График отпусков в 1С - Komsindrom.ru

График отпусков в 1С

Содержание

Отпускной график в 1С ЗУП

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Отпускной график в 1С ЗУП

Для составления отпускного графика в Зарплата и управление персоналом пользователю необходимо выполнить следующие манипуляции:

  1. Перейти во вкладку Кадры и выбрать пункт Графики.
  2. Нажать на кнопку Создать и выбрать документ под названием График отпусков.
  3. Графа Организация будет заполнена автоматически. Когда в базе данных имеется 2 или более компании, пользователю нужно выбрать ту, для чьих работников и составляется график (рис. 1).
  4. В графу Дата внести срок фиксации документа в базе данных. Автоматически вносится текущая дата ПК. Она применяется в печатном варианте графика, составленного по форме под номером Т-7.
  5. Таблица заполняется посредством подбора работников по соответствующей кнопке, либо же их добавлением по одному, при помощи пункта Добавить. При необходимости автоматического подбора всех работников компании или определённого подразделения, нужно выбрать пункт Подбор и указать соответствующий тип списка. После этого пользователю нужно зажать комбинацию Ctrl+A (это выделит работников желтой окраской) и нажать на Выбрать (рис. 1). При необходимости более гибкого подбора в меню работников нужно выбрать пункт Ещё и оптимизацию перечня, после чего откроется меню Настройка списка. Во вкладке Отбор необходимо оптимизировать требуемый отбор работников. Также таблицу можно заполнить информацией из внешних файлов: нужно выбрать пункт Загрузить из файла (рис. 1). Выбрав пункт Заполнить пользователь 1С ЗУП внесёт в документ уже составленные отпуска.

В таблице документа приведён перечень отпусков, которые должны быть запланированы (рис. 2):

  • в графе Сотрудник указывается работник (в соответствии с отбором), получающий отпуск и участвующий в составлении документа;
  • в графе Вид отпуска автоматически указываются разновидностями отпусков, предоставляемых сотруднику, права на получение любым работником ежегодного отпуска фиксируются в кадровой документации, каждой разновидности соответствует определённое поле, помимо основного типа на выбор доступны и дополнительные виды отпусков, при условии, что они предусмотрены в кадровой политике компании и заранее были оптимизированы;
  • в графы Начало и Окончание нужно ввести начальный и конечный сроки предоставляемого отпуска, либо же начальную дату и число дней (в соответствующей колонке), в последнем случае срок окончания будет внесён автоматически;
  • графа Количество дней автоматически определяет продолжительность предоставляемого сотруднику отпуска за срок, ограничивающийся сведениями из колонок с начальной и конечной датами;
  • в графе Фактический отпуск показаны фактические сведения о предоставляемом отпуске, представленные ссылками, с её помощью можно оформить отпуск или создать документ, используемый при его оформлении, также пользователь сможет оформить перемещение (после реализации документа) и составить соответствующий акт, используемый при перенесении;
  • в графе Примечание указывается требуемое примечание (при наличии такой необходимости).

Далее при помощи пункта Подписи можно ввести лица, отображаемые в печатном варианте графика по форме под номером Т-7. Заполнение этих пунктов осуществляется автоматически, на основе сведений из справочника под названием Организации (найти его можно во вкладке Ответственные лица, расположенной в разделе Учётная политика и другие настройки). В данном случае при составлении учитывается информация об ответственных лицах компании.

Пункт Контроль остатков отпусков позволяет просмотреть, соответствуют ли планируемые отпуска правам работников, установленных в учёте отпускных остатков (рис.3). При правильном оформлении документа отобразится соответствующее оповещение. Для завершения процедуры нужно выбрать пункт Провести.

На основе отпускного графика пользователь может зафиксировать отпуска работников при помощи документа под названием Отпуск. Они будут соответствовать планируемым требованиям. Сперва нужно выбрать пункт Фактический отпуск (находится в таблице отпускного графика) и нажать на кнопку Оформить. В итоге добавится и отобразится уже реализованный документ, сведения которого можно будет скорректировать (при необходимости). Название пункта в соответствующей графе рассматриваемого документа сменится на Отпуск предоставлен.

Если реализовать созданный документ, он будет вычислен автоматически, а название кнопки в соответствующей графе отпускного графика сменится на Отпуск предоставлен, начисления выполнены. При отмене реализации документа название изменится на Отпуск не проведён. Если пользователь кликнет на появившуюся кнопку о выполнении начислений (либо же об отмене их реализации), исходя их положения документа под названием Отпуск, в соответствующей графе отпускного графика станет доступным документ, на основе которого и выполнялась регистрация планируемого отпуска (рис.4).

Когда в документе под названием График отпусков регистрируется 2 отпуска (главный и дополнительный) с пересекающимися периодами, при помощи пункта Оформить можно добавить документ Отпуск, содержащий как главный, так и дополнительный годовые отпускные периоды.

Перемещение отпуска

Утвердив отпускной график, пользователь может нуждаться в переносе запланированного отпуска по желанию работника, либо по прочим причинам. Подобная манипуляция выполняется посредством соответствующего документа, который находится в разделе с переносом отпускных графиков (необходимо нажать на кнопку Создать и выбрать его).

Также пользователь может выбрать его прямо из строки с предварительно запланированным отпуском, при помощи пункта Оформить перенос в графе Фактический отпуск в рассматриваемом документе (доступ к ссылке открывается только после реализации документа). После выбора этой ссылки создастся и отобразится документ, отвечающий за перемещение отпускного периода.

  • В таблице указывается период переноса необходимого планового отпуска. В процессе переноса он может быть разделён на несколько частей. Обновлённый срок будет зафиксирован в печатной форме. Конечная дата также применяется при составлении печатного варианта заявки, составление которой доступно в случае, если перенос осуществляется по просьбе работника (нужно активировать соответствующий пункт).
  • Пункт Как сотрудник использовал отпуск? Позволяет узнать сведения о применении работником его отпусков, а также их остатков.
  • В графу В связи нужно ввести причину перемещения, которая будет отображена в печатном варианте.
  • Пункт Перенос по инициативе сотрудника активируется только в случае, когда перемещение выполняется по просьбе работника. В итоге из этого документа пользователь сможет составить печатный вариант заявки работника на перенос. В ином случае (при перемещении по требованию работодателя) будет доступен печатный вариант уведомления о перемещении отпускного периода для работника.

После внесения изменений в рассматриваемый документ нужно сохранить их. Это выполняется при помощи пункта Провести. Для составления печатного варианта заявки или уведомления нужно выбрать соответствующий пункт (исходя из того, по какой причине осуществляется перемещение отпускного периода).

Название пункта Оформить перенос в графе Фактический отпуск, расположенной в отпускном графике, в результате регистрации переноса сменится на Отпуск перенесён (вблизи него отобразится срок начала и окончания отпуска). Нажав на этот пункт, пользователь откроет документ о перемещении отпускного периода, используемый в оформлении переноса (рис.6).

Важный момент: перемещение отпуска может быть зарегистрировано прямо в отпускном графике. В таком случае составляется документ под названием Отпуск с изменённым периодом.

Читайте также:  Нужно ли удерживать сумму по исполнительному листу за кредит из больничного пособия?

Составить печатный вариант отпускного графика в соответствии с формой под номером Т-7 пользователь 1С Зарплата сможет посредством выбора кнопки График отпусков (Т-7). Она располагается непосредственно в форме отпускного графика (рис.6). Помимо этого, отпускной график может быть сформирован на основе кадровой отчётности. В данном случае нужно перейти во кладку Кадры, выбрать кадровую отчётность и пункт под названием График отпусков (Т-7).

1С ЗУП график отпусков

Отправить эту статью на мою почту

Порядок предоставления отпусков работникам предприятий в РФ регламентируется трудовым кодексом. Согласно его статьям каждому работнику организации ежегодно должен быть обеспечен оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней, а так же предоставлен дополнительный отпуск, если он предусмотрен специальными условиями работы. Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года организация должна утвердить график отпусков. При его составлении должны приниматься во внимание пожелания работников. Документ должен составляться по форме Т-7 График отпусков. Работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

За нарушение трудового законодательства о труде и об охране труда предусмотрено привлечение к административной ответственности виновных лиц. Помимо этой немаловажной детали график отпусков позволяет решить организационные вопросы, связанные с предоставлением сотрудникам ежегодного отдыха, а именно:

НАСТРОЙКА 1С. ЕСТЬ ЗАДАЧА? БЕСПЛАТНАЯ ОЦЕНКА! Смотреть подробнее →

 Планировать периоды согласно пожеланиям работников не в ущерб интересам компании;

 Не допустить единовременное отсутствие взаимозаменяемых сотрудников;

 Найти замену отдыхающим;

 Подготовить документы и выплатить отпускные;

 Контролировать предоставление запланированных отпусков.

В этой статье мы рассмотрим порядок составления графика отпусков в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1

Документ 1С ЗУП График отпусков

находится в разделе Кадры и доступен по ссылке Графики, переносы отпусков. Для ввода нового документа используется команда Создать.

Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы Т-7, заполняются автоматически, дата при вводе документа, номер — при записи.

Все планируемые отпуска вносятся в табличную часть документа, на каждый вид и каждого сотрудника вводиться отдельная строка. Ввести эти строки можно по одной с помощью команды Добавить или Подобрать список сотрудников, которых планируется отправить в отпуск.

В окне подбора можно изменить Вид списка, например, если надо внести в документ сотрудников одного подразделения, надо установить вид По подразделениям и выбрать всех его сотрудников.

Далее по каждому отпуску надо указать период, число дней посчитается автоматически, либо надо указать дату начала планируемого отпуска и количество дней, и дата окончания рассчитается автоматически.

При заполнении данных в колонке Фактический отпуск появляется ссылка Оформить отпуск. С помощью нее можно создать в базе документ Отпуск, в котором данные будут автоматически заполнены согласно указанным параметрам в строке графика.

Готовый документ 1С ЗУП График отпусков надо провести.

Если на этот период для сотрудника уже оформлен документ Отпуск, то при проведении в этой же колонке появиться ссылка Отпуск предоставлен. После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Для этого в проведенном графике в колонке Фактический отпуск появляется ссылка Оформить перенос с помощью, которой можно создать документ изменения периода ранее запланированного отпуска. Так же перенос можно сделать из журнала документов, но все данные надо будет заполнить вручную. Если документ переноса уже оформлен, то появиться ссылка Отпуск перенесен и отобразится новый плановый период.

Вывод унифицированной печатной формы Т-7 доступен по команде График отпусков (Т-7).

В документе так же есть ссылка Этот документ оформлен правильно? С ее помощью открывается окно Отклонение запланированных отпусков от учетных данных, где по каждому отклонения выводиться сводная информация и доступен отчет по остаткам отпусков.

Получить информацию по всем запланированным отпускам и их переносам можно в отчете 1С ЗУП График отпусков (Т-7).

График отпусков в 1С ЗУП

В конце текущего года работодатели должны составлять график отпусков на будущий календарный период. Он важен как для самого предприятия, так и для его персонала. График отпусков формируется по определенным правилам согласно нормам трудового права. Рассмотрим все нюансы формирования отпусков и расскажем как его можно заполнить в 1С:ЗУП.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

  • работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
  • работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
  • работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
  • работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
  • сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на копроративном портале, если настроить интегацию Битрикс с 1С Зарплатой и управление персоналом

Особенности формирования графика отпусков

Согласно ст. 123 ТК график отпусков следует утвердить не позже, чем за 2 недели до наступления нового года. Законодательством разрешено формирование этого документа и раньше установленного срока.

Внимание! На 2020 г. график отпусков нужно утвердить до 18 декабря 2019 г.

При формировании графика отпусков ориентируются на нормы трудового законодательства, а именно в первую очередь согласовывают время отпуска с сотрудниками, имеющими преимущественное право использования времени отдыха в комфортное для них время.

К таким работникам, например, относятся:

  • многодетные родители, имеющие трех и более детей в возрасте до 12-ти лет (ст. 262.2 ТК);
  • мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
  • внешние совместители. Отпуск им предоставляется в то же время, когда и отпуск по основному месту трудовой деятельности (ст. 286 ТК);
  • несовершеннолетние сотрудники (ст. 267 ТК);
  • почетные доноры России (ФЗ от 20.07.2021 г. № 125-ФЗ);
  • чернобыльцы (Закон от 15.05.1991 г. № 1244-1);
  • жены военнослужащих, планирующих отпускной период одновременно с мужем (ФЗ от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ);
  • один из родителей, имеющих ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК).

С данных сотрудников желательно получить письменные заявления с указанием, в какие даты они хотят оформить отпуск. Заявления будут подтверждать, что работодатель исполнил требование законодательства в части предоставления этим сотрудникам отпуска в удобное для них время. Если в последующем работник пожелает изменить время отпускного периода, целесообразно также получить заявление об изменении дат времени отдыха.

Правила формирования графика отпусков

Для формирования графика отпусков можно использовать унифицированную форму документа Т-7 «График отпусков», утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Кроме того, работодатель имеет право самостоятельно разработать шаблон документа, но в этом случае он должен содержать все графы, обязательные для документа подобного рода. Кроме того, самостоятельно разработанную форму нужно утвердить в локальной документации компании.

Как правило, формированием графика отпусков занимается сотрудник кадровой службы. Руководителю не нужно издавать приказ об утверждении графика отпусков, поскольку в самом документе будет содержаться информация о том, что директор его утверждает. Однако можно издать приказ руководителя о том, что в обязанности руководителей подразделений входит необходимость сбора и представления данных об отпусках их подчиненных для формирования графика отпусков.

Читайте также:  Как правильно приобрести трудовую книжку и вкладыш?

В графике отпусков нужно отразить следующую информацию:

  • список сотрудников. В график нужно включить абсолютно всех работников, с которыми заключены трудовые договоры;
  • количество дней отпуска. В графике указывается то количество дней, на которое имеет право конкретный сотрудник. Специалисты советуют проставлять общее количество дней отпуска, положенных работнику. Для этого нужно просуммировать все дни ежегодного отпуска как на будущий год, так и не отгулянные дни по предыдущим годам. К ним также нужно прибавить дни дополнительного отпуска, если они предоставляются в соответствии с законодательством или локальной документацией работодателя;
  • дата начала отпуска. Специалисты советуют указывать конкретную дату начала отпускного периода. Если в последующем сотрудник решит ее изменить, ему нужно будет подать работодателю соответствующее заявление. Роструд запрещает указывать в графике отпусков только месяц начала отпуска. Если компания сделает это, она нарушит трудовое законодательство;
  • разделение отпуска на части. В графике отпусков можно добавить графу, в которой сотрудник будет расписываться, подтверждая согласие на разделение отпуска на части. Нужно помнить, что согласно ст. 125 ТК хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.

После формирования график отпусков утверждается директором компании или ИП. Если в организации имеется профсоюз, то его мнение (согласно ст. 123 ТК) также необходимо учесть при утверждении документа. После утверждения графика отпусков с ним необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись. В этих целях в документе можно внести дополнительную графу «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или приложить соответствующий лист ознакомления.

Изменение графика отпусков

В график отпусков можно вносить изменения, но только в соответствии с требованиями законодательства. В унифицированной форме Т-7 имеются соответствующие графы для отражения изменений:

  • гр. 7 для указания фактической даты ухода сотрудника в отпуск;
  • гр. 8 для указания документа, на основании которого дата начала отпуска была перенесена (например, заявления);
  • гр. 9 для указания предполагаемой даты отпуска, если она неизвестна (например, если жена в последующем будет находиться в отпуске по беременности и родам);
  • гр. 10 для отражения дополнительных примечаний.

Заполнение графика отпусков в 1С

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. Первый вариант предназначен для целей управления персоналом, а также формирования внутренней отчетности компании. Второй вариант предназначен для оформления документов, утвержденных законодательством и необходимых для представления контролирующим органам на проверку.

Для формирования графика отпусков на следующий календарный год в программе 1С используется документ «Ввод графика отпусков организации«. Его можно сформировать двумя способами:

  • на основании документа «Планирование отпуска«. Для этого нужно выбрать команду «Ввести на основании«, затем выбрать «График отпусков организации«, после этого выбрать конкретную организацию и нажать кнопку «Выполнить«. Программа в автоматическом режиме заполнит документ на основании списка сотрудников, числящихся у работодателя;
  • создать вручную новый документ «Ввод графика отпусков организаций«, затем указать в нем работодателя и нажать кнопку «Заполнить«.

Созданный документ можно редактировать, если необходимо внести какую-либо корректировочную информацию. Кроме того, его можно распечатать для подписи руководителем. Если необходимо сформировать дополнительный график отпусков, нужно создать новый документ и с помощью подбора внести в него конкретных сотрудников компании.

Программа позволяет также формировать отчет по отпускам с использованием различных фильтров. Для его создания нужно зайти во вкладку «График отпусков» и нажать на кнопку «Отчет по отпускам«.

Нюансы заполнения графика отпусков

При заполнении графика отпусков необходимо учитывать следующие моменты:

  • ориентироваться на особенности деятельности компании. Если она имеет сезонность, то в целях получения большей прибыли следует грамотно распределить, когда сотрудники будут уходить в отпуска;
  • если работодателю пришлось отозвать сотрудника из отпуска, этот момент можно отразить в графике отпусков внесением изменения (на основании согласия и приказа на отзыв);
  • в графике отпусков не нужно указывать периоды отпуска без сохранения заработной платы;
  • при проведении проверки сотрудники трудовой инспекции обязательно контролируют наличие и правильность составления графиков отпусков.

Ответственность за графики отпусков

Согласно п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 графики отпусков должны храниться в организации не менее 1 года.

Если у работодателя отсутствует график отпусков, ему грозит штраф на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

  • 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц;
  • 1 000 — 5 000 руб. для ИП;
  • 30 000 — 50 000 руб. для компании.

Если нарушение совершено повторно, ответственность увеличивается:

  • 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года для должностных лиц;
  • 10 000 — 20 000 руб. для ИП;
  • 50 000 — 70 000 руб. для компании.

Формирование графика отпусков — обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрены серьезные штрафные санкции.

Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.

Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.

График отпусков на 2019 год в «1С:Зарплаты и кадры государственного учреждения»

Перед наступлением нового отчетного периода в государственных и муниципальных учреждениях кадровые службы, как правило, озабочены формированием графиков отпусков на следующий год. Компания 1С недавно внесла в свое программное обеспечение некоторые улучшения, связанные с графиками отпусков.

Согласно статьям 114, 122 ТК РФ работникам должны ежегодно предоставляться оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В случае предоставления работникам отпусков «по первому требованию» могут пострадать интересы работодателя. Чтобы дать работникам возможность отдохнуть, а работодатель мог планировать свою деятельность на предстоящий год, необходимо соблюсти баланс интересов всех сторон. Своевременное установление очередности отпусков, составления графика отпусков и является способом удовлетворения интересов как работодателя, так и работников. Об этом прямо говорится и в ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Когда в учреждении большой штат, то сформировать график отпусков удобнее с помощь программного обеспечения, а «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет сделать это наиболее эффективно. А после небольших доработок редакции 3.1 данного продукта компании 1С работа с графиков отпуском теперь выглядит следующим образом.

Шаг 1. Вызов формы документа и заполнение списком работников

Используйте закладку «Кадры» — графики, переносы отпусков:

При необходимости заполнить график всеми сотрудниками организации необходимо по кнопке «Подбор», открыть справочник сотрудники и выделить всех по кнопке «Cntrl A». Или установить соответствующие отборы и потом выделить сотрудников:

Выбранные сотрудники попадут в документ «График отпусков». При подборе в «График отпусков» сотрудника, которому назначено несколько ежегодных отпусков, в таблицу добавится столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику.

Читайте также:  Можно ли заключить договор о возмездном оказании услуг с водителем?

Шаг 2. Определение продолжительности отпусков

Ежегодные отпуска, которые требуется запланировать, перечисляются в таблице. На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. В ней указывается сотрудник, период отпуска и его вид. Количество дней определяется автоматически.

Или при вводе периода отпуска можно указать дату начала и количество дней, тогда дата окончания посчитается атвоматически:

Если при формировании графика отпусков или приказов на отпуск количество дней отпуска не проставляется, то необходимо заполнить графики работы на 2019 год.

Шаг 3. Корректировка графика

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом «Перенос отпуска», который можно ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос»:

Из документа «Перенос отпуска» можно распечатать заявление сотрудника:

Для проверки положенных работнику и введенных им дней отпуска из графика отпусков можно посмотреть отклонения запланированных отпусков от данных по остаткам отпусков в программе. Это можно сделать в левом нижнем углу документа «График отпусков» по кнопке «Контроль остатков отпусков»:

Шаг 4. График по форме Т-7

После ввода всех отпусков в таблицу можно сформировать график отпусков по форме Т-7. Расшифровка подписи руководителя кадровой службы доступна в документе, по умолчанию она заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными.

Есть еще другой способ ввода графика отпусков в программу — это загрузка из файлов. В этом случае график отпусков можно заполнить, загрузив данные из файлов Excel по кнопке «Загрузить из файла». По кнопке «Заполнить» график отпусков заполняется занесенными приказами на отпуск в программе.

Загрузка графика отпусков может потребоваться, например, когда графики отпусков заполняются руководителями подразделения. Для этого нужно выслать шаблоны файлов для заполнения ответственным, а потом их просто загружать в систему, уже не набивая данные заново.

Заполнить данными из файла по кнопке «Загрузить из файла» можно двумя способами:

  • Заполнить таблицу непосредственно в программе
  • Загрузить из внешнего файла по шаблону

Вариант заполнения таблицы:

Здесь необходимо вручную внести необходимые данные в соответствующие поля, затем сопоставить данные при необходимости и дальше нажать кнопку «Загрузить данные»:

Вариант загрузки из внешнего файла рекомендуем делать следующим образом:

1. Сначала «Сохранить бланк для заполнения» (действие 1)

По этой команде произойдет сохранение шаблона файла Excel из программы на локальный диск. После этого необходимо заполнить файлик необходимыми данными.

2. Затем «Загрузить таблицу из файла» (действие 2).

Необходимо выбрать файл с уже заполненными данными, они автоматически попадут в график отпусков.

Формирование графика отпуском в «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения» позволяет использовать уже сформированную базу данных, что экономит время кадровых служб. А возможности корректировки графика и обмена информацией об отпусках работников дает возможность руководству принимать оптимальные управленческие решения.

Составляем график отпусков на 2019 год

Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Порядок составления графика отпусков

Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.

График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
  • при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Создание документа «График отпусков»

График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).

В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».

Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

  • в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
  • в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
  • в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
  • в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
  • в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Создание документа «Перенос отпуска»

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

  • в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
  • по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
  • в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
  • флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию