Как оформить альбом форм кадровых документов? - Komsindrom.ru

Как оформить альбом форм кадровых документов?

Содержание

Оформляем альбом унифицированных форм

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 11

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Альбом форм — сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов:

— определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

— установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

— унификация текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Словарь кадрового делопроизводства. Унификация документов (лат. uni — один и facere — делать) — процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

— организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

— распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

— персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

— учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

— плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

— отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

│ ЗАО «Русский лен» │

│ Дата составления Номер документа│

│ Об утверждении альбома форм документов │

│ В целях совершенствования организации кадрового делопроизводства,│

│улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на│

│ 1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров. │

│ 2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г. │

│ 3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в│

│соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту│

│шаблонов от внесения в них изменений. │

│ Срок — 15 февраля 2008 г. │

│ Ответственный — специалист отдела ИТ Степанов И.С. │

│ 4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела│

│управления персоналом Ивановскую Л.В. │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

│ Ивановская Л.В. Ивановская «31» января 2008 г.│

│ Степанов И.С. Степанов «01» февраля 2008 г.│

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.

│ ЗАО «Русский лен» │

│ Дата составления Номер документа│

│ О внесении дополнений в форму N Т-5а │

│ В унифицированной форме N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе│

│работника на другую работу» предусмотрена графа «Причина перевода».│

│В унифицированной форме N Т-5а такая графа отсутствует. │

│ В связи с необходимостью отражения причины перевода во всех приказах│

│о переводе работников │

│ 1. Ввести в унифицированную форму N Т-5а «Приказ (распоряжение) о│

│переводе работников на другую работу» дополнительную графу «Причина│

│ Форма N Т-5а с учетом дополнительной графы прилагается. │

│ Основание: докладная записка начальника отдела управления персоналом│

│от 05.04.2008 N 45-д. │

│ 2. Системному администратору Фархатову З.Г. до 09.04.2008 разместить│

│усовершенствованную форму N Т-5а в каталоге «Бланки приказов по личному│

│составу» на сервере локальной сети. │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

Читайте также:  Приказ о предоставлении дополнительного дня отдыха донору

│ Ознакомлен(а): Фархатов «07» апреля 2008 г.│

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

Для того чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и применения унифицированных форм документов, включенных в альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа или приложения к инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета и сопровождения кадров такой Табель содержит:

— формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

— формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

— формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

— формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами данной организации;

— формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

Словарь кадрового делопроизводства. Табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Внутренний документ — документ, который составляется и обращается внутри организации.

При наличии вышестоящей организации в форму Табеля может быть включена графа «Внешнее согласование».

Разделы Табеля форм документов, в составлении которых принимает участие кадровая служба организации, могут быть следующие (примерный перечень):

— локальные нормативные акты;

— подбор и расстановка персонала;

— учет личного состава;

— повышение квалификации работников;

— режим и учет рабочего времени;

В разделах и подразделах Табеля формы документов рекомендуется располагать в порядке их значимости: об общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым.

Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом. Гриф утверждения оформляют на первой странице Табеля (на титульном листе) в верхней части титульного листа справа, ниже наименования организации. Образец оформления титульного листа Табеля форм документов по учету и сопровождению кадров и пример заполнения одного из тематических разделов такого Табеля предложен ниже.

Закрытое акционерное общество «Русский лен»

должность руководителя организации

Желнин Н.В. Желнин

подпись расшифровка подписи

Табель форм документов по учету и сопровождению кадров

Периодичность
составления
документа

Внутреннее
согласование
(виза,
резолюция)

Подпись
должн. лица
на документе

Место
регистрации
док-та

Место
хранения
1-го экз.
док-та

Место
хранения
копии
док-та

dtpstory.ru

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Формы первичных учетных документов по учету кадров

Как оформить альбом форм кадровых документов?

Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;

См. «Унифицированная форма № Т-1 — скачать бланк и образец».

  • личная карточка работника;

См. «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

См. «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

См. «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».

См. «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

  • приказ об увольнении и др.

См. «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

Бланкер.ру

Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета. ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу).
По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах. Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др.

Унифицированные формы первичных документов (перечень)

По строке «Всего» указывается стоимость выполненных работ и затрат с учетом НДС. Подробности в материалах Системы Кадры: Популярные вопросы 1.Литература: Журнал «Кадровое дело» № 1, Январь 2014 Документооборот / Образцы и комментарии Год без унифицированных форм: практика разработки cобственных документов Обязательно ли издавать приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда? – Да, обязательно. Можно ли разработать формы учетных документов, которые ранее не были унифицированы? – Да, можно.

Можно ли удалить из унифицированных форм поля и графы и пользоваться ими? – Да, можно. С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанные формы кадрового учета. Это более удобно. Теперь можно учитывать особенности делопроизводства в компании.

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 11 Оформляем альбом унифицированных форм Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота. Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Словарь кадрового делопроизводства.

См. «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» и «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

  • зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

См. «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец», «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» и «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)».

См. «Унифицированная форма № Т-54 — лицевой счет». Унифицированная документация по учету кассовых операций Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения: — организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание; — распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом; — персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.; — учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.; — плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.; — отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
В разделах и подразделах Табеля формы документов рекомендуется располагать в порядке их значимости: об общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом. Гриф утверждения оформляют на первой странице Табеля (на титульном листе) в верхней части титульного листа справа, ниже наименования организации.
Образец оформления титульного листа Табеля форм документов по учету и сопровождению кадров и пример заполнения одного из тематических разделов такого Табеля предложен ниже. Примерный образец Закрытое акционерное общество «Русский лен» (наименование организации) Утверждаю Генеральный директор должность руководителя организации Желнин Н.В.

Читайте также:  Положены ли повару дополнительные отпуска и другие льготы?

Как сделать альбом кадровых приказов

Любой хозяйствующий субъект ведет первичную документацию для регламентации трудовых отношений с сотрудниками. Ежедневно кадровой службе приходится решать, какие бланки использовать при введении новых штатных должностей, заключении трудового договора и т.д. Если документооборот не систематизирован, то в деятельности фирмы происходят сбои. Поэтому стоит разобраться, какие унифицированные образцы нужно применять и можно ли разработать индивидуальные под свои потребности.

Альбом унифицированных кадровых форм для бизнеса

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Оформляем альбом унифицированных форм

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

Как сделать альбом кадровых приказов

01.01.2013 вступил в силу Закон № 402-ФЗ. Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, обязанность вести первичную документацию по унифицированным формам сохранена только за учреждениями государственного сектора. Негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Их должен утверждать руководитель фирмы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Кроме того, в первичные учетные документы можно будет вносить исправления.

Как сделать альбом кадровых документов

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Оформляем альбом унифицированных форм (А

Например, в крупной организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений, целесообразно подготовить типовые правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкцию по кадровому делопроизводству. Названные типовые тексты будут использоваться как в головной организации, так и в обособленных подразделениях с «привязкой» к особенностям деятельности конкретного подразделения, вызванным территориальными, климатическими, социальными и другими условиями.

Создание кадровой службы

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных. Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

Как утвердить формы документов внутри организации

  • Реквизиты предприятия и наименование;
  • ФИО должностного лица;
  • Название документа и порядковый номер;
  • Основания для издания;
  • Ссылки на законодательные акты;
  • ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
  • Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
  • Назначить исполнительное лицо;
  • Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
  • Дату составления;
  • Подпись об ознакомлении работника.

Правила учета и оформления приказов по кадрам

Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой. Приказы или распоряжения являются распорядительными документами, регулирующими работу организации с персоналом. При этом надо иметь в виду, что компетенция руководителя организации, осуществляющего исполнительно-распорядительную деятельность, закрепляется в учредительных документах — Уставе организации или положении об обособленном структурном подразделении.

Кадровое делопроизводство с нуля

Приказываю:
1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров.
2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г.
3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту шаблонов от внесения в них изменений.
Срок — 15 февраля 2008 г.
Ответственный — специалист отдела ИТ Степанов И.С.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на Начальника отдела управления персоналом Ивановскую Л.В.

Оформляем альбом унифицированных форм

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Как сделать альбом кадровых приказов

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.

Нумерация приказов по кадрам

Можно ли удалить из унифицированных форм поля и графы и пользоваться ими? – Да, можно. С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанные формы кадрового учета. Это более удобно. Теперь можно учитывать особенности делопроизводства в компании.

Как сделать альбом кадровых приказов

На практике состав применяемых организацией форм документов определяется в соответствии с утвержденным приказом руководителя организации Альбомом форм документов (далее — Альбом), который, в свою очередь, обычно является приложением к корпоративной инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству). В Альбом включаются формы всех применяемых организацией (в интересах обеспечения повседневной деятельности) документов, в том числе унифицированные формы и их усовершенствованные (под нужды организации) варианты.

Государственное образовательное учреждение высшего образования

«Коми республиканская академия

государственной службы и управления»

Кафедра документоведения, архивоведения и прикладной лингвистики

Допустить к защите

Выпускная квалификационная работа

РАЗРАБОТКА АЛЬБОМА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В КОМИ РЕГИОНАЛЬНОМ ФИЛИАЛЕ ОАО «РОССЕЛЬХОЗБАНК»

Специальность 032001 «Документоведение

и документационное обеспечение управления»

Студентка 437 группы

Гуляева Любовь Николаевна

канд. ист. наук, доцент

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Для этих целей в организации составляют альбом унифицированных форм кадровых документов.

Альбом унифицированных форм кадровых документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм кадровых документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Цель разработки Альбома унифицированных форм кадровых документов — регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

— определение информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

— установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

Читайте также:  Сроки хранения графика сменности

— унификацию текста документа.

Целью написания выпускной квалификационной работы является разработка альбома унифицированных форм кадровых документов в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

Дать характеристику Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» и его структуры; изучить нормативно-правовую базу кадрового делопроизводства в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»;

описать состав кадровой документации в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк»;

понятие альбома унифицированных форм кадровых документов в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Предметом исследования является кадровая документация организации.

Объект исследования — процессы составления кадровых документов в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк».

Методы исследования. Описательный, проектный

Источником для подготовки выпускной квалификационной работы, безусловно, послужило законодательство Российской Федерации, мы посчитали необходимым дать его характеристику в отдельной главе нашей работы.

Теоретической основой выпускной квалификационной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга — это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов.

Для написания выпускной квалификационной работы были изучены статьи в периодических изданиях «Делопроизводство», «Кадровик», «Кадровое делопроизводство». Так, например, Кузнецова Т.В. в статье «Кадровое делопроизводство» освещает вопросы значения кадровой службы, ее места в системе управления и порядку организации, а также вопросы составления, оформления документов и организации.

Статья «Технология разработки кадровых приказов. Внесение изменений в унифицированные формы» посвящена работе по подготовке кадровых приказов. В ней говорится о возможностях каждого кадровика адаптировать унифицированную форму документа для специфики собственной организации, не нарушив при этом законодательство.

В статье «Корпоративный» альбом форм документов» говорится о процедуре создания альбома унифицированных форм документов, этапах его разработки.

Таким образом, актуальность предпринятого нами исследования подтверждается многочисленными публикациями, в которых авторы доказывают значимость подобных разработок, делятся практическим опытом проектирования документов, приводят примеры регламентации делопроизводства.

С точки зрения практического значения исследования, проведенного в рамках нашей работы, его результаты могут быть использованы сотрудниками Коми регионального филиала ОАО «Россельхозбанк» в целях эффективного формирования управленческой деятельности.

Цель и задачи работы определили ее структуру. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, библиографического списка и приложения. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования, обзор использованной литературы. В первой главе даётся описание нормативно-правовых документов, регламентирующих кадровое делопроизводство в Коми региональном филиале ОАО «Россельхозбанк», показана его структура. Во второй главе дается характеристика кадровых документов, используемых в организации. Заключение содержит обобщение и выводы выпускной квалификационной работы.

Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

  • Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).
  • Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

  • кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • кассовых операций;
  • торговых операций;
  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
  • результатов инвентаризации;
  • работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

  1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • личная карточка работника;
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
  • приказ об увольнении и др.
  1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:
  • табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;
  • зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

  • приходный кассовый ордер;
  • расходный кассовый ордер;

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Итоги

У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).

Ссылка на основную публикацию