Что будет проверять, и какие документы, Государственная инспекция труда? - Komsindrom.ru

Что будет проверять, и какие документы, Государственная инспекция труда?

Содержание

Готовимся к визиту инспектора — документы для проверки трудовой инспекции

От визитов сотрудников госинспекции труда не застрахована ни одна компания. Чтобы достойно встретить проверяющих, необходимо знать о том, какими проверки бывают, каким образом проходят, что проверяют и каковы права и обязанности работодателя при проведении инспектирования.

В первую очередь, следует подготовить и привести в порядок документы для проверки трудовой инспекции по охране труда. О том, какие именно документы проверяют инспекторы ГИТ, вы сможете узнать из этой статьи.

Общие положения

Основные правила проведения проверок ГИТ расписаны в ТК РФ. В зависимости от того, что проверяет трудовая инспекция и как проводятся проверки, они делятся на несколько типов:

Плановые проходят практически во всех организациях с периодичностью раз в 3 года. Исключения составляют субъекты малого и среднего бизнеса, если они не задействованы в сфере медицины, тепло- и энергоснабжения, энергетики и социальной отрасли.

Внеплановые могут проходить в любой организации. Инициируются они по заявлениям о нарушении трудовых прав от рабочих, правоохранительных органов, СМИ или обычных граждан. Если говорить о том, какие документы запрашивает трудовая инспекция при проверке, то если она внеплановая, проверяются моменты, по которым есть подозрения на несоблюдение норм законодательства.

Документарные обычно проходят на территории инспекции. Необходимые справки запрашиваются уведомлением по почте или по факсу, в течение 10 дней работодатель обязан их предоставить. При этом не осматриваются рабочие места, проверяется только документация.

При выездных инспектор лично посещает предприятие, проверяет соблюдение норм охраны труда, оборудование рабочих мест и необходимые документы.

Предварительные проверки проходят в виде расследования. При них могут быть опрошены сотрудники предприятия, работодатель. Инициируются они тогда, когда есть подозрение на несоблюдение прав трудящихся, но оснований для проведения внеплановой проверки недостаточно.

Что проверяют при плановой и внеплановой проверках?

Основные полномочия ГИТ регламентированы в 57 статье ТК РФ. Там не обозначен конкретный перечень макулатуры, поэтому, чтобы избежать недоразумений, лучше привести в порядок всю документацию, которая как-либо связана с нормами трудового права.

Если вы готовитесь к визиту инспектора, и не знаете, какие документы проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, этот пункт поможет вам разобраться с данным вопросом.

По кадрам

Чаще всего инспектирование начинается с ознакомления с кадровой документацией. Поэтому при возникновении вопроса, какие документы необходимы, в первую очередь следует подготовить именно их.

Основной перечень документов по кадрам:

  1. Бухгалтерские отчеты по зарплате.
  2. Договоры с работниками.
  3. Учредительная документация.
  4. Бумаги по трудовому распорядку.
  5. Штатное расписание.
  6. Табели (по зарплате, по трудовому распорядку).
  7. Больничные листы.
  8. Графики выхода в отпуск работников.
  9. Личные карточки сотрудников.
  10. Трудовые книжки.
  11. Книги учета трудовых книжек.
  12. Специальные положения (об аттестации работников, о выплате премий, о защите личных данных).
  13. Результаты медосмотров сотрудников.

Вся эта документация может не понадобиться, инспектор может провести выборочное инспектирование, однако лучше перестраховаться и подготовиться тщательно.

При подготовке кадровой документации нужно учитывать не только то, какие документы проверяет трудовая инспекция при проведении проверки, но и правильность их заполнения. Несоблюдение постановления Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г. будет являться нарушением.

Внутренняя документация — перечень

К локальным внутренним актам могут относиться положения по зарплате и премиальным, трудовой распорядок, положения о защите личных данных и о коммерческой тайне, коллективные договоры. Кроме того, что все эти документы должны заполняться по определенным формам, в них не должно быть разногласий.

Также следует проверить эти бумаги на наличие разногласий с трудовыми договорами сотрудников. Любые несовпадения могут быть расценены как нарушения.

Графики отпусков

Должны обновляться каждый год и показываться работникам под роспись. Нужно убедиться, что все сотрудники сходили в отпуск согласно графику, и получили отпускные. Если кто-то из сотрудников сходил в отпуск не в свое время, нужно внести соответствующие правки.

Графики отпусков на последующий год должны составляться до 15 декабря, то есть за 2 недели до окончания текущего года.

Документы по зарплате

Согласно ТК РФ работники должны получать заработную плату 2 раза в месяц, если зарплата выплачивается реже – это будет считаться нарушением. Также инспектора обязательно обратят внимание на размер выплат, он не должен быть ниже обозначенных законом минимальных размеров. Все выплаты сотрудникам должны быть зафиксированы: будь то это оплата труда, больничные или премиальные. Форма и размер оплаты в ведомостях не должны разниться с данными, прописанными в договоре.

Также могут проверить документы не только по работающим сотрудникам, но и уже уволенным или ушедшим по собственному желанию, поэтому нужно хранить и данные по расчетам при увольнении работников.

Справки и заявления от работников

Помимо основных кадровых документов, работодателю нужно хранить заявления и справки, полученные от сотрудников. Это могут быть заявления об уходе, о предоставлении очередного и внеочередного отпуска. Также могут потребоваться для проверки: справка о беременности, справка для трудовой инспекции о наличии или отсутствии судимостей.

По составу сотрудников

К таким документам относятся трудовые книжки и личные карточки рабочих. Заполнение и ведение трудовых книжек регламентируется законодательствам. Если нормы нарушены, работодатель может получить штраф.

Личные карточки тоже заполняются по определенной форме (форма № Т-2).

По охране труда

Кроме того, что нужно тщательно подготовить документы, которые проверяет трудовая инспекция по кадрам, следует обратить внимание и на документацию по охране труда. Соблюдение безопасности на рабочем месте – один из главных вопросов, который регулирует ГИТ.

Если задать вопрос, что проверяют при внеплановом формате, самым частым ответом будет – документы, связанные с безопасностью труда. Среди них:

  1. Инструкции. Они составляются по специальным методическим рекомендациям, которые были разработаны Минтруда РФ. Эти инструкции являются обязательными локальными актами. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с данными документами под роспись.
  2. Документы по прохождению работниками обучения по охране труда и соответствующего инструктажа.

Согласно ст.225 ТК РФ все сотрудники и руководители предприятий должны проходить обучение и контроль знаний по охране труда. Для этого Минтруда совместно с Минобразования установили специальный порядок при обучении и контроле знаний.

Проведение всех обучений и инструктажей должно фиксироваться в специальном журнале и подтверждаться подписями инструктируемого и инструктора. Ведение этих журналов, а также других документов, которые подтверждают факт проведения инструктажей, регламентированы законом. Несоблюдение требований по заполнению и ведению данных документов считается нарушением.

Результаты проверок

В случае если все документы для трудовой инспекции имелись в наличии и были правильно заполнены, а также инспектор не усмотрел нарушений по нормам охраны труда, то в результате инспектирования работодателю выдается акт, в котором указано, что нарушений обнаружено не было. К сожалению, такой исход бывает не очень часто.

Если инспектор обнаружил какие-либо несоответствия нормам закона, исход проверки может быть следующим:

  • Выдача предписания о нарушении с указанием сроков устранения;
  • Административный штраф. Выписывается в случае неустранения нарушений по предписанию или вместе с предписанием (в случае, если административное нарушение установлено при проверке);
  • Приостановление деятельности организации. Предписывается по случаю выявления грубых или повторных нарушений норм трудового права;
  • Передача материалов в правоохранительные органы для проведения дальнейшего расследования. Такой исход дела может случиться тогда, когда нарушение выходит за рамки трудового законодательства и «тянет» на уголовную статью.

Исходя из практики, чаще всего добросовестные работодатели получают на руки акт или предписание, при этом устранить нарушения и привести в порядок документы при проверке инспекции будет несложно.

Полезное видео

Заключение

Проверка ГИТ – всегда волнительное мероприятие для работодателя. Так как не существует четкого перечня документов, которые должна проверять инспекция по охране труда, на всякий случай нужно подготовить все бумаги, касающиеся кадровых вопросов.
Если работодатель соблюдает все нормы законодательства, грамотно ведет документацию, тогда проверка инспектора ГИТ не станет неприятной неожиданностью и пройдет в спокойной обстановке.

Читайте также:  Как правильно оформить назначение на должность Генерального директора?

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Привести их полный перечень не представляется возможным, так как при осуществлении надзорных и контрольных мероприятий инспекторы могут потребовать у работодателя предоставления любых документов, относящихся к предмету проверки. Далее отметим лишь основные из них.

Документы по трудовым отношениям

Все кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, можно разделить на два вида:

  • обязательные, наличие которых у работодателей прямо определено трудовым законодательством;
  • факультативные, т.е. носящие рекомендательный характер.

К обязательным документам относят:

  • трудовые договоры;
  • трудовые книжки;
  • штатные расписания;
  • книги учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним);
  • документы, которые устанавливают порядок обработки персональной информации работников, а также их правовой статус в этой области;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • графики отпусков;
  • графики сменности;
  • приказы по личному составу;
  • личные карточки работников;
  • табели учета рабочего времени;
  • медицинские книжки.

Именно эти документы для трудовой инспекции являются основными. Их инспекторы проверяют в первую очередь.

К факультативным документам причисляют:

  • положения о различных структурных подразделениях;
  • положения об аттестации работников;
  • должностные инструкции;
  • положения о персонале и т.д.

Факультативные документы могут проверяться наравне с основными, если они относятся к предмету проверки.

Правила оформления основных документов по трудовым отношениям

Необходимо учитывать, что рано или поздно любого работодателя ожидает проверка трудовой инспекции. Документы для нее необходимо подготовить заблаговременно. Они должны соответствовать всем требованиям законодательных актов.

Трудовые договоры

Содержание договора не должно противоречить положениям ст. 57 Трудового кодекса РФ. В текст обязательно включаются следующие условия:

  • место работы;
  • трудовая функция работника;
  • дата начала работы;
  • условия оплаты труда;
  • режим рабочего времени (времени отдыха);
  • условия, касающиеся обязательного социального страхования работника;
  • другие условия, согласно трудовому законодательству.

Договор составляется в письменной форме и подписывается работником и работодателем (уполномоченным представителем), а также скрепляется печатью (при ее наличии).

График отпусков

Составляется ежегодно, с ним необходимо ознакомить всех работников под роспись. Иногда бывает, что сотрудникам отдых предоставляется не по установленному графику. В таком случае работодатель рискует получить наказание за нарушение трудового законодательства. Приказ об отпуске подписывается не позднее, чем за две недели до начала отпуска, сотрудник должен быть обязательно с ним ознакомлен.

Трудовые книжки

Порядок ведения, а также хранения трудовых книжек установлен соответствующими Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ.

  • Документы, касающиеся выплаты заработной платы
  • Работодателю следует очень внимательно отнестись к вопросу выплаты заработной платы. Она должна выплачиваться работникам своевременно и в полном объеме. Выплаты должны фиксироваться в специальных документах (зарплатных ведомостях, расчетных листках и т.д.). При нарушении размеров и сроков выплат работодатель может быть привлечен к ответственности.

    Документы, связанные с охраной труда

    К ним относятся:

    • инструкции по охране труда;
    • журналы регистрации инструктажа;
    • журналы регистрации несчастных случаев, произошедших на производстве;
    • личные карточки средств защиты;
    • графики медицинских осмотров;
    • положения о порядке выдачи работникам средств защиты;
    • другие документы.

    Перечень таких документов индивидуален для каждого работодателя. Он зависит от специфики деятельности фирмы или частного предпринимателя.
    Инструкции по охране труда должны быть утверждены приказом; работников следует ознакомить с ними под роспись. Для этого можно завести специальный журнал. Ознакомление производится при принятии гражданина на работу либо после утверждения инструкции.

    Таким образом, законодательство наделило Государственную инспекцию труда исключительными полномочиями по проверке разного рода документов работодателей. Однако при этом необходимо помнить, что закон запрещает инспекторам требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки.

    Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке?

    Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, подробно расскажем в этом материале, а также разъясним, как формируется план проверок ГИТ, где с ним ознакомиться и какие полномочия имеются у проверяющих.

    Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции

    Правовые основы проведения проверок Государственной инспекцией труда содержатся в следующих нормативных актах:

    • конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда…» от 11.07.1947 № 81 (далее — Конвенция МОТ);
    • глава 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ);
    • закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон 294-ФЗ);
    • Положение о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — Положение);
    • Административный регламент исполнения ГИТ функции по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент);
    • Методические рекомендации по планированию ГИТ в субъектах РФ мероприятий по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее — Методические рекомендации).

    Что проверяет ГИТ при плановой проверке?

    Надзорная деятельность трудовой инспекции направлена на обнаружение любых нарушений законодательства о труде и привлечение виновных в них лиц к ответственности. Для этого законом как раз и предусмотрена такая форма надзора, как проведение плановых и внеплановых проверок (ст. 356 ТК РФ).

    Методические рекомендации (подп. 2.6 п. 2) выделяют комплексные и тематические плановые проверки ГИТ. Предмет первых — соблюдение трудового законодательства в целом (по основным институтам трудового права). Тематические проверки могут касаться определенного аспекта трудовых отношений, например:

    • их надлежащего оформления;
    • оплаты труда;
    • заключения коллективного договора;
    • рабочего времени и времени отдыха;
    • предоставления гарантий и компенсаций;
    • обеспечения средствами индивидуальной защиты;
    • оформления и расследования несчастных случаев на производстве;
    • соблюдения трудовых прав женщин и т. д.

    На практике в планах в качестве цели проверки указывается «соблюдение законодательства о труде и об охране труда». Предугадать заранее, что именно будет интересовать инспекторов, вряд ли возможно.

    ГИТ также вправе проверять выполнение предписаний об устранении нарушений и проведении мероприятий по их предотвращению, выданных по результатам ранее проведенных проверок.

    Соблюдение работодателем условий локальных нормативных актов (ЛНА), коллективных и трудовых договоров прямо не включено в предмет проверок ГИТ. Но обязанность по их исполнению установлена в ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Поэтому проверки проводятся и в этой части.

    Как узнать, когда будет плановая проверка ГИТ в 2018 году?

    Как узнать, когда будет проверка трудовой инспекции? Сделать это можно 2 способами:

    • Во-первых, трудовые инспекции по субъектам РФ обязаны публиковать планы на официальном сайте в интернете (ч. 5 ст. 9 закона 294-ФЗ). Обычно план размещается в виде файла в формате Excel. Среди прочих сведений указывается и месяц начала проверки. Срок размещения — до 1 декабря года, предшествующего году проверки (п. 40 Регламента).
    • Во-вторых, в срок до 31 декабря каждого года сведения о проверках на будущий год включаются в единый сводный план проверок субъектов предпринимательства (ч. 7 ст. 9 закона 294-ФЗ).

    На сайте Генеральной прокуратуры РФ имеется сервис, позволяющий выяснить наличие запланированных в отношении предприятия проверок (причем не только со стороны ГИТ). Для этого достаточно ввести хотя бы ИНН организации или предпринимателя. В результате будут показаны:

    • проверяющие органы;
    • предмет проверки;
    • месяц начала проверки;
    • срок проверочных мероприятий.

    Конкретную дату начала проверки заранее узнать невозможно. Однако, согласно ч. 12 ст. 9 закона 294-ФЗ, о начале контрольных мероприятий предприятие уведомляется не позднее чем за 3 рабочих дня до начала проведения путем направления копии соответствующего приказа.

    Периодичность планового контроля трудовой инспекции

    Ранее проверки ГИТ проводились не чаще, чем 1 раз в 3 года. С февраля 2017 года при осуществлении надзора в сфере труда применяется риск-ориентированный подход (п. 17 Положения). Планы проверок на 2018 год были сформированы уже с учетом этого подхода.

    Суть подхода в том, что всем организациям и предпринимателям присваивается определенная категория риска. Порядок ее присвоения урегулирован Правилами, утв. постановлением Правительства РФ от 17.08.2016 № 806. В зависимости от категории риска устанавливается частота проверок:

    • высокий — 1 раз в 2 года;
    • значительный — 1 раз в 3 года;
    • средний — 1 раз в 5 лет;
    • умеренный — 1 раз в 6 лет.

    ВАЖНО! Плановые проверки предприятий с низким риском не проводятся. Если категория риска не была присвоена, предприятие считается обладающим низким риском.

    Сведения о компаниях с первыми двумя категориями риска публикуются на официальном сайте Федеральной службы по труду и занятости. Кроме того, любое предприятие может узнать свою категорию риска по письменному запросу в Государственную инспекцию труда. Ответ направляется в течение 15 рабочих дней с момента поступления запроса. Имеется возможность подать заявление об изменении категории риска.

    В отношении предприятий, ведущих деятельность в сферах здравоохранения, электроэнергетики, образования и некоторых других, установлены особые сроки проверок вне зависимости от категории риска (см. ч. 9 ст. 26.1 закона 294-ФЗ; Перечень, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2009 № 944). Их могут проверять даже чаще, чем 1 раз в 2 года.

    Принципы формирования плана проверок ГИТ

    Исчерпывающий перечень оснований для проведения плановых проверок трудовой инспекции установлен в ч. 8 ст. 9 закона 294-ФЗ. Ими являются истечение обозначенных выше сроков со дня:

    • Регистрации организации или предпринимателя.
    • Окончания предыдущей плановой проверки.
    • Начала ведения предприятием определенных видов предпринимательской деятельности.

    В случае проведения безосновательных проверок одновременно наступают следующие последствия:

    • результаты их недействительны;
    • виновные должностные лица подлежат административной ответственности по ст. 19.6.1 КоАП РФ.

    В соответствии со ст. 26.1 закона 294-ФЗ плановые проверки до конца 2018 года не проводятся в отношении субъектов малого бизнеса. Есть 2 исключения:

    1. Компании, для которых установлены особые сроки проверок (о них мы упоминали ранее).
    2. Предприятия, которые по итогам предыдущей плановой проверки, проведенной в течение 3 предшествующих лет, привлекались к административной ответственности за грубые нарушения законодательства либо понесли наказание в форме приостановления/отзыва лицензии, дисквалификации, приостановления деятельности.
    Читайте также:  Как правильно рассчитать оплату в праздничный день?

    Необоснованно включенные в план проверок субъекты малого предпринимательства имеют право подать заявление об исключении из этого плана.

    Отметим, что наличие оснований для плановой проверки еще не означает, что компанию непременно включат в план. И если она не попала в утвержденный план, то включение ее туда в последующем не допускается. Исчерпывающие основания для корректировки плана содержатся в п. 41 Регламента. Касаются они лишь исключения из плана и изменения сведений о проверяемых.

    Полномочия инспекторов при проведении проверок

    Права государственных инспекторов труда закреплены в ст. 357 ТК РФ. Так, в рамках проверки они могут:

    • в любое время суток беспрепятственно посещать территорию любых работодателей (в том числе и физических лиц);
    • запрашивать у работодателей документы, объяснения и иную информацию;
    • отбирать для анализа образцы обрабатываемых и используемых веществ и материалов и т. д.

    Кроме того, на основании ст. 12 Конвенции МОТ инспектора ГИТ могут задавать вопросы непосредственно персоналу предприятия.

    Вместе с тем проверяющие должны неукоснительно соблюдать требования закона (ст. 358 ТК РФ). Работодателю необходимо изучить, какие обязанности и ограничения установлены для инспекторов. В случае нарушений следует обжаловать их действия. Так, пройти на территорию работодателя инспектора могут только при предъявлении служебных удостоверений и приказа о проверке (п. 47 Регламента).

    Ограничения для проверяющих установлены в ст. 15 закона 294-ФЗ. Например, запрещено:

    • проводить проверку в отсутствие руководителя предприятия, предпринимателя, другого должностного лица или уполномоченных ими представителей;
    • запрашивать сведения, не относящиеся к предмету проверки;
    • распространять полученную в ходе проверки информацию, составляющую охраняемую законом тайну;
    • предлагать оплатить контрольные мероприятия;
    • требовать информацию до начала проверки и т. д.

    Безосновательное воспрепятствование проверяющим или уклонение от проверки грозит работодателю штрафами по ч. 1 ст. 19.4 и/или ст. 19.7 КоАП РФ.

    Какие документы может потребовать ГИТ?

    Представители трудовой инспекции вправе требовать от работодателя любые документы, относящиеся к предмету проверки. Среди них:

    1. Устав организации, свидетельства о регистрации и о постановке на учет в налоговой инспекции, положение о филиале и т. д.
    2. Кадровые документы: трудовые и коллективные договоры, трудовые книжки, приказы, штатное расписание, табели учета рабочего времени и др.
    3. Локальные нормативные акты: об оплате труда, о персональных данных, командировках, правилах внутреннего трудового распорядка, об охране труда и т. д.
    4. Бухгалтерские документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы: платежные ведомости, лицевые счета, расчетные листки и т. д.
    5. Журналы инструктажей по технике безопасности, по учету несчастных случаев и пр.

    ВАЖНО! Инспектора не имеют права запрашивать сведения, которые они могут получить в рамках межведомственного взаимодействия: сведения из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЕГРН, данные о состоянии расчетов по страховым взносам и т. д. (п. 8 ст. 15 закона №294-ФЗ, п. 51.1 Регламента).

    Закон не устанавливает ограничений по периоду, за который проводится проверка. Вместе с тем возможно, что срок хранения документов истек и они были уничтожены. Тогда работодатель может не предоставлять эти документы, направив письменные объяснения о причинах их отсутствия. Отметим, что сроки хранения кадровых документов и прочих документов, относящихся к трудовым отношениям, установлены в перечне, утв. приказом Минкульта от 25.08.2010 № 558.

    Плановые контрольные мероприятия ГИТ направлены на выявление, пресечение нарушений трудового законодательства и привлечение виновных к ответственности. Проверка может быть посвящена как общим институтам трудового права, так и специфическим. Узнать заранее, какие документы заинтересуют надзорный орган, невозможно. Работодателю рекомендуется ежегодно знакомиться с планом проведения проверок, чтобы встретить инспекторов во всеоружии.

    Проверки трудовой инспекции: какие документы могут запросить у Работодателя и за какой период?

    Одним из видов проверок, которым могут подвергаться в своей деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели, является проверка трудовой инспекцией. Трудовая инспекция в лице своих государственных инспекторов осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч.1 первая ст. 353 ТК РФ).

    Проверки могут быть плановые и внеплановые, то есть проводится по заранее утвержденному плану или по конкретной жалобе, например работника, и первые и вторые могут быть проведены в форме выездной или документарной.

    Разница между выездной проверкой и документарной состоит в том, что в первом случае инспектор будет исследовать только документы работодателя без выезда к нему, а во втором случае, проверка будет проходить по месту нахождения работодателя. Но в любом случае, трудовая инспекция проводит проверку на основании представленных работодателем документов и письменной информации.

    В своей деятельности инспекции труда руководствуются положениями Трудового кодекса РФ, Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 октября 2012 г. N 354н «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (далее по тексту «Административный регламент № 354н), а также Федеральным законом от 26 декабря 2008г. N 294-ФЗ»О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее по тексту «Закон № 294-ФЗ»).

    О проведении любой проверки работодатель должен быть уведомлен (способ уведомления может быть любым: заказное письмо с уведомлением, нарочный, факс и др.).

    Ему направляется копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки, составляемое по типовой форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141 (ч. 1 ст. 14 Закона N 294-ФЗ, п. 44, п. 67 Административного регламента N 354н). Одновременно с этим документом направляется запрос о предоставлении документов, на основании которых инспекторы будут делать выводы о соблюдении работодателем трудового законодательства.

    Если проверка документарная, то истребуемые документы работодателю необходимо представить в государственную инспекцию труда по месту её нахождения в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Если выездная, то работодатель представляет по месту своего нахождения оригиналы запрашиваемых документов инспектору для ознакомления, а также предоставляет их заверенные копии (ч. 5. ст. 12 Закона N 294-ФЗ, абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ).

    При проведении плановой проверки, трудовая инспекция самостоятельно решает что, в каком объеме и на основании каких документов будет осуществляться надзор.

    Однако инспекторы не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки, нотариального заверения копий представляемых документов, а также изымать оригиналы таких документов (ч. 7 ст. 11, п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 51 Административного регламента N 354н). Отступление от этого правила возможно, тогда, когда проверка проводится по жалобе конкретного работника с просьбой о соблюдении конфиденциальности. В этом случае, инспекторы могут проверить не только документы, которые относятся к данному работнику, но и запросить документацию по другим работникам (тех же должностей, например).

    Обращаем Ваше внимание, что в отличие от иных видов проверок, в отношении проверок трудовой инспекцией законодательство не устанавливает ограничений по временному периоду, за который инспекторы могут проверить документы работодателя.

    Поэтому трудовые инспекторы вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников. Однако, если срок хранения запрашиваемых документов в организации к моменту проведения проверки уже истек, то работодатель вправе такие документы не предоставлять. Для инспектора необходимо будет подготовить письменные пояснения с указанием причин их отсутствия.

    Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению истребуемых документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу. Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах, первый экземпляр которого вручается инспектору труда вместе с документами, а на втором экземпляре инспектор ставит отметку об их получении.

    Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ инспектором направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по части 1 ст. 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае представить их для проведения проверки все же придется.

    Для справки укажем, что сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

    • заявления, не вошедшие в личное дело — 5 лет (п. 665 Перечня);
    • заявления претендентов на замещение вакантных должностей — 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня);
    • заявления лиц, не принятых на работу — 3 года (п. 663 Перечня);
    • заявление о согласии на обработку персональных данных — 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п. 666 Перечня).

    Как следует из п. 1.2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности. Для документов акционерных обществ установлен специальный порядок хранения документов. Он приведен в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс. Хранить документы можно как в организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

    За нарушение архивного законодательства руководителя компании могут привлечь к административной ответственности.

    Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

    Читайте также:  Диплом о профессиональной переподготовке имеет срок действия?

    Рассматриваемый нами порядок предоставления документов, не распространяется на расследования несчастных случаев на производстве (п. 5 ч. 3 ст. 1 Закона N 294-ФЗ). Если поводом к проведению проверки послужило обращение работника о причинении вреда жизни и (или) здоровью граждан и при проведении проверки выявлены нарушения установленного порядка расследования несчастного случая, в том числе факты сокрытия работодателем несчастного случая на производстве, то инспектор вправе самостоятельно провести его расследование в порядке, установленном ст.ст. 229.2, 229.3 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73.

    В этом случае работодатель обязан не только обеспечить доступ на свою территорию проводящих выездную проверку инспекторов и участвующих в ней экспертов, а также предоставить возможность ознакомиться непосредственно с оригиналами документов, которые связаны с целью, задачами и предметом проверки (ч. 5 ст. 12 Закона N 294-ФЗ). Кроме того работодатель обязан по требованию инспектора предоставить копии этих документов, заверенные печатью и подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) или его уполномоченного представителя, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки и они не были предоставлены ранее (абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ). Если предоставить документы в текущий момент не представляется возможным, инспектор вручает работодателю мотивированный запрос с требованием представить эти документы (оригиналы и копии).

    Срок предоставления документов законодательством не регламентирован, поэтому инспектор устанавливается его самостоятельно либо по согласованию с работодателем. Обычно работодателю дается на это несколько дней.

    Если работодатель в установленный срок документы не представит или будет препятствовать проведению проверки (например, не пустит инспектора на свою территорию), то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ч. 1 ст. 19.4 и ст. 19.7 КоАП РФ. В целях составления протокола об административном правонарушении инспектор может направить запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя в служебное помещение органа внутренних дел (полиции) (п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ).

    Какие документы проверяет трудовая инспекция

    Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

    Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

    Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

    Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

    По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

    Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

    • невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
    • установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
    • невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
    • поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
    • жалоба работника на нарушение трудовых прав;
    • запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
    • приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

    Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

    О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

    Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

    Плановая проверка трудовой инспекции

    Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

    Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

    • прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
    • вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
    • работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

    Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

    Проверку государственной инспекции труда в организации можно разделить на 2 направления:

    1. Проверка кадровых документов.
    2. Проверка безопасности выполняемых работ.

    Проверка кадровых документов

    В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

    Кадровые документы, которые будут проверять:

    • учредительные документы;
    • коллективный договор;
    • все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
    • штатное расписание;
    • табели учета рабочего времени;
    • табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
    • табели расчета зарплаты;
    • больничные листы;
    • график отпусков;
    • личные карточки;
    • приказы о назначении на должность;
    • трудовые книжки;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
    • положение об оплате труда и премировании;
    • положение о защите персональных данных.

    Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

    Проверка локальной внутренней документации

    К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

    Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

    Проверка графика отпусков

    Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

    Проверка выплаты зарплаты

    Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

    Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

    В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

    Проверка сведений, связанных с охраной труда

    Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

    При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

    • требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
    • меры безопасности при проведении работ;
    • обеспечении работников средствами защиты;
    • организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

    Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

    Срок проведения проверки

    По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

    Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

    Ссылка на основную публикацию