги

Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.

Когда можно принять к учету авансовый отчет работника, находящегося в длительной командировке?

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Челябинск)

Наше предприятие занимается ВЭД (оптовая торговля). В основном закупает товары из Китая.

В связи с этим ген.директор принял решение о длительной командировке ком.директора в Китай. Командировка может продлиться до полугода, потом будет принято решение о возвращении или продолжении командировки.

Ежемесячно коммерческий директор составляет отчеты о проделанной работе с приложением первичных документов об израсходованных суммах.

В какой момент необходимо отразить в расходах по прибыли данные отчеты, ведь согласно п. 26 Положения о командировках работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю отчет, а если вернется через год?

Как указано в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, на сегодняшний день предельный срок командировки не установлен. Поэтому работодатель может направить работника в служебную командировку на довольно длительный срок.

Однако следует помнить, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировка — это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения и она должна заканчиваться с наступлением определенного события — выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. В противном случае направление работника в очень длительную командировку можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ.

Читайте также:  Командировочное удостоверение отменили: что делать теперь?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ста. 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя) (Письма ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
— командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10).

Однако указанный документ не оформляется при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы);

— о найме жилого помещения;
— о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
— об иных расходах, связанных с командировкой.

Таким образом, расходы на командировку могут быть признаны Вами в налоговом учете только на дату утверждения авансового отчета, представленного командированным сотрудником по его возвращению с приложением подтверждающих расходы документов. При этом исключений для длительных командировок НК РФ не содержит.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Сроки предоставления отчета о служебной командировке

Я в компании молодой сотрудник. Работаю меньше года. Сейчас меня компания отправляет в командировку в другую страну. Денег на расходы не дают. Главный бухгалтер сказала, что внесет мои расходы в заработную плату в следующем месяце, после того как я ей представлю отчет по командировке. Уточнять ничего не стала, отправила с кабинета, ссылаясь на свою занятость. Теперь обращаюсь к Вам. Объясните мне доходчиво, что имела в виду главный бухгалтер, говоря «авансовый отчет о командировке»? В какие максимальные сроки я должен ей подать авансовый отчет на командировочные расходы, чтобы мне выплатили понесенные мною расходы на служебную командировку? Какие документы надо собирать, чтобы мои расходы заcчитали?

авансом командировочные мне давать никто не намерен

Ответы юристов ( 3 )

Оформление служебной командировки

Для направления в служебную командировку работодатель должен оформить сотруднику следующие документы:

  • приказ о направлении в служебную командировку;
  • служебное задание для направления в командировку;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о выполнении служебного задания (заполняется сотрудником после командировки)

Командировочное удостоверение необходимо всегда держать при себе. Во время командировки в каждом пункте назначения в нем делают пометки о приезде и отъезде с заверением и печатью должностного лица.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.v

Как правило, денежные средства на командировочные расходы выдаются работнику перед его отбытием в командировку авансом, под отчет.

В соответствии с п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П) выдача работнику наличных денег на расходы, связанные с командировкой, под отчет производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. (т.е Вам необходимо подать соответствующее заявление).

Командировочные выдаются авансом одним из способов:

  • наличными из кассы предприятия;
  • банковским чеком для получения наличных в банке;
  • корпоративной кредитной картой;
  • перечислением денежного перевода (в случае, если срок командировки был продлен)

Отчитываемся о служебной командировке↑

По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех дней (при зарубежной командировке — в течение десяти) должен сдать:

  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание и отчет о его выполнении;
  • авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы.

Такими документами могут быть билеты на транспорт, счета за проживание, счета за мобильную и интернет-связь, счета за еду и т.д. Если использовалась кредитная карта, к отчету прилагаются чеки и квитанции банкоматов. В случае зарубежной служебной командировки к авансовому отчету прилагаются также копии загранпаспорта и тех его страниц, где указаны даты пересечения границы.

Отчет о служебной командировке передается руководителю, который принимает решение об утверждении понесенных расходов. Если сотрудник аванс не израсходовал, то оставшиеся деньги возвращаются либо сразу, либо путем удержания из его заработной платы. Максимально возможный размер удержания от зарплаты составляет 20%, в особых случаях — 50%.

Для этого руководителем в течение месяца со дня окончания служебной командировки оформляется соответствующий приказ. Если приказ оформлен не был, невозвращенная сумма включается в доход, получаемый сотрудником.

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

При направлении в служебную командировку как по территории России, так и за границу работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).

В состав этих расходов входят:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Размеры расходов, связанных с командировкой, а также порядок их возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 74910, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых форма приказа о направлении работника в командировку, форма командировочного удостоверения, а также форма служебного задания для направления работника в командировку.

Таким образом, в соответствии с трудовым законодательством Вам должны выдать командировочное удостоверение, служебное задание, Вы вправе потребовать выдачи аванса.

Отчет обязаны предоставить в течении 3-х рабочих дней.

Ссылка на основную публикацию