Журнал учета командировок - Komsindrom.ru

Журнал учета командировок

Содержание

Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров

  • Сенаторова Надежда | начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

Журналы учета командированных работников

Н ачнем с ранее обязательных журналов, вызывавших массу недовольства у специалистов, но с течением времени ставших привычными и в какой-то мере даже удобными. Речь пойдет о журналах учета работников:

  • выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
  • и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Их типовые формы были утверждены ныне уже не действующим приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

С 19 октября 2015 года данные журналы не являются обязательными к ведению. Но никто не запрещает продолжать их вести, в том числе используя ранее утвержденные формы. Кому они могут быть полезны до сих пор? Работодателям, сотрудники которых часто выбывают в командировки и / или принимают у себя значительное число работников из других организаций.

Кроме того, на практике с помощью такого журнала можно достаточно быстро найти сведения о командировках работников для целей бухгалтерского учета и налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные для налоговых проверок. Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.

Если компания примет решение вести подобный журнал, то соответствующий порядок оформления и учета командировок следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или специальном Положении о командировках).

Итак, давайте разберемся, как вести подобные журналы.

В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, сплошным способом, хронологически указываются:

  • Ф.И.О. работников, выбывающих в командировки;
  • при наличии – реквизиты командировочного удостоверения (ныне также не обязательного). Графу «реквизиты командировочного удостоверения» можно заменить другой, в которой будут отражены реквизиты организационно-распорядительного документа работодателя (например, приказа), которым работник направлен в командировку (см. отметку «1» в Примере 1);
  • наименование организации, в которую командирован работник;
  • пункт назначения.

Для удобства можно снабдить журнал дополнительными графами, например:

  • период командировки;
  • отметка о возвращении из командировки (в т.ч. о досрочном возвращении) (см. отметку «2» в Примере 1).

Фрагмент журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

Это позволит оперативно вести учет работников, за которыми, пока они находятся в командировке, сохраняется рабочее место.

Журнал учета работников, прибывших в командировку, актуален тем, что помогает систематизировать информацию о прибывших в командировку работниках, отследить своевременность убытия данных работников, выдачи им пропусков, получить необходимую минимальную информацию, которая может понадобиться, если с работником, направленным к вам в командировку, произойдет несчастный случай на производстве (когда необходимо оперативно проинформировать работодателя пострадавшего). Информация о датах прибытия и выбытия таких работников также будет нужна работодателю при расследовании несчастного случая на производстве и установлении сроков пребывания командированного работника в принимающей организации.

Образец заполнения журнала см. в Примере 2. Обратите внимание: в «шапку» третьего столбца внесены изменения, где вместо организации, выдавшей командировочные удостоверения, указана формулировка про организацию, направившую работников в командировку.

Добавим, что в утвержденных ранее формах ни в одном, ни в другом журнале не предусмотрены реквизиты подписи работников. Но при их отсутствии данные журналы с легкостью можно заполнять и «задним числом», что явно снижает их доказательственную силу в случае споров или несчастных случаев. Поэтому вы можете предусмотреть соответствующий столбец, куда проставлять подпись командированного работника.

Делопроизводство

Журнал учета выбывающих в командировки

С 2020 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам. Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал.

Что это за документ?

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

  • порядковое число;
  • ФИО командированного сотрудника;
  • дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
  • локализация командировки (место и пункт назначения);
  • дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
  • примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета.

Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

Журналы также применяются для следующих целей:

  • подтверждение факта нахождения работника в командировке;
  • источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
  • получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.

Итак, ключевое значение журнала учета командировок – ведение на предприятии статистического, управленческого и кадрового учета.

Нормативная база

Порядок заполнения специальной формы журнала учета командировок был определён в Приказе Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

Такое положение действовало вплоть до 2020 года.

В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

С 19 сентября 2020 года вступили в силу изменения, которые отменили действие Приказов, утвердивших формы соответствующих документов.

Напоминаем, что работодатели были освобождены от обязанности осуществлять учет таким образом с 9 августа 2020 года.

В настоящее время во многих организациях продолжают действовать данные журналы, они используются при направлении в командировки или принятии соответствующего работника.

Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

Как оплачивается время в пути в командировке? Ответ — тут.

Кто ведет?

Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации. И в том, и в другом случае работники могут быть направлены в командировки. Тем не менее, форма журналов подразумевает внесение сведений только по организациям- работодателям.

Таким образом, действовало противоречие между положениями трудового законодательства и рассматриваемым нами Приказом Минздравсоцразвития РФ.

Представители данной службы в ответ на вопрос о коллизии отметили, что действительно ИП могут не вести соответствующий журнал. Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно.

Читайте также:  Командировка внешнего совместителя

На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

Сроки хранения

Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу

В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

  • порядковое число записи;
  • дата и реквизиты командировочного удостоверения;
  • локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

  • должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • номер и дата приказа о направлении в командировку;
  • дата выбытия и прибытия;
  • отметка о сдаче отчета о командировке.

Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

  • порядковое число записи;
  • ФИО командированного работника;
  • организация, которая направила сотрудника в командировку;
  • дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе. Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

Наглядно документ был представлен таким образом:

Нюансы заполнения

Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.

Именно в нем он определит образец заполнения и форму документа.

Данные правила будут обязательными для исполнения в рамках конкретного предприятия.

Что такое тарифная система оплаты труда? Узнайте тут.

Как рассчитать среднюю зарплату за один день? Ответ — здесь.

Ответственность работодателя за отсутствие документа

За отсутствие журнала до 2020 года работодатель привлекался к ответственности. Нарушение данной нормы каралось в рамках КОАП РФ.

Работодатель рисковал понести следующие наказания:

  • для должностных лиц и ИП – материальный штраф от 1000 до 5000 руб., для бизнесменов предусматривалось альтернативное наказание — административное приостановление работы на период до 90 суток;
  • для компаний – штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. или административное приостановление работы на период, не превышающий 90 суток.

Если же нарушитель допускал вторичное несоблюдение норм права, то должностное лицо могло быть дисквалифицировано на срок до 3 лет.

В настоящее время упразднена обязанность работодателей по ведению журнала учета работников, направленных в командировки. Они не будут привлечены к ответственности за его отсутствие.

Сегодня наличие данного документа – это право, а не обязанность работодателя.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

  • журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
  • журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Вид основного раздела журнала

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения. Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (Приказ Минтруда России от 17.09.2015 N 646н).

Журнал регистрации командировок

Поездки сотрудников предприятия в другую местность на определенный срок с целью выполнения служебных поручений, данных руководителем, признаются командировками (ст. 166 ТК РФ).

Законодатель гарантирует сохранение работникам во время отсутствия (ст. 167 ТК РФ):

  • выплату заработной платы не ниже, чем среднемесячный размер из расчета предыдущих 12 месяцев (или фактического периода работы);
  • оплату за работу в выходные и праздничные дни — в двукратном размере или предоставление отдыха в другое время;
  • сохранение рабочего места и должности, какую занимал командированный сотрудник до отъезда по служебным делам вне зависимости от срока выполнения поручения.

Помимо того, работодатель обязан взять на себя все денежные расходы, связанные с поездкой и компенсировать направляемому в командировку сотруднику:

  • оплату проезда к пункту назначения для выполнения поставленных целей и возвращение к постоянному месту работы и жительства;
  • затраты на проживание (в гостинице или арендуемом жилом помещении);
  • суточные (на питание, находясь вне дома);
  • другой траты денег, в интересах качественного и полного исполнения полученного задания.
Читайте также:  Правильно оформляем командировку за рубеж.

Для того чтобы все эти выплаты были правомерно отражены в бухгалтерском учете, необходимо командировку каждого сотрудника оформить документально должным образом.

Постановление Правительства, вынесенное «13» октября 2008 года за № 749 и утвердившее Положение, которое акцентировало внимание на особенностях направления работников в служебные командировки, в пункте 8 оговаривало:

порядок и формы, позволявшие вести учет сотрудников, командированных одной организацией и прибывших в другое учреждение для выполнения поставленных целей, определялись Минтруда и социальной защиты РФ.

«11» сентября 2009 года в соответствии с этим пунктом был издан Приказ Министерства здравоохранения и социального развития № 739н, зарегистрированный в Министерстве юстиции РФ за № 15008 от «13» октября 2009 года, утвердившем:

  • порядок, в котором должен был вестись учет выбывших в служебную поездку в организации, направившей работника и прибывших для выполнения определенных целей работников в учреждении, куда он был командирован;
  • унифицированные формы журнала для учета командированных сотрудников в направляющих в служебную поездку людей и отдельно для организаций, в какой эти люди должны выполнять поставленные цели во время командировки.

Следует заметить, что согласно Положению № 749 бумажное оформление всех требуемых документов для учета командировок занимало значительную часть рабочего времени, причем неоправданную, поскольку данные всей этой документации практически просто дублировались из одного в другой бланк.

Для того чтобы направить работника в командировку, было необходимо:

  1. написать руководителю служебное задание, которое сотрудник должен выполнить вне своего основного рабочего места в предполагаемые сроки;
  2. издать приказ о направлении конкретного работника (группы людей) в командировку;
  3. выписать командировочное удостоверение каждому направляемому сотруднику с повторением всех данных, уже упомянутых в служебном задании и приказе;
  4. зарегистрировать в журнале выезд работников для выполнения целей, поставленных перед командированными сотрудниками, опять повторяя пункт назначения и номер выписанного удостоверения.

По приезду к месту, куда был командирован человек, нужно было снова зарегистрировать его командировочное удостоверение, отметив дату прибытия, а по окончанию выполнения работ – дату убытия из организации, в какую его командировали.

Своим Постановлением № 1595, вынесенным «29» декабря 2014 года, Правительство России упразднило обязательство оформлять письменно служебное задание и удостоверение при направлении работников в служебные поездки, признанные командировками, упростив и предоставление документов, требуемых для авансового отчета.

Однако оставалось непонятным как заполнять журналы регистрации, требующие указания номера командировочного удостоверения.

Только «29» июля 2015 года за № 771 Правительством России выносится новое Постановление, отменяющее вообще пункт 8 действующего Положения № 749.

Отменив обязательность вести учет командировок, согласно установленного ранее порядка, оставался действующим Приказ № 739н, их утвердивших.

Наконец, изданный «17» сентября 2015 года Министерством труда и социальной защиты РФ Приказ за № 646н, зарегистрированный в министерстве юстиции «05» октября 2015 года за № 39143, окончательно признал утратившим законную силу действие Приказа № 739н.

В 2017 году, на основании всех внесенных изменений в законодательные и правовые акты, регулирующие вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки, упрощено оформление необходимых документов.

Ведение журналов регистрации командированных сотрудников отменено.

Но, как и другими унифицированными формами для ведения статистики и учета командировок, отдельные работодатели предпочитают пользоваться и далее, утвердив необходимость этих документов в локальных актах, действующих в пределах организации, что не противоречит закону.

Образец журнала для ведения регистрации выезжающих в командировку работников

ЖУРНАЛ

учета работников, направленных в командировки

в ООО «Алмаз»

(наименование предприятия, учреждения, организации)

№ п/п

Личные данные командированного сотрудника

(фамилия, имя, отчество)Занимаемая должность, профессия, структурное подразделение№ командировочного удостоверенияЛичные данные должностного лица, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение

(фамилия, имя, отчество)ДатаПодпись командированного работника в получении командировочного удостоверенияфактического выбытия

фактического прибытия

1Фролов

Сергей ИвановичМенеджер по продажам126Директор ООО «Алмаз»

Полищук Вадим Владимирович28.02.201703.03. 2017

На что следует обратить внимание при ведении журналов, регистрирующих отбывающих или прибывающих в командировку сотрудников?

Если в организации продолжают вести учет убывших в служебную командировку работников, или наоборот, прибывших из других учреждений (предприятий), можно скачать форму для заполнения в интернете, или разработать свою, дополнив необходимые графы.

Поскольку регистрационный журнал в 2017 году не будет затребован ни одним контролирующим органом, не принимается во внимание при бухгалтерском учете командировочных расходов, нет обязательной унифицированной формы и его ведения.

Все же, если он ведется, стоит придерживаться основных правил делопроизводства:

  • указать начало его ведения, по окончанию ведения – дату, когда закончен;
  • страницы должны быть пронумерованы, прошиты, концы нитей закреплены с указанием ответственного лица, назначенного руководителем за его ведение, его личной подписью и росписью начальника.

Подписи скрепляются печатью;

  • записи должны вестись аккуратно, в случае описки или допущенной ошибки, исправление нужно заверить подписью лица, ответственного за ведение журнала;
  • по окончанию ведения документы такого рода хранятся в течение 5 лет.

Что должно быть отражено в содержание журнала регистрации командировок?

Как в любом регистрационном журнале, при ведении учета командированных сотрудников (убывших с предприятия или прибывших с другой организации), необходимо указать:

  1. порядковый номер записи (практически и являющийся регистрационным номером);
  2. данные о сотруднике, выезжающем в командировку или приехавшем для выполнения порученного задания;
  3. фактические сроки, когда человек уехал из одной организации и прибыл в другую, либо наоборот (если ведется учет прибывших сторонних работников в командировку);
  4. подпись лица, направленного в командировку.

Вместо послесловия

Хочется добавить еще раз, что в 2017 году для оформления направления в служебную командировку, достаточно письменного приказа руководителя предприятия.

Для учета расходов, связанных с поездкой и отнесением их на производственные нужды необходим только авансовый отчет вернувшегося из поездки сотрудника с предоставлением подлинников расходных (платежных) документов на проезд или оплату жилья.

Журнал учета служебных командировок образец скачать

Напоминаем, что работодатели были освобождены от обязанности осуществлять учет таким образом с 9 августа 2019 года.

В настоящее время во многих организациях продолжают действовать данные журналы, они используются при направлении в командировки или принятии соответствующего работника.

Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

Как оплачивается время в пути в командировке? Ответ — тут.

Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации.

Согласно действующему законодательству все организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в коммерческой деятельности объекты, негативно влияющие на окружающую среду, должны за это платить (плата за НВОС). Обязанность вносить данный платеж возникает независимо от режима налогообложения и от того, находится ли объект в собственности. Освобождены от этой обязанности только так называемые офисные компании.

Журнал учета командировок

Оформление каждой командировки предполагает выпуск приказа и начисление командировочных. В то же время, в организациях ведут и общий документ по всем рабочим поездкам — журнал их учета.

Журнал учета служебных командировок образец скачать

Прочитайте нашу статью, чтобы узнать, какие еще документы сегодня не обязательны для оформления командировки.

Положение о командировках

Тем не менее, в большинстве случаев работодатели не меньше, чем прежде, заинтересованы в возможности понимания и учета самой процедуры и результатов командировки сотрудников. Поэтому во многих компаниях руководители стремятся к урегулированию этого вопроса. Отличным решением в этой ситуации может стать разработка собственного положения о служебных командировках: в 2019 году оно представляет собой локальный нормативный документ, в котором фиксируются ключевые условия и требования к порядку направления работников в служебные поездки и оформления таких командировок.

Обратите внимание! Если положение о командировках было разработано до вступления в силу новых правил оформления служебных поездок, его можно отредактировать.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее — журнал прибытия), форма которого предусмотрена приложением N 3.

4. В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

5. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Читайте также:  Командировка за счет принимающей стороны

В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания и номер командировочного удостоверения;
  • сведения о принимающей стороне.

Дополнительно могут указываться:

  • должность командированного;
  • дата издания и номер приказа о направлении работника в служебную командировку;
  • дата прибытия и отбытия, срок пребывания;
  • краткое описание задания.

В части сведений о прибытии указывается следующая информация:

  • порядковый номер вносимой записи;
  • Ф. И. О.

Законодательно форма подобного регистра не установлена.

Он может быть, например, таким: Скачать образец журнала по регистрации приказов на командировку Итоги С 2015 года для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Журнал учета приказов о командировании работников

Наконец, изданный «17» сентября 2015 года Министерством труда и социальной защиты РФ Приказ за № 646н, зарегистрированный в министерстве юстиции «05» октября 2015 года за № 39143, окончательно признал утратившим законную силу действие Приказа № 739н.

Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

Наглядно документ был представлен таким образом:

Нюансы заполнения

Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.

Именно в нем он определит образец заполнения и форму документа.

Данные правила будут обязательными для исполнения в рамках конкретного предприятия.

Что такое тарифная система оплаты труда? Узнайте тут.

Как рассчитать среднюю зарплату за один день? Ответ — здесь.

Ответственность работодателя за отсутствие документа

За отсутствие журнала до 2018 года работодатель привлекался к ответственности.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее — журнал прибытия), форма которого предусмотрена приложением N 3.

4. В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

5. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Образцы журналов учета командировок

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

Журнал учета командировок

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 11 сентября 2009 г.

Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

  • порядковое число записи;
  • дата и реквизиты командировочного удостоверения;
  • локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация.

Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

  • должность сотрудника, направляемого в командировку;
  • номер и дата приказа о направлении в командировку;
  • дата выбытия и прибытия;
  • отметка о сдаче отчета о командировке.

Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

  • порядковое число записи;
  • ФИО командированного работника;
  • организация, которая направила сотрудника в командировку;
  • дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе.

  • Договор проката: бытового, строительного
  • Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
  • Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
  • Договор страхования, перестрахования
  • Трудовой договор с работником
  • Договор уступки прав и перевода долга
  • Ученический договор с работником
  • Учредительный договор, договор о совместной деятельности
  • Договор хранения, материальной ответственности
  • Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века У того, кому помогает Бог, помощник лучше.

Последние публикации

18 Октября 2019

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) работников – это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения (ст. 209 ТК РФ).

Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.

Правила ведения журнала учета командировок

Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.

Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.

Особых требований по использованию унифицированных форм не существует.

Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.

Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии.

В ней четко указывается перечень расходов, которые работодатель обязан возместить сотруднику, направленному для решения рабочих задач в место, отличное от постоянного места его работы.

В частности, к ним относятся:

Стоит принять во внимание также тот факт, что в России на сегодняшний день действуют лимиты предоставления суточных, не облагаемые НДФЛ. О том, каковы пределы погашения этих расходов, читайте в нашем материале.

Разработка и утверждение положения о командировках в 2019 году

Положение о командировках в 2019 году, как правило, разрабатывается работниками кадровой службы, административного отдела или бухгалтерии.

Журнал учета командировок в 2017 году должен содержать информацию как о поездках собственных работников фирмы, так и о визитах в компанию чужих сотрудников, приехавших в командировку.

Давайте рассмотрим подробнее:

  • обязательно ли ведение журнала учета командировок;
  • внесение информации в журнал учета командировок;
  • образцы журналов учета командировок.

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно.

ТК РФ. Вместе с тем, работодателю следует учитывать, что отдельные категории работников не могут быть отправлены в командировку даже в случае их согласия. Кто относится к этим группам работников, читайте в нашем материале.

Обратите внимание! Командировку нельзя путать с работой вахтовым методом и работой разъездного характера. Такие виды работ в соответствии с действующим ТК не признаются служебной командировкой.

Скачайте документы по теме:

Направление работника в командировку

В случае, если география деятельности компании распространяется за пределы региона ее местонахождения, достаточно часто ей приходится направлять своих сотрудников в командировки с тем, чтобы они могли на месте урегулировать различные моменты взаимодействия с контрагентами.

  • правила документального оформления данного вида работ;
  • основные права и обязанности сотрудника, направленного в командировку;
  • порядок оплаты расходов, связанных с направлением в командировку;
  • оплата труда сотрудника, направленного в служебную поездку, и предоставление ему специальных гарантий и компенсаций в связи с выполнением данного вида деятельности;
  • правила предоставления отчетности по результатам поездки;
  • прочие положения.

Каждый из разделов этого документа должен максимально полно освещать соответствующий вопрос с тем, чтобы при ознакомлении с ним у работников не возникало недопонимания относительно правил, принятых в организации.

Вместе с тем, при составлении положения о командировках по образцу 2019 года необходимо строго следить за тем, чтобы его содержание не вступало в противоречие с главой 24 ТК РФ.

Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

  • Фамилию, имя и отчество сотрудника
  • Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
  • Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
  • Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
  • Номер и дату приказа о командировке
  • Даты отъезда и возвращения
  • Дату подачи отчета о командировке
  • Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке.
Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки.

Ссылка на основную публикацию