Как провести общее собрание работников? - Komsindrom.ru

Как провести общее собрание работников?

Содержание

Положение о проведении общего собрания (конференции) персонала

1. Общие положения

1.1. Общее собрание (Конференция) работников Общества — форма непосредственного участия в управлении делами Общества и осуществляется на основе личного волеизъявления наемных работников. Целью проведения собрания являются:
реализация прав и законных интересов наемных работников;
участие в управлении АО и оказание с этой целью влиния на администрацию;
улучшение производственных, экономических и финансовых результатов деятельности Общества.
1.2. В Обществе могут проводиться как Общие собрания, так и Конференции персонала. Правовой статус Общего собрания и Конференции одинаков. Конференции проводятся, как правило, в тех случаях, когда предполагается голосование по обсуждаемым вопросам. Собрания созываются чаще всего для зондирования мнения работников, а также для их информирования по тем или иным вопросам.
1.3. Делегаты на Конференцию избираются на Собраниях работников структурных подразделений Общества. Их полномочия действуют только в период проведения Собрания (Конференции).
Общее собрание считается правомочным, если для участия в его работе зарегистрировалось более половины от списочного количества работников, а Конференция — при регистрации не менее двух третей избранных делегатов.
Общие собрания (Конференции) проводятся по мере их созыва, но не реже ____ раз и не чаще ____ раз в год.
1.4. Общее собрание (Конференция) персонала организации созывается, проводится и принимает решения в соответствии с законодательством, Уставом и другими корпоративными актами Общества, а также настоящим Положением.

2. Компетенция Общего собрания (Конференции)

2.1. К компетенции Общего собрания (Конференции) работников относится решение следующих вопросов, связанных с управлением делами Общества:
утверждение правил внутреннего трудового распорядка Общества;
избрание комиссии по трудовым спорам;
рассмотрение вопроса об установлении трудовых и социально-бытовых льгот работникам за счет прибыли Общества и выработка на этот счет предложений, адресованных администрации;
обсуждение и одобрение комплексных планов улучшения условий труда и санитарно-оздоровительных мероприятий, контроль за выполнением этих планов;
рассмотрение вопроса о состоянии дел, связанных с охраной труда и контроль за использованием средств, предназначенных на охрану труда.
2.2. В области коллективных договоров и соглашений Общее собрание (Конференция) наемных работников Общества вправе:
принимать решение о необходимости заключения коллективного договора;
избирать свои представительные органы и уполномочивать их представлять интересы персонала при коллективных переговорах и заключении коллективного договора;
обсуждать в структурных подразделениях Общества и утверждать проект единого коллективного договора;
ежегодно или в сроки, предусмотренные в коллективном договоре, заслушивать отчеты своих представителей, подписавших коллективный договор.
2.3. В области защиты трудовых прав наемных работников Общее собрание (Конференция) персонала Общества вправе:
образовывать стачечные комитеты и уполномочивать их на представительство интересов персонала при решении коллективных трудовых споров;
выдвигать требования к работодателю по поводу установления и изменения условий труда (включая заработную плату), заключения, изменения и выполнения коллективных договоров и соглашений по социально-трудовым вопросам;
принимать решения об объявлении забастовки.

3. Созыв Общего собрания (Конференции)

3.1. Решение о созыве Общего собрания (Конференции) вправе принять:
исполнительный орган управления Обществом;
постоянный представительный орган персонала (Совет персонала);
профсоюзный комитет, имеющий в своем составе более половины членов персонала или самый крупный по численности профсоюз, существующий в Обществе;
инициативная группа, состоящая из не менее чем ____ процентов работников организации;
инициативная группа, состоящая из не менее чем ____ процентов делегатов, избранных на предыдущую Конференцию.
3.2. Если инициатива созыва Общего собрания (Конференции) исходит не от исполнительного органа, исполнительный орган управления организации обязан в срок не более ____ дней созвать Общее собрание (Конференцию), создав для его проведения необходимые условия.
3.3. Исполнительный орган управления организации вправе отказать указанным выше инициаторам в создании условий для проведения Общего собрания (Конференции), если предложенная ими повестка дня не соответствует требованиям законодательства Российской Федерации и
корпоративным актам, принятым и действующим в Обществе.
3.4. Повестку дня Общего собрания (Конференции) формируют органы или лица, принявшие решение о его созыве. При этом другие органы или лица вправе вносить в повестку дня для рассмотрения Общим собранием (Конференцией) дополнительные вопросы.
3.5. Органы (лица), созывающие Общее собрание (Конференцию), совместно с исполнительным органом управления организации определяют:
дату и время проведения собрания;
место проведения собрания;
порядок сообщения работникам (делегатам Конференции) о проведении собрания;
перечень информации (материалов), представляемой работникам (делегатам) при подготовке к проведению собрания (Конференции).
3.6. В сообщении (объявлении) о проведении собрания указываются:
дата, место и время проведения собрания;
вопросы, включенные в повестку дня собрания;
порядок ознакомления работников (делегатов) с информацией, материалами к повестке дня.

4. Регистрация участников собрания (Конференции)

4.1. Инициатор (органы или лица) созыва Общего собрания создают Регистрационную комиссию (группу) в количестве, необходимом для выполнения ею возложенных функций.
4.2. Каждый член Регистрационной комиссии (группы) должен иметь на груди табличку с указанием своей фамилии, имени, отчества, структурного подразделения, в котором он работает, и наименования занимаемой должности.
4.3. Регистрация участников собрания (Конференции) начинается за ____ и заканчивается в момент начала его работы (или не позднее ____ минут после его начала).
4.4. Регистрация имеет целью:
достоверный учет участников собрания (Конференции);
подсчет их общего числа;
установление наличия кворума для его проведения;
исключение возможности участия в собрании (Конференции) посторонних лиц.
4.5. Итоги регистрации участников собрания (Конференции) проводит руководитель Регистрационной комиссии (группы), который докладывает собранию (Конференции) о численном составе зарегистрированных участников, наличии или отсутствии кворума.

5. Порядок проведения Общего собрания (Конференции)

5.1. В назначенное время представитель органа (лиц), созвавшего собрание (Конференцию), объявляет его начало и предоставляет слово руководителю Регистрационной комиссии (группы), проводившей регистрацию участников.
5.2. Если на момент окончания регистрации кворум не собран, объявляется дата проведения другого собрания (Конференции). Такое собрание (Конференция) проводится по повестке дня несостоявшегося собрания (Конференции), изменение которой не допускается.
5.3. По предложению лица, открывшего собрание (Конференцию), оно избирает Председателя (Президиум) собрания (Конференции), его заместителя, Секретариат (секретаря) и Счетную комиссию (счетчика). В состав Счетной комиссии не могут входит члены Регистрационной
группы.
5.4. Председатель осуществляет следующие функции:
открывает и закрывает собрание;
предоставляет слово его участникам;
обеспечивает соблюдение регламента;
контролирует обстановку в зале;
выносит на голосование вопросы повестки дня и утверждение протоколов Счетной комиссии;
подписывает протокол собрания (Конференции).
5.5. Принятие решений по вопросам повестки дня и утверждения документов собрания (Конференции) осуществляется путем открытого голосования его участников простым большинством голосов. Каждый участник собрания (Конференции) обладает одним голосом. Передача права голосования одним участником собрания (Конференции) другому запрещается.
5.6. По требованию не менее ____ процентов участников собрания (Конференции) по отдельным вопросам повестки дня проводится тайное голосование. Требование о проведении тайного голосования предъявляется в письменном виде организаторам собрания (Конференции) не менее чем за ____ дней до начала его работы.
5.7. Бюллетень для тайного голосования содержит следующие данные:
полное наименование организации;
место и дату проведения собрания (Конференции);
формулировку каждого вопроса, поставленного на голосование, и ответы, выраженные формулировками «за», «против», «воздержался».
5.8. При подсчете голосов по итогам голосования, осуществляемом при помощи бюллетеней, учитываются и засчитываются голоса по тем вопросам, по которым голосующим отмечен только один из возможных вариантов голосования. Если бюллетень заполнен с нарушением этого требования, он признается недействительным и голоса по содержащимся в нем вопросам не
учитываются. Если же бюллетень для голосования содержит несколько вопросов, поставленных на голосование, несоблюдение указанного выше требования в отношении одного или нескольких вопросов не влечет за собой признания бюллетеня недействительным в целом.
5.9. По итогам голосования Счетная комиссия составляет протокол, подписываемый ее членами. После утверждения протокола собранием (Конференцией) бюллетени для голосования опечатываются и приобщаются к материалам собрания, хранящимся в архиве Общества. Протокол об итогах голосования подлежит приобщению к протоколу собрания (Конференции).
5.10. Итоги голосования оглашаются на собрании, в ходе которого проводилось голосование.

Читайте также:  Как оформить перевод временного работника на постоянную работу?

6. Документы Общего собрания (Конференции)

6.1. Протокол собрания (Конференции) составляется не позднее ____ дней после его завершения в 2 экземплярах, подписывается его председателем и руководителем Секретариата (секретарем).
6.2. В протоколе указываются:
место и время проведения собрания (Конференции);
вопросы повестки дня;
общее количество голосов, которыми обладают его участники;
количество голосов, поданных «за», «против», «воздержался», по
каждому вопросу, поставленному на голосование;
основные положения выступлений участников;
состав избираемых собранием органов: председатель (Президиум),
Секретариат (секретарь), Счетная комиссия (счетчик).
6.3. Оригинал протокола хранится в архиве организации. В случае обнаружения ошибок, неточностей, недостоверного изложения фактов в протоколе собрания участник собрания (Конференции) вправе требовать от его председателя их исправления. Председатель, в свою очередь, обязан принять меры по внесению в протокол соответствующих изменений и
уточнений, а также сделать об этом соответствующее сообщение на следующем собрании (Конференции), внеся данный вопрос в его повестку дня.

Пошаговая инструкция по составлению протокола собрания трудового коллектива: 3 ключевых этапа

Протокол общего собрания трудового коллектива признается одним из основных организационно-распорядительных документов собрания. Как и с какой целью он составляется? В данной статье мы подробно ответим на эти и некоторые другие вопросы.

Что такое общее собрание трудового коллектива?

Общее собрание трудового коллектива созывается для решения наиболее важных вопросов жизни организации.

Согласно российскому законодательству, существует два вида таких собраний.

Они разграничиваются в зависимости от количества присутствующих работников, необходимого для признания собрания правомочным:

  • общее собрание работников имеет юридическую силу, если на нем присутствует более чем 1/2 работников организации;
  • конференция работников имеет юридическую силу, если на ней присутствует не менее 2/3 делегатов, избранных работниками.

Трудовым законодательством установлены вопросы, разрешение которых является исключительным полномочием общего собрания (конференции) работников. Сюда относятся:

  • выборы представителя для ведения коллективных переговоров;
  • выборы представителей работников в комиссию по трудовым спорам;
  • принятие решения об образовании комиссии по трудовым спорам в структурном подразделении организации;
  • утверждение, изложение в надлежащей форме и направление работодателю требований работников;
  • принятие решения о проведении забастовки.

Однако общее собрание трудового коллектива может созываться для разрешения других вопросов по своему усмотрению, если данные проблемы не отнесены законодательством к исключительной компетенции другого органа или должностного лица.

Собрание трудового коллектива позволяет решить множество проблем. Если вопрос стоял о нарушении устава или превышении полномочий, то может понадобиться приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания образец которого вы найдёте по ссылке.

Для чего нужен протокол?

Протокол общего собрания работников отражает последовательность обсуждения вопросов, рассматриваемых на конкретном собрании, фиксирует принятые решения и устанавливает сроки их исполнения.

Порядок составления протокола

Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам:

  1. Подготовительные действия;
  2. Составление протокола;
  3. Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц.

Подготовительные действия

Лицом, в чьи обязанности входит составление протокола общего собрания трудового коллектива, является секретарь.

На практике секретарь (наряду с председателем), как правило, избирается работниками до проведения собрания или же во время собрания в рамках одного из вопросов повестки дня.

Перед составлением протокола секретарем должна быть проведена подготовительная работа, состоящая из нескольких этапов:

  1. Секретарь должен выяснить вопросы, выносимые на обсуждение, и согласовать их с руководством. Кроме того, необходимо определить регламент для рассмотрения каждого вопроса в отдельности и проведения собрания в целом;
  2. Вторым этапом производится извещение трудового коллектива о проведении коллективного собрания;
  3. Далее секретарь устанавливает последовательность рассмотрения вопросов с учетом утвержденного регламента, вынося наиболее важные вопросы в начало;
  4. Следующим этапом является ознакомление с повесткой дня всех участников собрания, а также лиц, приглашенных в качестве наблюдателей;
  5. Затем секретарь готовит регистрационный лист (документ, необходимый для внесения в протокол количества участников общего собрания);
  6. Далее необходимо распространить среди участников тезисы докладов выступающих и другие необходимые материалы;
  7. Наконец, непосредственно перед собранием, секретарь тиражирует документы, имеющие отношение к общему собранию, и раздает их всем присутствующим.

Составление протокола

Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений, после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.

Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.

Чтобы упростить этот процесс, перед собранием можно подготовить своего рода «регистрационный лист».

Каждый участник при входе в зал заседания (или выходе из него) внесет в данный документ свои фамилию, инициалы и подпись. Такой регистрационный лист впоследствии прикладывается к протоколу.

При подготовке протокола может потребоваться журнал учета трудовых книжек, посмотреть образец и скачать его можно здесь.

Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц

После подписания с протоколом необходимо ознакомить всех работников организации, а также иных заинтересованных лиц. Такое ознакомление может осуществляться в двух формах:

  1. Направление копии протокола. В данном случае секретарь делает копии протокола и направляет всем заинтересованным лицам посредством почтовой, факсимильной связи, электронной почты либо вручает протокол лично.
  2. Размещение выписки из протокола на информационном стенде организации. Выпиской из протокола является копия фрагмента текста оригинального документа, имеющего отношение к вопросу, с которым необходимо ознакомить заинтересованных лиц.

Структура и план протокола

Протокол общего собрания трудового коллектива, включает в себя вводную и основную части. Составляющим элементом протокола также может быть особое мнение отдельного участника.

В отличие от такого мнения, обязательные реквизиты протокола являются частями документа, без которых он не имеет юридической силы.

Обязательные реквизиты

Обязательными реквизитами любого протокола общего собрания трудового коллектива являются:

  • полное название организации;
  • вид документа (в нашем случае это протокол);
  • дата проведения собрания (если собрание проходило в течение нескольких дней, указываются дата начала и окончания через тире);
  • учетный номер;
  • место составления;
  • заголовок к тексту (реквизит документа, кратко излагающий его содержание);
  • подписи секретаря и председателя собрания.

Вводная часть

Элементами вводной части протокола являются:

  • ФИО секретаря и председателя;
  • ФИО участников собрания. При условии, что их число составляет более 15 человек, фиксируется лишь их количество, а полный список участников с указанием их фамилий и инициалов прилагается к протоколу. Кроме того, отмечается общее число работников организации;
  • ФИО приглашенных лиц, если таковые имеются наряду с должностью и местом работы;
  • Повестка дня. Вопросы повестки дня располагаются в порядке уменьшения их значимости. Помимо вопросов, необходимо отметить докладчиков по каждому из них.

Полная информация о каждом сотруднике есть в трудовом договоре. Как вести журнал регистрации трудовых договоров, образец – смотрите по ссылке.

Основная часть и выписка

Основная часть протокола состоит из разделов. Содержание каждого раздела должно соответствовать вопросам повестки дня (первый раздел посвящен первому вопросу повестки и т.д.). План раздела включает в себя следующие элементы:

  • первый структурный элемент начинается со слова «Слушали:…». В нем указывается ФИО докладчика и, как правило, название доклада. Сам же доклад прилагается к протоколу. Однако текст доклада может быть непосредственно размещен в данной части протокола;
  • второй элемент вводится словом «Выступили:…». Здесь отражаются ФИО лиц, которые задавали вопросы докладчику или иным образом участвовали в дискуссии по вопросу. Кроме того, формулируется суть данных вопросов и выступлений;
  • последняя часть вводится словом «Решили:…». В ней излагается принятое решение. Под ним указывается количество проголосовавших «за», «против», а также воздержавшихся от голосования.

Вдобавок, необходимо приложить список лиц, не принявших участие в голосовании. Решение по одному вопросу может состоять из более чем одного пункта.

В таком случае они размещаются в зависимости от уменьшения значимости.Особое мнение отдельного участника отмечается в протоколе после решения, к которому оно относится.

Читайте также:  Норма рабочего времени: как вести учет рабочего времени

Многие вопросы разрешает учётная политика организации. О том, что это такое читайте в этой статье.

Выписка из протокола.

Протокол общего собрания трудового коллектива по поводу заключения коллективного договора (образец)

Одним из распространенных поводов для проведения общего собрания работников организации является заключение или изменения коллективного договора. Следует отметить, что в этом случае протокол общего собрания имеет свои особенности.

Так, во вводной части, помимо уже указанных реквизитов, должны быть отмечены представители работников и нанимателя.

Если вы решили открыть собственный бизнес и не можете определиться, что лучше открыть ИП или ООО, то статья по ссылке поможет вам разобраться.

Повестка дня в таком протоколе обязательно должна включать в себя вопрос, который можно сформулировать так: «О заключении коллективного договора».

В решении указывается, на какой период заключается коллективный договор. Текст самого договора прилагается к протоколу.

Образец протокола общего собрания трудового коллектива вы можете скачать по ссылке.

Если по отдельным аспектам коллективного договора представители работников и нанимателя не пришли к соглашению, то договор заключается на тех условиях, которые были согласованы, а к протоколу прилагается как заключенный договор, так и протокол разногласий.

Протокол разногласий впоследствии может быть передан на разрешение в комиссию по трудовым спорам или суд.

Отдельным пунктом в решении может содержаться положение о предоставлении права представителям работников и нанимателя подписать договор.

Для того чтобы надлежащим образом оформить протокол, секретарь должен проделать колоссальную работу как на стадии подготовки, так и в процессе, а также после собрания.

Положительная характеристика с места работы может круто изменить дальнейшую карьеру, подробная информация – в этой статье.

Протокол является строго формальным документом, имеющим фиксированную структуру: вводную и основную часть. В целом назначение данного документа состоит в обеспечении своевременного и неукоснительного исполнения решения общего собрания трудового коллектива.

Иногда необходимо провести собрание не только трудового коллектива, но и участников ООО, как это правильно сделать смотрите здесь:

Как составить протокол собрания трудового коллектива

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

На предприятиях у трудового коллектива в процессе работы возникает необходимость решения различных вопросов. Они решаются на общем собрании. Оно является основной возможностью решения любых проблем, конфликтов, улучшения условий труда, высказывания своего мнения и предложений. Права закреплены Постановлением Государственной думы от 02.07.1998 № 2739-II ГД по Федеральному закону «О трудовых коллективах» (ст. 8 «Общее собрание трудового коллектива»), Трудовым кодексом РФ и уставом предприятия.

Основные назначения общего собрания сводится к функциям:

  • выборы совета трудового коллектива;
  • отчет о функционировании совета;
  • обсуждение и утверждение вопросов по поводу различных договоров с руководством организации или предприятия;
  • рассмотрение вопросов, связанных с коллективными договорами;
  • обсуждение и утверждение правил внутреннего трудового устава;
  • принятие решения о проведении забастовки и прочих важных вопросах, касающихся деятельности работников.

Протокол составляется во время заседания секретарем или назначенным лицом, который регистрирует все вопросы, возникающие во время обсуждение, и принятые голосованием решения. Составляется документ по определенной форме, ему присваивается порядковый номер и подписывается секретарем и председателем. Правильно оформленный протокол является официальным документом администрации для:

  • принятия определенных мер;
  • проверки выполнения решений;
  • разрешения проблем и конфликтных ситуаций.
Порядок проведения

Собрание организовывается с целью обсуждения текущих проблем либо для принятия решений, поэтому важен регламент проведения. Для подготовки используются нормативно-распорядительные документы, регулирующие деятельность организации:

  • учредительный договор;
  • устав организации;
  • законодательные акты.

Заседание проводится раз в год или чаще, если это необходимо. В организационных документах устанавливается порядок проведения мероприятия. Состоявшейся встреча является тогда, когда на ней присутствовало больше половины членов коллектива.

Порядок проведения следующий:

  1. Повестка дня (в нее входят все вопросы, подлежащие обсуждению).
  2. Доклады (описание вопросов, входящих в повестку дня).
  3. Выступления (рассмотрение вопросов повестки дня).
  4. Поправки (изменения, которые предлагаются для внесение в обсуждение).
  5. Прения (обсуждение вопросов).
  6. Голосование (принятие или непринятие решений).
  7. Ведение протокола (документирование процедуры).
  8. Разное (возможное обсуждение вопросов, которые не вошли в повестку дня).

Информацию о принятии коллективом решения по заключению договора содержит протокол собрания трудового коллектива о коллективном договоре. В случае несогласия проект протокола направляется администрации предприятия для доработки.

Правила составления протокола

Документ составляется на основании ч. 2 раздела 2 Трудового кодекса РФ «Социальное партнерство в сфере труда». Ответ на вопрос, как написать протокол собрания трудового коллектива, подразумевает три этапа:

  1. Подготовительные действия, которые проводит секретарь. Секретарь выясняет последовательность вопросов, согласовывает их с руководством коллектива, оповещает работников о повестке, составляет регистрационный лист и распространяет среди участников.
  2. Составление протокола. Секретарь ведет записи во время мероприятия (стенография, аудио- или видеосъемка), потом в максимально короткие сроки составляет акт на основе записанного и предоставляет для ознакомления председателю.
  3. Подписание председателем, секретарем и участниками через регистрационные листы и предоставление для просмотра всем заинтересованным работникам.

Аналогично протокол общего собрания работников о выборе представителя их интересов составляется с указанием в повестке дня вопроса для голосования.

Правила оформления протокола

Правилам оформления подчинен и протокол собрания сотрудников. Законом не предусматривается единый вид оформления, но поскольку он является официальным документом, важно наличие определенной информации. Обязательны к указанию:

  • название организации, дата и место проведения;
  • порядковый номер;
  • вопросы и темы, выдвинутые для обсуждения;
  • избрание председателя и секретаря (либо другого лица, ведущего протокол), их данные, итоги голосования;
  • общее количестве трудящихся в коллективе и присутствующих;
  • итоги голосования по каждому вопросу и принятые решения;
  • подписи председателя и секретаря.

Как провести собрание с сотрудниками. 12 практических рекомендаций

По роду деятельности мне приходилось сталкиваться с десятками различных компаний. И большинство из них объединяет одна управленческая проблема — неумение эффективно проводить собрания сотрудников. Значение «митингов» в современной компании сложно переоценить. Если рядовой сотрудник участвует как правило только в еженедельном собрании, что занимает максимум 3-5% его рабочего времени, то работа руководителя высшего звена состоит из общих встреч процентов на пятьдесят. Так что качество этих мероприятий — отнюдь не праздный вопрос. Что же надо сделать, чтобы собрания проходили максимально эффективно? Предлагаю 12 проверенных практикой шагов:

  1. Систематизируйте собрания в вашей организации. Определите, какие встречи будут проводиться регулярно и подготовьте для каждого свой регламент. В регламенте опишите частоту (день недели, время) и место проведения, спектр решаемых вопросов, список участников собрания, процесс подготовки и формат итогового документа. Согласуйте регламент с руководителями. Ознакомьте участников собраний с соответствующими регламентами. Сводите к минимуму количество внезапных собраний. Частые экстренные встречи серьезно мешают текущей работе, создают нервозность обстановки и размывают важность общих мероприятий.
  2. Разработайте форму отчета, по которой будут готовиться и докладывать участники. Сделайте все, для того, чтобы распечатанный отчет мог уместиться на листе формата А4. Не надо включать в отчет все имеющиеся данные. Будьте краткими. Обозначайте только действительно полезные типы данных.
  3. У собрания должна быть цель. И лучше, чтобы этой целью было принятие решения. Простое информирование проще и разумнее сделать по электронной почте.
  4. Готовьте участников к собранию. Не стоит приглашать менеджеров, которые не владеют необходимой для принятия решения информацией. Отправьте участникам собрания необходимые материалы с оценкой ситуации, предварительными выводами и предлагаемыми решениями заранее. Тогда на общей встрече вы гораздо быстрее перейдете к принятию решений (что и является целью любого качественного собрания).
  5. При условии, что целью собрания является выработка решений (а это должно быть так в 95% случаев) , не приглашайте на на него более 10 участников (максимум 15). Дело в том, что любая группа может принимать эффективные решения только в том случае, если члены этой группы вовлечены в процесс и чувствуют определенную сопричастность. Если участник собрания не видит возможность повлиять на принятие решения, поучаствовать в дискуссии, высказать свою позицию, то он будет вести себя индифферентно, всем своим видом разваливая конструктивный тон общей встречи. Поэтому желание менеджеров позвать как можно больше людей на встречу вместо пользы принесет вред. Задача — грамотно и быстро принять решение, а потом донести это решение вниз (возможно с отдельным собранием менеджеров и управленцев уровня «минус 1»). Приглашайте только тех, кто может повлиять на повышение качества принимаемых решений.
  6. Собрание должно проводиться под руководством модератора. Им может выступить руководитель или опытный фасилитатор. Основная задача модератора — следить за соблюдением регламента, за качеством дискуссии и соблюдением конструктивности диалога. Если собрание носит характер мозгового штурма, то лучше, чтобы модератором был не начальник, так как в его присутствии люди будут бояться себя проявлять.
  7. Максимально сокращайте продолжительность собрания. Соблюдение регламента (модератор!) поможет вам в этом деле. Я сторонник того, чтобы еженедельное собрание укладывалось в 1 час. При этом я повсеместно наблюдаю, как вместо 1 часа на него каждую неделю тратится 3-4 и более часов! Неоправданная трата времени самых ценных сотрудников! Собрание должно начинаться и заканчиваться вовремя.
  8. Разделяйте ответственность. Нельзя, чтобы ведущий (руководитель) сам делал и вступительное слово, и рассказывал о результатах работы, и утверждал решения, и управлял дискуссией. Какой тогда смысл в других людях на встрече? Назначьте ответственного модератора, хорошо знакомого с участниками встречи и разбирающегося в бизнесе компании. Это может быть руководитель отдела HR (лучше избегать модераторов от маркетинга или отдела продаж). Пусть руководитель сделает вступительное слово, обозначит регламент, основные вопросы на эту встречу и даст возможность участникам по очереди высказаться по вопросам собрания. Не желательно, чтобы руководитель высказывал свое мнение первым. Это демотивирует других участников. Но при этом он обязательно должен обозначить и свою позицию по обсуждаемому вопросу.
  9. Избегайте публичных осуждений или наказаний сотрудников на общих встречах. Отведите под эти задачи время для личной встречи.
  10. Фиксируйте принципиальные договоренности. Начинайте следующее собрание с того, чтобы проверить, выполнены ли договоренности прошлого собрания. И только после этого переходите к текущей работе по формату.
  11. Поручите модератору подготовить отчет о встрече и разослать его всем участникам на следующее утро (как самый поздний срок).
  12. Будьте настойчивы! Настройка любого процесса требует времени. По опыту могу сказать, что разработка и внедрение системы эффективных групповых процессов очень сложна. Это может занять у вас полгода или даже год. Менеджеры будут саботировать процесс. Много раз будет желание опустить руки, но не сдавайтесь! Путь к отличному результату проходит только через эффективный процесс!

Протокол общего собрания трудового коллектива

Составление протокола общего собрания трудового коллектива необходимо для регистрации действий на общекорпоративных собраниях. Поводом для таких мероприятий могут стать совершенно разные обстоятельства:

  • выбор кандидатур для представления на различных конференциях, семинарах, съездах,
  • утверждение каких-то внутренних документов, актов,
  • внесение изменений в коллективные договоры,
  • подведение итогов работы или ознакомление со стратегией развития компании и т.д.

Обычно подобные собрания проводятся в крупных организациях, где разветвленная сеть структурных подразделений и большое количество сотрудников. Малые предприятия, как правило, обходятся без подобных формальностей.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких.

Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

Порядок проведения собрания

  1. За несколько дней до события все работники коллектива извещаются о назначенной дате общего собрания. Уведомляя сотрудников, желательно коротко обозначить и тему мероприятия.
  2. В определенное заранее время работники собираются в установленном месте, среди них обязательно должны присутствовать председатель и секретарь собрания. Первый, обычно управляет ходом мероприятия, второй производит письменную фиксацию всего происходящего в специальном протоколе и ведет подсчет голосов при голосовании. При этом оба эти человека должны быть работниками той же организации, собрание трудового коллектива которой проводится и иметь определенный авторитет.

В большинстве случаев избрание председателя и секретаря проводится сроком на один год.

Следует отметить, что собрание считается состоявшимся только тогда, когда на нем присутствует не менее половины работников фирмы и точно также любой вопрос считается решенным, только при условии, что по нему проголосовало более половины собравшихся.

Правила составления протокола

Протокол общего собрания трудового коллектива не имеет единого унифицированного образца рекомендованного к применению, поэтому писаться может в свободной форме или по определенному шаблону, разработанному на предприятии и утвержденному в его учетной политике. При этом есть ряд сведений, который следует отразить в нем обязательно, это:

  • наименование организации,
  • номер и дату составления,
  • количество штатных и внештатных работников,
  • количество присутствующих,
  • информацию о председателе собрания и секретаре.

В протоколе фиксируется вся последовательность событий, происходящих на собрании, в том числе вопросы, вынесенные на повестку дня и результаты голосования по ним (если таковое голосование имело место быть).

Протокол может быть очень подробным, а может и достаточно сжатым, фиксирующим только основные моменты собрания – никаких норм здесь нет.

При необходимости к протоколу могут прикрепляться какие-то дополнительные приложения, имеющие прямое отношение к тем вопросам, которые рассматривались на собрании – сведения о них также должны быть отражены в основном тексте документа.

Правила оформления протокола

Протокол может оформляться в любом виде: на простом стандартном А4 листе или же на фирменном бланке организации, причем как в печатном так и в рукописном виде. Главное условие: он должен содержать «живые» автографы председателя собрания и секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все внесенные в него сведения верны. Документ можно заверить печатью, но не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП законом освобождены от требования использовать при визировании бумаг печати и штампы.

Протокол составляется в одном экземпляре, который после утраты актуальности отправляется в архив предприятия, где лежит в течение полагающегося по закону периода, а затем утилизируется.

Читайте также:  Как составить положение по наставничеству?
Ссылка на основную публикацию