Как изменять записи в трудовой книжке: порядок действий - Komsindrom.ru

Как изменять записи в трудовой книжке: порядок действий

Содержание

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2020 году: образец

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если запись о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, запись признается недействительной и вносится правильная редакция.

Неправильно внесены реквизиты приказа

Неправильные или неточные реквизиты приказа также являются ошибкой в записи и исправляются в общем порядке.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом запись, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую запись также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если запись внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Записи, не подлежащие исправлению

Если в данных на титульном листе допущена именно ошибка, а не произошли изменения, то по поводу таких данных существует два мнения:

  1. Исправить ошибку, в порядке, указанном в законодательстве. Мотивируется это тем, что там нет прямого указания, что такие ошибки исправлять нельзя или указания, что исправлять можно только сведения о работе или награждениях.
  2. Оставить все как есть, поскольку на титульный лист можно вносить только изменения.

И в том, и в другом случае может быть много подводных камней. В первом случае организация может попасть в ситуацию, когда внесет исправления недобросовестному работнику, присвоившему чужую трудовую книжку. Во втором случае, работнику придется доказывать, что это именно его документ.

Во избежание таких казусов кадровику при заполнении данных следует быть очень внимательным и заполнять только на основании документа, а работнику внимательно читать данные, перед тем как поставить свою подпись.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
  • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
  • неточное название должности;
  • пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения об образовании;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

  1. Указать порядковый номер.
  2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
  3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
  4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.
Читайте также:  Сколько дней отпуска положено за год

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2019

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

  1. Пишет наименование компании.
  2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
  3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
  4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2019, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Внесение изменений в записи трудовой книжки

«Отдел кадров бюджетного учреждения», 2008, N 2

Внесение изменений в записи трудовой книжки

Основным документом о трудовом стаже и трудовой деятельности является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» закреплены положения о подтверждении трудового стажа путем предоставления трудовых договоров, выписок из приказов, других документов. Но подобное возможно при наличии в трудовой книжке неправильных и неточных сведений либо отсутствии записей об отдельных периодах работы.

В каком порядке необходимо вносить исправления в трудовые книжки, расскажем в данной статье.

Нормативно-правовая база и условия внесения исправлений

в трудовые книжки

Статьей 7 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ (далее — Закон N 173-ФЗ) установлено право на назначение трудовой пенсии по старости при наличии не менее пяти лет страхового стажа. В страховой стаж включаются периоды работы и иной деятельности, за которые уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд (ст. 10).

Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (ред. от 01.12.2007, с изм. от 30.04.2008).

Статьей 13 Закона N 173-ФЗ закреплено, что после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования за основу при назначении трудовой пенсии принимаются выписки из лицевых счетов, а до регистрации — сведения, содержащиеся в документах, выдаваемыми в установленном порядке работодателями.

Поэтому правильное оформление записей в трудовых книжках, особенно четкость в установлении дат приема и увольнения, является важным условием установления права гражданина на получение пенсии.

Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими порядок оформления трудовых книжек, являются:

— Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила);

— Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее Инструкция).

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках».

Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Следует помнить об Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162, которая в связи с изданием указанного Постановления N 69 не применяется на территории РФ, но при назначении трудовых пенсий учитывается для записей, внесенных в период ее действия.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку регламентировано разд. III Правил. Согласно п. 26 Правил изменение записей, сделанных на титульном листе, производится работодателем по последнему месту работы на основании представленных работником документов.

Примечание. Для изменения сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника последний должен представить паспорт, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества или другие документы, подтверждающие соответствующие изменения.

Запись может быть изменена как по месту работы, где она была внесена, так и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Отметим, что в Правилах закреплена обязанность работодателя оказать работнику при его обращении необходимую помощь, под которой понимается, например, направление запроса организации, допустившей ошибку (или являющейся правопреемником реорганизованной организации), или в архив города при передаче документов в случае ликвидации организации.

В случае отсутствия документов, на основании которых можно вносить изменения в записи трудовой книжки, а также несоответствия такого документа фактически выполнявшейся работе, исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случаях массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Порядок оформления изменений записей в трудовых книжках

Внесение изменений в сведения, указанные на титульном листе, производится в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции. Сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения изменяются путем зачеркивания одной чертой прежних записей, надписи рядом новой и указания ссылки на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки, с заверением подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

│Фамилия Кочетова изменена на │ Трудовая книжка │

│фамилию Трошина на основании │ ТК N 7565567 │

│свидетельства о браке серия N ___ ,│ — Кочетова — Трошина │

│выданного _____ отделением ЗАГС │Фамилия —————————- │

│»___» _______ г. │ Анна │

Читайте также:  Внимание: подросток! Прием на работу несовершеннолетних

│ │ 14 апреля 1975 г. │

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ «29» октября 1996 г. │

│ │Подпись лица, ответственного │

│ │ за ведение трудовых книжек │

Часто при приеме трудовой книжки инспектором отдела кадров или при их проверке Пенсионным фондом можно увидеть зачеркнутые записи с отметкой рядом «исправленному верить» и подписью сотрудника. Такое исправление записи противоречит п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции, запрещающим зачеркивание неточных или неправильных записей и предписывающим изменение записей путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

При необходимости изменения конкретной записи в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись. В графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

Муниципальное лечебно —
профилактическое
учреждение «Женская
консультация N 5″
Городской центр
планирования семьи и
репродукции (МЛПУ
«Женская консультация
N 5″ ГЦ «Пласир»

Принята на работу по
должности медицинская
сестра

Приказ от
14.06.2007 N 18

Запись N 9
недействительна.
Принята на работу по
должности старшая
медицинская сестра

Приказ от
14.06.2007 N 18

В таком порядке вносятся изменения в записи:

— о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

— в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе («Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», в графе 4 указываются номер и дата приказа (распоряжения) или иного решения работодателя о восстановлении на работе);

— при изменении формулировки причины увольнения (в этом случае в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя об изменении формулировки причины увольнения).

Как видим, законодательные нормы достаточно четко регулируют порядок внесения исправлений в трудовые книжки. Однако на практике встречаются ситуации, разрешение которых не нашло отражения в Правилах и Инструкции.

Примечание. За разъяснением спорных моментов о порядке внесения изменений и последствиях неправильного изменения записей обратимся к заместителю начальника управления Пенсионного фонда Нижегородского района Голуб Татьяне Васильевне.

Какие ошибки в записях трудовых книжек, влияющие на назначение гражданину пенсии, встречаются наиболее часто?

Одной из наиболее распространенных ошибок являются неточности в написании фамилии, имени, отчества и даты рождения владельца трудовой книжки. Работники кадровых служб могут ошибиться в написании буквы имени (е/и, о/а, ь/и) или цифры в дате рождения, записав данные работника, не проверяя документ, удостоверяющий личность.

Следует помнить: согласно п. 2.1 Инструкции сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек (Ф.И.О. и дата рождения), записываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Если тем не менее в записи имени или даты рождения обнаружена ошибка, исправление может быть сделано либо допустившим ее работником, либо работником кадровой службы по последнему месту работы владельца трудовой книжки.

Исправление вносится в порядке, установленном п. 2.3 Инструкции для внесения изменений в сведения, указанные на титульном листе, — путем зачеркивания одной чертой прежних записей, надписи новой и указания ссылки на соответствующий документ. Особо отметим, что не подтвержденные подобным образом исправления дают основание считать трудовую книжку недействительной и не принимать содержащиеся в ней сведения при установлении стажа ее владельца.

Вопрос: В трудовых книжках можно увидеть исправления, сделанные следующим образом: неверная запись зачеркнута, рядом написано «Исправленному верить» и подпись работника отдела кадров. Принимаются ли сведения, исправленные подобным образом, для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии?

Сотрудники Пенсионного фонда, определяющие трудовой стаж, могут принять исправленные подобным образом записи, если кроме подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, исправление будет заверено печатью соответствующей организации. В случае возникновения сомнений в подлинности внесенных исправлений, сотрудники Пенсионного фонда вправе потребовать представить документы, подтверждающие соответствующие сведения (справки от работодателя, трудовой договор, заверенные копии приказов и др.).

В настоящее время исправления, сделанные в указанном порядке, даже заверенные печатью организации, не допускаются и должны быть внесены в трудовую книжку в соответствии с п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции.

Вопрос: Допускается ли внесение в трудовую книжку записи, сформулированной следующим образом: «Уволен по собственному желанию, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», вместо «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»? И будет ли признана недействительной формулировка о расторжении трудового договора, если обозначен только п. 1 ст. 77 ТК РФ без указания соответствующей части?

В настоящее время записи необходимо вносить в виде «Трудовой договор расторгнут. «. Тем не менее и формулировка «Уволен. » в совокупности с другими данными — отсутствием пропусков строк при внесении записей, наличием подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печати организации — будет принята в качестве данных, подтверждающих трудовой стаж. Поэтому сделанные в таком виде записи исправлять не нужно. Запись, содержащая лишь указание на пункт и статью, без указания части статьи, будет принята как достоверная при наличии указанных выше реквизитов и отсутствии подчисток.

Вопрос: На практике часто возникают ситуации, когда работник кадровой службы организации, в которую устраивается на работу новый человек, отказывает в приеме трудовой книжки по причине неточностей внесенных записей. В качестве причин отказа называют отсутствие на титульном листе сведений об образовании, ошибки в имени работника и т.д. Правильно ли поступает кадровик?

В настоящее время в соответствии с п. 27 Правил работодатель по новому месту работы вправе на основании соответствующих документов самостоятельно исправить ошибки, допущенные предыдущими работодателями. Более того, установлена обязанность работодателя оказать работнику при его обращении необходимую помощь в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке.

Поэтому, если при приеме трудовой книжки кадровик обнаруживает несущественные ошибки, он может исправить их самостоятельно. Исключение составляют случаи, когда явно заметны исправления, отсутствие печати организации при увольнении и т.д. В этом случае необходимо объяснить возможные трудности при обращении в Пенсионный фонд за назначением пенсии и попросить устранить недочеты в трудовой книжке.

В целом в трудовых книжках не допускаются подчистки, а также исправления, не заверенные подписью кадрового работника и печатью организации. При внесении изменений в данные работника на титульном листе обязательно нужно делать отметку на внутренней стороне обложки со ссылкой на соответствующий документ. Исправления записей в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» должны производиться путем признания соответствующей записи недействительной и указания верной. При возникновении у сотрудников Пенсионного фонда сомнений в достоверности записей и исправлений они вправе предложить владельцу трудовой книжки представить дополнительные данные (копии приказов, справки), подтверждающие указанные сведения.

Внесение исправлений в трудовую книжку

Все записи, вносимые в трудовую книжку должны точно соответствовать действующим правилам и требованиям. От того насколько профессионально и правильно сформулирована запись в трудовой книжке зависят пенсионные права работника.

Однако никто в этой жизни не застрахован от ошибок, в том числе и работники кадровых служб. Поэтому полезной будет являться информация о том, как грамотно внести исправления или изменения в трудовую книжку.

Законодательная база

Напомним, что все записи о приеме и увольнении работника вносятся в трудовую книжку в соответствии с точными формулировками Трудового кодекса РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в которых достаточно детально изложена вся информация по ведению трудовых книжек, в том числе и по внесению исправлений и изменений.

А инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, еще более конкретизирует информацию, содержащуюся в указанных выше Правилах.

Понятия

В трудовую книжку можно вносить изменения, дополнения или исправления.

Давайте разберемся с этими понятиями:

  • изменение — это замена верной записи, сделанной ранее на другую запись;
  • дополнение — это добавление к ранней верной записи каких-либо дополнительных сведений;
  • исправление — это корректировка ошибочной записи, сделанной ранее, исправление её на верную запись.

Кроме того, от данных понятий следует отличать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Дубликат выдается в том случае, если трудовая книжка утеряна или испорчена.

Изменения могут быть внесены в любой раздел трудовой книжки (в трудовых книжках таких разделов три):

  • раздел «сведения о работнике» — это титульный лист трудовой книжки;
  • раздел «сведения о работе»;
  • раздел «Сведения о награждении».

Изменения в раздел «сведения о работнике»

1) изменение анкетно-биографических данных (ФИО, дата рождения)

Изменения в фамилию, имя, отчества работника, а также в дату его рождения вносятся в порядке, предусмотренном пунктом 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений в указанные данные будут являться следующие документы, предоставленные работником:

  • паспорт,
  • свидетельство о рождении,
  • свидетельство о браке,
  • свидетельство о расторжении брака,
  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.

Изменения указываются на первой странице трудовой книжки (титульном листе).

Прежняя фамилия либо имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой, а сверху над ними пишутся новые данные.

Ссылки на номер и дату документа, подтверждающего новые данные, указываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Здесь же ставится подпись работника отдела кадров и печать организации (или печать кадровой службы).

Фамилия «Васильева» изменена на фамилию «Иванова» на основании свидетельства о браке серия ПА № 123456,выданного Ивановским отделением ЗАГС 21.07.2013г.

Директор по персоналу

_________ Гришина Е. П.

Дата рождения __10.08.1987г._______________

Образование ___высшее профессиональное_____

Профессия, специальность _экономист________

Дата заполнения ____15.01.2009г.__________

Подпись владельца книжки __________________

Читайте также:  Как принять руководителя физического воспитания?

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

2) исправление анкетно-биографических данных:

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик службы допустил ошибку в написании фамилии, имени, отчества либо даты рождения работника, то в этом случае бланк трудовой книжки уничтожается и заполняется новый экземпляр трудовой книжки.

При уничтожении испорченного бланка трудовой книжки следует составить Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек.

(подпись, фамилия и инициалы)

на списание испорченных бланков

г. _________________ «___»__________ 20___ г.

(перечисляются должности, инициалы и фамилии членов комиссии по списанию бланков)

составлен настоящий акт о том, что за период с ______________________

по ________________ на ______________________________________________

(полное наименование предприятия)

(подробная причина порчи)

___________________ штук ___________________________ бланков трудовых

(количество) (количество прописью)

книжек (вкладышей к ним), которые «___»__________ 20___ г. уничтожены путем сожжения.

Подписи членов комиссии

В случае если ошибка в биографических данных работника выявилась в уже заполненной трудовой книжке, то исправления вносятся в соответствии с общими правилами действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке (об этом говорится в п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, и в п. 2.3. Инструкции).

Т.е. неправильная запись зачеркивается, а рядом (или сверху) пишутся верные данные. Запись о документе, который послужил основанием для исправления ошибки, вносится на внутренней стороне обложки, там же ставится подпись лица, сделавшего соответствующую запись и печать организации (кадровой службы). (см. пример выше с изменением фамилии).

Если вы потеряли паспорт, то можете посмотреть ментальную карту «Действия при утрате паспорта», где объясняется куда надо обращаться и какие документы готовить

Или узнайте ЗДЕСЬ сколько мы должны работать?

3) изменения в сведения об образовании, профессии, специальности

В процессе своей трудовой деятельности работник может получить дополнительное образование, обучиться новой профессии. Все эти дополнения необходимо отображать в трудовой книжке. Порядок внесения таких изменений предусмотрены пунктом 2.4. Инструкции.

Данный пункт указывает, что изменение записей о полученном новом образовании, профессии или специальности производится без зачеркивания ранее внесенных записей, а только лишь дополнением новых данных.

Ссылки на документ об образовании при этом законодательством не предусмотрены.

Например, Иванова В. П., при поступлении на работу имела среднее профессиональное образование, о чем была сделана соответствующая запись. В процессе трудовой деятельности она закончила ВУЗ и получила новую профессию – экономист.

Дата рождения __10.08.1987г._______________ (число, месяц, год)

Образование ___среднее профессиональное,___

Профессия, специальность менеджер, экономист

Дата заполнения ____15.01.2009г.__________

Подпись владельца книжки __________________

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Исправления в разделы «сведения о работе» и «сведения о награждении»

Чаще всего неточности и ошибки допускаются именно в разделе «сведения о работе» трудовой книжки.

Порядок исправления в разделы «сведения о работе» и «сведения о награждении» производится в соответствии с п. 27 Правил, п. 1.2. Инструкции.

Данными правилами установлено, что вносить изменения в трудовую книжку можно:

  • либо по месту работы, где была внесена соответствующая неверная запись,
  • либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа от работодателя, допустившего ошибку.

Важное правило: нельзя ничего зачеркивать, подделывать или замазывать корректирующей жидкостью! Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Порядок исправления следующий:

  • после последней записи в разделе «сведения о работе» указывается следующий по порядку номер, дата, когда вносится новая запись
  • в графе 3 пишется следующее: «Запись за номером таким-то недействительна» и после этого пишется верная формулировка.
  • в графе 4 пишется номер и дата приказа, на основании которого была внесена неверная запись (т.е. номер и дата приказа повторяются), либо указывается дата и номер приказа, в соответствии с которым вносится уже новая правильная запись (в том случае если и в приказе была допущена ошибка).

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Как внести исправления в трудовую книжку

Нормативная база

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Так выглядит образец внесения исправлений в трудовую книжку в 2019 г., если приходится менять вкладыш:

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).

Так выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно, в 2019 году:

Примерно так же выглядит образец исправления записи в трудовой книжке, если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровому специалисту следует написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных является решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании. (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2 Инструкции).

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и он нигде не трудоустроен, он вправе обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровику следует:

  • в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
  • затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
  • ниже указать верную информацию;
  • написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик пишет (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе вписывают реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например, «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

Ссылка на основную публикацию