Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации? - Komsindrom.ru

Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации?

Содержание

Учет исполнителей по договорам ГПХ

В организации большой объем исполнителей (физ.лиц), оказывающих услуги по договорам ГПХ. До недавнего времени информацию по данным физ.лицам в программу 1С вносила бухгалтерия и договоры ГПХ (с копиями документов физ.лиц) хранились также в бухгалтерии.

В настоящее время новое руководство хочет поручить эту работу отделу кадров — настаивая, что информацию по физ.лицам в 1С должны вносить кадры и храниться копии документов физ.лиц (копии паспортов, СНИЛС, и т.д.) также должны в отделе кадров.

Возникает вопрос — какое отношение физ.лица по договорам ГПХ имеют к отделу кадров, если кадры занимаются «работниками», т.е. теми, кто в трудовых отношениях с организацией! И как отдел кадров может хранить копии документов физ.лиц, которые не являются сотрудниками «работниками» и не состоят с организацией в трудовых отношениях? Если даже копии документов «работников», с недавнего времени, в кадрах хранить нельзя!

Помогите разрешить данную ситуацию: кто в организации (какой отдел) должен вносить информацию по физ.лицам в 1С?

И где должны храниться (и имеем ли право мы их хранить?) копии документов физ.лиц, оказывающих услуги по договорам ГПХ?

Спасибо всем ответившим! Хочу ещё уточнить, согласно Регламенту по документообороту в учреждении подготовкой договоров ГПХ занимаются юристы, а хранятся договоры ГПХ в бухгалтерии. Мне так и не понятно, являются ли договоры ГПХ первичными финансовыми документами. мнения юристов разошлись… И возможно ли хранение копий личных документов исполнителей по договорам ГПХ в отделе кадров?

Ответы юристов ( 3 )

  • 7,4 рейтинг
  • 698 отзывов

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций

ГПХ договора представляют под собой договор о выполнении внештатно без вступления в трудовые отношения обязательств.Исходя из чего по данным обязательствам учет тоже должна вести бухгалтерия.

В соот. с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.

Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.

Исходя из чего вносить информацию по данным договорам в 1С и хранить данные договора должна бухгалтерия.

.являются ли договоры ГПХ первичными финансовыми документами

В соот. со ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Каждый факт хозяйственной деятельности оформляется первичными документами

При том, хозяйственной деятельностью признается любой акт действие или событие в хозяйственной деятельности экономического субъекта, включающее в себя хозяйственные операции, изменяющее состав его активов, пассивов или финансовых результатов.

По договорам ГПХ проходит оплата, т.е. операции с денежными средствами, которые изменяют состав активов, пассивов предприятия.

В связи с чем договора ГПХ являются первичными документами и подлежат хранению в бухгалтерии.

  • 8,0 рейтинг
  • 269 отзывов

Максим, доброго дня! ответа на вопрос о том, в каком отделе должна храниться документация по договорам ГПХ в законе нет. Этот вопрос решается изданием локального- нормативного акта работодателя- либо отдельного приказа либо положения о документообороте. Данным ЛНА и устанавливается место хранения. Логичным выглядит мотивировка о необходимости хранения этих документов в том отделе, который ими пользуется. Кадры в случаях с договорами ГПХ ничего не оформляют, а вот бухгалтерия использует сами договоры, сметы к ним, акты выполненных работ и данные по исполнителю (фио, паспортные данные) как при оформлении отчетности. Эти документы в соответствии со ст. 9 ФЗ «Оо бухучете» являются первичными финасовыми документами, отражающими факты хозяйственной деятельности, на основании этих же документов — бухгалтерия провоит оплату исполнителям. Также на основании этих же документов бухгалтерия исчисляет и оплачиват в ПФР и ФСС взносы по этим исполнителям. Учитывая это, очевидно, что целесообразней указанные документы хранить именно в бухгалтерии.

Но вопрос еще ограничивается и тем, что паспортные данные/снилс/фио работника/его контактная информация — все это его персональные данные. И допуск к этим документам должен быть предоставлен только на основании положений ФЗ «О защите персональных данных»- ст. 6.

  • 8,4 рейтинг
  • 1190 отзывов

Максим, добрый день!

то в организации (какой отдел) должен вносить информацию по физ.лицам в 1С?

В этом вопросе нужно руководствоваться трудовыми договорами и/или должностными инструкциями, содержащими должностные обязанности работников. У работников бухгалтерии или отдела кадров должны быть в трудовом договоре (должностной инструкции) прописаны указанные обязанности по обработке договоров ГПХ.

Согласно ст. 60 ТК РФ

Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если трудовой договор (должностная инструкция) работников отдела кадров не содержит обязанности по обработке договоров ГПХ, то, соответственно, они не выполняют такую обязанность.

Другое дело, что работодатель может внести изменения в трудовой договор в порядке ст. 74 ТК РФ, т.е. самостоятельно. При этом обязательно изменение организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). Должностную функцию работника в соответствии со ст. 74 ТК РФ работодатель изменить самостоятельно не может. Но поскольку в трудовой договор (должностную инструкцию) только вводится дополнение в виде обработки договоров ГПХ и никаким образом более должностные обязанности работника отдела кадров не изменяются, то считаю, то изменения трудовой функции здесь нет.

Также возможно в данном случае применить ст. 60.2 ТК РФ «Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором». Но работодатель обязан получить письменное согласие для выполнения работником дополнительной работы и оплачивать ее.

И где должны храниться (и имеем ли право мы их хранить?) копии документов физ.лиц, оказывающих услуги по договорам ГПХ?

Договоры и копии документов физ лиц не являются первичными документами, поскольку они не отражают факт хозяйственной жизни. Хранятся договоры и документы в месте, указанном в приказе директора организации.

Кадровая служба или нет кто в организации принимает по гражданско правовому договору

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Для несовершеннолетнего работника, который трудится только на одном предприятии, такое предприятие является основным местом работы Поэтому работодатель обязан вести трудовую книжку этого работника.

Гражданско-правовой договор со штатным работником

Какое подразделение в компании должно составлять и согласовывать текст Договора ГПХ и отслеживать оплату по Акту выполненных работ? Где или в какой службе в компании должны храниться Договоры ГПХ и какой срок их хранения?

Должна ли кадровая служба иметь отношение к Договорам ГПХ? Ответ Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ст.

Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые ст. Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст. Сторонами трудового договора являются, работник и работодатель, гражданско-правовой договор заключается между заказчиком и исполнителем подрядчиком , при этом исполнитель самостоятельно определяет способы выполнения задания заказчика, так как правила трудового распорядка на него не распространяются.

Статьей ГК РФ установлено, что гражданско-правовой договор между юридическим лицом и гражданином заключается в письменной форме. При этом условия выполнения работ оказания услуг определяются сторонами самостоятельно.

Согласно п. Исключением является оплата труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями. Таким образом, заключение гражданско-правового договора регулируется Гражданским кодексом РФ, следовательно, такие договоры не относятся к кадровому делопроизводству.

И на практике заключением такого договора, как правило, занимается юридический отдел. Также отметим, что бухгалтерия организации, производит оплату вознаграждения работникам, не состоящим в штате организации-налогоплательщика, на основании заключенного договора гражданско-правового характера, а также акта выполненных работ.

Следовательно, отдел бухгалтерии также заинтересованы в хранении данного договора. Вместе с тем, каждая организация вправе разработать порядок ведения документооборота, прописав его, например, в Положении по делопроизводству.

В данном положении можно четко прописать, кто ведет и какие документы, кто и где их хранит, а также ответственных за хранение.

Таким образом, можно сказать, что порядок документооборота каждая организация разрабатывает самостоятельно. При этом, по нашему мнению, так как гражданско-правовые договоры не относятся к кадровому делопроизводству, то составлять текст договора ГПХ, отслеживать его оплату, а также хранить оригиналы данных договоров должны ответственные работники юридического отдела если в организации хранение оригиналов действующих договоров не возложено на бухгалтерию , а копии данных договоров должны храниться в бухгалтерии.

Что касается срока хранения. Сроки, в течение которых нужно хранить документы, образующиеся в процессе деятельности, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г.

Согласно ст. При этом в Перечне отдельно поименованы договоры подряда с юридическими лицами статья , тогда как аналогичные договоры с физическими лицами не упоминаются.

С учетом изложенного, на наш взгляд, договоры подряда, должны храниться по правилам ст. Подробности в материалах Системы: Как заключить гражданско-правовой договор на выполнение работ оказание услуг с гражданином Случаи заключения гражданско-правового договора Организация может заключить с гражданином как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг.

Гражданско-правовые договоры заключаются на выполнение разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору. Это, например, ремонт офиса, компьютеризация отдела, перевод иностранной документации и т.

Такие договоры регулируются гражданским законодательством. Их нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию ст.

Читайте также:  На основании чего действует исполняющий обязанности генерального директора?

Виды гражданско-правовых договоров.

Можно оформить по договору гпд на штатную единицу

Рассмотрим ситуацию, когда гражданско-правовой договор заключен в декабре года, а срок окончания действия договора приходится на январь года. Вознаграждения по гражданско-правовому договору начисляют на основании подписанного акта выполненных работ предоставленных услуг. В случае если акт выполненных работ предоставленных услуг закрыт в январе года, вся сумма вознаграждения за выполненные работы предоставленные услуги начисляется в этом месяце и соответственно облагается по новым правилам, действующим с При начислении в январе года вознаграждения по гражданско-правовому договору, срок выполнения работ предоставления услуг по которому превышает один календарный месяц, для целей сравнения с максимальной величиной дохода, с которого взимается ЕСВ, вознаграждение необходимо разделить на количество месяцев, за которые оно начислено ч. Отметим, что логичнее было бы распределять вознаграждение по месяцам, на которые приходится выполнение работ предоставление услуг , пропорционально календарным дням. Однако соответствующих разъяснений Пенсионного фонда пока нет.

Как отличают трудовой договор от гражданско-правового и чем грозит переквалификация

Несмотря на наличие формального сходства, суть трудового и гражданско-правовых договоров значительно отличается см. Таблица Свернуть Показать Неправильный договор Как видно из вышеуказанной таблицы, при заключении гражданско-правового договора объем обязательств по отношению к исполнителю у предпринимателя значительно меньше. Не нужно обустраивать рабочее место, включать сотрудника в штат, оформлять дополнительные документы, а также предоставлять многочисленные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. На практике этим пользуются и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Однако часто проверяющие органы не признают заключенные договоры гражданско-правовыми. Недопущению подобной подмены посвящена статья 11 ТК РФ, предусматривающая, что если в судебном порядке будет установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства.

Гражданско-правовой договор со штатным работником «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», , N 6 Гражданско-правовой договор со штатным работником Многие работники кадровых служб на вопрос, можно ли заключить договор гражданско-правового характера с работником, состоящим в штате организации, ответят, что нельзя. Данная точка зрения прослеживается и на некоторых специализированных форумах, где обсуждаются различные аспекты трудовых отношений. Однако не будем торопиться с окончательным ответом и рассмотрим ситуацию со всех сторон. Все-таки можно? Начнем с того, что гражданско-правовой договор может быть заключен в отношении любой деятельности, которую может выполнять работник, в том числе состоящий в штате организации. Заключение подобного договора со штатным сотрудником возможно при острой необходимости выполнения какой-либо работы, предусматривающей достижение определенного результата.

В данной конфигурации реализован такой функционал учета кадров: Для регламентированного учета реализовано ведение трудовых договоров, учета отпусков и командировок и тд.. Кадровый учет является важным элементом для расчета заработной платы.

Прием на работу в 1С:Підприємство ЗУП / УПП 8.3. Пошаговая инструкция.

Какое подразделение в компании должно составлять и согласовывать текст Договора ГПХ и отслеживать оплату по Акту выполненных работ? Где или в какой службе в компании должны храниться Договоры ГПХ и какой срок их хранения? Должна ли кадровая служба иметь отношение к Договорам ГПХ? Ответ Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ст. Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые ст.

Можно ли оформить гражданско-правовой договор со сторожем?

Гражданско-правовой договор или трудовые отношения, как это доказать Удастся ли работнику доказать трудовые отношения, если в штатном нет должности по его работе? Договор ГПХ и трудовой договор: Все о работе по гражданско-правовому договору Какие условия нельзя включать в гражданский договор? Москве от 25 декабря г. Поэтому рекомендуем вам не указывать:

Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации?

Форма договора. Содержание договора. Гражданско-правовые договоры, связанные с трудом, занимают прочное место в деятельности различных хозяйствующих субъектов. Принято считать, что работодатели достаточно часто идут на заключение гражданско-правовых договоров в целях ухода от предоставления работникам установленных законом гарантий и компенсаций, снижения размеров платежей в бюджет, социальные фонды и т.

Договор ГПХ и трудовой договор: в чем разница?

Согласно п. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Принят Государственной Думой 7 июля года Одобрен Советом Федерации 15 июля года Настоящим Федеральным законом в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Федеральным законом от 27 мая года N ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» далее — Федеральный закон «О системе государственной службы Российской Федерации» устанавливаются правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации. Глава 1. Общие положения Статья 1. Основные термины Для целей настоящего Федерального закона применяемые термины означают:

В процессе осуществления своей финансово-хозяйственной деятельности организации и физические лица используют труд наемных работников и каждый работодатель должен решить вопрос, каким образом будет производиться найм персонала. У работодателя есть два варианта оформления трудовых отношений:

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Облажение выплат по договорам гражданско-правового характера

Договор ГПХ как мина замедленного действия (и как на ней не подорваться)

Наиболее частой проблемой с точки зрения оформления отношений с сотрудниками для малого и среднего бизнеса является неверное оформление трудового договора или договора ГПХ. И даже кризис не отрезвил компании и не заставил относиться к документации предельно внимательно.

При этом очевидно, когда отношения и так уже напряжены с инвесторами из-за падения прибыли, с сотрудниками из-за урезания расходов на персонал, с поставщиками из-за неплатежей и налоговыми органами по понятным причинам, совершенно не хочется быть втянутым в очередной конфликт, который перерастет в судебный процесс.

Мало того, что вы в итоге заплатите компенсацию сотруднику, который обнаружил, что в его договоре ГПХ есть все признаки трудового, так еще он тут же вспомнит о всех больничных, отпусках, медицинских страховках, дополнительных отгулах и выплатах. И вы окажетесь и без сотрудника, и без некоторой суммы денег, зато с головной болью.

Тем не менее, работодатели из малого и среднего бизнеса, в том числе и представительства известных иностранных компаний, не уделяют должного внимания этому вопросу, считая, что с сотрудниками «и так хорошие отношения», и те никогда не пойдут жаловаться в Трудовую инспекцию.

А, тем временем, сотрудники так не думают.

Сегодня у вас хорошие отношения, а завтра вы поругались «насмерть». После чего сотрудник начнет действовать «без объявления войны». И если с его точки зрения вы ущемили его в правах и финансах, то разбирательства вам гарантированы.

Что сделает умный и рассерженный сотрудник? Он напишет заявления сразу и в Трудовую инспекцию, и в Прокуратуру. А последняя не преминет направить к вам всех, кого только можно: трудовую инспекцию (не только по данному факту нарушения, а вообще), пожарную инспекцию и СЭС, налоговую (куда ж без нее) и даже Роскомнадзор с вопросом о том, как у вас хранятся персональные данные. И вот в результате локальный конфликт с сотрудником перерос в уже действительно реальные проблемы, которые могут серьезно навредить вашему бизнесу.

Формально вас должны предупредить о внеплановой проверке (а по заявлению будет именно такая) за 24 часа до ее начала. Этого времени вам почти гарантированно не хватит, чтобы устранить все недостатки в ваших документах. Это значит, что у вас что-нибудь, да найдут.

В реальности будет еще хуже, потому что предупреждать вас никто не будет, «если уведомление о проверке может нанести ущерб эффективности контроля и позволит скрыть факт нарушения». Что означает: найдут все, что у вас накопилось.

Чем это для вас закончится? Во-первых, штраф до 100 000 рублей. А во-вторых, если у вас найдут нарушения в охране труда, то вам может грозить и приостановление деятельности компании до 90 суток. В условиях кризиса это может автоматически ее разорить.

Не забываем про личную ответственность генерального директора, хотя главы компаний обычно думают, что ответственность за корректное составление документов лежит на исполнителе. То есть на кадровике или бухгалтере. Тем не менее, договор (трудовой или ГПХ) подписывает именно директор, и он же несет ответственность за содержание этого документа. И если он – иностранец, то по российскому законодательству за 2 административных нарушения его могут выдворить из страны (суд на такое идет редко) либо запретить въезд в Россию (а вот это легко). И вот ваш генеральный директор уехал в отпуск или к себе родину навестить родных – и не смог вернуться. Добро пожаловать в новый дивный мир.

Смогут ли найти проверки, которые вам в качестве подарка преподнесет прокуратура, состав на 2 административных правонарушения? Хороший вопрос. А ведь все началось с неправильно оформленного договора ГПХ у рядового сотрудника.

Меж тем, многие руководители не владеют в должной степени знаниями в области трудового и гражданского законодательства или не имеют возможности постоянно отслеживать изменения в этой сфере. Подписывая договор ГПХ, составленный кадровиком (квалификацию которому никто не повышал и на обучение минимум раз в полгода никто не отправлял), директор далеко не всегда может оценить насколько корректно он составлен.

В чем здесь подвох? Договор ГПХ относится к гражданскому праву. Гражданин, оказывающий услуги по такому договору, не защищен трудовым законодательством, не имеет права на оплату больничного, отпуск и на прочие полезные вещи. Однако, если такой договор будет признан трудовым (т.е. будет содержать признаки трудового договора: например, периодически выполняемые обязанности или регулярную оплату), то гражданин автоматически признается сотрудником компании. И, как уже упоминалось ранее, признаются его права на отпуск, компенсации и тому подобное с момента возникновения трудовых отношений. Мало того, теперь не получится быстро и просто расстаться с таким сотрудником, потому, что придется соблюдать все процедуры согласно трудовому кодексу, как при увольнении штатного сотрудника.

Поэтому давайте рассмотрим, что должно быть в договоре ГПХ, чтобы он внезапно не оказался трудовым (или как минимум свести риск этого к минимуму).

Анализ арбитражной практики показывает, что необходимо соблюсти следующие требования:

  • Должен быть заключен на определенный срок. Не допускается неоднократное в течение длительного времени заключение договоров ГПХ с одним и тем же лицом на выполнение одних и тех же работ (трудовой функции).
  • Должна быть четко определена и описана работа, которая должна быть выполнена и результат, который должен быть получен, а не описание трудовой функции, то есть набора обязанностей, которые необходимо выполнять. То есть не просто «консультирование», а «подготовка консультации по сокращению численности сотрудников отдела технической поддержки ООО «Первый снег». Или «проведение инвентаризации имущества отдела по работе с персоналом ООО «Мастер»
  • Исключено указание должности, профессии, специальности конкретного вида поручаемой работы.
  • Определена полная сумма договора за весь срок его действия. Не допускаются формулировки в духе «35 000 руб. ежемесячно» или «тарифная ставка 2000 руб./час».
  • Исключено определение регулярности оплаты: например, 5-го и 20-го числа каждого месяца
  • Не допускается описывать в договоре условия об обеспечении условий труда или соблюдении правил внутреннего трудового распорядка

Соответственно, при соблюдении этих требований, вероятность того, что трудовая инспекция «зацепится» за этот договор, сведется к минимальной величине.

Однако, вернемся к теме проверок – ведь если вы думаете, что они вас не настигнут, если не будет жалоб сотрудников – то заблуждаетесь. К вам в любом случае придут в плановом режиме. Из хорошего: о такой проверке госорган должен уведомить за 3 дня. Из плохого: как показывает практика, этого времени не хватит, чтобы восстановить документы и нормально подготовиться.

Причем часть документов еще и не удастся восстановить из-за увольнения подписантов, полномочных подписывать кадровые документы за определенный период, потери данных и т.д. Вишенкой на торте будет стандартная ситуация, когда у вас сменится кадровик, не передав дела новому сотруднику отдела кадров, и в результате тот ничего не знает о предыдущих трех годах существования компании.

Читайте также:  Как оформить переименование подразделений?

Итог — часть документов (трудовые договоры, трудовые книжки, журналы регистрации, расчетные ведомости, табели и т.д.) отсутствует или оформлена с ошибками. И тут, как обычно некстати, пришла проверка. Чем это заканчивается – см. выше.

Очевидно, что работодатель обязан заблаговременно себя обезопасить и держать документацию в порядке на постоянной основе. Потому что, когда внезапно придет проверка, «спасать отечество» будет уже поздно.

Что обязательно должно быть в порядке, если не хотите, чтобы проверяющие застали вас врасплох (обязательный минимум):

1. В наличии должен быть минимум локальных нормативных актов (ЛНА):

  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Положение об оплате труда и премировании
  • Положение о защите персональных данных (и форма согласия на обработку персональных данных)
  • Положение о коммерческой тайне (если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну)
  • Положение о служебных командировках

2. Журналы ознакомления с ЛНА. Работодатель обязан ознакомить потенциального работника со всеми действующими в компании ЛНА до приема на работу.

3. Инструкции по охране труда, журналы ознакомления с ними и журналы по проведению мероприятий по охране труда

4. Журналы учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также регистрации трудовых книжек.

5. Трудовые договора и дополнительные соглашения к ним, фиксирующие изменения (например, изменение оклада, перевод на другую должность, изменение адреса офиса, т.е. места работы)

6. Должностные инструкции

7. Личные карточки работников

8. Трудовые книжки

9. Приказы о приеме, переводе, отпусках, командировках и т.п.

10. Штатные расписание и приказы об их утверждении, внесении изменений

11. График отпусков и приказ о его утверждении

12. Табели учета рабочего времени

13. Расчетные ведомости

14. Документы должны быть оформлены (составлены должным образом), подписаны работодателем и работником (где это требуется), подшиты в папки согласно требованиям Федеральной архивной службы

15. Не забывайте также об обязанности работодателя по ведению воинского учета

Как видите, список документов достаточно внушительный, и как показывает наша практика, в компаниях регулярно про что-нибудь из выше перечисленного да забывают. После чего на проверках всплывают «сюрпризы» и соответствующие последствия.

Поэтому, исходя из выше сказанного, логично будет снять с себя эту головную боль и передать ведение кадрового делопроизводства и расчет заработной платы (вместе со всеми сопутствующими рисками) на аутсорсинг.

То есть обратиться к нам, в компанию Интеркомп(лидер среди аутсорсинговых компаний в России согласно рэнкингу РА Эксперт) и воспользоваться услугой Intercomp Direct.

И вот вам 5 причин, почему имеет смысл это сделать:

  1. Вы переносите на нас ответственность за корректность составления документов. При этом наша ответственность перед вами будет застрахована (максимальная сумма компенсации — 180 миллионов рублей).
  2. Контакты с госорганами по вопросам сдачи обязательной отчетности мы берем на се6я. Мы сопровождаем проверки и всегда поможем вернуть их в законное русло. При необходимости оспорим результаты некорректно проведенных проверок.
  3. Мы постоянно проводим мониторинг законодательства, регулярно проводим не только оценку и обучение персонала, но и внутренние кадровые аудиты. А сам процесс обслуживания построен по стандартам ISO 9000, ISO 27001 и SSAE16. Это значит дополнительные 3 внешних аудита в год. Мы реально работаем над собой и держим высокий уровень.
  4. Интеркомп Директ стоит дешевле, чем штатный сотрудник бухгалтерии или кадров. Напишите мне на почту, и я предоставлю вам соответствующие расчеты.
  5. У вас появится время для обучения и повышения квалификации. А рутину мы возьмем на себя.

Более подробно об Intercomp Direct вы можете узнать здесь, а я со своей стороны вам желаю внимательного отношения к своим документам, и тогда вам никакие проверки не будут страшны!

Сколько хранятся гражданско правовые договора с физическими лицами

Российская действительность такова, что гражданско-правовые договоры (ГПД) с физлицами зачастую заключаются не столько с целью урегулирования возникающих отношений и обязательств, сколько ради обхода законов.

Так, документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с органи-зацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных до-кументов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться данным субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз.
Договор ГПХ, заключаемый с иностранным гражданином, по своему оформлению и структуре не отличается от аналогичного вида договоров, регулирующих взаимодействие между заказчиком и исполнителем — гражданином РФ. Следует избегать терминологии и формулировок, свойственных трудовому договору (работник, заработная плата и т. О правилах оформления иностранцев на работу читайте в статье Как правильно оформить прием иностранца на работу?

Какой срок хранения договоров ГПХ?

Договор ГПХ должен содержать все существенные условия, установленные законодателем для конкретного вида договоров. В противном случае он будет считаться незаключенным — а это значит, что все права и обязанности его сторон будут аннулированы.

Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже.
При найме нового работника, работодатель обязан оформить отношения документально. Кроме трудового может оформляться договор, обладающий гражданско-правовым характером.

Заказчики практикует ГПД вместо заключения трудового договора, что позволяет уменьшить размеры платежей в бюджет и не возлагать на себя обязанностей работодателя. Наличие в таких договорах подряда и возмездного оказания услуг скрытого смысла автоматически порождает риски недействительности сделки, предъявления налоговым органом претензий, признания отношений трудовыми или со стороны гражданина – предпринимательскими, а также привлечения к административной ответственности за выявленные нарушения.
На согласование в ДРС поступил проект приказа Минюста «Об утверждении Изменений в Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения».

По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (уплатить цену работы). Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику. Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации? Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые (ст. 56 ТК РФ), так и гражданско-правовые договоры. Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст.

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно.

Срок договора ГПХ с физическим лицом

Если Ваша компания постоянно взаимодействует со сторонними предприятиями, рекомендуется хранение договоров в электронном архиве. Ведь именно здесь фиксируются все бумаги, подписанные руководителем. После регистрации договоров сотрудник канцелярии может разнести их копии по отделам, которым поручено исполнение. Если же фирма не столь велика и ответственного делопроизводителя в ней нет, хранение договоров обычно поручают юридическому отделу, а копии предоставляют в бухгалтерию.
Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Каковы особенности договоров гражданско-правового вида, подписываемых с физлицами? Что нужно знать Нередко хозяйствующему субъекту может понадобиться выполнение определенных услуг частным лицом. При этом работа носит разовый характер и оформление стандартного трудового договора с введением штатной единицы нецелесообразно.

При копировании материалов из раздела «Статьи», для интернет-изданий — обязательна прямая открытая для поисковых систем гиперссылка. Ссылка должна быть размещена вне зависимости от полного или частичного использования материалов. Гиперссылка (для интернет-изданий) — должна быть размещена в подзаголовке или в первом абзаце материала.

Гражданское законодательство позволяет физлицам заключать любого рода договоры, которые не требуют наличия специальной правосубъектности (статус ИП или юрлица, лицензия, сертификация, СРО и пр.). Такие договоры могут иметь устную или письменную форму – в зависимости от цены сделки и ее вида. Они заключаются физлицами как с юридическими лицами или ИП, так и другими гражданами.

Целесообразно разграничить виды договоров подряда и оказания услуг между собой, поскольку их часто путают. Их основные различия приведены в таблице ниже.
Договор ГПХ является одним из оснований для возникновения, изменения, прекращения гражданско-правовых обязательств. В статье далее читатель найдет информацию о том, что представляет собой такой договор, кто может его заключить, какие сведения должны быть включены в текст. Также в ней мы предложим ознакомиться с примерным образцом его составления.

К таким аспектам относятся: При составлении гражданско-правового договора необходимо четко указывать объем работ/услугу и срок их исполнения, а также размер вознаграждения, регламент разрешения спорных вопросов, основания для расторжения договоренностей. Подборка наиболее важных документов по запросу Договор подряда с иностранцем (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Гражданско-правовой договор с физическим лицом на выполнение работ или оказание услуг заключается, когда исполнителем является обычный гражданин, не имеющий статуса ИП, и при этом не идет речь об отношениях работодателя и работника.

Документы, необходимые для заключения договора ГПХ Для корректного оформления трудовых отношений работник должен предъявить работодателю пакет обязательных документов, перечисленных в ст.57 ТК РФ.

Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период. Вот почему любой из договоров с юридическим или физическим лицом — это важнейшая бумага, которую нельзя хранить «где придётся», перекладывая из папки в папку, а тем более — выбрасывать.

Каковы нюансы соглашения ГПХ с физическим лицом? Взаимоотношения, касающиеся трудовой деятельности, могут базироваться не только на законодательстве трудовом, но и на гражданско-правовом. По ГК РФ предусматривается ряд договоров, имеющих место при определенных типах деятельности.

Примеры сроков хранения по видам договоров Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

То же самое касается и расторжения трудовых отношений — информация об этом сразу должна быть передана миграционщикам, как и уведомление об изменении срока пребывания иностранца. Стоит отметить: когда мигрант работает у физического лица, он не обязан предоставлять в ФМС копию трудового или гражданско-правового договора. Достаточно того, что сам работодатель уведомит это ведомство об их наличии. Чтобы избежать двусмысленности и претензий со стороны налоговой инспекции, при составлении текста договора следует избегать некоторых моментов, которые дают основание переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой. Гражданско-правовой договор — ГПД (он же договор гражданско-правового характера, договор ГПХ) — это заключенное двумя или более лицами соглашение о возникновении, изменении или прекращении у них определенных прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). Таким образом, любой договор, заключенный в соответствии с нормами гражданского законодательства и не нарушающий их, считается гражданско-правовым.

И тут есть два варианта: договор может быть трудовым или гражданско-правовым. Как пояснил «РГ» заместитель руководителя департамента по организации работы с иностранными гражданами ФМС России Дмитрий Демиденко, при заключении договора — трудового или гражданско-правового — работодатель, будь он хоть физическое лицо, хоть юридическое, должен в течение трех дней уведомить об этом ФМС. Механизм такой же, как и при постановке на миграционный учет — он может сделать это как по почте, так и лично обратившись в территориальное подразделение ФМС России.
ВАЖНО! В зависимости от вида договора гражданско-правового характера с физическим лицом может потребоваться его государственная регистрация или нотариальное удостоверение. Кроме того, обязательным условием заключения договора является дееспособность подписывающей его стороны (т. е., согласно ст. 21 ГК РФ, способность гражданина самостоятельно приобретать права и обязанности).

Читайте также:  Обязан ли работодатель предоставлять дополнительный отпуск по Списку, если согласно карты спецоценки по условиям труда дополнительный отпуск не предусмотрен?

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей.

Сроки договоров ГПХ в 2019 году

На практике у организаций нередко в части налогообложения возникает необходимость хранения документов за пределами общего срока, установленного законодательством. Но это связано с тем, что момент начала отсчёта полагающихся для хранения четырёх лет исчисляется не с окончанием периода, в котором первичный документ был оформлен и его данные использовались для составления налоговой отчётности, а с иным событием. В определённых случаях указанные события установлены правовыми нормами, иной же раз они вытекают из правоприменительной практики.
Уточнены сроки хранения документов по основной деятельности, например, в статьях 37, 39, 51, 53, 54, 72, 73 указанного Перечня срок хранения в графе 4 изменят с 75 лет на срок «до ликвидации организации». Срок хранения 75 лет оставлено только для документов по кадровым вопросам (личного состава) (этот срок хранения теперь одинаков как для организаций, в деятельности которых образуются документы НАФ, так и для организаций, в деятельности которых документы НАФ не создаются).

Издательство АМБ (Екатеринбург). Все права на материалы сайта принадлежат «Свердловскому областному негосударственному фонду развития предпринимательства «Екатеринбургская ассоциация малого бизнеса» (АМБ) и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме.
Как правило, говоря о ГПД с физическим лицом, подразумевается договор подряда (выполнения работ) или оказания услуг. Так сложилось на практике, что именно эти виды сделок наиболее часто носят неоднозначный характер и вызывают подозрения. Вместе с тем, договор с физлицом может быть и договором купли-продажи, аренды, займа и многих других видов.

Кадровая служба или нет кто в организации принимает по гражданско правовому договору

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Для несовершеннолетнего работника, который трудится только на одном предприятии, такое предприятие является основным местом работы Поэтому работодатель обязан вести трудовую книжку этого работника.

Гражданско-правовой договор со штатным работником

Какое подразделение в компании должно составлять и согласовывать текст Договора ГПХ и отслеживать оплату по Акту выполненных работ? Где или в какой службе в компании должны храниться Договоры ГПХ и какой срок их хранения?

Должна ли кадровая служба иметь отношение к Договорам ГПХ? Ответ Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ст.

Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые ст. Так, для выполнения разовых работ, не предусмотренных трудовыми функциями штатных сотрудников организации, используются гражданско-правовые договоры. В соответствии со ст. Сторонами трудового договора являются, работник и работодатель, гражданско-правовой договор заключается между заказчиком и исполнителем подрядчиком , при этом исполнитель самостоятельно определяет способы выполнения задания заказчика, так как правила трудового распорядка на него не распространяются.

Статьей ГК РФ установлено, что гражданско-правовой договор между юридическим лицом и гражданином заключается в письменной форме. При этом условия выполнения работ оказания услуг определяются сторонами самостоятельно.

Согласно п. Исключением является оплата труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями. Таким образом, заключение гражданско-правового договора регулируется Гражданским кодексом РФ, следовательно, такие договоры не относятся к кадровому делопроизводству.

И на практике заключением такого договора, как правило, занимается юридический отдел. Также отметим, что бухгалтерия организации, производит оплату вознаграждения работникам, не состоящим в штате организации-налогоплательщика, на основании заключенного договора гражданско-правового характера, а также акта выполненных работ.

Следовательно, отдел бухгалтерии также заинтересованы в хранении данного договора. Вместе с тем, каждая организация вправе разработать порядок ведения документооборота, прописав его, например, в Положении по делопроизводству.

В данном положении можно четко прописать, кто ведет и какие документы, кто и где их хранит, а также ответственных за хранение.

Таким образом, можно сказать, что порядок документооборота каждая организация разрабатывает самостоятельно. При этом, по нашему мнению, так как гражданско-правовые договоры не относятся к кадровому делопроизводству, то составлять текст договора ГПХ, отслеживать его оплату, а также хранить оригиналы данных договоров должны ответственные работники юридического отдела если в организации хранение оригиналов действующих договоров не возложено на бухгалтерию , а копии данных договоров должны храниться в бухгалтерии.

Что касается срока хранения. Сроки, в течение которых нужно хранить документы, образующиеся в процессе деятельности, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г.

Согласно ст. При этом в Перечне отдельно поименованы договоры подряда с юридическими лицами статья , тогда как аналогичные договоры с физическими лицами не упоминаются.

С учетом изложенного, на наш взгляд, договоры подряда, должны храниться по правилам ст. Подробности в материалах Системы: Как заключить гражданско-правовой договор на выполнение работ оказание услуг с гражданином Случаи заключения гражданско-правового договора Организация может заключить с гражданином как трудовой, так и гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг.

Гражданско-правовые договоры заключаются на выполнение разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору. Это, например, ремонт офиса, компьютеризация отдела, перевод иностранной документации и т.

Такие договоры регулируются гражданским законодательством. Их нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию ст.

Виды гражданско-правовых договоров.

Можно оформить по договору гпд на штатную единицу

Рассмотрим ситуацию, когда гражданско-правовой договор заключен в декабре года, а срок окончания действия договора приходится на январь года. Вознаграждения по гражданско-правовому договору начисляют на основании подписанного акта выполненных работ предоставленных услуг. В случае если акт выполненных работ предоставленных услуг закрыт в январе года, вся сумма вознаграждения за выполненные работы предоставленные услуги начисляется в этом месяце и соответственно облагается по новым правилам, действующим с При начислении в январе года вознаграждения по гражданско-правовому договору, срок выполнения работ предоставления услуг по которому превышает один календарный месяц, для целей сравнения с максимальной величиной дохода, с которого взимается ЕСВ, вознаграждение необходимо разделить на количество месяцев, за которые оно начислено ч. Отметим, что логичнее было бы распределять вознаграждение по месяцам, на которые приходится выполнение работ предоставление услуг , пропорционально календарным дням. Однако соответствующих разъяснений Пенсионного фонда пока нет.

Как отличают трудовой договор от гражданско-правового и чем грозит переквалификация

Несмотря на наличие формального сходства, суть трудового и гражданско-правовых договоров значительно отличается см. Таблица Свернуть Показать Неправильный договор Как видно из вышеуказанной таблицы, при заключении гражданско-правового договора объем обязательств по отношению к исполнителю у предпринимателя значительно меньше. Не нужно обустраивать рабочее место, включать сотрудника в штат, оформлять дополнительные документы, а также предоставлять многочисленные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. На практике этим пользуются и юридические лица, и индивидуальные предприниматели. Однако часто проверяющие органы не признают заключенные договоры гражданско-правовыми. Недопущению подобной подмены посвящена статья 11 ТК РФ, предусматривающая, что если в судебном порядке будет установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям применяются положения трудового законодательства.

Гражданско-правовой договор со штатным работником «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», , N 6 Гражданско-правовой договор со штатным работником Многие работники кадровых служб на вопрос, можно ли заключить договор гражданско-правового характера с работником, состоящим в штате организации, ответят, что нельзя. Данная точка зрения прослеживается и на некоторых специализированных форумах, где обсуждаются различные аспекты трудовых отношений. Однако не будем торопиться с окончательным ответом и рассмотрим ситуацию со всех сторон. Все-таки можно? Начнем с того, что гражданско-правовой договор может быть заключен в отношении любой деятельности, которую может выполнять работник, в том числе состоящий в штате организации. Заключение подобного договора со штатным сотрудником возможно при острой необходимости выполнения какой-либо работы, предусматривающей достижение определенного результата.

В данной конфигурации реализован такой функционал учета кадров: Для регламентированного учета реализовано ведение трудовых договоров, учета отпусков и командировок и тд.. Кадровый учет является важным элементом для расчета заработной платы.

Прием на работу в 1С:Підприємство ЗУП / УПП 8.3. Пошаговая инструкция.

Какое подразделение в компании должно составлять и согласовывать текст Договора ГПХ и отслеживать оплату по Акту выполненных работ? Где или в какой службе в компании должны храниться Договоры ГПХ и какой срок их хранения? Должна ли кадровая служба иметь отношение к Договорам ГПХ? Ответ Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей ст. Работодатель вправе заключать с гражданами как трудовые ст.

Можно ли оформить гражданско-правовой договор со сторожем?

Гражданско-правовой договор или трудовые отношения, как это доказать Удастся ли работнику доказать трудовые отношения, если в штатном нет должности по его работе? Договор ГПХ и трудовой договор: Все о работе по гражданско-правовому договору Какие условия нельзя включать в гражданский договор? Москве от 25 декабря г. Поэтому рекомендуем вам не указывать:

Имеет ли отношение Договор ГПХ к документообороту кадровой документации?

Форма договора. Содержание договора. Гражданско-правовые договоры, связанные с трудом, занимают прочное место в деятельности различных хозяйствующих субъектов. Принято считать, что работодатели достаточно часто идут на заключение гражданско-правовых договоров в целях ухода от предоставления работникам установленных законом гарантий и компенсаций, снижения размеров платежей в бюджет, социальные фонды и т.

Договор ГПХ и трудовой договор: в чем разница?

Согласно п. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Принят Государственной Думой 7 июля года Одобрен Советом Федерации 15 июля года Настоящим Федеральным законом в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Федеральным законом от 27 мая года N ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» далее — Федеральный закон «О системе государственной службы Российской Федерации» устанавливаются правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации. Глава 1. Общие положения Статья 1. Основные термины Для целей настоящего Федерального закона применяемые термины означают:

В процессе осуществления своей финансово-хозяйственной деятельности организации и физические лица используют труд наемных работников и каждый работодатель должен решить вопрос, каким образом будет производиться найм персонала. У работодателя есть два варианта оформления трудовых отношений:

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Облажение выплат по договорам гражданско-правового характера

Ссылка на основную публикацию