Имеет ли право работодатель отказать уволенному сотруднику в выдаче копий документов, связанных с работой? - Komsindrom.ru

Имеет ли право работодатель отказать уволенному сотруднику в выдаче копий документов, связанных с работой?

Содержание

Имеет ли право работодатель отказать уволенному сотруднику в выдаче копий документов, связанных с работой?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязан ли работодатель представлять копии документов в порядке, предусмотренном ст. 62 ТК РФ, своему бывшему работнику, который уволился в январе этого года? Если обязан, то вправе ли работник требовать копии личной карточки работника (форма N Т-2), положения об оплате труда, положения о премировании, правил внутреннего трудового распорядка (являющихся приложением к коллективному договору), справки об уплате НДФЛ за весь период работы, а также копии финансовых документов, подтверждающих факт выплаты зарплаты за весь период работы на предприятии?

1. В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. С учетом общих норм, регламентирующих понятия «работник» и «работодатель» и их статус (ст.ст. 15, 20-22, 56 ТК РФ), можно прийти к выводу о том, что данная норма действует только в отношении лица, состоящего в трудовых отношениях с работодателем на момент запроса копий документов.
Однако при таком подходе указание в ст. 62 ТК РФ на обязанность работодателя выдать приказ об увольнении в течение трех дней с момента подачи заявления становится бессмысленным: приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения. В связи с этим мы полагаем, что, по смыслу ст. 62 ТК РФ, работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с которыми трудовые договоры уже прекращены.
Судебная практика подтверждает данную позицию. Так, в решении Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 10.09.2010 в деле об истребовании документов бывшим работником суд посчитал необоснованными доводы ответчика о том, что в соответствии со ст.ст. 62, 84.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику документы, связанные с его работой, только при наличии трудовых отношений. Суд указал, что по смыслу Трудового Кодекса РФ в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющимся работником на момент совершения указанного действия, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем.
Также в обоснование прав бывших работников на получение копий документов о работе у данного работодателя суды приводят нормы Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4.08.1983 N 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Согласно п. 1 Указа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан (определение Московского областного суда от 11.06.2009 по делу N 33-10422).
2. Примерный перечень документов, подлежащих предоставлению по письменному заявлению работника, приводится в ст. 62 ТК РФ. В их числе указаны копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.
При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, в Справке по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, составленной Липецким областным судом (раздел «Другие трудовые споры»), рекомендовано учитывать следующие обстоятельства:
1) перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен (открытый);
2) требуемые документы непременно должны быть связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
3) такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику (при этом необходимо учитывать установленные сроки хранения типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, перечень которых утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень)). Так, согласно п. 658 Перечня личная карточка работника (унифицированная форма N Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) должна храниться в течение 75 лет.
Документы, подтверждающие перечисление заработной платы, уплаты страховых взносов, НДФЛ, являются бухгалтерскими и налоговыми. Документы первичного учета для целей бухгалтерского учета организации обязаны хранить в течение пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», раздел 4.1 Перечня), документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, — в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщик взносов обязан сохранять в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»).
Правила внутреннего трудового распорядка организации (далее — Правила) являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Работодатель под роспись знакомит работника с Правилами при приеме на работу еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ).
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (в том числе с положениями об оплате труда, о премировании) также в силу части второй ст. 22 ТК РФ.
Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, о премировании на предприятии являются документами, непосредственно связанными с работой каждого работника, и работодатель обязан предоставлять копии данных документов по письменному заявлению работников, в том числе бывших.
Таким образом, работодатель обязан выдать своему бывшему работнику следующие документы:
— копию личной карточки работника;
— копии Правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и о премировании;
— справки о доходах работника за период 2008-2011 г.г.;
— документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов в фонд обязательного пенсионного страхования, за период 2006-2011 г.г.;
— копии финансовых документов, подтверждающих факт начисления и выплаты заработной платы, за период 2007-2011 г.г.
Отметим, что если у работодателя есть реальная возможность предоставить документы, срок хранения которых истек, работодатель все равно обязан их предоставить работнику.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Чашина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

4 апреля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Выдача копий документов бывшему работнику

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Самые активные форумчане декабря будут награждены подпиской на журнал «Кадровик-практик»!

Засчитываются только посты по темам кадрового делопроизводства.

Цитата
Гость пишет:
Подскажите пожалуйста, обязана ли организация в срок, указанный в ст. 62 ТК РФ, выдать копии документов уволенному работнику?
Цитата
Гость пишет:
Выдача копий документов бывшему работнику
Цитата
Гость пишет:
Нам Трудовой кодекс не указ, а закон.
Цитата
Гость пишет:
Цитата
Гость пишет:
Нам Трудовой кодекс не указ, а закон.

вы статью 62 оч. внимательно читали? копия приказа об увольнении может быть выдана не позднее трех рабочих дней. Т.е. по вашей логике даже если он напишет заявление в день увольнения, вы можете копию приказа об увольнении ему не выдавать, укажите ему на срок 3 дня, а потом скажите что он уже не работник и ниче ему не положено

Цитата
Гость пишет:
Цитата
Гость пишет:
Нам Трудовой кодекс не указ, а закон.

вы статью 62 оч. внимательно читали? копия приказа об увольнении может быть выдана не позднее трех рабочих дней. Т.е. по вашей логике даже если он напишет заявление в день увольнения, вы можете копию приказа об увольнении ему не выдавать, укажите ему на срок 3 дня, а потом скажите что он уже не работник и ниче ему не положено.

Цитата
Гость пишет:
Не хочу с Вами полемизировать, каждый имеет право на свое мнение. Только мне Ваше мнение не интересно. Даже если Вы почетный юрист или кадровик. Даже если доктор наук. Мне интересно мнение госорганов, в т.ч. и судов, на эту тему. Если не можете ссылку дать, не надо флудить. Пусть лучше тема умрет, чем ее поднимать Вашими сомнительными умозаключениями.
А теперь отвечу на Ваш вопрос, я эту статью читаю уже не первый год. И поражаюсь, насколько наши законодатели любят неоднозначность.
Кстати, про логику — в день увольнения работник еще работник. Поэтому если он напишет такое заявление в день увольнения, работодатель однозначно и несомненно обязан исполнить требования нормы ст. 62 ТК РФ. А вот если напишет после того, как он уволен, у меня вопрос.

Во-первых, Вы резко отвечаете тем, кто потратил время, отвечая на Ваш вопрос.
Во-вторых, в данной статье, которую Вы читаете не первый год, не сказано — в каком статусе находится подавший заявление работник- «ныне работающий» либо «уволенный», посему — трактовка судов всегда в пользу работника.
В-третьих, читайте и наслаждайтесь!:
trudovoikodeks.ru/praktika_62.shtml

ЗДЕСЬ ПРЕДСТАВЛЕНЫ СУДЕБНЫЕ РЕШЕНИЯ ПО ИСКАМ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

1) Иск об обязании предоставить документы, связанные с работой, компенсации морального вреда частично удовлетворен правомерно, так как были нарушены трудовые права истца, выразившиеся в невыполнении ответчиком требований ст.62 ТК РФ. Определение Московского городского суда от 26 августа 2010 г. № 33-27002. (2010 г.)
2) Нарушение установленного ст.62 ТК РФ срока выдачи копий документов связанных с работой явялется основанием для компенсации морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ. Определение Ростовского областного суда от 31 января 2011 г. № 33-1269. (2011 г.)
3) Нарушение установленного ст.62 ТК РФ срока выдачи копий документов связанных с работой явялется основанием для компенсации морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ. Решение Коряжемского городского суда Архангельской области от 28 июля 2009 года № 2-362/2009. (2009 г.)
4) Дело по иску о требовании выдать копии документов (ст.62 ТК РФ). Разрешая спор и отказывая в удовлетворении исковых требований, суд обоснованно исходил из того, что трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя выдавать как документы, которые были отменены, и, следовательно, не подлежащие применению, так и документы, которые не связаны непосредственно с деятельностью работника. Определение Московского городского суда от 14 ноября 2011 г. по делу № 33-34425. (2011 г.)

Цитата
Гость пишет:
А вот если напишет после того, как он уволен, у меня вопрос.
Цитата
Гость пишет:
Здравствуйте.
Подскажите пожалуйста, обязана ли организация в срок, указанный в ст. 62 ТК РФ, выдать копии документов уволенному работнику? Если есть ссылки на комментарии, решения судов и тп., киньте пожалуйста.
Спасибо.

ПОЖАЛУЙСТА, ЧИТАЙТЕ:
«. Иногда работодатели не выдают копии документов своим бывшим работникам, мотивируя это отсутствием трудовых отношений. В качестве примера, подтверждающего неправомерность такой позиции работодателя, приведем решение Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 10.09.2010 по делу об истребовании документов.
П. обратился в суд с иском к ЗАО «К» об обязании выслать в его адрес истребуемые документы, перечисленные в заявлении, направленном ответчику факсом в декабре 2009 г. Представитель ЗАО «К» объяснил, что копии документов не могли быть выданы, так как соответствующее заявление ЗАО «К» получило уже после окончания трудовых отношений с П. Данный довод суд посчитал необоснованным, поскольку в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющемся работником на момент подачи заявления, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем. ЗАО «К» обязано было направить в адрес П. документы, указанные в заявлении, иск П. был удовлетворен.»

Теперь Вы удовлетворены?

Цитата
Гость пишет:
Здравствуйте.
Подскажите пожалуйста, обязана ли организация в срок, указанный в ст. 62 ТК РФ, выдать копии документов уволенному работнику? Если есть ссылки на комментарии, решения судов и тп., киньте пожалуйста.
Спасибо.

О как интересно. И я внесу «свои пять копеек»:
alt-x.narod.ru/zik/0312ssdm.htm

Главная книга, 2012:

Цитата
Гость пишет:
Цитата
Гость пишет:
Не хочу с Вами полемизировать, каждый имеет право на свое мнение. Только мне Ваше мнение не интересно. Даже если Вы почетный юрист или кадровик. Даже если доктор наук. Мне интересно мнение госорганов, в т.ч. и судов, на эту тему. Если не можете ссылку дать, не надо флудить. Пусть лучше тема умрет, чем ее поднимать Вашими сомнительными умозаключениями.
А теперь отвечу на Ваш вопрос, я эту статью читаю уже не первый год. И поражаюсь, насколько наши законодатели любят неоднозначность.
Кстати, про логику — в день увольнения работник еще работник. Поэтому если он напишет такое заявление в день увольнения, работодатель однозначно и несомненно обязан исполнить требования нормы ст. 62 ТК РФ. А вот если напишет после того, как он уволен, у меня вопрос.

Во-первых, Вы резко отвечаете тем, кто потратил время, отвечая на Ваш вопрос.
Во-вторых, в данной статье, которую Вы читаете не первый год, не сказано — в каком статусе находится подавший заявление работник- «ныне работающий» либо «уволенный», посему — трактовка судов всегда в пользу работника.
В-третьих, читайте и наслаждайтесь!:
trudovoikodeks.ru/praktika_62.shtml

ЗДЕСЬ ПРЕДСТАВЛЕНЫ СУДЕБНЫЕ РЕШЕНИЯ ПО ИСКАМ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАБОТОЙ

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Нормативный акт
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации»

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Статья 230 НК РФ

Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ

Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

от менеджера Т. Д. Красновой

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

– копию трудового договора.

Как правильно заверить копии документов для работника?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 [1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Приведем пример.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 [3] . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (на­именование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Секретарь Белова О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

из трудовой книжки серии 211111

Ст. 62 ТК РФ и заявление БЫВШЕГО работника выдать копии документов

Уважаемые коллеги, поделитесь вашей практикой и мнениями по вопросу применения ст. 62 ТК РФ. Ситуация: бывший работник обращается в компанию с заявлением о предоставлении ему копий документов (приказов, ПВТР и др., связанных с его трудовыми отношениями). Мнение 1-е: компания должна в течение 3х дней согласно ст.62 ТК выдать ему копии документов. В противном случае — это нарушение, угроза санкций по КоАП. Мнение 2-е: ст. 62 ТК на данный случай не распространяется. Обоснование мнения-2: Данный человек уже не работник, поэтому реагируем на общих основаниях. Ранее было установлено, что заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (в данном случае срок был бы 15 дней). НО: данный документ утратил силу в 2006 году в связи с вступлением в силу Закона 59-ФЗ. Т.о. при обращении бывшего работника за копиями документов бывший работодатель должен выдать ему копии документов, но конкретных сроков и санкций за невыполнение сейчас не установлено. Вывод: если на заявление бывшего работника, которое было подано им после фактического увольнения, бывший работодатель ответит через 10 дней, через месяц и т.п. или вообще не ответит на такое заявление, угрозы для компании нет. Ваше мнение? Поделитесь примерами судебной практики! Желание компании — не давать или максимально затянуть выдачу копий документов по запросу бывшего сотрудника. Знаю об аналогичной ситуации, когда компания не выдала документы, сотрудник пожаловался в прокуратуру, прокуратура не нашла нарушений закона. Но, возможно, это был частный случай.

Мнение 2-е данный человек не работник. А как работнику можно выдать приказ об увольнении.

В данной ситуации бывший работник не является работником и не может требовать предоставления документов на основании ст. 62 ТК.
Однако, если он письменно обратиться к бывшему работодателю с просьбой предоставить документы, а работодатель не предоставит эти документы в разумный срок, у бывшего работника будут все основания обращаться в суд, где он сможет также доказать ущерб, причиненный затягиванием предоставления документов, в т.ч. расходы на юридическую помощь.
Вот вам и санкции для работодателя!

А разумный срок — 30 дней (ст. 12 ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ»)

А как насчет того, что данный ФЗ регулирует работу с обращениями граждан в гос.органы и к соответствующим должностным лицам? Вы считаете, что данный ФЗ распространяется на коммерческие компании?

Цена: $3

нет, ФЗ конечно же регулирует отношения с гос. органами и на коммерческие не распространяется. И нет, по-моему, сейчас нпа, которые бы устанавливали общий срок ответа на обращения граждан и «размер» разумности.
Поэтому суд может по аналогии закона применить данную норму (вышеуказанную ст. 12) и к коммерческим организациям.
Более того, теоритически работник сможет доказать, что работодателю достаточно было трех, например, дней, чтобы подготовить все запрашиваемые документы и направить ему. Это я про разумность! Поэтому пользоваться аналогией права нужно будет уже работодателю, если он хочет затянуть выдачу.
Надеюсь поняли, что я имел ввиду )))

а как давно он был увелен? и какую цель он преследует?, если вам известно.

Ольга, личного опыта в общении с таким пердимоноклем ТК не имею, но в спец- литературе тема поднималась. Могу озвучить выдержку из одной «староглинянной» статьи, согласна с мнением авторов:

Трудовой кодекс РФ: прекращение трудового договора
23.09.03 22:31

Покровская М.М.,
к.ю.н.,
советник Управления конституционных основ трудового законодательства и социальной защиты
Секретариата Конституционного Суда РФ

Строгович Ю.Н.,
главный консультант Управления конституционных основ трудового законодательства и социальной защиты
Секретариата Конституционного Суда РФ

Опубликовано в номере: Кадры предприятия №6 / 2002

О выдаче копий документов
На практике возникают ситуации, когда лица, ранее состоявшие в трудовых отношениях с данным работодателем, обращаются после расторжения трудового договора с просьбой о выдаче копий каких-либо документов, связанных с их работой, которые необходимы им, например, для предъявления в органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Трудовой кодекс РФ не дает однозначного ответа на возникающий в этой связи вопрос о том, обязан ли работодатель удовлетворить подобную просьбу своего бывшего работника. Так, названная норма статьи 62 Кодекса (в буквальном ее понимании) возлагает обязанность по выдаче копий указанных документов лишь в случае обращения к нему с соответствующим заявлением работника, то есть лица, состоящего с ним на данный момент в трудовых отношениях.
С другой стороны, в числе документов, копии которых выдаются работнику, назван и приказ об увольнении с работы, который, как очевидно, имеет особую ценность, в первую очередь, для лица, трудовые отношения с которым прекращены.
В настоящее время можно только строить предположения о том, как будет истолкована эта норма статьи 62 Кодекса в судебной и правоприменительной практике. Однако хочется порекомендовать работодателям удовлетворять заявления своих бывших работников о предоставлении документов, связанных с их работой, тем более, что в случае возникновения индивидуального трудового спора, данные документы могут быть запрошены и юрисдикционными органами.

Да, похоже, труд.инспекции тоже так думают. Для примера — письмо одной дамы (найдено на форуме в интернете): «Уволилась примерно 2 месяца назад, прошу работодателя оформить справку 2НДФЛ за период работы в организации (для подачи декларации в налоговую на возмещение налога) и заполнить бланк о сред. з.п. для начисления пособия по безработице (для службы занятости). Мое заявление о выдаче этих документов при личном визите в организацию руководитель принять отказался без объективной причины, отправила заказным письмом — прошло 10 дней — реакция нулевая. В инспекции по труду с этим вопросам мне помочь не могут, т.к. я не являюсь работником организации (хотела сослаться на ст. 62 ТК РФ), порекомендовали ссылаться на УКАЗ от 4 августа 1983 г. N 9779-X О ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ И СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ, УЧРЕЖДЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ПРАВ ГРАЖДАН. В Указе о сроках выдачи документов ничего не сказано. » Данный указ устанавливает только обязанность выдавать документы по запросу, но не устанавливает сроки. Риски, которые вижу — жалобы бывшего сотрудника во все инстанции. Сроков нет, санкций нет.

Ольга!
У меня был интересный случай, когда бывший работник обратился к работодателю с заявлением о предоставлении сведений о заработной плате за последние три месяца работы. Работодатель отказал по основаниям ст. 62 ТК — бывший работник.
Тогда тот не долго думая пришел ко мне и мы придумали выход. Он просто подал в суд о взыскании заработной платы за три последних месяца))), срок установленный ст. 392 ТК не пропустил, суд затребовал все расчеты, все документы у работодателя, бывший же работник, получив в суде свои процессуально-положенные копии расчетов, благополучно отказался от исковых требований))))))
вот такая история. Повод для размышлений.
с уважением,

Что делать, если работодатель отказывается выдать работнику после увольнения документы, связанные с работой

!Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

Ознакомьтесь со сроками, до истечения которых работодатель обязан выдать работнику при увольнении документы, связанные с работой

1.1. В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

1.2. Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (ст. 312.1 ТК РФ). Примечание 1.

При этом выдача работнику конкретного документа не является основанием для отказа в повторной выдаче ему указанного документа, при условии, что указанный документ был составлен или должен составляться непосредственно работодателем.

Выдача работнику документа, составленного иным лицом (например справки об отсутствии судимости) исключает возможность его повторной выдачи. Речь может идти о выдаче копии документа, если такой сохранилась у работодателя.

Такие документы, как характеристика или рекомендация (их копии), должны быть выданы работнику в том случае, если они были составлены ранее, например, при прохождении работником очередной аттестации. В ходе увольнения или после увольнения работодатель не обязан оформлять работнику характеристику/рекомендацию, в том числе по его заявлению или запросу правоохранительных органов. Правовых оснований для принуждения работодателя к совершению указанных действий не имеется.

Если после оформления прекращения трудового договора Вам не выданы документы, связанные с работой, либо возникла необходимость в получении указанных документов после увольнения, перейдите к шагу 2.

Примечание 1: содержащийся в указанных нормах термин «работник» не означает, что обязанности работодателя по выдаче документов или их копий прекращаются после увольнения, когда физическое лицо обретает статус бывшего работника. Указанные нормы направлены на обеспечение прав физических лиц и после прекращения трудовых отношений с конкретным работодателем, например, при оформлении статуса безработного или статуса получателя пенсии (по возрасту и др.), а равно при трудоустройстве или после трудоустройства по новому месту работы, например, для расчета суммы среднего заработка за последние два года.

Именно такими отложенными во времени интересами бывших работников обусловлены сроки хранения документов, связанных с их работой. Например, в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, документы хранятся в течение 75 лет после прекращения государственной службы. Таким образом, обязанность работодателя по выдаче документов по времени ограничена сроком хранения указанных документов.

Направьте работодателю заявление о выдаче документов, связанных с работой (их копии)

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Работодатель не вправе отказать в предоставлении работнику документов, связанных с работой, не только при оформлении увольнения, но и в случае последующего обращения работника с просьбой выдать необходимый документ. Примечание 2.

Направьте работодателю (его представителю) заявление с требованием выдать документы, связанные с работой, и их копии (Заявление о выдаче документов, связанных с работой). Примечание 3.

Рекомендуется подготовить 2 экземпляра заявления: первый отдайте работодателю (его представителю), а на втором попросите поставить отметку о принятии (регистрационный номер, дата, должность, Ф.И.О. и подпись принявшего лица) и оставьте у себя.

Перечень документов (копий документов), подлежащих выдаче работнику и перечисленных в ч. 1 ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим.

Работник вправе запросить у работодателя и иные документы, связанные с работой, которые необходимы для реализации тех или иных прав работника.

В случае если работодатель (его представитель) отказывается принять заявление либо ставить отметку о принятии, отправьте заявление заказной корреспонденцией (письмом) с уведомлением о вручении и описью вложения.

Если требование о выдаче документов, связанных с работой, направлено дистанционным работником, работодатель обязан направить копии документов по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Работодатель обязан выдать документы работнику не позднее трех рабочих дней с даты получения заявления работника.

Если срок выдачи работодателем связанных с работой документов истек, но документы Вам не выданы, то перейдите к шагу 3.

Примечание 2: верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Примечание 3: справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), выдается работнику без заявления с его стороны. Она необходима для расчета пособия по нетрудоспособности, беременности и родам на новом месте работы.

Для принятия мер к урегулированию возникших разногласий обратитесь в компетентные инстанции

3.1. Для предотвращения трудового спора направьте обращение:

— в государственную инспекцию труда (в т.ч. через сервис «Сообщить о проблеме» информационного портала «Онлайнинспекция.рф» в сети Интернет либо через сервис «Письмо в государственную инспекцию труда» интернет-сайта инспекции труда своего региона);

— городскому, районному или специальному прокурору;

3.2. Для разрешения трудового спора направьте обращение:

— в районный (городской) суд по адресу работодателя (ответчика) или по месту жительства работника (заявителя) – в течение 3 месяцев. Примечание 4.

Примечание 4: не подлежит восстановлению 3-месячный срок на обращение в суд, если этот срок пропущен в результате обращения в государственную инспекцию труда или к прокурору.

Читайте также:  Как можно частично оплатить больничный, если сотрудник вышел на работу и при этом листок нетрудоспособности еще не закрыт?
Ссылка на основную публикацию