Как разработать kpi для службы персонала? - Komsindrom.ru

Как разработать kpi для службы персонала?

Содержание

Внедрение системы показателей KPI для оценки эффективности кадровой службы

Чтобы деятельность того или иного подразделения компании была эффективной, нужно иметь возможность ее оценить. Это можно сделать с помощью внедрения системы показателей KPI.

Принципы внедрения системы показателей KPI

Суть метода управления при помощи системы показателей KPI (от англ. Key Performance Indicator) заключается в построении «дерева целей» (иначе — «нормативов»), тесно увязанных с бизнес-задачами компании (или отдельного подразделения, или даже отдельного сотрудника) и отслеживание выполнения каждого норматива. Внедрение системы управления по показателям KPI позволяет держать под контролем ключевые параметры в заданном коридоре, выстраивать эффективную систему мотивации сотрудников, своевременно находить критические точки и узкие места в работе подразделений или организации в целом.

Необходимо помнить, что для каждой компании набор показателей KPI может быть совершенно разными, как разными будут и глобальные цели и задачи предприятий. Например, если основная цель — «стать наиболее прибыльной компанией в нашем сегменте рынка», то внедрение системы показателей KPI будет прежде всего нацелено на измерение прибыльности и связанных с ней величин. А, допустим, у средней общеобразовательной школы, которая не является коммерческой организацией, будет совсем другой набор показателей KPI (одним из показателей может быть количество учеников, поступивших в ВУЗ после окончания школы).

Очень важно учитывать измеримость показателей. Например, формулировать показатель KPI в виде «привлекать больше заказов от постоянных клиентов» не стоит в том случае, если нам сложно отделить новые заказы от повторных.
Внедрение системы показателей KPI — задача непростая, она требует участия как высшего менеджмента, так и руководителей подразделений и сотрудников, то есть по сути всей организации.

Внедрение системы управления по показателям KPI для службы персонала

При построении системы показателей KPI для службы персонала необходимо руководствоваться следующим принципом: набор показателей, по которым оценивается руководитель службы, должен быть максимально близок к набору ключевых задач подразделения (в идеале — полностью совпадать с перечнем задач подразделения, отраженным в положении об отделе). При этом необходимо идти от стратегических целей компании через бизнес-задачи в целом, конкретизируя их до уровня задач подразделения.

Основной целью службы управления персоналом является эффективное использование персонала предприятия. Она включает мероприятия по планированию, найму, отбору, адаптации, обучению, оценке персонала, а также оплате труда, компенсациям, льготам и безопасности труда.

При внедрении системы показателей KPI можно ориентироваться на следующие показатели:
* текучесть кадров — отношение сотрудников, ушедших из организации,
* к общему числу сотрудников;
* трудовую и исполнительскую дисциплину (количество нарушений,
* взысканий, число уволенных в результате этого);
* аттестацию (количество подлежащих аттестации, прошедших ее);
* число прошедших обучение в отчетный период;
* состояние и структура кадрового резерва, количество резервистов;
* производительность труда;
* укомплектованность кадрами (скорость закрытия вакансий, процент не
* прошедших испытательный срок, затраты на наем одного сотрудника).
Отдельно хочу сказать о кадровом учете. Это большая сфера на стыке HR и бухгалтерии, и здесь можно внедрять систему показателей KPI для оценки успешности проверок трудовой инспекции, а также частоты претензий со стороны сотрудников на оформление документации по кадрам.
Топ-5 наиболее часто встречающихся показателей KPI:
1. Управление производительностью труда.
2. Снижение потерь фонда рабочего времени персонала предприятия.
3. Укомплектованность персоналом, своевременное заполнение вакансий.
4. Снижение текучести.
5. Выполнение бюджета затрат на персонал.
Пример дерева системы показателей KPI:
1. Текучесть персонала (удельный вес -3)
— Стоимость найма одного сотрудника (3 баллa из 10; удельный вес -1)
— Общие затраты на текучесть (7 баллов из 10; удельный вес -3)
— Величина (коэффициент) текучести (8 баллов из 10; удельный вес -1)
— Время заполнения одной вакансии (4 баллa из 10; удельный вес -3)
— Срок (время) работы одного сотрудника в компании (5 баллов из 10; удельный вес -2).

2. Рекрутмент (удельный вес -3)
— Вакантный период по позиции (8 баллов из 10; удельный вес -2)
— Прохождение первичной аттестации новым сотрудником (4 баллов из 10; удельный вес -4)
— Удовлетворенность непосредственного руководителя сотрудником (2 балла из 10; удельный вес -1)
— Процент текучести новых сотрудников (8 баллов из 10; удельный вес -1)
— Финансовые потери от некачественного найма (8 баллов из 10; удельный вес -3).

3. Обучение и развитие персонала (удельный вес -1)
— Возможности для обучения и роста (2 балла из 10; удельный вес -4)
— Возможности для заполнения вакансий более высокого уровня в результате обучения (3 балла из 10; удельный вес -2).

Важные моменты внедрения системы показателей KPI

Для эффективного внедрения системы показателей KPI в службе персонала необходимо помнить следующие вещи:
1) успех внедрения зависит от общего уровня управленческой культуры (если этот уровень низкий, то внедрение может затянуться или быть осуществленным «для галочки»);
2) система показателей должна быть всесторонне продуманной для того, чтобы улучшение одних показателей не было возможно за счет ухудшения других.

Светлана Куренина, начальник отдела по работе с персоналом компании RODEX Group
Наша компания давно задумалась о том, как наиболее эффективно оценить вклад каждого сотрудника в решение стратегических задач, и на основании каких критериев можно делать выводы о возможности бонусирования. Естественно, с ростом фирмы расширяется сфера деятельности структуры, отвечающей за персонал. Управление персоналом уже не сводится только к кадровому делопроизводству — оно становится неотъемлемым звеном стратегии. Среди функций добавляются такие, как подбор, оценка, мотивация, развитие, отслеживание текучки кадров, формирование кадрового резерва и т.д.

Соответственно, показатели KPI, систему которых мы внедряем на основе стратегии компании, будут следующие:

1. Обеспечение укомплектованности предприятия персоналом

— Подбор персонала в соответствии со сроком, установленным в компании, а также в соответствии с качеством (то есть учитываются сотрудники, прошедшие испытательный срок).
— Текучесть кадров.

2. Работа с персоналом

— Мотивация (выполнение плана по прибыли компании как следствие качественной мотивации).
— Обучение и развитие (соблюдение бюджета, выполнение плана, качество обучения).
— Оценка персонала согласно графику.

3. Ведение кадрового делопроизводства

Каждому уровню, соответственно, присваивается свой вес. Общий вес показателей по управлению персоналом должен равняться 1 или 100%. Для каждого показателя необходимо просчитать плановое значение, которое нужно обозначить в цифровом выражении. И в дальнейшем сравнивать его с фактическим. В зависимости от отклонения «план — факт» можно делать выводы об эффективности данного подразделения.

Сергей Окороков, старший консультант по подбору персонала компании S2B Personnel:
Для оценки эффективности деятельности рекрутёра чаще всего внедряют количественные, а не качественные показатели KPI. Это может быть количество собеседований, звонков, закрытых вакансий и т.д. Объясняется это тем, что оценить качественные показатели намного сложнее и результат оценки далеко не всегда объективен.

Например, в кадровых агентствах наибольший вес имеют финансовые показатели (месячный/годовой план), так как коммерческим организациям в первую очередь важна прибыль. И, соответственно, нефинансовые показатели в виде количества закрытых вакансий и собеседований в неделю/месяц.

На сайте размещены примеры разработанных нами систем показателей BSC и KPI, запись нашего вебинара «Система показателей — важнейший инструмент управления предприятием«, а также описание процедуры заказа построения показателей BSC и KPI. Читайте о способах оптимизации расходов на эту услугу в разделе «Стоимость разработки системы показателей».
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение, учитывающее специфику вашей задачи.

Как заказать наши услуги

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

KPI сотрудника: советы по эффективному внедрению и дальнейшему применению

Из этой статьи вы узнаете:

  • Что такое KPI сотрудника
  • Каковы плюсы и минусы использования показателя KPI для сотрудника
  • Какие есть виды KPI сотрудника
  • Как рассчитать KPI сотрудника
  • Как эффективно внедрить KPI сотрудника

Воспользуемся языком современного бизнесмена. Для него лучший подарок – деньги. И лучший способ мотивирования работника – тот, что обеспечивает ему понятный и кратчайший путь к материальному вознаграждению. А ключевые показатели эффективности (KPI) – идеальные «дорожные карты» к премиальным надбавкам. В предлагаемой статье описывается сущность технологии, основанной на KPI, способы формирования KPI для конкретных должностей/рабочих мест (KPI сотрудника), последовательность внедрения системы KPI-мотивации на предприятии.

Что такое KPI сотрудника

Термин KPI (англ. Key Performance Indicators) в русском переводе толкуется как «ключевые показатели эффективности» достижения конечных целей. Мы будем использовать этот термин, хотя слово «performance» имеет два значения: «эффективность» и «результативность». Иначе говоря, достижение основной цели современной организации – получения прибыли – должно осуществляться наиболее рациональным способом. С позиций системного подхода это означает, что оптимизация деятельности на отдельном рабочем месте должна быть подчинена задаче оптимизации работы организации в целом.
Из основ кибернетики мы усвоили как минимум то, что управление невозможно без обратной связи. Причем сигнал обратной связи – сигнал рассогласованности текущего и желаемого состояния – должен быть измерен, оценен, чтобы соответственно дозировать управляющее воздействие. KPI сотрудника как сигнал обратной связи должен в таком случае указывать работнику, насколько будет меняться его премия при изменении соответствующих показателей качества его труда. Например, продавец должен знать, что перевыполнение плана продаж на 10 % обеспечит ему премию в размере 5 % от величины оклада.

Читайте также:  Как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе сотрудника на дистанционную работу?

Показатель KPI сотрудника: плюсы и минусы

Система ключевых показателей оказалась наиболее действенной в крупных фирмах, где по сравнению с мелкими предприятиями сложнее выделить вклад каждого работника в общее дело. Кроме того, система KPI технологична: она хорошо встраивается в структуру управления с четко определенным комплексом функциональных связей, зависимостей, ограничений.
Кроме прямого измерения эффективности, KPI обладают рядом других достоинств:

  1. Анализ KPI позволяет выявить достоинства и недостатки в работе организации, оценить силу влияния факторов, препятствующих достижению заданных целей.
  2. Четкость и ясность оценки труда. Каждый работник знает, за что и в каких пропорциях ему платят. Исключается субъективизм в оценке результатов деятельности.
  3. Устойчивость, отсутствие непредсказуемых колебаний в правилах оплаты труда и, соответственно, прогнозируемость результатов деятельности на несколько лет вперед.
  4. Персональная ответственность работника за качество и объем работы.
  5. Возможность оценки влияния нововведений, рационализации, организации труда.

Внедрению KPI мешает консерватизм сотрудников, которые давно работают в фирме и сумели хорошо приспособиться к условиям прежней системы оплаты труда.

Ограничения и недостатки:

  • Количество KPI для каждого рабочего места не должно превышать пяти. В противном случае возможны противоречия в выполнении отдельных требований. Кроме того, ослабляется эффект воздействия наиболее важных показателей.
  • Абсолютное доминирование одного показателя может привести к пренебрежению другими.
  • Явная недостижимость какого-либо критерия приводит к его переходу в категорию безработных.
  • Следует максимально использовать опыт родственных предприятий и привлекать профессионалов со стороны для минимизации затрат времени и средств на внедрение системы KPI.
  • Внедрение KPI в таких подразделениях, как бухгалтерия, юридический отдел, отдел делопроизводства осложнено множеством требований и показателей успешности. В связи с этим необходима гибкая подстройка системы показателей с выделением актуальных задач.
  • Необходимо контролировать эффективность отдельных KPI. Грубое шкалирование показателей, формальный подход к стимулированию могут обрушить весь комплекс KPI отдельной должности.

Основные виды KPI сотрудника

Выделим четыре основных вида KPI сотрудника:
1. Финансовые KPI. Включают показатели, отражающие экономическое состояние компании:

  • рыночная стоимость;
  • рентабельность инвестиций – ROI;
  • оборот;
  • внутренняя норма доходности – IRR;
  • денежный поток;
  • цена акции;
  • общая сумма активов.

2. Клиентские KPI. Предназначены для мотивирования сотрудников, непосредственно взаимодействующих с клиентами:

  • доля рынка;
  • количество новых рынков сбыта;
  • степень удовлетворенности потребителей;
  • качество;
  • индикаторы имиджа.

3. Процессные KPI. Включают показатели, характеризующие темп отдельных процессов, а именно время:

  • разработки и вывода на рынок новых продуктов;
  • обработки запроса клиента;
  • затраченное на логистику и доставку товара.

4. Критерии развития. Это показатели, характеризующие уровень развития компании, ее человеческого капитала:

  • производительность персонала;
  • административные расходы на одного сотрудника;
  • уровень удовлетворенности персонала;
  • текучесть кадров.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Как рассчитать KPI сотрудника: параметры и формула

Формула расчета коэффициента (индекса) KPI:

где F – фактические результаты работы;
C – минимальное значение показателя;
D – плановый уровень.
Таким образом, индекс KPI сотрудника характеризует процент выполнения нормы (или ее «недоперевыполнения», как выражались неудачники планового хозяйствования).

Принципы и правила применения KPI сотрудника

  1. Правило «10/80/10» Это правило, выведенное на основании опыта ведущих специалистов в области KPI-технологии, означает, что организация должна иметь примерно 10 показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 KPI. Для подразделений рекомендуется использовать не более 10–15 KPI; в противном случае менеджеры будут перегружены планированием, а руководство компании – дискуссиями по исполнению тех KPI, которые слабо влияют на результативность.
  2. Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определенный показатель, должны выделяться ресурсы на его управление. Результат в случае необходимости контролируется.
  3. Принцип партнерства. Необходимо эффективное партнерство между всеми заинтересованными лицами при внедрении системы и осуществлении требуемых перемен.
  4. Перенесение усилий на главные направления. Расширение полномочий сотрудников, работающих на «передовой», помощь в повышении их квалификации, дополнительных тренингах. Стимулирование самостоятельной разработки KPI, совершенствование взаимодействия по горизонтали и вертикали.
  5. Интеграция процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Расчет и анализ обобщенных показателей с целью выявления скрытых резервов и противоречий. Согласованное стимулирование важнейших решений.

Как эффективно внедрить KPI сотрудника

Рекомендации по внедрению KPI:

  1. Число KPI должно быть сведено к достаточному минимуму. Показатели должны быть понятными и несложными в расчете.
  2. Необходима оценка соответствия каждого показателя итоговой цели.
  3. Для должностей, не связанных с финансово-экономической и торговой сферой, бессмысленно вводить KPI сотрудника. Следует рассмотреть варианты применения других способов стимулирования.
  4. Показатели должны быть реально достижимыми и соответствовать функциям конкретной должности.
  5. Внедрение системы KPI в мелких фирмах бесполезно. Проблемы решаются оперативно без KPI.

KPI сотрудника на примере известных компаний

Система ключевых показателей эффективности активно внедряется в российских компаниях.

  1. Сбербанк: мотивация сотрудников с помощью KPI.

Отличным примером успешной работы с системой KPI является Сбербанк. Внедрение системы началось в 2010 году и коснулось всех сотрудников банка.
Единые показатели рядового персонала, получившие название «5+»: личная эффективность, совершенствование знаний, клиентоориентированность («клиент всегда прав»), оптимизация рабочего времени, работа в команде.
При этом программа мотивации персонала, основанная на KPI сотрудника, не ограничивается денежным стимулированием. В Сбербанке применяются разнообразные варианты мотивации: льготы, предоставление свободного графика, награды, скидки на туристические путевки, фитнес и пр.

  1. Магнит – новая система управления.
  • Улучшить KPI первого уровня компании через год после внедрения.
  • Увеличить динамику переменных затрат посредством увеличения динамики ФОТ.
  • Повысить прозрачность и управляемость бизнес-процессов компании.
  • Усилить сплоченность команды.
  • Скомпенсировать затраты на внедрение технологии.

Благодаря внедрению KPI сотрудника поставленные цели были достигнуты.
Основные результаты:

  • Процесс управления характеризуется четкой целевой направленностью.
  • Система мотивации стала неотъемлемой частью технологии.
  • KPI первого уровня компании приобрели устойчивую позитивную динамику.
  • ГК «Магнат» стал лидером и образцом внедрения и эксплуатации технологии целевого управления.
  • Объем бизнеса ГК «Магнат» вырос более чем в пять раз.

Система KPI сотрудника успешно применяется в аптечных сетях «Ригла», магазинах электроники «Эльдорадо», «Media Markt».
Опыт крупнейших компаний российского рынка свидетельствует о высокой эффективности внедрения системы мотивации на основе KPI.
Система KPI зарекомендовала себя как полномасштабная система управления организацией, позволяющая эффективно мобилизовать ее главный – человеческий капитал для повышения результативности работы на всех уровнях.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

KPI для HR в действии. О методах оценки эффективности рекрутеров

В Москве прошел Форум HR Management in Contact Center, посвященный вопросам работы с персоналом, начиная от контроля эффективности подбора сотрудников и заканчивая новейшими стратегиями управления персоналом.

В качестве спикера на мероприятии выступил представитель компании Teleperformance Russia&Ukraine, руководитель службы подбора и развития персонала компании Анна Овчинникова, она рассказала участникам форума об основных принципах оценки эффективности работы и мотивации рекрутеров, занимающихся подбором персонала для контактных центров. В компании Teleperformance, международном лидере в сфере оказания услуг аутсорсингового мультиканального управления клиентским опытом, с общим штатом в 182 000 сотрудников, основной задачей HR департамента является качественный подбор сотрудников в ограниченные сроки.

В своем докладе Анна Овчинникова рассказала о принятых в компании Teleperfomance методах оценки эффективности рекрутеров и принципах их мотивации.

Так, основное понятие, которое используется при оценке эффективности работы целой службы или отдельного работника – Key Performance Indicators, (KPI), что переводится как «ключевые показатели эффективности».

Основных KPI для оценки эффективности работы отдела по подбору персонала несколько :

Первый – качество подбора, который представляет собой соотношение работающих сотрудников через 90 дней после трудоустройства к количеству трудоустроенных в месяц.

Второй KPI – продуктивность новых сотрудников, высчитывается как отношение новых работников, достигающих основные KPI, к количеству недавно трудоустроенных.

Третий показатель – уровень удовлетворенности сотрудников, то есть результаты внешнего исследования удовлетворенности работой недавно трудоустроенных рекрутеров.

Четвертый KPI – текучка персонала, процент уволенных сотрудников в месяц к их общему количеству в компании. Если этот показатель низок, значит, отдел рекрутинга работает эффективно.

Следующий KPI – стоимость подбора сотрудников, отношение затрат на подбор персонала к общему количеству трудоустроенных. Над снижением значения этого KPI также должен работать отдел рекрутинга.

Еще один значимый показатель эффективности – соблюдения сроков подбора, отображающий, насколько оперативно рекрутеры могут удовлетворять потребность компании в кадрах.

Для более удобного и эффективного контроля над работой отдела можно выбирать командные и индивидуальные показатели KPI и сочетать их

Хорошим примером такого сочетания может служить метод, применяемый в компании Teleperfomance – отслеживание так называемой «количественной воронки кандидатов» – отношения приглашенных к пришедшим на собеседование, отобранных к приступившим к обучению, вышедших на линию, к уволившимся в течение первых 30/90 дней. Если говорить об оценке навыков рекрутеров, то тут важен ежеквартальный контроль результатов их деятельности и выявление критических ошибок, допускаемых специалистами еще на стадии прескрининга и интервью. Тут поможет хорошо налаженная обратная связь с работниками, недавно трудоустроенными через отдел рекрутинга.

Не стоит забывать, что важным моментом в повышении эффективности рекрутера является его мотивация. Если говорить о системе материальной мотивации, то, прежде всего, необходимо учитывать объемы подбора.

В компании Teleperfomance структура дохода рекрутера может предполагать до 45% премиальной части выплат, зависящей от достижения определенных значений тех или иных KPI, и только 55% будут фиксированными

Схема мотивации должна быть ориентирована, прежде всего, на результат. Как показывает опыт, эффективней всего ставить цели в пределах месяца, но приоритезацию задач необходимо проводить еженедельно. Эффективная модель материальной мотивации предполагает наличие у каждого сотрудника отдела подбора персонала до пяти личных KPI, за выполнение которых будет повышаться переменная часть выплат. При этом каждый KPI имеет определенный вес в общем объеме. При низких показателях необходим детальный анализ профессиональной деятельности рекрутера по каждому из KPI.

Читайте также:  Как поступить, если сотруднику отправили трудовую книжку по почте, но уведомление о вручении письма в организации не вернулось?

«При таком подходя нельзя игнорировать методы нематериального стимулирования рекрутеров, – заметила Анна Овчинникова, руководитель службы подбора и обучения персонала компании Teleperfomance. – Часто внутрикорпоративные ежемесячные и годовые рейтинги лучших работников, предполагающие звание «рекрутер года», программы обучения и развития персонала дают хороший результат – заметно повышают эффективность работников. В нашей компании сотрудников также привлекают к проектной работе, осуществляются командировки, внешние номинации и премии. Не забываем мы и о корпоративных мероприятиях, таких как ежеквартальный HR Summit и ежегодный HR DAY, а также о множестве других саммитах и форумах».

Также в своем докладе Анна рассказала о перспективах развития HR-направления в России. Основной тренд – автоматизация процессов: CRM-системы, распространение методов видео-интервью, интерактивных платформ с элементами геймификации и гибким доступом к ним в режиме 24/7/365.

При этом главную роль в повышении общей эффективности отдела по работе с персоналом по-прежнему будет играть рекрутер – специалист, высокоэффективный и хорошо мотивированный, обладающий всеми необходимыми для профессиональной деятельности знаниями и навыками.

О TELEPERFORMANCE

Teleperformance — мировой лидер в области аутсорсинга многоканального клиентского управления, предоставляет услуги по привлечению и обслуживанию клиентов, технической поддержки, программ взыскания задолженностей.

Для получения дополнительной информации, пожалуйста, воспользуйтесь ссылкой www.teleperformance.ru

Все о KPI по версии портала HR-Director

В статье вы найдете ответы на вопросы и полезные материалы:

  • Действительно ли KPI поможет вам повысить эффективность персонала;
  • Как разработать систему KPI в компании, с чего начать;
  • Какие показатели использовать, есть ли универсальные; Как внедрить разработанную систему показателей;
  • Как работать с негативом сотрудников при введении KPI;
  • Для каких подразделений KPI лучше не устанавливать;
  • Как понять, нужно ли менять систему эффективных показателей;
  • Как анализировать результативность работы персонала по KPI.

Система показателей KPI в последнее время набирает обороты в самых передовых компаниях. С помощью данной системы оценки работодатели могут не только адекватно проанализировать работу своих сотрудников, но и мотивировать их на развитие и достижение целей компании.

KPI (Key Performance Indication или ключевые показатели эффективности) – это система, которая позволяет оценить эффективность работы организации в целом и каждого специалиста в отдельности. Целью системы можно назвать оптимальную организацию действий сотрудников разных служб, без противоречий и торможения работы других подразделений.

Использование системы KPI на предприятии – также прикладной инструмент мотивации, помогает повысить производительность процессов и оценить труд работников по полученным результатам. Все это в комплексе способствует достижению стратегических целей предприятия.

Действительно ли KPI помогут вам повысить эффективность персонала

Система KPI помогает сотрудникам правильно расставить приоритеты в работе и сделать упор на том, что руководство считает полезным для предприятия. Такой подход и способствует повышению эффективности персонала.

Работа по ключевым показателям позволяет специалистам лучше понимать, что им нужно делать, чтобы приносить результат. Под эффективностью здесь понимается не только объем работ в единицу времени, но и конкретная прибыль компании от деятельности сотрудника. Каждый работник вносит вклад в общее дело и в результате получает бонусы.

Проанализировав труд сотрудников по системе показателей, руководитель сразу видит, необходимо ли сотруднику выплатить премию за достижение результатов, или, возможно, настал момент продвижения по карьерной лестнице. Грамотно выстроенное управление по KPI – инструмент управления бизнесом, и повышение эффективности работы персонала здесь лишь один из плюсов. При помощи него можно объективно оценить результаты работы и быстро принять необходимые меры. Однако ключевые показатели должны применяться грамотно и последовательно.

Польза от внедрения KPI для компании

Внедрение KPI на предприятии решает важные задачи:

1. Мотивация сотрудников. Согласно проведенным исследованиям, внедрение оплаты работы персонала по ключевым показателям эффективности повышает эффективность работы сотрудников минимум на 10%, в среднем на 20-30%.

2. Трансляция приоритетов и задач предприятия. Зачастую даже самые грамотные и опытные работники не понимают, что именно им нужно сделать для достижения целей компании. Внедрение системы показателей позволит точно транслировать сотрудникам приоритеты бизнеса.

3. Мониторинг эффективности работы предприятия. Корректно разработанная и внедренная система обеспечивает непрерывный мониторинг состояния дел во всей организации, что помогает своевременно выявлять и устранять сбои.

4. Привлечение и удержание профессиональных специалистов. Система мотивации на основе ключевых показателей эффективности устанавливает на предприятии так называемую социальную справедливость в оплате труда. Прикладывающие наибольшие усилия и приносящие наиболее весомый результат сотрудники получают повышенную зарплату. Таким образом, сохраняя общий уровень оплаты труда, можно эффективно удержать ценных работников в компании.

5. Оптимальное использование фонда оплаты труда. Система оплаты, сформированная на основе ключевых показателей эффективности, позволяет предприятию значительную часть оплаты труда персонала перевести в изменяемую часть зарплаты, поставив ее в зависимость от итогов работы. Таким образом, фонд оплаты труда из источника затрат превращается в средство повышения эффективности работы и мотивации для сотрудников.

При действенной системе KPI каждый работник понимает связь между своими конкретными обязанностями и стратегическими целями компании. Система мотивации, ориентированная на стратегию, в конечном итоге состоит из набора ключевых показателей эффективности, за выполнение которых сотрудник отвечает, и оценка их выполнения влияет на итоговую оплату труда.

Стандартная мотивационная формула оплаты труда имеет вид:

Заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть

В отличие от фиксированной заработной платы, переменная часть оплаты на базе KPI стимулирует более качественное выполнение функциональных обязанностей работников и способствует быстрому достижению стратегических целей предприятия.

Как разработать систему KPI в компании, с чего начать

Разработку следует проводить «сверху вниз», от глобальных задач предприятия до целей отдельного работника. Для полноценного решения задач важно, чтобы в разработке системы принимали участие сотрудники всех служб предприятия: планово-экономического, финансового отделов, бухгалтерии, управления организации труда, кадровых, сбытовых, технологических и других подразделений.

Начать разработку системы KPI в компании следует с определения ключевых показателей эффективности предприятия. Для этого уточняются и проверяются стратегические и оперативные цели организации. Формулировать цель лучше таким образом, чтобы финансовая составляющая в ней не была превалирующей, четко не прописывалась, а следовала из основной задачи. Это поможет компании успешно функционировать в условиях кризиса.

Цель должна быть связана с рынком, настроена на рыночные изменения. Например, целью может быть намерение войти в топ-3 на российском рынке своего продукта, стать лидером рынка в определенном регионе. После определения общей цели, выделяются и выстраиваются подцели.

После формулировки целей необходимо оценить эффективность компании в настоящее время, в какой степени достигает она поставленных задач. На этом же этапе важно определить политику оплаты труда сотрудников.

Важной частью разработки системы является составление бюджета расходов на персонал. При этом происходит разделение его на виды выплат. Здесь также необходимо учитывать индексацию заработной платы, карьерные продвижения сотрудников.

На финальном этапе создается положение о системе, формируются карты KPI, прописывается методика расчета каждого ключевого показателя эффективности и согласовывается с руководителями всех отделов и подразделений.

В положении о KPI фиксируется цель и задачи системы:

Повысить результативность и эффективность работы сотрудников. Разработать и внедрить мотивацию персонала на результат;

Повысить прибыльность предприятия. Разработать цели и показатели результативности для всех должностей отделов и подразделений;

Создать информационную базу для принятия управленческих решений. Обеспечить быстрый сбор и контроль данных по работе системы.

Какие показатели KPI использовать, есть ли универсальные

Процессные: свидетельствуют о результативности процесса и показывают, как проходит обработка клиентских запросов, разработка и вывод новых продуктов на рынок;

Клиентские: удовлетворенность клиентов, работа с рынками сбыта, количество привлеченных клиентов;

Финансовые: определяют внешнеэкономическое состояние организации. К числу таких можно причислить доход компании, товарооборот, рыночная стоимость товара, финансовый поток;

Критерии развития: отражают динамику развития предприятия. Это: производительность сотрудников, текучка кадров, расходы на каждого сотрудника, мотивация персонала.

Показатели внешней среды: колебания стоимости, конкуренция, сложившийся уровень цен на рынке. Должны учитываться при разработке целевых показателей.

Как внедрить разработанную систему KPI

Внедрить разработанную систему KPI на предприятии можно как силами своих сотрудников, так и с привлечением консультантов. При этом необходимо учитывать специфику организации, особенность ведения бизнес-процессов, а также цели и задачи предприятия.

Важно, чтобы рядовые сотрудники понимали, какие изменения в системе оплаты произойдут, что ключевым показателем в работе становится эффективность. Необходимо параллельно с внедрением системы проводить обучение персонала, чтобы в итоге они осознавали, что нововведения принесут пользу, прежде всего, им самим.

Для внедрения необходимо подготовить соответствующие документы: трудовые договора, штатное расписание, коллективный договор и другие документы, касающиеся оплаты труда.

Внедрение системы показателей желательно проводить через пилотный проект. В тестовом режиме на примере 1-2 подразделений можно будет отработать функционирование системы, новую модель премирования персонала. Соотношение постоянной и переменной части зарплаты можно будет корректировать в режиме реального времени, исходя из целевых показателей для выбранных категорий.

После тестирования система с учетом внесенных корректировок распространяется на остальные подразделения организации. Крайне нежелательно проводить внедрение без тестового режима. На примере небольшого отдела легче увидеть разногласия в работе сотрудников, выявить возможные проблемы и решить их на месте. Нельзя допускать, чтобы сотрудники стремились к разным целям, тем самым они лишь будут мешать друг другу, а прилагаемые усилия не приведут к желаемым результатам.

При внедрении системы KPI необходимо закладывать возможность корректировки индикаторов эффективности. Регулярный мониторинг показателей позволит своевременно подстроиться под колебания рынка и изменить стратегию работы. Помимо внеплановых пересмотров ключевых показателей эффективности, возможна ежегодная оптимизация модели премирования. Она предполагает замену оцениваемых показателей другими, более актуальными для определенных подразделений или специалистов.

Как работать с негативом сотрудников при введении KPI

1. Объяснять необходимость перемен. Приводить примеры успешного введения данной системы на других предприятиях. Объяснять важность работы каждого сотрудника компании не на процесс, а на конкретный результат, позволяющий выжить в настоящих условиях. Поэтому у каждого работника будет несколько своих целевых показателей, от которых и будет зависеть итоговый размер заработной платы.

2. Доносить содержание перемен. Необходимо подробно в подразделениях рассказывать персоналу, какие именно перемены будут у них в отделе и как они коснутся каждого.

3. Разъяснять преимущества, которые принесет нововведение. Обязательно нужно делать упор на том, что сотрудники будут премироваться за исполнение и перевыполнение своих целевых показателей.

4. Вызывать у сотрудников чувство причастности к общему делу. Давать возможность работникам участвовать в процессе изменения. Из творчески настроенных, активных сотрудников, желающих участвовать в этом проекте, можно сформировать рабочую группу внедрения KPI.

5. Активно приветствовать положительный результат работы в новой системе. Использование современных и эффективных методов управления персоналом способствует формированию положительного имиджа организации, это благоприятно влияет на снижение негатива сотрудников от нововведений и помогает удерживать в компании ценных специалистов.

Читайте также:  Есть ли обязательные требования, чтобы расшифровка подписи была написано только от руки?

Для каких подразделений KPI лучше не устанавливать

Прежде всего, не имеет смысла введение индикаторов результативности на предприятии в начальной фазе его развития, когда не сформирована работающая система управления. В таких организациях успех зависит от усилий собственника-гендиректора, он же часто выполняет функции и главного финансиста, и кадровика.

Лучше не устанавливать показатели для подразделений, где она может тормозить работу других отделов. Классический пример: работа сотрудников IT-отдела любого предприятия. Одна из задач данных специалистов – решение проблем работников других подразделений с IT-оборудованием (компьютеры, принтеры). «Зависание» ПК, внезапная остановка в работе данной техники автоматически приводит к остановке в работе сотрудника, а иногда и всего отдела, поэтому быстрое решение возникшей проблемы необходимо.

Однако при введении системы KPI в IT-подразделении, его работники уже не идут «чинить» технику по первому звонку, а требуют написать заявку на выполнение соответствующей работы, завизировать ее у старшего специалиста по IT-отделу, после чего она встанет в очередь на выполнение и будет рассмотрена в определенном порядке.

Таким образом, если раньше IT-специалист решал данную проблему за 4 минуты, то теперь это может занять гораздо большее время. Введение KPI потребовало обязательной фиксации выполняемой работы, так как иначе невозможно будет оценить, было ли что-то выполнено и с каким результатом. И затруднения других служб и подразделений для работника IT-отдела не имеют значения, ведь его мотивация – выполнить поданные заявки.

Как понять, нужно ли менять систему KPI

После внедрения системы показателей ответственным лицам важно постоянно проводить мониторинг ее актуальности, так как на предприятии могут меняться бизнес-процессы, стратегические задачи, внешнее окружение. Каждый индикатор результативности следует пересматривать на регулярной основе, так как какие-то индикаторы могут потерять актуальность, другие приводить со временем к нежелательным результатам.

Любая система KPI имеет конечный жизненный цикл. В начале своего функционирования, когда показатель эффективности вводится, он стимулирует персонал и эффективность работы возрастает. Но со временем его мотивирующее действие ослабевает, тогда наступает необходимость его пересмотреть, заменить или вообще отменить.

Подобные изменения набора показателей на регулярной основе в KPI случаются примерно раз в год. Чаще приходится менять систему и пересматривать показатели, например раз квартал, в рамках основных подразделений для оперативного управления акцентами сотрудников.

Внепланово менять систему KPI и устанавливать новые показатели приходится по следующим причинам:

когда изменяются функции сотрудника;

при корректировке стратегических приоритетов компании;

при необходимости улучшения используемых показателей эффективности.

Как анализировать эффективность персонала по KPI

Переменная часть = минимальная надбавка * коэфф. Результативности

Внедрение KPI в компанию: как разрабатывать и контролировать

По данным международного опроса, 68% компаний после внедрения системы KPI отметили позитивный эффект. При этом 74% для подсчета KPI используют Excel-таблицы, и только 10% — продвинутые облачные сервисы. Как правильно внедрить KPI и как собирать данные для мониторинга показателей эффективности, мы спросили эксперта Егора Гонина, заведующего агентством маркетинга Dr.i-Bolit.

Содержание:

Что такое KPI

KPI (Key Performance Indicators) – это ключевые показатели эффективности, то есть цифры, от которых зависит прибыль компании. Для разных отделов компании эти показатели отличаются. Например, отделу продаж актуально отслеживать количество звонков, чтобы совершить определенное количество сделок, а для отдела маркетинга — число новых клиентов.

Чем полезно внедрение KPI в компанию:

  • прозрачный расчет оплаты труда
  • быстрый способ контроля текущего положения компании
  • простой способ оценить работу отделов, не погружаясь в их внутреннюю «кухню»

Как внедрить KPI в компанию

Алгоритм внедрения KPI

Для начала нужно определить главную цель компании. Как правило — это увеличение прибыли за определенный промежуток времени. Затем сформулируйте, какие количественные показатели влияют на ее достижение и какое подразделение за них отвечает.

Пример

Call-центр отвечает за обзвон клиентов. Чем больше исходящих звонков будет сделано каждым сотрудником в течение месяца, тем больше заявок окажется в работе. А значит, в итоге увеличится и прибыль компании.

Затем создаем мотивацию для сотрудников, от которых зависит нужный показатель. Привяжите финансовые бонусы к индивидуальному результату сотрудника. Тогда он будет заинтересован в выполнении и даже перевыполнении поставленных задач.

Пример

  • Для отдела продаж: уменьшите фиксированный оклад и начните выплачивать менеджерам проценты за каждую личную продажу; введите дополнительные бонусы за перевыполнение KPI.
  • Для финансовой службы: премия за соблюдение бюджета расходов или участие в налоговой проверке.
  • Для отдела маркетинга: бонусы за каждый привлеченный лид.

Далее нужно объяснить сотрудникам, что система оплаты их труда меняется и эффективность работы будет напрямую влиять на уровень их дохода. Донесите мысль, что новая система даст им возможность заработать больше и лучше проявить себя.

Будьте готовы внести изменения в документацию: трудовые договоры, если придется расширять чьи-то полномочия, рабочие инструкции, штатное расписание и т.д.

Совет

Лучше начать внедрение системы KPI в одном или двух отделах — в качестве пилотного проекта. Если работа станет эффективнее, то подключайте к системе и другие отделы. Если нет, то скорее всего, вам придется поменять ключевые показатели эффективности.

Давайте на примере отдела разработки в агентстве по созданию сайтов посмотрим, как выстраивается алгоритм внедрения системы KPI.

  1. Цель: увеличить прибыль со 100 тысяч рублей в месяц до 150, то есть на 50%.
  2. Определение ответственных: прибыль зависит от количества заказов. За них отвечает отдел маркетинга. Допустим, в компании много заказов, а прибыль не растет, потому что разработчики просто не все выполняют. Тогда KPI нужно ставить им.
  3. Расчет количественных показателей: прибыль с одного сайта составляет 10 тысяч рублей. Значит, чтобы достичь цели, нужно разрабатывать в месяц на 5 сайтов больше.
  4. Сотрудникам ставится задача: увеличить количество разработок на 5 сайтов в месяц. В отделе 5 сотрудников, значит каждый должен делать по 1 дополнительному проекту в месяц.
  5. Внесение изменений в документы: в штатном расписании прописывается новый объем работ и какой процент с каждого сайта получат web-мастера. Оформляются допсоглашения к их трудовым договорам.
  6. Сотрудников знакомят с документами.
  7. Выплата вознаграждения: В конце месяца руководитель на основе предоставленного отчета начисляет заработанные бонусы.

Недостатки от внедрения показателей KPI и как от них избавиться

Система KPI лежит в основе всех бизнес-процессов, которые происходят в компании. Как в любой системе, здесь есть свои недостатки.

Егор Гонин, заведующий агентством маркетинга Dr.i-Bolit:
— При внедрении системы KPI, возникают некоторые проблемы и накладки. Вот самые частые:
1. Увеличивается пропасть между отделами и непонимание, что делают соседи. То и дело слышатся фразы: «Мы за это не отвечаем», «Мы своё дело сделали».
2. Ни один из отделов сначала не будет понимать общую цель компании.
3. Бывают показатели, которые даже при полном выполнении не приводят к достижению цели. Тогда приходится разрабатывать дополнительные. Например, KPI оператора call-центра — 100 звонков в день. Цель — оформить, допустим, 5 заявок. Но оператор делает 100 звонков и оформляет только одну заявку. KPI выполнен, но цель не достигнута. На этот случай придется вводить дополнительные KPI: повторный обзвон тех, кто не взял трубку, или обзвон отдельной категории номеров и т.д.
4. Руководители вместо развития лидерских качеств и командообразования будут утопать в Ecxel-таблицах все больше и больше, подсчитывая проценты выполнения KPI сотрудниками.

Что же делать, чтобы внедрение KPI прошло успешно и принесло положительный эффект, а не массу минусов, с которыми пришлось столкнуться многим компаниям?

Егор Гонин, заведующий агентством маркетинга Dr.i-Bolit:
— Если вы только открываете компанию или вводите новый отдел, то KPI надо внедрять сразу. А если компания давно работает на рынке, стоит поэкспериментировать сначала с одним отделом, а уж потом внедрять систему на всем предприятии.
А в ходе внедрения плотнее заниматься не математикой, а людьми. Вместо сотен тысяч совещаний с отчетами о KPI, проводите корпоративы для всего коллектива, чтобы коллеги пообщались в непринужденной обстановке и могли сдружиться.
Вы быстро заметите, что к ним придет понимание, что все они движутся к одной общей цели. И, например, маркетолог больше не будет отнекиваться фразой: «Я привёл лиды — с меня достаточно». Вместо оправданий он подойдёт к менеджеру по продажам и предложит вместе подумать над тем, как добиться общей цели.

Как контролировать выполнение KPI

Чтобы увидеть, выполняет ли сотрудник свои задачи, нужна хорошая система контроля. Например, CRM. В ней можно выставлять и отслеживать выполнение ключевых показателей как отдельных сотрудников, так и всего коллектива. Как это происходит, расскажем на примере облачного сервиса SalesapCRM.

  • Можно выставить индивидуальные KPI каждому сотруднику:
  • – по количеству новых контактов или заявок,
  • – по количеству или сумме выигранных сделок,
  • – по количеству звонков по заявкам.
  • Активность сотрудников можно отслеживать в режиме online, открывая их персональные карточки.
  • Цель для каждого менеджера выводится в отдельном окошке. Рядом с ней указывается текущий процент ее выполнения, а также цветовой индикатор, который показывает прогресс. Руководитель может увидеть это окошко в любое время и составить предварительный прогноз о том, сколько заработает компания в конце месяца или квартала.

Так в SalesapCRM выглядит окно с указанием индивидуальной цели сотрудника с цветовым индикатором и процентом ее достижения

  • Сквозная аналитика позволяет в один клик получать любые отчеты о работе сотрудников за любой период. Вы сразу увидите, сколько звонков сделано и сколько встреч проведено. Если недостаточно, то подгоните сотрудников. Проанализируйте сумму продаж каждого менеджера за прошедший год и расстаньтесь с лентяями. Проследите, откуда поступает больше всего лидов и на каком этапе воронки они уходят. Скорректируйте KPI менеджеров сразу, чтобы не растерять всех клиентов.

Отчет о распределении сделок между менеджерами: кто сколько денег принес компании за прошедший месяц (в % от количества сделок и в деньгах)Отчет по звонкам менеджеров: сколько исходящих звонков сделал каждый менеджер в течение прошедшей недели

Разработка и внедрение системы KPI — это долгий процесс, который требует участия руководителя. Если сотрудники не выполняют ключевые показатели, то вы, скорее всего, плохо их контролируете. Выбирайте инструменты контроля, которые помогают в этом. Попробуйте внедрить CRM-систему и доверить ей контроль за работой сотрудников, а сами займитесь сплочением команды.

Автор: Елена Зайцева

Хотите эффективнее управлять бизнесом?

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.
Ссылка на основную публикацию