Какие кадровые документы нужны для ИП? - Komsindrom.ru

Какие кадровые документы нужны для ИП?

Содержание

Для микропредприятий и ИП отменили кадровый учет

Бытует мнение, что отмена кадрового учёта для маленьких компаний и ИП позволяет совершенно не думать о нём. Однако это далеко не всегда верно. Некоторые предприниматели обязаны составлять целый ряд документов. В связи с этим важно тщательно разобраться в этом вопросе.

Когда ИП нужно вести кадровый учёт

Если индивидуальный предприниматель принимает персонал, у него возникает обязанность ведения кадрового учёта. В тех случаях, когда вся деятельность осуществляется единолично ИП, никаких дополнительных документов оформлять не придётся.

Когда работников принимают в штат, следует в обязательном порядке оформить соответствующие документы. В 2019 году это необязательно должны быть правильно заполненные трудовые книжки. Их можно заменить трудовым договором.

Как только трудовой договор подписан, у маленьких компаний, а также ИП возникает необходимость вести учёт. При этом важно следовать действующему законодательству. Несоблюдение его положений, а также отсутствие необходимых кадровых документов, грозит работодателю привлечением к ответственности, в том числе уголовной. В связи с этим трудовая инспекция вправе провести соответствующую проверку и запросить документы, которые должны обязательно вестись.

В процессе ведения кадрового учёта у предпринимателя возникают права и обязанности. Каждому предпринимателю важно знать, какие из них основные. Это поможет избежать целого ряда проблем, а также облегчить ведение учёта.

Среди прав можно выделить следующие:

  • предприниматель может заключать как срочные трудовые договора, так и на неопределённый период;
  • издавать приказы, которые основываются на подписанных соглашениях;
  • заключать коллективные трудовые договора;
  • обучать сотрудников основам охраны труда, после чего контролировать знания по этой теме.

Несмотря на то, что сегодня действует закон об упрощении кадровых документов, формулировки в нём достаточно размыты. Не стоит рассчитывать на полную отмену учёта, поэтому важно точно понимать обязанности предпринимателя в этой сфере:

  • вести трудовые книжки и оформлять их тем, кто устроился на работу впервые;
  • обеспечивать сотрудников свидетельствами, подтверждающими участие в пенсионном страховании;
  • принятие локальных нормативных актов, содержащих информацию по отношениям с работниками.

Знать свои права и обязанности небольшим организациям и ИП мало. Гораздо важнее чётко соблюдать все условия.

Обязательная документация по кадрам

Ведение учёта всегда предполагает оформление первичной документации. Без этого невозможно грамотно вести отношения между предпринимателем и его сотрудниками. Поэтому важно знать, какие кадровые документы должны быть у ИП в обязательном порядке. Не стоит относиться к этому требованию несерьёзно, ведь могут наступить неприятные последствия.

Для правильного ведения кадрового учета ИП придётся использовать три группы документов:

  1. Внутренние нормативные акты – это распорядок труда, инструкции, положения о премировании, графике работы, заработной плате и другие. Они помогают при необходимости доказать работодателю правоту в суде.
  2. Организационные. К таким относятся всевозможные журналы кадрового учёта. В них регистрируются различные документы – приказы, договора, командировочные удостоверения, трудовые книжки и другие. Также к этой группе относятся табель, график отпусков, штатное расписание.
  3. Учётные документы – трудовые договора и книжки, карточки работников, кадровые приказы, заявления, объяснительные записки и другие.

С одной стороны бухучёт ИП ведется в упрощённом виде. С другой стороны – кадровые документы для микробизнеса полностью не отменили. Может потребоваться формировать и другие соглашения.

Ведение трудовых книжек у ИП

Если предприниматель принимает на работу нового сотрудника, он как работодатель обязан заполнить соответствующие документы: приказ о приёме на работу, а также заполнить трудовую книжку. Их оформление осуществляется на основании российского законодательства.

Когда наёмные работники принимаются на должность к ИП, может сложиться две ситуации:

  1. Когда будущий сотрудник имеет на руках трудовую книжку, предприниматель должен заполнить её соответствующим образом.
  2. Если же сотрудник принят на работу впервые, предпринимателю придётся завести ему такой документ. Только после этого можно внести запись о приёме.

Важно правильно отражать соответствующие сведения в трудовой книжке: увольнение, приём на работу, перевод на другую должность должны обязательно указываться в ней.

Введение упрощенного кадрового учёта позволило ИП пользоваться типовой формой трудового договора как альтернативой традиционному документу. Получается, что в этом случае вести трудовые книжки не обязательно, от их оформления можно отказаться. Однако такая подмена нередко приводит к проблемам в случае подачи в суд.

Важно чётко определиться, какие именно документы использовать в учёте. После этого следует придерживаться выбранной стратегии.

Ответственность предпринимателя

Выше было рассказано о том, что существуют обязательные кадровые документы для ИП. Однако далеко не все прилагают максимум усилий для правильного ведения кадрового учёта.

В конечном итоге работодатель может столкнуться с тем, что придётся нести ответственность. Для ИП в 2019 году предусмотрены три группы наказаний: административные, уголовные, материальные.

Индивидуальным предпринимателям важно изучить все виды.

Административная ответственность предусмотрена в нескольких ситуациях:

  1. При необоснованном отказе от заключения коллективного соглашения штраф составит от трёх до пяти тысяч рублей.
  2. Неправильные сбор, хранение, а также применение сведений о работнике грозит штрафом. Заплатить придётся от 500 до 1 000 рублей.
  3. Работа без оформления трудовых отношений соответствующей формы договором, а также уклонение от его заключения влечет наложение штрафа размером от 5 до 20 тысяч рублей. Повторное привлечение за такое нарушение приведет к увеличению денежного наказания. Придётся заплатить 30-40 тысяч рублей.
  4. Незаконное использование труда иностранцев, отказ от уведомления миграционной службы о приёме на работу таких граждан приводит к наложению штрафа. Его размер зависит от квалификации иностранного гражданина и места деятельности.

Уголовная ответственность также может наступить в нескольких случаях:

  • увольнение беременной, а также женщины, у которой дети младше трёх лет. В этом случае придётся заплатить штраф до двухсот тысяч или отработать 180 часов;
  • задержка заработной платы на срок более двух месяцев в корыстных или личных целях грозит наказанием в размере до 500 тысяч рублей.

Материальная ответственность наступает при задержке заработной платы. В этом случае придётся выплатить работнику просрочку, рассчитываемую исходя из ставки рефинансирования – 1/300 за каждый день.

Кадровый учёт ИП на аутсорсе

Нередко для ведения кадрового учёта предприниматели привлекают сторонние организации, предлагающие услуги аутсорсинга.

Причинами для этого служат:

  • высокая стоимость найма компетентного кадрового сотрудника;
  • отсутствие достаточных знаний по делопроизводству у штатного работника, на которого возложены дополнительные обязанности.

Привлечение ИП аутсорсера приводит к оптимизации расходов в сочетании с профессиональным ведением учёта. Благодаря материальной ответственности сторонних организаций, они гарантируют, что кадровые документы будут вестись исключительно в соответствии с законодательством.

Не стоит пренебрегать помощью аутсорсеров. Важно помнить: несмотря на то, что полный кадровый учёт для микропредприятий и ИП отменили, часть документов остаются обязательными. Грамотное составление их поможет не столкнуться с серьёзной ответственностью.

Современное законодательство содержит положения о том, что предприниматели могут не вести полный кадровый учёт. Однако отказаться полностью от него не получится. Между тем, нарушение правил учёта ведёт к серьезной ответственности. Поэтому важно понимать, какие документы необходимы, правильно и своевременно оформлять их.

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП, то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.

Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).

Читайте также:  Трудовой договор с главным бухгалтером

Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».

Полный список кадровых документов

Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Таблица.1 Перечень кадровых документов


п/п
Наименование
кадрового документа
Ссылка на законодательствоВ каких случаях оформляется
1234
1Правила внутреннего распорядкаСтатья 189 Трудового кодекса РФВо всех случаях – обязательно
2Штатное расписаниеПостановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1Во всех случаях – обязательно
3Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихПостановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69Во всех случаях – обязательно
4Должностные инструкции по каждой должностиЕдиный тарифно-квалификационный справочникОбязательны, если должностные обязанности не отрегулированы в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора
5Положение о защите персональных данных работниковСтатья 86 Трудового кодекса РФВо всех случаях – обязательно
6Положение об оплате труда премировании работниковРаздел VI Трудового кодекса РФОбязательно, если вопросы оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах
7Положение об аттестации работниковСтатья 81 Трудового кодекса РФОбязательно, если эта процедура проводится
8Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)Раздел X Трудового кодекса РФВо всех случаях – обязательно
9Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)Раздел X Трудового кодекса РФВо всех случаях – обязательно (с лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку)
10График отпусковСтатья 123 ТК РФВо всех случаях – обязательно
11Положение о коммерческой тайнеФЗ «О коммерческой тайне»Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну
12Трудовой договорСтатьи 16, 56 и 67 ТК РФВо всех случаях – обязательно
13Приказы директора по личному составуТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1Во всех случаях – обязательно
14Личная карточка работника (форма Т-2)Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1Во всех случаях – обязательно
15Трудовая книжкаСтатья 66 ТК РФОбязательна, если работник оформлен по основному месту работы
16Договор о полной материальной ответственностиПриложения № 2 и № 4 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85Обязательны при установлении полной материальной ответственности
17Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудаСтатья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1Во всех случаях – обязательно
18График сменности (при наличии сменной работы)Статья 103 ТК РФОбязательно – при наличии сменной работы
19Коллективный договорЕсли достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Такие документы служат основанием для начисления зарплаты, и в этом случае уже можно говорить об их обязательности.

Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации :

  • приказов по личному составу,
  • трудовых договоров,
  • личных дел,
  • выдачи командировочных удостоверений,
  • справок и т.д.

Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях. К таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:

Какие документы должен вести индивидуальный предприниматель

Своевременно и грамотно составленная отчетность — обязательное условие для долгой жизни любого малого и среднего бизнеса. Какие документы должны быть у индивидуального предпринимателя (ИП)? Какую отчетность как предприниматель и как работодатель он должен вести? Чтобы избежать проблем, главное — знать четкие ответы на эти вопросы и предоставлять требуемые данные в нужное время и в нужном формате.

По сравнению с прочими сложностями предпринимательской жизни регистрация ИП — простая и быстрая процедура. Она требует точного соблюдения регламента, выполнив который, вы приобретаете заветный статус индивидуального предпринимателя уже через три дня. Казалось бы, главное позади, и теперь вы можете со спокойной совестью вести предпринимательскую деятельность. Но это лишь начало. Вместе со статусом ИП на ваши плечи ложится ответственность за своевременную и грамотно составленную отчетность, оформленную в соответствии со спецификой вашего бизнеса.

Полный перечень документов, которые должен вести ИП, определить сложно. Их список зависит от множества факторов: сферы деятельности бизнеса, места регистрации предприятия, условий труда и в некоторых случаях даже от личного выбора самого предпринимателя.

В любом случае, перед тем как готовить список необходимых документов, нужно прежде всего четко определиться с тем, какой вид налогообложения вам удобен и будут ли в вашей компании сотрудники.

Какие бухгалтерские документы должен вести ИП без сотрудников?

Самый простой путь ведения своего бизнеса — ИП без найма дополнительных сотрудников. В таком случае вы сами себе хозяин в ведении дел, у вас нет обязанности выплачивать заработную плату и — что особенно важно — вести дополнительную отчетность. Тем не менее полностью отказаться от ответа перед государством не получится, налоговые обязательства никто не отменял.

Вступая на предпринимательский путь, вы сразу оказываетесь перед выбором: вести свою деятельность в общем налоговом режиме или избрать альтернативный путь одного из специальных налоговых режимов. Каждому из них соответствует своя форма налоговой отчетности.

Общий налоговый режим

Выбрав общий налоговый режим, индивидуальный предприниматель должен вести и своевременно предоставлять в налоговые органы:

  • предоставляется в срок до 30 апреля;
  • уплата налога за год производится до 15 июля;
  • заполнить и сдать декларацию можно и в бумажном, и в электронном виде.
  • предоставляется в случае получения в течение года доходов от предпринимательской деятельности;
  • сдается не позднее пяти дней после окончания месяца, в котором получены такие доходы.
  • предоставляется не позднее 25-го числа, следующего за истекшим кварталом;
  • сдается только в электронном виде;
  • налог уплачивается ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за расчетным кварталом.

Книгу покупок НДС (примеры отражения записей по счетам-фактурам в книге покупок и книге продаж с указанием кодов видов операций)

Книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (КУДиР)

Специальные налоговые режимы

Как правило, общий налоговый режим отчетности оказывается более простым в понимании, но не всегда наиболее выгодным. Для облегчения жизни малых предпринимателей государством были введены специальные налоговые режимы.

Самый распространенный и простой из специальных режимов — Упрощенная система налогообложения (УСН) — заменяет сразу три налога. УСН дает ИП право не платить НДС, НДФЛ и налог на имущество. Все остальные налоги платятся в том порядке, который предусмотрен для ИП при общем налоговом режиме.

Поэтому основные документы, которые должен вести ИП на УСН — это:

  • предоставляется по итогам отчетного года не позднее 30 апреля следующего года;
  • в случае закрытия ИП необходимо подать декларацию не позднее 25-го числа следующего месяца.

Отдельный налоговый режим разработан специально для тех предпринимателей, которые производят сельхозпродукцию. В случае если ИП подпадает под категорию Единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН), он обязан вести те же документы, что и предприниматели при УСН — Декларацию и КУДиР.

Выбрав Единый налог на вмененный доход (ЕНВР), независимо от объемов заработка, вы будете платить фиксированные 15% от вмененного дохода. При выборе такого режима налоговой отчетности из всего перечня документов вы должны вести:

  • Налоговую декларацию — сдается по итогам каждого квартала не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
  • Учет физических показателей (например, площадь торгового места, количество сотрудников и т.д.).
  • Книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (КУДиР) в данном случае вести не требуется

Еще один вариант налогового режима — Патентная система налогообложения (ПСН). Стоимость патента будет зависеть от вида деятельности ИП. Однако обязательным документом в любом из случаев является только Книга учета доходов (КУД).

Читайте также:  Что делать при отказе работника от работы в новых условиях?

Подробную информацию о разных налоговых режимах и о формах обязательной отчетности каждого ИП можно получить на официальном сайте ФНС, в разделе с детальной информацией о налоговых документах, которые должен предоставлять каждый ИП.

Какие документы должен вести ИП как работодатель?

Если все-таки без дополнительной помощи ИП не обойтись и к работе привлекаются наемные сотрудники, необходимо вести специальные документы. Наем сотрудников на работу возлагает дополнительное бремя ответственности и отчетности.

Начав предпринимательскую деятельность, вы попадаете под регулярный контроль Федеральной налоговой службы (ФНС), Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС).

Так, в каждый из вышеперечисленных органов индивидуальный предприниматель как работодатель должен предоставлять свой комплект отдельных документов.

Федеральная налоговая служба требует от ИП с сотрудниками:

  • Отчетность по форме 2-НДФЛ — до 1 апреля следующего года.
  • Среднесписочную численность работников (www.glavbukh.ru)подается по итогам отчетного года не позднее 20 января следующего года, в случае закрытия ИП среднесписочная численность подается не позднее фактической даты снятия с учета.

В Фонд социального страхования необходимо предоставлять отчетность по форме 4-ФСС:

  • на бумажном носителе — не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
  • в электронном виде — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Пенсионный фонд требует от каждого ИП как работодателя:

  • необходимо указать данные в целом по организации и отдельно данные индивидуального учета по каждому сотруднику;
  • в печатном виде требуется предоставить расчет не позднее 15-го числа второго месяца, следующего за отчетным периодом;
  • в электронном — не позднее 20-го числа второго месяца, следующего за отчетным периодом.
  • сдается ежемесячно, не позднее 10-го числа следующего месяца.

Какие кадровые документы должен иметь ИП?

Каждый ИП как работодатель должен иметь ключевые кадровые бумаги.
Оформление сотрудников на работу при любой форме ИП подразумевает наличие отчетности в виде следующих документов:

  • Контракт в двух экземплярах
  • Приказ о приеме сотрудника на работу
  • Должностная инструкция
  • Штатное расписание и график оплачиваемых ежегодных отпусков
  • Правила внутреннего распорядка
  • Личные карточки сотрудников по форме Т-2

Кроме того, для общего ведения кадровой документации требуется вести следующие отчетные документы:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Книга учета движения трудовых книжек, а также их вкладышей
  • Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности

В целом оформление нового работника в рамках ИП не очень сложная процедура. Главное — вести полный кадровый учет и документооборот. А своевременное заполнение всех необходимых форм по трудоустройству позволит избежать неприятных и неожиданных трудностей с контролирующими государственными органами и, что не менее важно, самими сотрудниками.

Ведение кадрового учета ИП

Кадровый учет для индивидуального предпринимателя имеет не меньшее значение, чем для крупной компании. Почему? Ответ прост: ИП должен вести учет заработной платы своим сотрудникам и взносы в ПФ РФ. При этом совершенно неважно, сколько сотрудников числится у него в штате.

При освещении этого вопроса нужно заострить внимание на разграничении двух различных работодателей: физического лица и ИП. К первым относятся физические лица, которые нанимают сотрудников для целей личного обслуживания – они кадровый учет не ведут.

Индивидуальные предприниматели, выступающие в роли работодателей, нанимают сотрудников для осуществления деятельности, приносящей прибыль, – они обязаны осуществлять кадровый учет.

Когда ИП нужно вести кадровый учет

Для индивидуального предпринимателя кадровый учет является обязательным только тогда, когда он выступает нанимателем рабочей силы, то есть у него есть хотя бы один сотрудник, принятый на работу.

Принятие будущего сотрудника в штат к ИП должно быть оформлено подписанием трудового договора. Когда этот факт можно считать свершившимся, для ИП кадровый учет становится обязательным. Он должен соблюдать регулирующие положения действующего законодательства.

Организация кадрового учета ненадлежащим образом грозит ИП привлечением к ответственности, в том числе вплоть до уголовной.

Кроме обязанности ведения кадрового учета, можно выделить некоторые его права и отдельные обязанности:

  • право заключения трудовых договоров в письменном виде на неопределенный срок, а также договоров срочного характера;
  • право издания приказов, основанных на положениях подписанных договоров;
  • обязанность ведения трудовых книжек, оформления их принятым на работу в первый раз;
  • обязанность по обеспечению сотрудников свидетельствами пенсионного страхования, если имеется такая необходимость;
  • обязанность принимать все необходимые и требуемые законодательством локальные нормативные документы;
  • право заключать коллективные договора;
  • право проведения среди работников обучения требованиям охраны труда и контроля этих знаний.

Документы кадрового учета ИП

Кадровый учет предполагает оформление соответствующих документов. Отношения между ИП и его сотрудником обязательно должны быть задокументированы.

В компаниях для реализации этих целей обычно существует целое подразделение или должность специалиста по кадрам, используются специализированные программы, а ИП часто вообще пренебрегают требованием документирования отношений трудового характера. В итоге представители трудовой инспекции в ходе контрольных мероприятий выписывают значительные административные штрафы.

Все кадровые документы, обязательные к ведению индивидуальным предпринимателем, классифицируются на три типа.

Организации, использующие учет ЕНВД, освобождаются от перечисления следующих налогов: НДС, налог на прибыль или НДФЛ (для частных предпринимателей), имущественного налога и взносов по страхованию.

Для ведения учета хозяйственных операций ИП достаточно учитывать свои расходы и доходы. Для этого нужна расходно-доходная книга. О ведении бухгалтерии ИП читайте в этой статье.

Нормативные документы внутреннего характера. К ним причисляют правила распорядка труда, коллективные договора (когда применимо), необходимые инструкции, касающиеся защиты персональной информации и охраны труда. Их наличие регламентировано Трудовым Кодексом.

К этой же группе относится положение об оплате труда и прочие кадровые документы ИП, когда они требуются в виду специфичности предпринимательской деятельности.

Например, увольнение работника из-за неудовлетворительных результатов по итогам испытания может быть признано незаконным, так как должностная инструкция отсутствовала, и аттестация работника не могла быть проведена.

Организационные документы. К этому типу кадровых документов относят различные учетные журналы. В них регистрируются трудовые договора, командировки сотрудников, приказы.

Организационными документами также считаются:

  • книга, в которой ведется учет трудовых книжек;
  • табель учета рабочего времени;
  • составленный график ухода сотрудников в отпуска;
  • штатное расписание.

Документы, которые требуются для учета кадров. К их числу относят непосредственно договора и трудовые книжки, изданные приказы, затрагивающие вопросы формирования личного состава, карточки работников, командировочные удостоверения и прочие документы подобного характера, а также заявления и объяснительные записки, если они необходимы.

Ведение трудовых книжек у ИП

При оформлении нового сотрудника индивидуальный предприниматель должен в соответствии с трудовым законодательством издать приказ о приеме на работу и занести запись в трудовую книжку.

Оформление трудовой книжки производится в соответствии с установленными нормативными актами. У принимаемого работника она может иметься на руках или отсутствовать, если он принимается на работу впервые. ИП обязан завести трудовую книжку, если она отсутствует, и внести соответствующую запись о приеме на работу.

Обязанность ведения кадрового учета ИП, в частности, ведения трудовых книжек, возникла с внесением поправок в ТК РФ сравнительно недавно. До этого момента сотрудники, работающие у ИП, были несколько ущемлены в своих правах.

Теперь трудовая книжка для работающих, стала документом, подтверждающим трудовую деятельность в этот период.

ИП как работодатель считается ответственным за ведение трудовых книжек, организацию их хранения и учета. Новая трудовая книжка заводится ИП на основании письменного заявления работника, где он указывает причину отсутствия трудовой книжки.

Кадровый учет ИП на аутсорсе

Индивидуальные предприниматели достаточно часто перепоручают кадровый учет сторонним организациям. Это происходит по нескольким причинам:

  • держать штатного сотрудника, осуществляющего кадровую работу, невыгодно в плане финансовых затрат;
  • если штатный сотрудник есть, то чаще всего это некомпетентный человек, который совмещает несколько функций за дополнительную оплату. Это обычно приводит к нарушениям ведения кадрового учета и трудового законодательства и, как следствие, к административным штрафам.

Привлечение компании-аутсорсера позволяет ИП оптимизировать свои затраты и получить профессиональную помощь.

Ведение кадрового учета в данной ситуации будет гарантированно соответствовать законодательству, так как договор оказания аутсорсинговых услуг предполагает наличие материальной ответственности исполнителя за ненадлежащее выполнение работы.

Если срок действия электронной подписи закончился, а продление не выполнено, у владельца есть еще 30 дней, в течение которых он сможет произвести пролонгацию старого сертификата.

Перед тем как подавать документы для изготовления электронной цифровой подписи, необходимо определиться, на чье имя зарегистрируют подпись. Более подробно о том как изготавливается ЭЦП читайте тут.

Кадровый учет для ИП носит обязательный характер. Несоблюдение требований трудового законодательства влечет за собой наложение на индивидуального предпринимателя административных санкций.

В сложившейся ситуации индивидуальные предприниматели вынуждены нанимать профессионального кадровика или обращаться за услугами к аутсорсинговой компании.

Читайте также:  Что, если сотрудник потерял служебное удостоверение сотрудника мчс?

Автоправозащита.RU

Работник кадрового отдела должен знать, какие документы нужно составлять и как их хранить. Не верно составленный процесс учета может повлечь санкции со стороны контролирующих органов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для чего необходимы

Кадровые документы присутствуют у каждой организации и у индивидуального предпринимателя. Вся кадровая документация организации и индивидуального предпринимателя составляется на основании законодательной базы в особенности на базе трудового кодекса.

Необходимость заключается в:

  • беспроблемном ведении учета кадров и разрешения трудовых споров;
  • обеспечении спокойствия при проверке различными контролирующими органами.

Перечень и применение

В отделе кадров у индивидуального предпринимателя в обязательном порядке должны быть следующие документы:

Название документаУзаконенная формаДля чего используется
Приказ о приеме нового сотрудника в штатТ-1, Т-1аОзначает прием на работу и начало деятельности работника.
Приказ об увольненииТ-8, Т-8аОформляется либо в связи с расторжением договора, либо по истечении его срока действительности.
Штатное расписаниеТ-3Имеет большую информативность о подразделениях, количестве ратников и их заработка. Является обязательным для всех видов бизнесменов.
Приказ о предоставлении отпускаТ-6Означает начало отпуска сотрудника.
График отпусковТ-7Обязательное ведение таблицы с указанием дат в которые тот или иной работник должен пойти в очередной отпуск.
Приказ на командировкуТ-9, Т-9аПосле оформления сотрудник отбывает к месту назначения.
Удостоверение лица, находящегося в отпуске и служебное заданиеТ-10, Т-10аНеобходимы для осмысленного нахождения в командировке.
Приказ на премиюТ-11, Т-11аОснование для получения поощрения.
Табель рабочего времениТ-12, Т-13Отображает все прибытия или отсутствия на рабочем месте каждого из сотрудников.
Расчетная ведомостьТ-51Для начисления платы сотрудникам
Платежная ведомостьТ-53Для выплаты рассчитанных сумм заработной платы.
Журнал платежных ведомостейТ-53аВсе выпущенные ведомости по зарплате.
Лиц. счет работникаТ-54Данные по зарплате на каждого сотрудника.
Записка-расчет при отпуске и при увольненииТ-60, Т-61Данные о выплаченных расчетах.
Договора на каждого сотрудника с их личными подписямиТиповойМожет оформляться на типовой основе или с поправками. Основным требованием является наличие реквизитов сторон и подписи.
Правила внутреннего распорядкаОсновные нормы, за нарушение которых могут быть применены штрафные санкции.
Коллективный договорОпределяется сторонамиВключает все вопросы, которые могут возникнуть между коллективом и работодателем.
Личная карточка на каждого сотрудникаТ-2Содержит информацию о сотруднике
Журналы с отметками по прохождению инструктажа техники безопасности и охраны трудаГОСТ 12.0.004-90 (приложение № 4) и

МЧС России от 12.12.2007 № 645

Без подписи в них работник не имеет прав приступить к работе.
Должностные инструкции с работникамиФорма не узаконенаДля осознания того, что требуется от сотрудника.
Журнал о наличии мед. Книжки со сроками их действительностиУзаконенная формаУдобство ведение учета и контроля по срокам действительности.
Списки сотрудников, у которых предусмотрен ненормированный рабочий день с указанием должностиДля удобства составления сопутствующей документации.
Доп. соглашение о неразглашении коммерческой тайныТиповаяСохранение в секрете данных о финансовой деятельности накладывается на должности, занятые непосредственно на ответственных местах.
Дополнительный договор о наложении на сотрудника определенной материальной ответственностиУзаконеннаяВ случае нарушения пунктов, прописанных в договоре, работодатель знает на кого возложить ответственность.

Помимо кадровых документов, относящихся к фирме, на предприятии должны быть следующие бумаги, без которых невозможна деятельность организации и правильное деление учета:

  1. Уставные документы компании (устал, протокол создания, свидетельство о регистрации).
  2. Договора, из которых становится понятно о наличии имущества на балансе предприятия.
  3. Свидетельства на каждый из филиалов ООО.
  4. Все информационные документы от контролирующих органов власти.
  5. Соглашение и протокол собрания от учредителей по вопросу создания организации.

Оформление

Для беспроблемного ведения дел рекомендуется пользоваться узаконенными формами бланков, а также просматривать образцы заполнения.

Для некоторых документов такие формы не существуют.

Законодательно не запрещено оформлять бумаги не по формам, а в произвольной форме. Для данного поступка у кадровика должна быть довольно высокая квалификация, т.к. из-за неполного объема информации в документе или при наличии ошибок в бумагах, бизнесмена могут привлечь к различного рода ответственности.

Хранение кадровых документов организации и ИП

Хранить документацию следует довольно долго поэтому нужно правильно ее сортировать и иметь по возможности помещение для архива.

Сроки

Различные документы имеют различный обязательный срок хранения по закону. Кадровые документы организации и ИП принято сохранять в течение 75 лет.

Полный список всех документов необходимых к хранению определен приказом Министерства культуры от 25.08.2010 г.

Место

Для места хранения могут быть выбраны:

  1. Сейф – складываются бумаги с небольшим сроком хранения и те, которые необходимы в процессе работы.
  2. Отдельное помещение архива – складируются уже не нужные для работы бумаги, но те, которые потребуются в первую очередь при проверке.
  3. Ячейка в спец. организации по обеспечению сохранности бумаг – отвозятся большие скопления бумаг с бессрочным сроком хранения или со сроком в несколько десятилетий.

Учетная деятельность документов называется делопроизводством.

Учет кадровых документов подразумевает законное оформление отношений между работниками и работодателем и их дальнейшее сопровождение.

Для реализации учетного процесса необходимо выполнение следующего порядка действий:

  1. Заключение договора для принятия на работу сотрудника, а также дополнительно к договору подписание соглашения о наличии материальной ответственности и о должных инструкциях.
  2. Выпуск приказа о приеме на работу.
  3. Заполнение и ведение личной карточки для каждого сотрудника.
  4. Регулярное ведение табеля по учету рабочего времени.
  5. Исполнение обязанностей по заполнению и хранению сопутствующих журналов и реестров.

Законодательство

Законодательство строго контролирует весь процесс учета документации. Основным законом является трудовой кодекс.

Статьи, которые указывают на необходимость создания трудовых документов:

  • ст. 40 ТК РФ – коллективные договора;
  • ст. 66 ТК РФ – о ведении трудовых книжек;
  • ст. 67 ТК РФ – об обязанности подписания договора при приеме на работу;
  • ст. 68 ТК РФ – издание приказов;
  • ст. 84.1 ТК РФ – общий порядок по оформлению трудовых отношений;
  • ст. 86 ТК РФ – о защите данных предоставленных работодателю от сотрудника;
  • ст. 193 ТК РФ– о применении штрафов для работников.

Если изучить структуру трудового кодекса, становится понятно, что каждая статья может быть полезна для работника кадрового отдела, в том числе и для ведения документации.

На все вопросы относительно приказов, оформленных на предприятии, ответит постановление Госкомстата №1 от 2004. Уточнить нужно информацию о внесении изменений от 2006 г. в данное постановление исходя из которого, нормы постановления распространяются и на ИП.

Постановление Правительства №225 и постановление Министерства труда №69 разъясняют правила ведения трудовых книжек на предприятии.

Перечень нормативных документов, которые сопровождают деятельность предприятия утверждены Росархивом от 2000 г.

Ответственное за документацию лицо

Ведение правильно оформленной документации дает возможность строить развивающийся бизнес и исключает возможность получения штрафов при проверке контролирующих органов.

Отсутствие необходимых документов или их неверное заполнение может дать повод инспектору выписать предписание на уплату штрафа в десять тысяч рублей.

Следует быт внимательней в заполнении, т.к. как недостающие документы или ошибки, ведущие к снижению налогов, могут увеличить первоначальный штраф в четыре раза.

Что делать, если документы утеряны:

  1. Регистрационные документы предприятия восстанавливают через налоговую организацию.
  2. Если были потеряны кадровые, бухгалтерские и иные сопровождающие рабочий процесс документы, то причина их исчезновения должна быть подтверждена справкой из соответствующих органов. Например, если документы испортились в результате затопления, то нужно запросить документ у ЖЭКа, если сгорели при пожаре – из пожарной инстанции, если вдруг пропали после взлома и кражи, то нужно подтверждение обращения с заявлением в полицию.
  3. При утере документов или при порче нужно восстановить те из них, срок которых еще не истек. Восстановление происходит путем запроса вторых экземпляров или копий у контрагентов, сотрудников или из органов, в которые данные документы подавались.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Ссылка на основную публикацию