Как правильно подшивать документы по основной деятельности? - Komsindrom.ru

Как правильно подшивать документы по основной деятельности?

Содержание

Приказы по основной деятельности: классификация и образцы

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  • об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
  • о трудовом распорядке;
  • о графике отпусков;
  • о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
  • об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  • о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

  1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
  2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
  3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
  4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
  5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
  6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
  7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
  8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

  1. Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
  2. Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
  3. Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
  4. Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
  5. Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
  6. После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
  7. Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Пример: приказ об утверждении штатного расписания

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2019 года.

Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу

Приказы руководителя организации по лично­му составу являются наиболее социально значи­мыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необхо­димую для граждан информацию социально­правового характера.

Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Виды приказов руководителя организации по личному составу

Приказ — правовой акт, издаваемый руководи­телем организации, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоя­щих перед организацией.

Приказы руководителя организации по лично­му составу в зависимости от сроков хранения де­лятся на 2 группы:

приказы руководителя организации о прие­ме, перемещении, увольнении, поощрении ра­ботников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных кате­горий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и за­рубежных командировках, заключении и продле­нии трудовых договоров (контрактов). Эта группа приказов хранится 75 лет;

приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов — 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу

В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела.

Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях. В одном деле мож­но сгруппировать приказы одного вида. Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников — одно дело, приказы о назначении персональных надбавок — другое дело и т. д.

Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело. Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами толь­ко документы, которые являлись приложением к приказам.

Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не под­лежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело. В связи с этим в номенклатуре дел вам необходимо преду­смотреть дело «Документы к приказам по лично­му составу (заявления, объяснительные, доклад­ные записки и др.)».

В дело включается только один экземпляр каж­дого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

При формировании дела вам нужно прове­рить правильность оформления приказов: нали­чие подписей, регистрационных номеров.

При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу фор­мируются в нескольких томах. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.

Систематизируем документы в делах с приказами по личному составу

В делах вам следует систематизировать при­казы по хронологии и нумерации. В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к кон­цу года сверху будут приказы с последними, бо­лее поздними номерами. После окончания дело­производственного года приказы переложите по хронологии в порядке возрастания номеров.

Оформляем дела с приказами по личному составу

В начале каждого тома с приказами по лич­ному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи докумен­тов дела установленной нормативными докумен­тами формы. Смотрите форму внутренней опи­Я — специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала.

В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала.

Нумеруем листы дела

Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома. Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома. На­пример, первый том с приказами по личному составу закончился № 289, следующий том на­чинайте не с № 290, а с № 1.

Читайте также:  Программа обучения по проверке знаний охраны труда для разных должностей разная и как она выглядит?

Если при нумерации произошла ошибка

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропу­щен номер, например, пронумерованы листы 1, 3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропу­щен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, ко­гда при нумерации допущено много ошибок. При этом необязательно стирать предыдущую нуме­рацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

Заполняем лист-заверитель дела

После нумерации тома заполняем лист-заве­ритель дела.

Номер дела — это индекс дела согласно но­менклатуре дел организации. Например, при­казы по личному составу имеют индекс в соот­ветствии со сводной номенклатурой дел 02-01. Следовательно, в листе-заверителе указывайте «Дело № 02-01» и далее номер тома: 1, 2 и т.д.

В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, на­пример 295 (двести девяносто пять) листов.

Если в деле имеются литерные номера, на­пример, 111 а, 113а, 113б, а последний пронуме­рованный лист был за номером 250, тогда коли­чество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумерова­но 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».

В случае если был пропущен не лист, а номер, тогда вам нужно поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указываете не то количе­ство, которое зафиксировано на последнем лис­те дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров. Например, последний лист дела имел № 216, но были пропущены № 22 и 45. Следова­тельно, для определения количества пронумеро­ванных листов из 216 вычитаем 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следую­щая: «В деле подшито и пронумеровано 216 (две­сти шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: 22, 45».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от лице­вых счетов также черным графитным каранда­шом в правом верхнем углу.

В листе-заверителе и внутренней описи ука­зывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не долж­ности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений. Вам нужно указать полное название должности, например « ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. спе­циалист» или «вед. спец.», что часто встречает­ся на практике. Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию. Например, нуж­но писать «С.В. Ильина», но не «С. Ильина» или «Ильина С.В.», или «Ильина С.».

Дата составления листа-заверителя и внут­ренней описи обозначается арабскими циф­рами, например «18.11.2009». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например «04.03.2010». Недопустимо писать «4.6.2010».

Год указывается полностью: 2009, 2010 и т.д. Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «08.04.09». Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года. Это явля­ется распространенной ошибкой.

Нельзя писать «05.03.2010 г.». Буква «г» применима только в том случае, если в дате ме­сяц назван словом, например «8 апреля 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов Респуб­лики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений министерств и др.

За­полненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 жур­нала.

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются:

Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи.

Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения

Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников. Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под са­мостоятельным порядковым номером.

Образец оформления внутренней описи смотрите в рубри­ке «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Когда количество действий не отражает количество документов дела

В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации. По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны».

В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое дейст­вие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество дейст­вий никак не будет отражать количество докумен­тов дела, так как будет значительно больше.

Сформированные тома с приказами по лич­ному составу вам необходимо переплести. Под­шивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).

Оформляем обложку дела

После переплета оформляется обложка дел с приказами по личному составу. Оформление об­ложки возможно 2 способами:

— напечатать компьютерным способом на лис­те бумаги формата А4 все необходимые реквизи­ты по установленной форме и наклеить лист на обложку дела;

— написать все нужные реквизиты светостой­кими чернилами, тушью или шариковой ручкой на обложке дела.

Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

Номер дела — это индекс дела по сводной но­менклатуре дел организации. Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклату­рой дел. На обложку выносится количество лис­тов, указанное в листе-заверителе.

Крайние даты дела определяются по дате пер­вого и последнего приказов, которые сгруппиро­ваны в деле, и обозначаются арабскими цифрами: «Начато: 02.01.2009», «Окончено: 31.12.2009».

Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. — фонд, Оп. — опись, Д. — дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяют­ся после составления сводной описи дел по лич­ному составу.

Обложку дела после оформления в структур­ном подразделении вы найдете в рубрике «Полез­ная документация» на с. 27 журнала.

Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи

Приказы об отпусках, дисциплинарных взыска­ниях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам сле­дует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологиче­скому принципу в порядке возрастания номеров.

Так как срок хранения этого вида приказов со­ставляет 3 года после проведения налоговой про­верки, дела оформляются частично: документы переплетаются, обязательно оформляется облож­ка, листы в деле не нумеруются, не составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.

Формируем и оформляем дела с приказами руководителя организации по личному составу

Приказы руководителя организации по лично­му составу являются наиболее социально значи­мыми документами наравне с лицевыми счетами по зарплате работников, так как содержат необхо­димую для граждан информацию социально­правового характера.

Переоценить их значение трудно, ведь данные документы широко используются при наведении справок об установлении стажа работы, подтверж­дения места и времени работы, квалификацион­ной категории, нахождения в отпуске по уходу за ребенком и др.

Виды приказов руководителя организации по личному составу

Приказ — правовой акт, издаваемый руководи­телем организации, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоя­щих перед организацией.

Приказы руководителя организации по лично­му составу в зависимости от сроков хранения де­лятся на 2 группы:

приказы руководителя организации о прие­ме, перемещении, увольнении, поощрении ра­ботников, установлении надбавок, совмещении профессий, присвоении квалификационных кате­горий, разрядов, классов, об отпусках по уходу за ребенком до 3 лет, длительных (более месяца) и за­рубежных командировках, заключении и продле­нии трудовых договоров (контрактов). Эта группа приказов хранится 75 лет;

приказы руководителя предприятия об отпус­ках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов — 3 года после проведе­ния комплексной налоговой проверки.

Основные принципы формирования дел с приказами по личному составу

В зависимости от сроков хранения вам необ­ходимо формировать приказы в самостоятель­ные дела.

Давайте разберемся, какие типичные ошиб­ки допускаются при формировании дел. Итак, прежде всего нельзя объединять в одном деле приказы с различными сроками хранения. В одно дело формируются приказы с одним и тем же сроком хранения. Нельзя в одно дело объеди­нять, например , приказы о приеме на работу и о дисциплинарных взысканиях. В одном деле мож­но сгруппировать приказы одного вида. Напри­мер, приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении работников — одно дело, приказы о назначении персональных надбавок — другое дело и т. д.

Однако при небольшом количестве приказов одного и того же срока хранения их можно груп­пировать в одно дело. Как правило, если в про­цессе деятельности организации создается более 200 приказов по каждому виду, их целесообразно группировать в самостоятельные дела.

Важно помнить, что принцип группировки приказов в дела определяется при составлении номенклатуры дел организации, поэтому приказы по личному составу группируются в дела строго по номенклатуре дел.

В деле находятся приказы за один календар­ный год.

Вам необходимо изъять из дела документы (при их наличии), послужившие основанием для приказов по личному составу, например, док­ладные, объяснительные записки, заявления и др. Остаются в деле вместе с приказами толь­ко документы, которые являлись приложением к приказам.

Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу, если они не под­лежат включению в личные дела сотрудников или если на сотрудников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело. В связи с этим в номенклатуре дел вам необходимо преду­смотреть дело «Документы к приказам по лично­му составу (заявления, объяснительные, доклад­ные записки и др.)».

В дело включается только один экземпляр каж­дого документа. Не включаются в дела проекты документов, черновые, дублетные экземпляры.

При формировании дела вам нужно прове­рить правильность оформления приказов: нали­чие подписей, регистрационных номеров.

При большом количестве документов (более 300 листов) приказы по личному составу фор­мируются в нескольких томах. В одном томе должно быть максимально 250-300 листов при толщине корешка не более 4 см.

Систематизируем документы в делах с приказами по личному составу

В делах вам следует систематизировать при­казы по хронологии и нумерации. В течение года приказы, как правило, располагаются в папках по мере накопления снизу вверх, поэтому к кон­цу года сверху будут приказы с последними, бо­лее поздними номерами. После окончания дело­производственного года приказы переложите по хронологии в порядке возрастания номеров.

Оформляем дела с приказами по личному составу

В начале каждого тома с приказами по лич­ному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи докумен­тов дела установленной нормативными докумен­тами формы. Смотрите форму внутренней опи­Я — специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная доку­ментация» на с. 24 журнала.

В конце каждого тома с приказами по лично­му составу 75-летнего срока хранения вы долж­ны размещать лист-заверитель дела.

Форму листа- заверителя смотрите на с. 24 журнала.

Нумеруем листы дела

Все листы дела с приказами по личному со­ставу 75-летнего срока хранения нумеруются черным графитным карандашом в правом верх­нем углу. Внутренняя опись дела нумеруется от­дельно от документов.

Не допускается использовать чернила и цвет­ные карандаши для нумерации листов. Лист- заверитель не нумеруется. Нумерация валовая с первого и до последнего листа тома, например, 2, 3 и так до конца тома. Каждый новый том начинайте с листа № 1, но ни в коем случае не продолжайте нумерацию предыдущего тома. На­пример, первый том с приказами по личному составу закончился № 289, следующий том на­чинайте не с № 290, а с № 1.

Читайте также:  Какой режим рабочего времени оператора котельной?

Если при нумерации произошла ошибка

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропу­щен номер, например, пронумерованы листы 1, 3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропу­щен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, ко­гда при нумерации допущено много ошибок. При этом необязательно стирать предыдущую нуме­рацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

Заполняем лист-заверитель дела

После нумерации тома заполняем лист-заве­ритель дела.

Номер дела — это индекс дела согласно но­менклатуре дел организации. Например, при­казы по личному составу имеют индекс в соот­ветствии со сводной номенклатурой дел 02-01. Следовательно, в листе-заверителе указывайте «Дело № 02-01» и далее номер тома: 1, 2 и т.д.

В листе-заверителе указываем цифрами и прописью фактическое количество листов, на­пример 295 (двести девяносто пять) листов.

Если в деле имеются литерные номера, на­пример, 111 а, 113а, 113б, а последний пронуме­рованный лист был за номером 250, тогда коли­чество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумерова­но 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».

В случае если был пропущен не лист, а номер, тогда вам нужно поступить следующим образом. В листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано листов» указываете не то количе­ство, которое зафиксировано на последнем лис­те дела, а за вычетом пропущенного номера или номеров. Например, последний лист дела имел № 216, но были пропущены № 22 и 45. Следова­тельно, для определения количества пронумеро­ванных листов из 216 вычитаем 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следую­щая: «В деле подшито и пронумеровано 216 (две­сти шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: 22, 45».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от лице­вых счетов также черным графитным каранда­шом в правом верхнем углу.

В листе-заверителе и внутренней описи ука­зывается должность сотрудника, составившего лист-заверитель и внутреннюю опись, а не долж­ности руководителя структурного подразделения и заведующего архивом. При записи должности не допускайте сокращений. Вам нужно указать полное название должности, например « ведущий специалист», но ни в коем случае не «вед. спе­циалист» или «вед. спец.», что часто встречает­ся на практике. Далее ставится подпись и дается расшифровка подписи. Расшифровка подписи включает инициалы и фамилию. Например, нуж­но писать «С.В. Ильина», но не «С. Ильина» или «Ильина С.В.», или «Ильина С.».

Дата составления листа-заверителя и внут­ренней описи обозначается арабскими циф­рами, например «18.11.2009». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например «04.03.2010». Недопустимо писать «4.6.2010».

Год указывается полностью: 2009, 2010 и т.д. Нельзя обозначать дату, используя сокращения, например «08.04.09». Также недопустимо в дате ставить букву «г.» после указания года. Это явля­ется распространенной ошибкой.

Нельзя писать «05.03.2010 г.». Буква «г» применима только в том случае, если в дате ме­сяц назван словом, например «8 апреля 2009 г.». Словесное обозначение даты в обязательном порядке применимо только в обозначении даты документов республиканских органов власти и управления, например, даты законов Респуб­лики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений министерств и др.

За­полненный вариант листа-заверителя смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 жур­нала.

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти строки указываются, но не заполняются:

Количество листов внутренней описи дела проставляется в листе-заверителе после составления внутренней описи.

Внутренняя опись дела с приказами по личному составу 75-летнего хранения

Внутренняя опись дела с приказами по лично­му составу 75-летнего хранения составляется по­сле нумерации листов дела. Во внутренней описи в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другие с указанием фамилий, имен, отчеств работников. Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под са­мостоятельным порядковым номером.

Образец оформления внутренней описи смотрите в рубри­ке «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Когда количество действий не отражает количество документов дела

В публикациях работников Государственной архивной службы РБ предлагается каждое дейст­вие одного приказа нумеровать самостоятельным номером в валовом порядке: 1, 2, 3 и т.д. Это не­сколько отличается от предлагаемой нами системы нумерации. По мнению автора, принцип валовой нумерации каждого действия приемлем только в том случае, если в одном приказе содержится толь­ко одно действие на одного работника, например: «О приеме на работу Гавриловой Марии Иванов­ны».

В противном случае итоговая запись будет не точно отражать количество документов, содержа­щихся в деле. Предположим, в деле находится 125 приказов по личному составу. Если каждое дейст­вие на каждого работника нумеровать отдельным номером в валовом порядке, то количество дейст­вий никак не будет отражать количество докумен­тов дела, так как будет значительно больше.

Сформированные тома с приказами по лич­ному составу вам необходимо переплести. Под­шивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).

Оформляем обложку дела

После переплета оформляется обложка дел с приказами по личному составу. Оформление об­ложки возможно 2 способами:

— напечатать компьютерным способом на лис­те бумаги формата А4 все необходимые реквизи­ты по установленной форме и наклеить лист на обложку дела;

— написать все нужные реквизиты светостой­кими чернилами, тушью или шариковой ручкой на обложке дела.

Независимо от способа оформления обложка должна иметь определенную форму и содержать необходимые реквизиты. Форму обложки смотри­те на с. 26 журнала в рубрике «Полезная докумен­тация».

Номер дела — это индекс дела по сводной но­менклатуре дел организации. Заголовок дела, срок хранения дела также определяются номенклату­рой дел. На обложку выносится количество лис­тов, указанное в листе-заверителе.

Крайние даты дела определяются по дате пер­вого и последнего приказов, которые сгруппиро­ваны в деле, и обозначаются арабскими цифрами: «Начато: 02.01.2009», «Окончено: 31.12.2009».

Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. — фонд, Оп. — опись, Д. — дело), заполняются после передачи документов в архив работником, отвечающим за архив организации, и определяют­ся после составления сводной описи дел по лич­ному составу.

Обложку дела после оформления в структур­ном подразделении вы найдете в рубрике «Полез­ная документация» на с. 27 журнала.

Приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи

Приказы об отпусках, дисциплинарных взыска­ниях, командировках по территории Республики Беларусь, оказании материальной помощи вам сле­дует формировать в дела за один календарный год и систематизировать внутри дела по хронологиче­скому принципу в порядке возрастания номеров.

Так как срок хранения этого вида приказов со­ставляет 3 года после проведения налоговой про­верки, дела оформляются частично: документы переплетаются, обязательно оформляется облож­ка, листы в деле не нумеруются, не составляются внутренняя опись документов и лист-заверитель.

Исправляем ошибку формирования дела, в которое подшили документы с разными сроками хранения

  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Методы исправления ошибки

В первом квартале по графику, утвержденному руководителем организации, началась процедура передачи дел на архивное хранение по описям, которые подготовлены ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В процессе реальной передачи дел даже после заранее проведенной архивом проверки качества их формирования и оформления часто выявляются ошибки, которые необходимо оперативно исправлять. Но на полное переоформление обработанных дел и подписанных описей, как правило, в подразделении и в архиве уже нет никаких ресурсов, а на процесс приема-передачи дел обычно выделяется не более 2 недель.

Что делать, если в дело оказались подшитыми документы с различными сроками хранения?

1 вариант – «классический», основанный на полном или частичном переоформлении дела с учетом действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций (п. 4.20):

  • документы постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно; свыше 10 лет) необходимо группировать в разные дела;
  • приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Сотрудник архива (или ответственный за архивное хранение, если архив в организации не создан) в присутствии передающего дела полистно просматривает документы дела постоянного хранения и проводит их экспресс-экспертизу.

Например, в деле с приказами по основной деятельности выявлены приказы по личному составу об изменениях фамилий, командировках и изменении графика работы, которые имеют временные сроки хранения и не должны находиться в данном деле. Принимается решение об их полном изъятии из сформированного дела постоянного срока хранения и передаче в отдел кадров для формирования в дела по личному составу за соответствующий год или для возможного уничтожения в связи с истечением сроков хранения. Так, в 2019 году можно выделить к уничтожению приказы об отпусках и командировках за 2013 год.

Возврат неправильно подшитых в дело приказов осуществляется сотруднику, который непосредственно передает дела в архив. Акт приема-передачи в этом случае не составляется, т.к. архив не принимает эти документы в составе дела, представленного на архивное хранение данным подразделением. А в другое подразделение (в нашем примере – в отдел кадров) служба делопроизводства и архив должны передать изъятые документы по акту приема-передачи.

Частичное изъятие документов из дела в данном случае предполагает, что приказы по личному составу об изменении фамилий, имеющие срок хранения 50 лет, могут быть оставлены в деле постоянного срока хранения. Но они не должны «выпасть» из учетных документов дела и описи дел. Поэтому к заголовку данного дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения составляется аннотация о наличии в нем приказов по личному составу об изменении конкретных фамилий. Применение аннотаций к составу и содержанию документов дела и является тем профессиональным секретом (подходом), который позволяет экономить время в процессе передачи дел на архивное хранение.

2 вариант – «экспертный» новый способ, применяемый архивами организаций, не являющихся источниками комплектования, который основан на оценке реальной значимости документов и степени отражения их информации в других документах.

Сведения об отпуске или командировке отражаются в личной карточке по форме № Т-2 с указанием даты и номера приказа, в расчетной ведомости о выплате заработной платы, а также в документах персонифицированного учета, налоговой отчетности и отчетов в ПФР. Некоторые из перечисленных документов, содержащие сведения о выплатах в период отпусков и командировок, имеют более длительный, в основном 50-летний срок хранения, формируются в дела по личному составу в отделе кадров и бухгалтерии. Справки социально-правового характера в последующем могут быть выданы на их основании. Учитывается и тот факт, что заключительный этап экспертизы ценности документов будет проведен в архиве. Причем в случае ликвидации организации дела постоянного срока хранения с аннотацией о содержащихся в них приказах по личному составу об изменении фамилий после экспертизы ценности могут быть переданы в государственный или муниципальный архив вместе с другими делами по личному составу.

Во втором варианте все имеющиеся в деле постоянного срока хранения документы по личному составу не изымаются из него. Проводится такая же экспресс-экспертиза приказов по личному составу, после которой дело не переформировывается и количество листов в нем не перенумеровывается. Изменения вносятся в учетные документы дела, в опись дел и на обложку дела:

  • к заголовку дела в описи и на обложке оформляется аннотация о том, что в нем содержатся приказы об изменении фамилий;
  • временные сроки хранения приказов об изменении фамилий, о графиках работы и командировках в деле с приказами по основной деятельности указываются во внутренней описи документов дела (в графе «Примечание»);
  • наличие в деле постоянного срока хранения документов по личному составу фиксируется как особенности формирования дела в листе-заверителе дела.
Читайте также:  Заполнение бланка трудовой книжки

Такой способ, связанный прежде всего с переоформлением учетных документов к делу, применяется организациями, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно организуют архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и Правил работы архивов организаций.

Изъятие «непрофильных» документов и оформление изменений в составе дела

Рассмотрим первый «классический» вариант проведения экспресс-экспертизы документов по личному составу с разными сроками хранения, которые оказались в деле постоянного срока хранения. Экспертиза их ценности проводится прежде всего по признаку содержания этих приказов по личному составу.

Командировки могут быть краткосрочными (до 30 дней) и долгосрочными, соответственно приказы о направлении сотрудников в командировку могут иметь разные сроки хранения и формироваться в разные дела:

  • приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных командировках и дисциплинарных взысканиях – 5 л. (ст. 19 б) Перечня 2010 г. 1 );
  • приказы о приеме, переводе, совмещении, увольнении, поощрениях, длительных командировках, всех видах отпусков за тяжелые, вредные и опасные условия труда, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком – 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ 2 ).

Приказы об изменении графиков работы, которыми не изменяются условия заключенных трудовых договоров конкретных сотрудников, относятся, как правило, к категории приказов по административно-организационной деятельности и подлежат хранению в течение 5 л. (ст. 19 в) Перечня 2010 г.). Если же в приказе идет речь об изменении графика работы конкретных сотрудников, изменении условий заключенных трудовых договоров, то он является приказом по личному составу и хранится 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

К приказам по личному составу со сроком хранения 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) относятся также приказы об изменении фамилий, имен и отчеств сотрудников.

При методической помощи архива передающий дела сотрудник службы делопроизводства изымает из дела постоянного хранения все документы с временными сроками хранения (полное изъятие). Куда они перемещаются:

1. Приказы об изменении графиков работы, отнесенные к административным приказам, службой делопроизводства будут помещены в дела в соответствии с годами их завершения в делопроизводстве. В зависимости от количества они могут также составить второй том приказов по административно-организационной деятельности за тот же календарный год.

2. Приказы по личному составу и с 50-летним, и с 5-летним сроками хранения передаются в отдел кадров для формирования в соответствующие дела с учетом года издания (завершения в делопроизводстве). Документы и дела передаются из не связанных подчиненностью друг другу подразделений всегда по акту приема-передачи (такой акт показан в Примере 1, обычно он оформляется без грифа утверждения либо сразу с двумя грифами: начальника передающего подразделения и принимающего; регистрационный номер такому акту, как правило, не присваивается, а вот дата обязательна).

Акт приема-передачи документов из отдела ДОУ в отдел кадров

Что нужно изменить в оформлении дела, в котором остались только приказы по основной деятельности? Последовательность действий такая же, как и при обычной архивно-технической обработке, только заново прошивать дело не потребуется. Алгоритм исправления выявленных ошибок в процессе передачи документов в архив следующий:

1. Поскольку из-за изъятых документов нарушилась порядковая нумерация листов, необходимо внести в нее исправления. Номер листа документа, ранее проставленный графитным карандашом, зачеркивается карандашом тонкой косой чертой и рядом с ним проставляется новый валовый порядковый номер. Если изъятых документов не очень много (в пределах 10–20), то перенумерация может не осуществляться, а все изъятые документы и пропущенные номера листов дела фиксируются во внутренней описи документов дела и в итоговой записи к ней;

2. В графу «Примечание» внутренней описи необходимо вписать отметку о сроке хранения документа, его изъятии из дела и передаче для формирования в дела другого подразделения, т.к. количество документов в деле сократилось («1» в Примере 2). Все изменения во внутреннюю опись вносятся от руки, перепечатка ее не требуется.
Изменения в итоговой записи («2» в Примере 2) еще раз подписываются («3») тем человеком, который передавал дела на архивное хранение и который вместе с сотрудником архива выявил и исправил ошибки.

3. В подписанном листе-заверителе к данному делу необходимо зафиксировать изменение количества листов документов, вписать пропущенные номера листов в связи с изъятием, указать изъятие приказов по личному составу в табличной части листа-заверителя и еще раз подписать его (Пример 3).

4. При полном изъятии «непрофильных» документов в заголовок дела на обложке и в описи дел никакие изменения не оформляются.

А при частичном изъятии, когда документы по личному составу с 5-летним сроком хранения передаются в отдел кадров для решения их дальнейшей судьбы, в составе дела с приказами по основной деятельности оставляют приказы об изменении фамилий с долговременным 50-летним сроком хранения. В настоящее время это делается потому, что организация, особенно если она не является источником комплектования, сама принимает решение о систематизации документов своего архивного фонда, за сохранность которого она отвечает, и в процессах формирования дел и подготовки их к архивному хранению предпочитает наименьшие трудозатраты. Помимо рассмотренных нами изменений во внутреннюю опись и лист-заверитель дела уточняется заголовок дела с приказами по основной деятельности методом аннотирования на обложке дела и в описи дел. Из всех сформированных таким образом приказов в первую очередь потребуются для исполнения запросов социально-правового характера приказы об изменении фамилии. Поэтому к заголовку дела необходимо составить аннотацию, отражающую документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска:

  • на обложке дела к заголовку от руки дописывают с красной строки кратко содержание оставшихся в деле приказов по личному составу – об изменении фамилий с указанием номеров листов дела (Пример 4);
  • такая же аннотация вносится в опись дел, что требует перепечатки и перенумерации одного или нескольких ее листов, но в настоящее время это не слишком сложно, т.к. все проекты описей изготавливаются по шаблонам (утвержденным формам в соответствии с Правилами работы архивов организаций) в электронном виде (Пример 5).

Отражение «неуместных» документов во внутренней описи дела

Как прошить в архив приказы по основной деятельности

Как правильно подшивать документы по основной деятельности?


Ответ на вопрос: Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

  1. информационно-справочные.
  2. организационные;
  3. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Следовательно, приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности. Мы рекомендуем почитать о материал по этой ссылке.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения

Систематизация приказов (распоряжений) в делопроизводстве

При работе с распорядительными документами (приказами, распоряжениями) нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций – собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение.

от 27.10.2003; далее – Перечень)

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив Москва 1999 Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ( ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

  1. передача дел в архив организации.
  2. формирование дел в службе кадров;
  3. описание и уничтожение дел в службе кадров;
  4. оформление дел в службе кадров;
  5. экспертиза ценности дел службы кадров;
  6. обеспечение сохранности дел;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

К документам по личному составу, имеющим долговременный

Приказ по личному составу

04 Сентября 2017 в 16:00 Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д.

Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ ПОРЯДОК формирования, подготовки и передачи дел в архив Москва 1999 Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ( ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основными правилами работы ведомственных архивов.

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

Как прошить в архив приказы по основной деятельности

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново.

При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д.

Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.

Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) оговариваются в листе-заверителе дела.

Например, последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер — 26. Содержание: Как прошить приказы по основной деятельности Если же необходимость в постоянном хранении такого вида документов организация не определила, тогда приказы составляют часть документального фонда организации, имеют срок хранения 10 лет, не подлежат полному оформлению и хранятся в соответствующем структурном подразделении до момента уничтожения.

Приказы по основной деятельности в архив

Архивная обработка документации: что она собой представляет? Оглавление: В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице.

Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами: Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел.

Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

Ссылка на основную публикацию