Как заполнить табель рабочего времени для учителя? - Komsindrom.ru

Как заполнить табель рабочего времени для учителя?

Содержание

Как заполнить табель учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Какую форму табеля контроля выбрать

Из имеющихся форм учета предприятия могут воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк графика учета по форме Т-12 (если учет ведется вручную)

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно)

Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н утвержден табель учета рабочего времени — форма 0504421 (образец заполнения 2019 представлен ниже), который обязателен для:

  • органов государственной власти и местного самоуправления;
  • внебюджетных фондов;
  • государственных и муниципальных учреждений.

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

В законодательстве не указано, кто из сотрудников компании должен заниматься контролем рабочего времени. Поэтому руководитель может назначить ответственным за эту работу любого подчиненного. Но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель позволяет определить:

  • сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
  • соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 (образец заполнения ниже), Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

Где брать требования к оформлению форм

Прежде чем показать образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма 0504421 новый), объясним, какие сведения туда надо вписывать. Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть свои обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

  • явки или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
  • указывают только «отклонения» — опоздания, неявки, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как заполнять первую часть унифицированной формы Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

  • в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
  • в нижней графе указывается продолжительность.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. Как правильно заполнить табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но будет только один выходной, а не два.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Заполненный образец графика учета

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

пособие по временной нетрудоспособности

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах и выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

  • кода вида оплаты (дохода);
  • корреспондирующего счета;
  • дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Заполненный пример формы Т-13

На примере видно, что для каждого работника можно указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его можно указать только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой тоже не посчитают.

Читайте также:  Специальный трудовой стаж: применение и правила расчета

Как вести учет рабочего времени госпредприятиям

Табель учета рабочего времени 52н (образец заполнения 0504421), утвержденный Минфином, внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом. Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в Приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

  • отчетный период;
  • наименование учреждения;
  • вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
  • дату формирования сведений;
  • код ОКПО;
  • номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а далее по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть можно вести 2 способами, указывая:

  • случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
  • фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день было два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. При этом нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Чиновники разработали свой перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Ознакомиться со списком утвержденных знаков можно ниже.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки также записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Несколько примеров, как может выглядеть табель при различных способах фиксирования данных. Допустим, работник Петрова А.А. с 10 по 13 сентября 2019 года находилась в командировке, ее коллега Иванова Т.А. с 19 по 30 сентября была в отпуске. Работнику Сидорову В.А., который работает по 12 часов в сменном графике (2/2), в сентябре дважды предоставляли отпуск за свой счет — 7 и 23 сентября. Если заполнять табель только в случае отклонений, то он будет выглядеть так:

Если организация фиксирует фактические рабочие часы, то при тех же исходных данных табель учета выглядит иначе:

Последнее, что остается сделать, — подписать и отдать в бухгалтерию.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени, форма 0504421 (новый)

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Как заполнить табель рабочего времени для учителя?

Главная страницаФорум Гарант

Спасибо Вам за спасибо. Всегда приятно слышать благодарность, если помог.
Читайте выдержки из современных законодательных актов. Эти «умозаключения» основаны на них, а также проявленном интересе по оплате труда моих преподователей, когда сам учился на инженерно-экономическом факультете в конце 80-х в Одесском институте инженеров морского флота. Я думаю, что теперь Вы без моих комментариев найдете ответ на последний вопрос. Удачи Вам.

Федеральный закон от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ
«О высшем и послевузовском профессиональном образовании»
(с изменениями от 10 июля, 7 августа, 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г.)

Статья 30. Оплата труда работников высшего учебного заведения
1. Высшее учебное заведение в пределах имеющихся у него средств на оплату труда работников самостоятельно определяет форму и систему оплаты труда, размеры доплат, надбавок, премий и других мер материального стимулирования, а также размеры должностных окладов (ставок) всех категорий работников (без установления предельных размеров должностных окладов (ставок)).
2. Должностной оклад (ставка) выплачивается работнику высшего учебного заведения за выполнение им функциональных обязанностей и работ, предусмотренных трудовым договором (контрактом).
3. Государственное высшее учебное заведение самостоятельно формирует фонд оплаты труда работников за счет средств бюджета, направляемых на содержание высшего учебного заведения, и иных источников, не запрещенных законодательством Российской Федерации.

Федеральный закон от 13 января 1996 г. N 12-ФЗ
«О внесении изменений и дополнений
в Закон Российской Федерации «Об образовании»
(с изменениями от 16 ноября 1997 г., 20 июля, 7 августа, 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 13 февраля 2002 г.)

Статья 54. Оплата труда работников образовательных учреждений
1. Заработная плата и должностной оклад работнику образовательного учреждения выплачиваются за выполнение им функциональных обязанностей и работ, предусмотренных трудовым договором (контрактом). Выполнение работником образовательного учреждения других работ и обязанностей оплачивается по дополнительному договору, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Отраслевое тарифное Соглашение от 26 декабря 2000 г.
по учреждениям системы Министерства образования Российской Федерации на 2001 — 2003 годы

4. Оплата труда и нормы труда. Стипендиальное обеспечение

Стороны считают, что:
4.1. Тарифные ставки и оклады работников образования, устанавливаемые в соответствии с разрядами Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, и утверждаемой законодательством Российской Федерации, являются в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании» обязательными на территории Российской Федерации минимальными размерами ставок заработной платы и должностных окладов работников учреждений, соответствующих профессионально-квалификационных групп.
Системы и формы оплаты труда, размеры доплат, надбавок, премий и других выплат стимулирующего характера устанавливаются учреждениями в пределах имеющихся средств, в том числе из внебюджетных источников, самостоятельно, по согласованию с соответствующими профсоюзными органами и закрепляются в коллективных договорах, соглашениях (в том числе в форме положений об оплате труда).
4.2. Выполнение работниками дополнительных видов работ, не входящих в круг их прямых обязанностей, осуществляется за дополнительную оплату, порядок установления и размеры которой регулируются учреждением самостоятельно и закрепляются в коллективном договоре.

5. Рабочее время и время отдыха

5.1. В соответствии с действующим законодательством для педагогических работников учреждений устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени — не более 36 часов в неделю за одну ставку заработной платы (должностной оклад), для руководящих и других работников отрасли — 40 часов.
5.2. Стороны согласились, что:
продолжительность рабочего времени педагогических работников регулируется правилами внутреннего трудового распорядка, уставом образовательного учреждения, трудовым договором (контрактом), а также расписанием учебных занятий и годовым календарным учебным графиком, что фиксируется в коллективном договоре. За нормированную часть рабочего времени педагогического работника считать норму часов, за которую ему выплачивается ставка (оклад) заработной платы;

Тема: Табель учета рабочего времени учителей

Опции темы
Поиск по теме

Табель учета рабочего времени учителей

Здравствуйте уважаемые коллеги! Я столкнулась с такой проблемой — не могу найти разъяснения по заполнению табеля учета рабочего времени учителей по форме 0504421, а общие рекомендации не подходят, поскольку в табеле для работы требуется проставлять не только дни явок и отклонений, но и нагрузку, часы замещения и прочее. Возможно ли утвердить локальным актом учреждения свою форму табеля? Может быть кто то сталкивался с подобными вопросами, подскажите пожалуйста решение.

Ни одного ответа. А вопрос остался.

Как заполнять табель для учителей?

Нормируемая часть рабочего времени учителя. За эту часть рассчитывается заработная плата по тарификации в зависимости от учебной нагрузки (количество учебных часов, уроков). 1 ставка — 18 учебных часов.

Ненормируемая часть рабочего времени — методическая и пр. — не более 36 часов в неделю. Это не оплачивается, но учитель обязан находиться в школе, включая каникулы.

Как заполнить табель учета использования РАБОЧЕГО времени учителя при сплошном способе заполнения табеля?

Модно ли заполнять табель в одном учреждении для разных категорий разными способами? Например, для АУП — по отклонениям, для учителей — сплошным способом?

» . можно сделать вывод о том, что вопрос учета всего рабочего времени учителя на законодательном уровне решен плохо.

Провоцируется грубое нарушение требования ст. 91 ТК РФ: «Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». Даже если директор школы захочет честно вести учет рабочего времени, он не сможет руководствоваться вышеназванными нормативными актами – придется разрабатывать собственную систему учета.

Именно из-за несовершенства нормативной базы, судя по многочисленным опросам, средняя продолжительность рабочего времени учителя колеблется сейчас от 40 до 65 часов в неделю.»

Вы не в состоянии самостоятельно дополнить унифицированную форму табеля необходимыми строками/графами (т.е. реквизитами)?

Причем здесь строки/графы? Вопрос о том, какое время отмечать в табеле: педнагрузку (но это НЕ РАБОЧЕЕ время) ИЛИ рабочее время.

Аноним, делайте как Вам удобно. Вам правильно сказали, Вы можете дополнительные строки внести, и то и другое отмечать. Только форму этого табеля утвердите учетной политикой.

Норматив педагог.нагрузки — 18 часов на 1 ставку.
Но у учителей
— разная педнагрузка (разное количество утвержденных часов на полугодие или год)
— все работают не на 1 ставку, а 0,5, 2,5, 1,6, .
— каждый день разное количество уроков согласно расписанию,
РАБОЧЕЕ время — не более 36 часов в неделю согласно №1601.

Читайте также:  В каких случаях работодатель – принимающая стороной для иностранного работника?

Что отмечать в табеле каждый день:
— количество академических часов
— количество рабочих часов (36:5)
— и то, и другое?

В табеле должно отмечаться РАБОЧЕЕ время, но оно не нужно для начисления зарплаты учителю?
Или в табеле должны отмечаться педагогические часы (уроки)? Зарплата зависит и считается от педнагрузки, которая не является РАБОЧИМ временем.

по общим правилам-да. Но, учреждение может ввести дополнительные первичные документы, отчеты внутренние, и т.д.
Я вообще не знаю как начисляется зарплата учителям. Вы же знаете сами, какие сведения Вам нужны, исходя из этого разработайте внутренний документ учета, может быть, не рабочего времени, а той же педнагрузки, или определите учетной политикой, что в табеле, помимо рабочего времени отражается еще что-то.
Но рабочее время тоже должно же учитываться, если учитель заболел, например, это где-то отражаться обязательно должно. И потом, общее количество часов- за этим же тоже кто-то следить должен, переработка, сверхурочные.
А педнагрузка у них каждый день разная?

Педнагрузка считается за неделю; например, 18 часов В НЕДЕЛЮ.
Но каждый день согласно расписанию разное количество уроков (педагогических часов).
Например, учитель биологии; в понедельник — урок в 5 и 6 классе; во вторник — в 8 классе, . и т.д.
Уроки, что ли , в табеле отражать? А рабочее время, из-за которого в отдельных школах разгораются скандалы, вообще как учитывать ..

Табель, в общем-то, должен содержать сведения по которым будет начисляться заработная плата. ВСЕ. НЕОБХОДИМЫЕ. СВЕДЕНИЯ.
Это его основное предназначение.
От этого и танцуйте.
Вы, будучи специалистом, тоже должны понимать, что не может Минфин предусмотреть формы документов на все случаи жизни.
У меня, например, в одном из подведов есть моряки на судах. Естественно, та форма табеля, которая в 52н, сразу же была «отправлена в мусорку».

РИСУЙТЕ ту форму табеля учета рабочего времени, которая вам необходима для правильного начисления заработной платы в вашей организации.

Форма табеля устраивает. Можно, конечно, при желании добавить пару колонок. Вопрос ЧТО заполнять в табеле, какие часы.

В табеле ставятся рабочие часы. У учителей рабочая неделя сокращенная (36 рабочих часов), которая (нормативно) делится на 18 часов непосредственно педагогической работы (уроки) и на 18 часов работы, связанной с педагогической деятельностью (проверка тетрадей, составление планов уроков, классное руководство, работа в школьно-методических объединениях и т.п.). Причем, учитель НЕ ОБЯЗАН находится на рабочем месте (в школе) постоянно (за исключением уроков, естественно). Часы на работу, связанную с педагогической деятельностью, он может использовать и для работы дома, и для посещения разнообразных курсов повышения квалификации и т.д. Все это прописано в положении №1601. Вам уже ответили — в унифицированном табеле либо ставьте 36 рабочих часов в неделю (к примеру, понедельник-четверг по 8 ч, в пятницу — 4 часа) либо разрабатывайте свой документ учета рабочего времени, где прописывайте часы с разбивкой на педагогическую нагрузку (уроки) и на работу, связанную с педагогической деятельностью. Для учета часов замещений существуют специальные журналы учета рабочего времени.

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    Форма Т-12

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Читайте также:  Как лучше прописать в трудовых договорах надбавки за интенсивность труда, чтобы выплата носила необязательный характер?

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Заполняем табель учета рабочего времени правильно

    Что такое табель, и для чего нужен учет отработанного времени

    Утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 табель использования рабочего времени помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

    • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
    • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
    • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

    Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

    Табель учета рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

    Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

    Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

    По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

    • табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
    • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
    • после чего он передается в бухгалтерию.

    Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

    В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

    Приведем инструкцию, как вести табель учета рабочего времени, которая поможет правильно отразить данные.

    Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

    Отличаются две утвержденные формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

    Пошаговая инструкция заполнения

    Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени 2020, выбор делает работодатель:

    • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
    • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

    Приведем для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

    Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

    Шаг 2. Код по ОКПО

    Шаг 3. Номер документа и дата составления

    Номер документу присваивается по порядку.

    Датой составления обычно проставляется последний день отчетного месяца.

    Шаг 4. Отчетный период

    Табель учета рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

    Шаг 5. Информация о работнике

    Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

    Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

    Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

    Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

    Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

    • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
    • В — выходной;
    • К — командировка;
    • ОТ — отпуск.

    Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

    В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.

    В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

    Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

    Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

    • 2000 — зарплата (оплата труда);
    • 2012 — отпускные.

    Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

    В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

    Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

    Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

    Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

    • 3 дня — в связи с командировкой;
    • 10 дней был в отпуске.

    Шаг 10. Подписи ответственных лиц

    Табель подписывают в конце месяца:

    • сотрудник, ответственный за ведение;
    • руководитель отдела;
    • кадровый работник.

    Отметки об отпуске

    Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

    • какой вид отпуска проставлять;
    • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
    • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

    Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

    очередной оплачиваемый отпуск

    административный (без сохранения ЗП)

    учебный с сохранением ЗП

    учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

    учебный без сохранения ЗП

    по беременности и родам

    по уходу за ребенком до 3 лет

    без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

    дополнительный без сохранения ЗП

    При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

    Остальные обозначения и коды

    Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

    Ссылка на основную публикацию