Архивариус: должностные обязанности - Komsindrom.ru

Архивариус: должностные обязанности

Содержание

Должностная инструкция архивариуса

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

  1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
  2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
  3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
  4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
    • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
    • опыт работы с архивами от одного года.
  5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
    • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
    • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
    • система сортировки документов по различным параметрам;
    • нормы приема документов в архив;
    • стандарты хранения документации в архиве;
    • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
    • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
    • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
    • правила проверки корректности документации;
    • сроки проведения основных работ с документами;
    • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
    • порядок списания и ликвидации документов;
    • нормы трудового распорядка и дисциплины.
  6. Архивариус ориентируется на:
    • действующие законы;
    • профильные нормативы;
    • положения данной инструкции;
    • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

  1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
  2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
  3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
  4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
  5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
  6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
  7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
  8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
  9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
  10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
  11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
  12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
  13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
  14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
  15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
  16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

  1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
  2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
  3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
  4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
  5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

  1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
  2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
  3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
  4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

  • Общая часть.
  • Обязанности специалиста.
  • Его трудовые права.
  • Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

  • Особенности должностных взаимоотношений.
  • Условия работы специалиста.
  • Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

  • порядок его приема на работу и увольнения;
  • порядок его временной замены;
  • умения, которыми он должен обладать;
  • квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Читайте также:  Повышение тарифной ставки

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Prom-Nadzor.ru

Вы здесь

Должностная инструкция архивариуса

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностные обязанности архивариуса

Трудовое законодательство постановляет необходимость всех предприятий разных форм собственности содержать деловые бумаги в сохранности в соответствующем состоянии на протяжении разного количества лет, определенного в законодательстве. Нахождение документов в сохранности на предприятии обеспечивает специальный штатный работник – архивист или архивариус. При этом нанимателю необходимо четко знать, а впоследствии закрепить документально в соответствующей инструкции, перечень должностных обязанностей архивариуса.

Нюансы работы архивариуса

Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.

Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.

В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.

Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.

Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии. При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания. Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.

Читайте также:  Запись в трудовую книжку по совместительству

Должностные обязанности работника архива

К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:

  • организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
  • прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
  • принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
  • на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
  • формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
  • формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
  • принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
  • осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
  • контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
  • выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
  • принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.

В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.

Архивариус: должностные обязанности и требования

Работник архива, который несет ответственность за сохранность документов, должен обладать спокойным темпераментом, быть терпеливым, осмотрительным, наблюдательным и аккуратным. Для подобной профессии, в частности, характерны такие черты личности, как дисциплинированность и организованность. Помимо уже обозначенного, архивариус должен:

  • быть ознакомленным с основами делопроизводства;
  • отточить навык регистрации документов;
  • ознакомиться с правилами ведения архива.

Фактически, к данным сотрудникам не предъявляются специфические требования. Архивариусы не контактируют с клиентами, а их активное участие в отношениях между отделами минимально. Ввиду этого к подобным работникам не применяют особые требования касательно внешнего вида и поведения. Основными требованиями при трудоустройстве являются аккуратность и внимательность субъекта, что относится к личным качествам.

Касательно профессиональных характеристик, то трудоустраиваемый субъект должен иметь, как минимум, начальное профессиональное образование. Стаж также не является обязательным в контексте найма архивариуса.

Таким образом, должностные обязанности рассмотренного эксперта связаны с обеспечением сохранности деловых бумаг, оформляемых в компании. Нанимателю следует детально проработать текст должностной инструкции субъекта, а работнику – следовать правилам, зафиксированным в локальном нормативе.

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.
Читайте также:  Как внести изменения в штатное расписание: образец приказа об изменении оклада

Должностная инструкция архивариуса

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности архивариуса

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2019/2020 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Ссылка на основную публикацию