Срок хранения приказов на командировку - Komsindrom.ru

Срок хранения приказов на командировку

Содержание

Сроки хранения документов по командировкам

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3

Сроки хранения документов по командировкам

Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?» Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам?

В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), в графе «Примечания к п. «б» указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет. При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений:

— Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах?

— Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки [2], но и в нем вопрос о сроках командировок также не регламентирован. Одновременно с Положением до сих пор действует Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», в которой установлено ограничение срока командировок по России (п. 4): «Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик» [3].

К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок.

Что касается зарубежных поездок, то понятие «краткосрочные командировки» встречается во многих нормативных документах, однако расшифровки его ни в одном из этих документов не дается. В Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (ред. от 13.05.2005) [4] нормы расходов на выплату суточных зависят от длительности загранкомандировок — до 60 дней включительно и свыше 60 дней. По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными.

В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать. Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ [5] физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов — с 13 до 30%.

Учитывая существующую ситуацию и в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Интересы сторон трудового договора относительно

Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства. Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.

Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения). Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя. Поэтому столь велика роль организации-работодателя — именно от ее гражданской и социальной ответственности часто зависит, смогут ли ее сотрудники впоследствии в полной мере получить причитающиеся им пенсии и льготы.

У организации тоже есть свои интересы. Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет.

│ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │

│ │Приказы, распоряжения; │ │О предоставлении очередных │

│ │документы (справки, │ │и учебных отпусков, │

│ 6 │сводки, информации, │ │дежурствах, взысканиях, │

│ │доклады и др.) к ним: │ │краткосрочных │

│ │б) по личному составу │ 75 л. — ЭПК │внутрироссийских │

│ │ │ │командировках — 5 л. │

│ 45 │задания, отчеты, │ 5 л. ЭПК │ │

│ │ │ │О предоставлении очередных │

│ │Записки, заменяющие │ │и учебных отпусков, │

│ 336 │приказы по личному │ 75 л. — ЭПК │дежурствах, взысканиях, │

│ │ │ │командировках — 5 л. │

│ 343 │приказов, выписки │ 5 л. │ │

│ │из приказов, заявления,│ │ │

│ │удостоверения и др.), │ │ │

│ │не вошедшие в состав │ │ │

│ 352 │Переписка об оформлении│ 5 л. │Для заграничных │

│ │командировок │ │командировок — 10 л. ЭПК │

│ │б) работников, │ 5 л. │ │

Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.

Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.

Пример. Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [7] были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС). Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая. В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки.

Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т.д., то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше. При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

В этой связи можно порекомендовать следующее:

— в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки. Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках;

— что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам:

— если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности. Это может понадобиться тем из сотрудников, кто к моменту достижения пенсионного возраста будет иметь необходимый северный стаж для установления повышенного размера трудовой пенсии;

Читайте также:  Журнал учета командировок

— если сотрудник был командирован на ликвидацию каких-либо природных и технологических катастроф либо на работу в условиях, связанных с повышенным риском для жизни и здоровья. Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);

— какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.

Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение).

Положение об особенностях направления работников

в служебные командировки

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2008. — N 42. — Ст. 4821.

3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.

4. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая). Доступ из справочно-правовой системы «Консультант-Плюс».

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

7. Федеральный закон от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2007. — N 49. — Ст. 6073.

Регистрация и срок хранения приказов на командировку

Командировка: понятие

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

До 08.01.2015 действовали правила направления работников в командировки, согласно которым требовалось составлять следующие документы:

  1. Служебное задание.
  2. Командировочное удостоверение.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале

Основным документом, служащим основанием для направления в служебную поездку, является распоряжение — приказ руководителя.

Обычно на предприятиях используются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

  • форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
  • форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Предприятия вправе самостоятельно установить, будет ли вестись единая книга учета для всех видов распоряжений руководства либо это будет несколько книг в зависимости от вида приказов.

Подробнее о том, как производится нумерация приказов, вы узнаете из статьи Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

Образец журнала регистрации командировок

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Однако некоторые работодатели продолжают вести этот документ. Это удобно, поскольку помогает:

  1. Подтверждать командировочные расходы для налогообложения.
  2. Проводить расчеты с сотрудниками, а также филиалов с головными офисами по поводу обоснованности понесенных затрат.
  3. Проверять причины отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Унифицированной формы журнала регистрации нет, поэтому допускается его оформление в свободной форме, а также в виде электронного документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009.

Журнал регистрации может включать следующую информацию:

  1. Порядковый номер.
  2. Персональные данные лица, а именно Ф. И. О.
  3. Занимаемую должность.
  4. Место, куда направляется сотрудник.
  5. Реквизиты командировочного удостоверения.
  6. Данные лица, оформляющего поездку.
  7. Даты отъезда и приезда работника.
  8. Подпись лица, на которого оформляется поездка.
  9. Иные сведения.

Пломбируем документы

Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение.

Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

Сколько хранить приказ о командировке

На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 можно установить следующие сроки хранения:

  1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.

Исходя из указанного, следует вывод, что однозначного указания на то, сколько должен храниться в компании приказ о направлении в служебную поездку, нет. Но если отнести его к командировочным бумагам, то хранить его следует 5 лет.

При организации хранения документации компания должна придерживаться ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Приказ о направлении в командировку является основным документом, в соответствии с которым происходит направление сотрудника в служебную поездку. В действующем законодательстве не закреплена обязанность по ведению журнала учета указанных бумаг, однако работодатель вправе использовать его для собственного удобства. Срок хранения приказа при этом составляет 5 лет.

Срок хранения приказов на командировки статья

При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.
При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004. Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

Служебные командировки. порядок оформления командировочных расходов

В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей.
Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Точно также и все документы, прилагаемые к приказу в личном деле сотрудника должны храниться столько же времени, сколько и сам приказ.

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника «на определенный срок», однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст.

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.

Сроки хранения документов по командировкам

Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.

Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), в графе «Примечания к п. «б» указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет. При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: — Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

Указанные выше акты ссылаются на правила и сроки хранения документации, утверждаемые Министерством культуры РФ. Как правило, таким руководителем является первое лицо организации (лицо, на основании устава имеющее право действовать без доверенности от имени организации) – директор, генеральный директор, управляющий.

В нынешнее время он заполняется по форме Т-10а, которая и была утверждена согласно Постановлению Госкомстата № 1. Но, поскольку с 2013 года данный документ не выступает в качестве обязательного, формы документов, которые утверждаются данным актом, также не обязательны для применения.

Срок хранения приказов на командировку

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней.

На каждом предприятии должен иметь установленный образец служебного задания. В случае, если его нет, составлением должен заниматься сам руководитель компании, или уполномоченный сотрудник. В любом случае, окончательное заверение производится работодателем, поэтому, подписывает документ он самостоятельно.

Читайте также:  Приказ на командировку директора

В этой связи можно порекомендовать следующее: — в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки.ЭПК │внутрироссийских │ │ │ │ │командировках — 5 л. │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Документы (программы, │ │ │ │ 45 │задания, отчеты, │ 5 л.

На каждом предприятии должен иметь установленный образец служебного задания. В случае, если его нет, составлением должен заниматься сам руководитель компании, или уполномоченный сотрудник. В любом случае, окончательное заверение производится работодателем, поэтому, подписывает документ он самостоятельно.

В этой связи можно порекомендовать следующее: — в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки.ЭПК │внутрироссийских │ │ │ │ │командировках — 5 л. │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Документы (программы, │ │ │ │ 45 │задания, отчеты, │ 5 л.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения.

Особенности хранения приказов на командировку

В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

Вопросы-ответы включаются в ИС «ПАРАГРАФ» в неизменном виде в соответствии с оригиналом, что позволит Вам ссылаться на них при возникновении ситуаций, требующих подтверждений и обоснования Вашей позиции (при взаимодействии с государственными органами в том числе).

Срок хранения приказов на командировку — это период, в течение которого указанный документ должен храниться на предприятии.

Документ, регламентирующий номенклатуру кодов

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно.

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы.

В этом списке можно заметить отсутствие служебного задания, по причине того, что документ не носит обязательного статуса. Вопрос о необходимости его оформления должен решиться руководителем компании на основании условий, которые оговариваются в локальных документах организации.

Составление приказа на командировку

Стоит учитывать, что на основании применяемых требования Постановления Минкультуры № 558, акт должен не только издаваться в компании, но также и храниться в архиве на протяжении 5 лет. Если же оформлялись командировки за пределы государства на более длительный период – то документы хранятся 10 лет.

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Как составить приказ об отмене командировки и его образец А вот уже приказы, отменяющие командировочные формы № Т-9, Т-9а, составленные ранее, издаются непосредственно на фирменном бланке предприятия в произвольной форме.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.

Сколько храниться журнал учета командировочных удостоверений

Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор.

В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003), в графе «Примечания к п. «б указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет.

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно- ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
Как выявить документы с истекшим сроком хранения Читайте по теме в электронном журнале Сколько должны храниться приказы на командировку? Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется.

Срок хранения приказов на командировку по россии

Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.
К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [7] были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС).

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 было отменено обязательное требование об оформлении журнала учета регистрации командировок.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения.

Какой срок хранения приказов на командировку в 2019 году

Командировка – общие сведения

В 166-й статье Трудового кодекса нашей страны поездку на некоторый срок за пределы места постоянной работы и непременно по служебной надобности именуют командировкой. Данное понятие неприменимо в отношении персонала, в чьи обязанности входит посещать отдаленные объекты или сопровождать людей и грузы.

Кроме упомянутой выше нормы, порядок оформления командировки подробно описывается в 74-м правительственном постановлении, введенном в действие в октябре 2008-го.

С началом 2015-го перестали действовать правила, требующие оформлять командировочные удостоверения и служебные задания. Впрочем, на сегодняшний день немало компаний продолжают выдавать своим сотрудникам упомянутые документы. Сейчас данный способ применяют лишь при условии, что указанная норма закреплена в действующих на предприятии локальных актах – обычно речь идет о специально разработанном «Положении о командировках».

Составление приказа

Распоряжение руководства оформляется в соответствии с унифицированной формой, утвержденной в 1-м приказе Госкомстата еще в 2004-м. С того момента никаких изменений в этой сфере не производили.

Так, в частности:

  • если едет только один человек, то приказ пишут по образцу Т-9;
  • когда же речь идет о нескольких работниках или группе – берут форму Т-9а.

Журнал учета командировок

Следует знать, что законодательство не обязывает предприятия вести журнал для учета распоряжений об отправке работников в командировки. Данное требование отменило 771-е постановление правительства, принятое в июле 2015-го. Таким образом, руководство каждого конкретного субъекта хозяйственной деятельности вольно решать самостоятельно – заводить его или же нет.

В целом же наличие такого журнала вполне оправдано, ведь он помогает:

  • собирать сведения о расходах командированных работников;
  • производить расчеты с персоналом, а также между подразделениями и головным офисом;
  • уточнять причину отсутствия сотрудника на службе.

Сколько хранятся приказы на командировку

Вопрос о необходимых сроках хранения названных документов довольно сложен и ответить на него совершенно однозначно невозможно, в силу отсутствия конкретизированных требований в профильном законодательстве. В нормативных актах упоминаются различные отрезки времени для командировок в зависимости от:

  • их типа (зарубежная или внутрироссийская);
  • длительности.

Так, к примеру, еще совсем недавно действовал утвержденный на уровне Росархива перечень управленческих документов, где четко указывались сроки их хранения. Здесь сообщалось, что распоряжения на:

  • краткосрочные и внутрироссийские служебные поездки сберегают 5 лет;
  • зарубежные и длительные – 10.

Поскольку упомянутый перечень уже отменен, то руководствоваться необходимо 558-м приказом Министерства культуры от 25 августа 2010. Здесь, впрочем, также говорится, что распоряжения на командировки:

  • обычные – сберегают 5 лет;
  • продолжительные зарубежные – 10.

При этом если сотрудник отправляется в районы Крайнего Севера, то приказ об этом надлежит сберегать уже 75 лет.

Что любопытно, ни в Трудовом кодексе, ни 749-м правительственном постановлении нет разделения на командировки по их длительности. В равной степени не существует также и критериев, помогающих определить, причислять ли поездку к долгосрочной или нет.

Читайте также:  Как оформить служебное задание на командировку

По отпускам

Регулирует срок хранения отпускных приказов ранее упомянутое распоряжение Минкульта за номером 558 и ФЗ 125 (22-я статья, 1 пункт).

В соответствии с упомянутыми документами 5 лет надлежит сберегать бумаги по:

  • ежегодным оплачиваемым отпускам;
  • учебным;
  • дополнительным.

Законодательство не требует прикрепления к ним заявлений от сотрудников, однако предприятия имеют право ввести такую норму локальным актом.

Несколько иначе обстоят дела с особыми видами отпусков, в том числе теми, что:

  • не предполагают сохранения за сотрудником заработка;
  • оформляются по уходу за ребенком;
  • предоставляются работникам, задействованным на вредном, опасном производстве с тяжелыми условиями труда.

Так, все без исключения приказы, составленные до 2003 года, надлежит сберегать не менее 75 лет. Те же, что оформлялись на особые виды отпусков уже после указанной выше даты, хранятся в кадровой службе предприятия в течение полувека.

При этом на распоряжения, касающиеся временно ухода с работы по беременности и родам данные, правила не распространяются. Тем не менее относиться к ним как к документам кратковременного хранения нецелесообразно, ведь они могут понадобиться на случай проверок.

Срок хранения приказов на командировку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения приказов на командировку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик“ [3].К сожалению, в Инструкции не разъясняется, по какой причине установлен именно этот срок.
При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов. Классификатор представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании.

Приказы о командировании срок хранения

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело. При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.

Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения. А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот.

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его . Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные.

Сроки хранения приказов о командировании

Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в . Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения.

В приказе на командировку должны присутствовать следующие пункты:

  • дата и номер документа;
  • код формы по ОКУД;
  • код организации, ее название, название структурного подразделения;
  • табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
  • место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
  • срок и даты командировки;
  • цель и основание командировки;
  • источник финансирования расходов;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.

Однако строгого правила в законодательстве нет. Конкретные правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении о кадровом документообороте и/или ().

Срок хранения приказов на командировки

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется. Дело в том, что законодательство неоднозначно описывает требования к хранению документов в зависимости от длительности командировки, а также устанавливает разные сроки хранения документов по внутрироссийским и зарубежным командировкам.

Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д.

Число копий регламентируется на каждом предприятии индивидуально, в зависимости от особенностей документооборота.

Ответ на вопрос: Приказы на командировку относятся к приказам по личному составу. Как правило, именно отдел кадров ответственен за хранение документов по личному составу в организации, и именно его сотрудники издают приказы о направлении в командировку.

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы. В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку. Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

  • сроки хранения приказов на командировку;
  • особенности хранения приказов на командировку.

В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку.

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы. В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку. Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

  • сроки хранения приказов на командировку;
  • особенности хранения приказов на командировку.

При направлении работника в служебную командировку необходимо правильно оформить все сопутствующие документы. В этой статье мы рассмотрим основной из них – приказ о направлении работника в служебную командировку.

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Командировка в район крайнего севера оплата

Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки.

Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным. Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ.

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 74.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, обязывающих вести журналы учета приказов о направлении в служебные поездки.

Край: Камчатский, Забайкальский, Красноярский, Пермский, Приморский, Хабаровский. Округ: Коми-Пермяцкий, Ямало-Ненецкий автономный, Ханты-Мансийский автономный, Чукотский автономный. Трудоустраиваясь в этих районах и других областях, приравненных к Крайнему Северу, вы сможете получить все надбавки и льготы, которыми пользуются работающие граждане Крайнего Севера.

Что касается зарубежных поездок, то понятие «краткосрочные командировки» встречается во многих нормативных документах, однако расшифровки его ни в одном из этих документов не дается.

Наталья отвечает на все ваши вопросы на нашей площадке и дает консультации по юридическим проблемам, связанными с работой.

Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения приказов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме.

Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора. Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин. Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9.

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т. д. , то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше.

N 07-128 «Об учете видов заработка при начислении страховых взносов во внебюджетные фонды» указано, что при определении видов оплаты труда, на которые не начисляются страховые взносы, необходимо руководствоваться «перечнем видов заработной платы и других выплат, на которые не начисляются страховые взносы и которые не…

В настоящее время продолжает действовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

В коммерческих организациях Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (, ).

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Сроки хранения приказов на командировки в районы крайнего севера

Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

  • журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Перечисленная информация содержится и в иных документах, например, таких как билет, чек из гостиницы и пр., однако ведение журнала позволяет объединить все необходимые сведения.

Особенности хранения приказов на командировку

Срок хранения командировочных приказов Общая информация о составлении и хранении приказов на командировки На основании ст.

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Учитывая вышесказанное, в соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ, вопросы, связанные с командировками, желательно регламентировать во внутренних нормативных и организационно-распорядительных актах организации или же в трудовых, или коллективных договорах.

Ссылка на основную публикацию