Как правильно приобрести трудовую книжку и вкладыш? - Komsindrom.ru

Как правильно приобрести трудовую книжку и вкладыш?

Содержание

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является неотъемлемой частью самой книжки, его ведение и заполнение регулируется законодательством, поскольку он является бланком строгой отчетности и содержит сведения о стаже.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.

Он оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:

  1. Сведения о работе.
  2. Сведения о наградах.

В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.

Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.

Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.

Как выглядит?

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой отдельно сброшюрованный бланк, форму которого можно найти в приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н «О трудовых книжках». Он полностью идентичен бланку трудовой книжки, за исключением названия, указанного на обложке и титульном листе. Также он отличается цветом и качеством обложки.

Можно встретить вкладыш советского образца, он отличается от нового:

  1. Отсутствием обложки.
  2. Форматом.
  3. Гербом СССР в левом верхнем углу.

По его использованию часто возникают споры. Дело в том, что Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» , которым утвержден данный вкладыш до сих пор действует, его нет в перечне документов, которые становятся недействительными после вступления в силу Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 года за № 69 , об утверждении Инструкции. И поэтому возникает расхождение с Постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 , где сказано, что с 01.01.2004 вводятся книжки нового образца.

Но, как показывает практика, вкладыш старого образца, заведенный после 2004 года, признают действительным.

Должна ли быть голограмма

Если при покупке бланк вкладыша укомплектован голограммами, то работодатель может их использовать для защиты информации:

  1. Номера вкладыша.
  2. Подписи работника.
  3. Печати работодателя и т.д.

Но поскольку обязательное наличие голограммы не установлено законодательно, то вкладыш будет действителен и без нее.

Это бланк строгой отчетности?

Вкладыш, как и трудовая книжка, является бланком строгой отчетности и имеет свой номер и серию. Поэтому сведения о нем также должны вноситься в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Ведется этот документ бухгалтерией предприятия.

Действителен ли без книжки

Вкладыш действителен только вместе с трудовой книжкой, несмотря на то, что на его титульном листе указываются все данные владельца.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку оформляется идентично трудовой, за исключением нескольких моментов.

Оформление титула

На титульном листе вкладыша в трудовую проставляют следующие данные:

  1. ФИО работника, полностью, данные ставят согласно паспорту, на момент заполнения документа. То есть, если ранее имела место смена фамилии, здесь это не отражают.
  2. Дату рождения.
  3. Образование и специальность.
  4. Дата заполнения.
  5. Личная подпись владельца, она также может не совпасть с той, что стоит в трудовой, если была сменена фамилия.
  6. Подпись должностного лица и печать, при наличии.

В бланке трудовой книжки на титульном листе или на обложке ставится пометка о том, что в дополнение к ней оформлен вкладыш и его реквизиты.

Пример записи: «Выдан вкладыш, серия ТТ номер 123456».

Дата заполнения

В качестве даты заполнения указывают фактическую дату, когда был заполнен вкладыш. Как правило, она совпадает с числом первой записи во вкладыше.

Нумерация записей

После оформления вкладыша хронология нумерации записей не прерывается. То есть, если в разделе трудовой книжки сведения «Сведения о работе» последняя запись имеет № 15, то первая запись во вкладыше, в этом же разделе будет идти за № 16.

Проставление печатей

На титульном листе вкладыша ставится печать той компании, которая его оформила.

Сшивание трудовой книжки с вкладышем

Оформленный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку. Место вшивания не регламентировано, и большинство кадровиков вшивают его в середину трудовой. Но такой способ не совсем удобен, поскольку при снятии копии надписи, находящиеся в этом месте как бы разрываются. Гораздо удобнее вшить вкладыш в конец трудовой.

Подробнее этот процесс можно посмотреть в видео: как вшить вкладыш в трудовую книжку

Типовые ошибки при оформлении вкладыша

При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:

  1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
  2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
  3. Не внесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.

Финансовая сторона вопроса

Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.

Кто и где должен покупать

У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.

Сколько стоит

Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.

Производится ли удержание с работника

Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:

  1. Массовой утраты трудовых.
  2. Порча бланка по вине работодателя.

Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:

  1. Из зарплаты.
  2. Путем внесения наличных в кассу.

Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.

Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем

«Бухгалтерия и кадры», 2008, N 2

Трудовая книжка. покупаем, оформляем, учитываем

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками — от закупки чистых бланков до выдачи документа уволившемуся сотруднику.

В трудовой книжке в хронологическом порядке отражена вся трудовая биография человека: его профессиональный и служебный рост, отношение к работе, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа человека.

Трудовая книжка — это обязательный кадровый документ.

Он прямо предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Ее предоставляет работник при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Форма трудовой книжки, Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках». А Инструкция по заполнению этого документа утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Наша справка. Трудовой книжки у человека, которого принимают на работу, может не быть в следующих случаях:

— он поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;

— он поступает на работу на условиях совместительства;

— его трудовая книжка потеряна или повреждена.

На человека, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу при условии, что эта работа является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ).

Примечание. Ни в коем случае нельзя покупать бланки трудовых книжек с рук у случайных людей — рискуете заплатить деньги за фальшивку. Приобрести бланк работодатель может только у официальных распространителей Гознака.

Работодатель обязан постоянно иметь в своем распоряжении чистые бланки этого документа и вкладышей в него (п. 44 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Но ни в коем случае нельзя приобретать их с рук у случайных людей — рискуете заплатить деньги за фальшивку.

Читайте также:  Заверить трудовую книжку: образец

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это защищенная полиграфическая продукция. Поэтому печатать их разрешено только типографиям объединения Гознак Минфина России. А распространять их могут и другие организации (предприниматели), но строго по договорам с Гознаком, и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках»).

Так, на сайте Московской печатной фабрики Гознака есть информация о таких предприятиях. В частности, это ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «Буква», ООО «Имидж», ООО «Моя Компания Поволжье». То есть приобрести трудовую книжку работодатель может только у официальных распространителей Гознака.

Чистые бланки — как зеницу ока.

Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее — это документы строгой отчетности, и хранить их нужно в сейфе. Для их учета каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Ее форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Эту книгу ведет бухгалтерия компании. Записи в нее вносят сразу после получения бланков от распространителя. Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в компании (как правило, кадровик), по заявке получает необходимое количество бланков (п. 42 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). А в конце месяца он обязан отчитаться перед бухгалтерией о том, сколько бланков получено, сколько израсходовано. Обязательно нужно указывать их серии и номера, а также стоимость.

Как правило, за переданные бланки с работников взимают плату (п. 47 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Вновь принятый сотрудник должен оплатить саму трудовую книжку, а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе», — заплатить за вкладыш.

Наша справка. За нарушение трудового законодательства организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить ее деятельность на срок до 90 суток. Кроме того, ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает санкции и для должностных лиц компании.

Размер платы определяют расходами на приобретение бланков. Есть случаи, когда чистые бланки трудовых книжек предоставляют сотрудникам бесплатно: если трудовые книжки массово повреждены в результате чрезвычайного происшествия (пожар, наводнение, беспорядки и др.) (п. 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Или если бланк испорчен не по вине работника (например, сотрудником кадровой службы при заполнении) (п. 48 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225).

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них списывают по акту.

Действующие книжки: кадровики в ответе

Трудовая книжка — это личный документ сотрудника. Однако хранить его должен отдел кадров предприятия, где человек работает. Кадровики ведут книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных Постановлением N 225). Ее форма также утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Заметим: если при проверке трудовая инспекция обнаружит отсутствие трудовой книжки на какого-либо постоянного работника, организацию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ. Наказание по этой статье может грозить и в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек), а также ошибки в их оформлении.

Выдавать трудовую книжку работнику можно только при его увольнении (под расписку в книге учета движения трудовых книжек). Делают это в день оформления приказа об увольнении. В остальных случаях (например, сотруднику требуется оформить загранпаспорт) выдают лишь копию трудовой или выписку из нее. Сделать это отдел кадров обязан в течение трех дней, получив письменное заявление работника (п. 7 Постановления N 225).

Что и как напишем в трудовой

Трудовая книжка состоит из трех частей:

— раздела «Сведения о работе»;

— раздела «Сведения о награждении».

В пределах разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» каждой записи присваивают свой порядковый номер.

Обратите внимание: сведения о взысканиях в книжку не заносят!

У каждого из разделов есть свои особенности заполнения. Расскажем о них.

Предположим, кадровик заводит трудовую книжку новому сотруднику, у которого ее нет. Обычно заполнение титульного листа сложностей не вызывает. Обратим ваше внимание лишь на то, что фамилию, имя и отчество работника, а также дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Иванова Лидия Петровна», а не «Иванова Л.П.». Или «10 января 1983 г.», а не «10.01.1983 г.».

На основании диплома, аттестата или другого документа об образовании делается запись об образовании работника (высшее, среднее специальное и т.п.). Далее указывают его специальность (как в документе об образовании). Работник обязательно должен проверить, все ли данные внесены правильно. Если ошибок нет, то он ставит свою подпись. Кадровик тоже ставит свою подпись. Обязательна печать предприятия, поскольку без нее трудовая книжка недействительна.

Сведения о работе.

Записи дат в этом разделе делают арабскими цифрами, число и месяц — двузначными числами, год — четырехзначным (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69). Например, дату «25 февраля 2008 г.» нужно записать так: «25.02.2008».

Наша справка. По желанию человека в его трудовую книжку (а она хранится по месту основной работы) можно внести сведения и о работе по совместительству. Для этого сотрудник по месту основной работы должен предъявить справку о совмещаемой работе. В справке должны быть указаны полное и сокращенное наименование совмещенной фирмы, должность работника, дата его приема на работу, основание приема. Документ должен иметь номер, дату выдачи, быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

А вот других сокращений в этом разделе быть не должно. Например, нельзя писать вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» — «ТК РФ», вместо «статья» — «ст.», вместо «Приказ» — «пр.», вместо «распоряжение» — «распор.», вместо «переведен» — «перев.» и т.д.

В графе 3 этого раздела в виде заголовка указывают полное наименование организации (Закрытое акционерное общество «Луч»), а если по уставу есть и сокращенное — и его тоже (ЗАО «Луч»).

Далее вносят сведения, которые касаются текущего статуса работника:

— о приеме на работу (например: 16/03/2008 / Принят на должность экономиста / Приказ от 16.05.2007 N 4к);

— о переводе на другую постоянную работу (например: 27/08/2008 / Переведен на должность старшего экономиста / Приказ от 26.08.2008 N 18к);

— об увольнении (например: 22/11/2008 / Уволен по собственному желанию (ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации) / Приказ от 22.11.2008 N 33к).

В раздел о награждении вносят все сведения о поощрениях сотрудника за успехи в работе. Правила заполнения такие же, как и при оформлении «Сведений о работе».

То есть дату пишут цифрами и другие слова не сокращают.

Примечание. В трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать.

В этот раздел может быть внесена такая информация (ст. 191 ТК РФ):

— об объявлении благодарности;

— о выплате премии;

— о награждении ценным подарком или почетной грамотой;

— о представлении к званию лучшего в профессии.

Этот список неисчерпывающий. Другие способы поощрения работника могут быть предусмотрены в трудовых договорах, правилах внутреннего распорядка, уставе и других внутренних документах компании.

Вносим изменения, исправляем ошибки

Если вы хотите внести какие-либо исправления в трудовую книжку, то помните главное правило: в трудовой книжке ни в коем случае нельзя ничего замазывать или подчищать, а также что-либо зачеркивать в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».

Вообще все изменения и исправления в трудовую условно можно разделить на два вида: изменение сведений о работнике (записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, специальности) и изменение сведений о работе .

Подробный материал о правилах исправления записей в трудовой читайте в следующем номере журнала.

Сведения о работнике (титульный лист книжки) исправляют так.

Предположим, сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. По линейке одной тонкой чертой зачеркивают прежнюю фамилию (так, чтобы можно было легко прочитать зачеркнутое) и сверху записывают новую. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Например: «Изменена фамилия Суливонская на Горобец на основании свидетельства о браке серии АВ N 376238, выданного Люблинским отделением ЗАГС г. Москвы, от 24.03.2008». Эту запись подписывает кадровик (и расшифровывает свою подпись), после чего ставят печать компании.

Правда, данная процедура не распространяется на случаи, когда при заполнении титульного листа кадровик допустил ошибки в личных данных работника. Если же это все-таки произошло, исправлять титульный лист нельзя: бланк считается испорченным, и его нужно уничтожить.

Что касается сведений о работе и сведений о награждении, то еще раз отметим: в этих разделах зачеркивать ранее внесенные записи нельзя, даже если они неверны. Ошибки исправляют по особым правилам. Делают это таким образом. Сначала ошибочную запись признают недействительной. Для этого после последней записи ставят очередной порядковый номер и дату. А в графе 3 пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем на следующей строке делают правильную запись (с новым порядковым номером). Такой порядок изложен в Письме Роструда от 23 июня 2006 г. N 948-6.

Читайте также:  Выход на пенсию досрочно в 2019 году

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Его используют (вшивают в трудовую книжку), если в ней уже не хватает страниц для сведений о работе или сведений о награждении. Вкладыш оформляют и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. При этом в книжке ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают его серию и номер.

Как учесть бланки

Купленные бланки учитывают на счете 10 «Материалы» или 41 «Товары». Кроме того, поскольку бланки трудовой книжки — это документы строгой отчетности, не лишним будет отразить их и на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете бланки учитывают в условной оценке (как правило, один рубль за единицу).

По поводу способа учета выдачи бланков работникам за плату существует два мнения.

Первое: — это реализация, поскольку происходит переход права собственности на ценности (ст. 39 НК РФ). В данном случае выдачу бланков отражают как реализацию обычных материалов или товаров (через счет 90 или 91, с начислением НДС).

Второе: — это возмещение работниками затрат, понесенных компанией при покупке бланков. Обратите внимание: выбрав данный вариант учета, фирма не сможет зачесть «входной» НДС по купленным бланкам. Ведь тогда будет считаться, что бланки не участвуют в операциях, облагаемых НДС. Значит, если при покупке бланков налог был принят к вычету, его придется восстановить. В любом случае выбор варианта учета выбытия бланков трудовой книжки — за организацией. Однако налоговики, что не удивительно, больше приветствуют вариант первый.

Пример. На 1 января 2008 г. в бухгалтерском учете ООО «Волна» остатка незаполненных бланков трудовой книжки нет. В январе приобрели у распространителя 50 бланков по цене 40 руб. за штуку (включая НДС — 6 руб. 10 коп.). Установили условную оценку бланка — 10 руб. за штуку.

В феврале приняли на работу сотрудника, который до этого нигде не работал и трудовой книжки не имел. По заявлению нового работника бухгалтерия удержала деньги за книжку из его зарплаты.

ООО «Волна» выбрала первый вариант учета бланков, то есть передача бланков трудовых книжек считается реализацией. В бухгалтерском учете нужно сделать такие записи.

Дебет 41 Кредит 76

— 1695 руб. (33 руб. 90 коп. x 50 шт.) — оприходовано 50 бланков трудовой книжки;

Дебет 19 Кредит 76

— 305 руб. 10 коп. (1695 руб. x 18%) — отражен НДС со стоимости бланков;

— 500 руб. (10 руб. x 50 шт.) — приняты на забалансовый учет по условной цене бланки трудовой книжки;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

— 305 руб. 10 коп. — принят к вычету НДС со стоимости бланков на основании счета-фактуры поставщика.

— 10 руб. — списан с забалансового учета по условной цене бланк трудовой книжки;

Дебет 73 Кредит 90

— 40 руб. — отражена реализация бланка;

Дебет 90 Кредит 41

— 33 руб. 90 коп. — списана стоимость бланка;

Дебет 90 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 6 руб. 10 коп. — начислен НДС со стоимости реализованного бланка;

Дебет 70 Кредит 73

— 40 руб. — удержана из зарплаты работника стоимость одного бланка трудовой книжки.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).

Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.

Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.

На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку и как его заполнить

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку, в которой указывается весь его трудовой стаж. Благодаря этой системе, работодатель может наглядно увидеть, в каких сферах деятельности работал соискатель, а так же какой уровень опыта он имеет. Сама трудовая книжка представляет собой небольшой документ, похожий на паспорт. Внутри указана личная информация владельца, наименования организаций, в которых он работал и причины увольнений из них. Если в трудовой книжке закончились страницы для заполнения, то для неё можно приобрести вкладыш. В данной статье способы оформления вкладыша и места для его приобретения. Читайте инструкцию как восстановить трудовую книжку на этой странице.
Если страницы в трудовой книжке закончились, можно приобрести вкладыш

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

В случае если закончилась одна из граф трудовой книжки и дальнейшее заполнение не представляется возможным, появляется необходимость в приобретении вкладыша. Вкладыш вшивается в книжку и несет в себе те же функции, что и основной документ. Вкладыш невозможно использовать без наличия трудовой книжки. Количество вкладышей может быть неограниченным. Если во вкладыш была внесена недостоверная информация, то документ аннулируется и изымается из трудовой книжки. Отметка об этом должна быть сделана на титульном листе основного документа. Затем оформляется новый вкладыш, который регистрируется и заново вшивается в трудовую книжку.

Как оформить?

При приобретении вкладыша, в ТК ставится соответствующий штамп. На самом деле нет какого-то специального указа о том, где этот штамп должен стоят, поэтому обычно его ставят в правый верхний угол титульного листа. Там же указывается серийный номер вкладыша.

Все записи в трудовой книжке идут строго по порядку. По этому, при заполнении разделов во вкладыше, необходимо продолжать нумерацию с последней записи в основном документе. Читайте инструкцию как заверить копию трудовой книжки.

Читайте также:  Как лучше прописать в трудовых договорах надбавки за интенсивность труда, чтобы выплата носила необязательный характер?

На титульном листе вкладыша должна быть поставлена печать организации, которая была ответственной за его выдачу. Если печать по каким-то причинам не проставлена, за ней следует обратиться к руководителю, так как без печати вкладыш становится недействительным.

На фото образец оформления вкладыша в трудовой книжке

На снимке образец записи «выдан вкладыш» в трудовой книжке
Для того, чтобы получить вкладыш, сперва нужно написать соответствующее заявление и отдать его руководителю. Стоит заметить, что стоимость вкладыша оплачивается работником и указывается в заявлении.

На фото образец заявления на оформление вкладыша

Как вшить?

Недопустимо, чтобы вкладыш просто лежал в трудовой книжке. Он становится действительным только в том случае, если являет собой одно целое с основным документом. Обычно вкладыш вшивается после последней страницы трудовой книжки. Вшивая вкладыш, необходимо использовать пять проколов – меньшее количество является ненадежным. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

На видео показано, каким образом можно вшить вкладыш в трудовую книжку:

Частые вопросы

  1. Где взять вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш может быть оформлен на работе после заявления сотрудника. Так же вкладыш можно приобрести в книжном магазине или в специализированном киоске. Читайте инструкцию по заполнению трудовой книжки при увольнении.
  2. Кто должен покупать вкладыш? Покупка вкладыша – обязанность сотрудника, которому он понадобился. Тем не менее, организации закупают вкладыши оптом в огромном количестве. Поэтому, скорее всего не придется искать вкладыш в магазинах – достаточно будет написать заявление на оформление вкладыша и отдать его работодателю, а стоимость вкладыша будет удержанная из заработной платы.
  3. Где должна стоять запись о том, что вкладыш был выдан? При выдаче вкладыша, на титульный лист трудовой книжки ставиться соответствующая печать.
  4. Как продолжается нумерация во вкладыше? Во вкладыше нумерация продолжается с того числа, которое должно идти после номера последней записи в трудовой книжке.
  5. Что делать, если утерян вкладыш для трудовой книжки? Данная ситуация не предусмотрена ни в одном нормативном акте, так как вкладыш практически сразу вшивается и потерять его сложно. Тем не менее, если такая ситуация произошла, то следует попросить сотрудника написать объяснительную по поводу потери вкладыша. Затем необходимо издать указ о выдаче нового вкладыша и продолжать ведение записей в нем. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: https://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html.
  6. Где регистрируются вкладыши для трудовой книжки?

Сколько стоит вкладыш в трудовую книжку?

В интернет-магазине «Комус» вкладыш стоит 195 рублей.

Где можно купить вкладыш в трудовую книжку?

Где купить в Москве:

  1. ООО «Имидж», Бережковская набережная, д. 20, стр. 28. Тел: +7 (499) 707-17-91;
  2. «Спецбланк», Нагорный проезд, д.10А. Тел: +7 (495) 229-13-45;
  3. «Кадры в порядке», 1-ая ул. Ямского поля, д. 9/13, оф. А02. Тел: +7 (495) 724-03-21.

Где купить в Санкт-Петербурге:

  1. «Буквоед», ул. Минеральная, д. 13. Тел: +7 (812) 601-06-02;
  2. «Живой офис», наб. Обводного канала, д. 14. Тел: +7 (812) 324-80-50;
  3. «Графит», ул. Софийская, д. 52. Тел: +7 (812) 706-13-54.

Не смотря на то, что без трудовой книжки вкладыш не является полноценным документом, вместе с ней он имеет ту же юридическую силу. Приобретая вкладыш, необходимо сразу его вшить, чтобы предотвратить потерю. В случае если вкладыш все- таки был потерян, можно попробовать восстановить информацию оттуда через организацию, которая выдавала вкладыш.

Видео

Смотрите видео ролик о регистрации вкладышей для трудовой книжки:

В настоящее время люди стали чаще менять места работы, искать опыт и приобретать новые профессиональные навыки. Если раньше у многих до пенсии стояла только одна запись в трудовой книжке, то сейчас её даже может не хватить. Для решения такой проблемы и существует вкладыш.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

О приобретении бланков трудовых книжек

Перед вами дополнительный материал к отчету о семинаре «Трудовая книжка: оформляем, заполняем, исправляем» (лектор Журавлева И.В. — консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения», автор и преподаватель курса повышения квалификации «Школа кадровика»).

Где мы берем бланки трудовых книжек? Их должен приобрести именно работодатель, так как Правила гласят, что он обязан иметь достаточный запас бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что значат слова «достаточный запас», Правила не уточняют. И это естественно, потому что в каждой организации понятие «достаточный запас» трактуется по-своему. Где-то принимают новых работников раз в полгода, причем только людей с опытом работы, а значит, и с трудовыми книжками.

Следовательно, новые трудовые книжки приходится заводить крайне редко: если только кому-то понадобится новая книжка взамен утерянной или потребуется сделать дубликат книжки. Поэтому один-два бланка трудовых книжек иметь в запасе для такой организации вполне достаточно. Но поскольку принимают людей с опытом работы, значит, кому-то из работников вполне может понадобиться вкладыш в книжку. Поэтому бланков вкладышей в такой организации нужно иметь штук пять-десять, если не больше, в зависимости от общей численности работников в организации.

А в другой организации каждый месяц принимают новых работников по несколько десятков человек — бывает и такое. Причем приходит большое количество молодых людей, которые устраиваются на работу впервые. Соответственно, там бланков трудовых книжек нужно иметь много, а бланки вкладышей нужны в значительно меньшем количестве.

Так что здесь ответственный за ведение книжек работник должен сам решить, исходя из специфики своей организации, сколько и каких бланков нужно иметь.

Очень важный вопрос — где именно приобретать бланки трудовых книжек и вкладыши в них. И то и другое — это защищенная полиграфическая продукция, поэтому печатать их разрешено только типографиям Объединения «ГОЗНАК», находящимся в ведении Минфина. А распространять их могут и другие организации, но строго по договорам с Объединением «ГОЗНАК» и имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией.

Как правило, большинство компаний, которые торгуют канцтоварами, также совершенно легитимно продают бланки трудовых книжек.

Если же у вас есть сомнения, является ли та или иная организация официальным распространителем бланков, то вы всегда можете это проверить, попросив у нее документы на право продажи бланков. При этом вам должны предложить такую подборку договоров: копию договора крупного оптовика с Объединением «ГОЗНАК», у которого тот купил бланки, и копию договора с этим оптовиком той компании, у которой вы купили бланки книжек. То есть все эти договоры в совокупности подтвердят, что бланки у вас оказались на законном основании.

Так что приобрести трудовую книжку может, во-первых, только работодатель и, во-вторых, только у официальных распространителей бланков. Иной способ приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей в них может рассматриваться как нарушение законодательства о труде, ответственность за которое предусмотрена статьей 5.27 КоАП. Поэтому приобретать бланки книжек непонятно где, на бегу весьма и весьма рискованно. И ни в коем случае нельзя принимать бланки книжек, принесенные работниками.

Вы, наверное, так же как и я, не раз видели в переходах метро людей, предлагающих купить трудовые книжки, дипломы, справки и тому подобное. Понятно, что имеются в виду поддельные заполненные трудовые книжки, но есть ведь люди наивные, которые искренне верят, что это просто бланки трудовых книжек, и покупают их.

А бывают и совсем поразительные случаи. Приходит ко мне на семинар кадровик и приносит некий документ, на обложке которого написано «трудовая книжка». Но назвать этот «документ» трудовой книжкой невозможно, потому что он ею не является. Хотя он и содержит, вроде бы, все реквизиты бланка книжки, однако ни его цвет, ни размер, ни бумага, я уж не говорю про водяные знаки и прочие способы защиты, не соответствуют утвержденным образцам. Просто какая-то типография сделала клише по образцу, приведенному в Правилах, и стала его печатать, возможно, даже не понимая, что творит нарушение. И даже нельзя сказать, что это подделка: это была бы подделка, если бы на бланке стояло, что он напечатан Объединением «ГОЗНАК», но такого указания там не было. Люди купили эти бланки книжек и, устраиваясь на работу в какую-нибудь маленькую организацию, принесли их туда. А там трудовые книжки вел человек, который не имел представления, как именно должна выглядеть настоящая трудовая книжка, и потому он начал заполнять этот непонятный бланк.

Кстати, это еще один аргумент в пользу того, что ведение трудовых книжек лучше поручать кадровику, а не какому-нибудь другому работнику в довесок к его основным трудовым функциям. Ведь он может быть и несведущ в вопросах оформления кадровой документации.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга.Конференцзал» 2013, № 03

Ссылка на основную публикацию