Какие сведения о работнике являются персональными данными? - Komsindrom.ru

Какие сведения о работнике являются персональными данными?

Содержание

Персональные данные работника: миллионные штрафы за утечку

Хранение личной информации граждан за пределами РФ обойдется в 18 миллионов рублей

Депутаты одобрили поправки, предусматривающие введение новых санкций за нарушение закона № 152-ФЗ о персональной информации граждан. Законопроектом предложены следующие штрафы:

  1. За невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения данных российских граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ, граждан планируется штрафовать на 30 000-50 000 рублей, должностных лиц — на сумму 200 000-500 000 рублей, ИП и юридических лиц — от 2 до 6 млн рублей. При повторном нарушении штрафы на граждан увеличиваются до 50 000-100 000 рублей, на должностных лиц — до 0,5-1 млн рублей, а ИП и организации обещают наказывать на 6-18 млн рублей.
  2. За повторные нарушения, предусмотренные ст. 13.31 КоАП РФ (неисполнение обязанностей организаторов распространения информации в сети Интернет), предложены штрафы для граждан — от 5000 до 30 000 рублей (в зависимости от правонарушения), для должностных лиц — от 50 000 до 500 000 рублей, для ИП и организаций — от 0,5 до 6 млн рублей.
  3. Отдельные санкции вводятся для операторов поисковых систем, организаторов сервисов обмена мгновенными сообщениями, владельцев аудиовизуального сервиса информации.

Все новые штрафы подробно описаны в таблице.

Статья КоАП РФ, которая изменится

для должностных лиц

для ИП и организаций

Невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения данных российских граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ

Повторное невыполнение обязанности по хранению персональных данных в РФ

Повторное неисполнение обязанностей организатором распространения информации в сети Интернет

От 5000 до 30 000 (в зависимости от правонарушения)

От 50 000 до 500 000 (в зависимости от правонарушения)

От 500 000 до 6 млн (в зависимости от правонарушения)

Повторное распространение владельцем аудиовизуального сервиса телеканала, телепрограммы, не зарегистрированных в качестве СМИ либо зарегистрированных, но лишенных права на вещание

Повторное нарушение владельцем аудиовизуального сервиса правил распространения среди детей информации, причиняющей вред их здоровью и(или) развитию

Повторное распространение владельцем аудиовизуального сервиса информации и материалов, содержащих призывы к осуществлению террористической и(или) экстремистской деятельности

Повторное неисполнение организатором сервиса обмена мгновенными сообщениями обязанностей

Повторное неисполнение оператором поисковой системы обязанности по подключению к информационно-телекоммуникационным сетям, доступ к которым ограничен на территории РФ

Повторное неисполнение оператором поисковой системы обязанности по прекращению выдачи по запросам пользователей сведений о информационно-телекоммуникационных сетях, доступ к которым ограничен на территории РФ

Повторное неисполнение оператором поисковой системы обязанности по прекращению выдачи по запросам пользователей сведений о доменном имени и об указателях страниц сайтов в сети Интернет, доступ к которым ограничен на основании решения Московского городского суда, или копий заблокированных сайтов

Объясняя необходимость введения новых санкций, авторы в пояснительной записке к законопроекту пишут, что только штрафы способны остановить нарушителей. Они налагают не только финансовые, но и репутационные издержки, потому являются наиболее эффективной мерой воздействия.

Законопроект пока еще обсуждается, но авторы уверены, что новые санкции заработают уже в начале 2020 года.

С какими персональными данными приходится иметь дело работодателю

Что относится к персональным данным работника организации? В соответствии со ст. 3 закона № 152-ФЗ, персональные данные работника — это любые сведения о нем.

Трудовой кодекс определяет перечень документов, которые человек предъявляет работодателю при поступлении на работу:

  • фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
  • образование (когда и какие образовательные учреждения закончил, номера дипломов, направление подготовки или специальность по диплому, квалификация);
  • выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая военную службу);
  • адрес регистрации и фактического проживания;
  • паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
  • номер телефона, адрес электронной почты;
  • отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • ИНН;
  • номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • результаты обязательного медосмотра при поступлении на работу;
  • семейное положение, Ф.И.О. и даты рождения детей.

Также определенная информация содержится в резюме соискателя и его анкете.

В процессе работы эти данные изменяются и дополняются. Работодатель обязан хранить их в секрете. Эта мера обеспечивается определением конкретных лиц, которые имеют к ним доступ. Это должно быть зафиксировано в документальном виде, для чего необходимо издать внутренний приказ.

Образец приказа о персональных данных работников 2019

Иногда при приеме на работу нового сотрудника кадровики снимают ксерокопии с предоставленных документов и вкладывают их в его личное дело. По мнению Роскомнадзора, это не допускается.

Судебная практика

При проверке соблюдения требований законодательства о защите персональных данных контролирующий орган счел незаконным хранение в личных делах сотрудников ксерокопий их паспортов. Организация обратилась в Арбитражный суд с заявлением о признании этого предписания Роскомнадзора незаконным.

Судом в удовлетворении заявленного требования было отказано. По мнению суда, хранение организацией копий паспортов сотрудников является избыточным, законом не предусмотрено, нарушает права граждан и превышает объем персональных данных работников, предусмотренный ст. 86 ТК РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08-480/14 по делу № А53-10287/2013).

Образец заявления на обработку персональных данных работника

В соответствии с п. 1 ст. 6 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка фирмой-работодателем таких данных производится только при соблюдении ряда условий. В числе таковых согласие субъекта персональных данных на передачу сведений о себе в обработку (подп. 1 п. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ). Оно оформляется в виде согласия на обработку персональных данных. Одновременно гражданин может дать согласие оператору на предоставление его сведений третьим лицам.

Физическое лицо вправе отозвать свое согласие, для этого составляется заявление об отзыве.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, срок хранения персональных данных работника составляет 75 лет.

Обработка персональных данных

В организации необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки информации о работниках. Каждого сотрудника знакомят с этим документом под подпись.

Судебная практика

Прокурор обратился в суд с иском о понуждении организации к разработке и принятию локального правового акта, устанавливающего порядок хранения и использования персональных данных работников. Требования мотивировал тем, что в ходе проверки исполнения законодательства, регламентирующего сбор, хранение, использование или распространение персональных данных, было установлено, что в нарушение требований трудового законодательства порядок хранения и использования персональных данных работников в организации не разработан. Полагал, что отсутствие этого локального нормативного акта может привести к неправомерному доступу к персональным данным не уполномоченных на то лиц.

Решением суда требование прокурора было удовлетворено. Суд обязал организацию разработать и принять локальный правовой акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников в течение 30 дней с момента вступления решения суда в законную силу.

Передача персональных данных работника другому лицу допускается только с согласия этого работника, за исключением случаев, установленных законом. Например, работодатель вправе передавать сведения о работнике по официальным запросам суда, прокуратуры, органов следствия и дознания.

Судебная практика

Д. обратился в суд с иском о признании незаконной передачу работодателем его персональных данных другому лицу, взыскании морального вреда.

В судебном заседании было установлено, что организация, в которой работал Д., заключила договор с банком для реализации зарплатного проекта. Для выпуска пластиковых карт банку были переданы заполненные и подписанные работниками анкеты-заявления с их личными данными. Анкета-заявление Д. им подписана не была, согласие на передачу своих персональных данных он не давал.

Читайте также:  Как провести вакцинацию от гриппа?

Исковые требования судом были удовлетворены, несмотря на то, что полученной пластиковой карточкой Д. активно пользовался.

Когда за разглашение информации могут уволить

Уволить за разглашение информации можно только тех сотрудников, которым такие сведения стали известны в связи с исполнением ими трудовых обязанностей. Это прямо указано в пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. К таким сотрудникам относятся руководители организаций, работники кадровых служб, бухгалтерии и иные лица, чья работа непосредственно связана с обработкой персональных данных. Но если работник узнал данные случайно (например, из-за халатности сотрудника, ответственного за сохранность информации), и в его должностные обязанности не входит работа с личными сведениями, увольнение по такому основанию незаконно.

Увольнение по этому основанию является мерой дисциплинарного воздействия, поэтому при его осуществлении следует соблюдать порядок наложения дисциплинарного взыскания, предусмотренный ст. 193 ТК РФ.

В случае оспаривания работником увольнения по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан предоставить доказательства того, что сведения, которые трудящийся разгласил, относятся к личным данным другого сотрудника, они стали известны при исполнении работником трудовых обязанностей, и он обязывался не разглашать такие сведения (п. 43 Постановления Пленума ВС РФ «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ»).

Судебная практика

Н. обратился в суд с иском о признании увольнения незаконным, возмещении морального вреда.

В судебном заседании было установлено, что Н. работал электромонтером и был вызван в отдел кадров для устранения порыва телефонного кабеля. Во время починки кабеля он успел прочитать соглашение об увольнении работника М. с выплатой значительной денежной компенсации, которое кадровик оставила без присмотра на своем рабочем столе. На следующий день Н. обратился к директору, заявив, что он тоже хочет уволиться по соглашению сторон с такой же денежной компенсацией. Получив отказ, электромонтер обиделся и стал рассказывать об этой ситуации другим работникам. В результате приказом директора Н. был уволен по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за разглашение персональных данных другого работника.

Решением суда исковые требования Н. были удовлетворены. Суд пришел к выводу, что в трудовые обязанности Н. работа с личными данными других сотрудников не входила, и сведения стали ему известны в результате халатности кадровика, который не обеспечил сохранность информации.

Перечень персональных данных: что к ним относится и при каких условиях?

В начале жизни каждый человек получает имя и свидетельство о рождении. Спустя годы, он получает внутренний паспорт, ИНН, страховое свидетельство и другие документы, в которых содержатся его персональные данные.

Во время получения каждого из вышеперечисленных документов мы соглашаемся на обработку наших персональных данных. И зачастую многие даже не подозревают об этом, так как не читают документы перед тем, как их подписывать.

Какие сведения являются такой информацией?

Согласно Федеральному закону №-152 ФЗ «О персональных данных» вступившего в силу 27 января 2007 года, целью которого является обеспечение защиты прав и свобод человека, персональными данными (далее ПДн) считается абсолютно любая информация, имеющая отношение к определяемому или определенному физическому лицу.

Этот закон регулирует всяческие отношения, которые возникают во время обработки и хранения персональных данных физических лиц. В законе они именуются не иначе, как субъекты. Обработкой и хранением занимаются государственные и муниципальные органы власти, а также физические и юридические лица.

Главные ПДн, с которыми мы постоянно сталкиваемся в повседневной жизни – это:

  • фамилия, имя, отчество;
  • место жительства или регистрация;
  • дата и место рождения;
  • семейное, социальное или имущественное положение;
  • сведения об образовании, доходах, профессии и пр.

Существует несколько видов ПДн, которые разделяются по степени информативности.

  1. К этому виду относятся специальные категории ПДн, которые включают в себя такие сведения, как: информация о расовой и национальной принадлежности субъекта; его религиозные или философские убеждения; информация о состоянии здоровья и о его интимной жизни. Эта информация может содержаться в анкете, которая заполняется сотрудниками при приёме на работу, медицинских справках и т.д.
  2. Этот вид содержит в себе информацию, которая помогает идентифицировать человека, чтобы получить о нем такие сведения, как: Ф.И.О. субъекта; адрес; сведения о доходах и пр.
  3. К этому виду относятся биометрические сведения человека: анализ ДНК, отпечаток пальцев и ладони, сетчатка глаза, особенности строения тела субъекта.
  4. К этому виду относятся все обезличенные или общедоступные ПДн. Обезличенные ПДн представляют собой информацию, из-за которой невозможно определить её принадлежность к конкретному физическому лицу. Общедоступные – это сведения, которые, согласно законодательству Российской Федерации, не могут быть сокрытыми, то есть не являются конфиденциальными.

Например: данные, доступ к которым был разрешен самим субъектом; сведения и информация о доходах представителей муниципальной и государственной власти.

У граждан

Персональными данными физических лиц считаются:

  • фамилия, имя и отчество;
  • дата рождения;
  • идентификационный номер;
  • место рождения;
  • гражданство;
  • информация о регистрации по месту жительства или месту проживания;
  • свидетельство о смерти или объявлении физического лица умершим, без вести пропавшим, недееспособным или ограничено дееспособным;
  • сведения о семейном положении (о супруге, детях и родителях);
  • информация об образовании;
  • информация о роде занятий;
  • о пенсии;
  • о ежемесячных страховых выплатах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях;
  • о налоговых обязательствах;
  • об исполнении воинской обязанности.

У юридических лиц?

  • Наименование юридического лица.
  • Организационно-правовая форма.
  • Ююридический адрес.
  • Адрес местонахождения юридического лица.
  • ОГРН (основной государственный регистрационный номер).
  • ИНН (идентификационный номер).
  • КПП (код причины постановки на учет).
  • Расчетный счет.

Также в некоторых случаях учитываются ПДн руководителя юридического лица.

Что не входит в ПД?

В настоящее время грань между персональными данными и «не персональными данными» заметно истончилась. В первую очередь это связано с появлением современных технологий и различных гаджетов. С появлением интернета большинство сведений о человеке стали общедоступными, а расплывчатое объяснение в Федеральном законе №-152 «О персональных данных» не дает точного ответа на вопрос «Что такое персональные данные?».

Многие юристы и по сей день спорят о том, что из представленной информации в интернете попадает под это определение, а что можно отнести к «не персональным данным». С полной уверенностью можно сказать, что IP-адрес компьютера не считается ПДн физического лица, так как он не может напрямую идентифицировать человека.

Тоже касается и доменного имени и сетевых адресов. Также прочую техническую информацию невозможно отнести к этой категории.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Что может быть отнесено в данную категорию при выполнении определенных условий?

  1. Номер телефона может иметь отношение к персональным данным лишь в том случае, если он закреплен за конкретным физическим лицом по договору с оператором связи или находится в открытом доступе с указанием имени владельца. В таких случаях номер мобильного относится к прямо или косвенно определенному физическому лицу.
  2. В примерно таком же положении находиться и email адрес.

Большинство людей прописывают в адресе слова и символы, которые ничего не значат. Вследствие этого, по этому электронному адресу невозможно идентифицировать человека.

Некоторые email адреса, такие как «support@..» или «help@..», также не считаются ПДн, поскольку пользоваться этими адресами могут сразу несколько человек. Если же в электронной почте указаны Ф.И.О. и дата рождения, то в таком случае электронный адрес попадает под категорию персональных данных.
Логин и пароль, в свою очередь, также не попадают под эту категорию, в независимости от того, какая информация указывается в графе логина или пароля.

Страницы в социальных сетях в этом случае имеют определенные сложности, так как многие люди, несмотря на то, что они выставляют свои фотографии, подписываются под другими, зачастую выдуманными, именами.

  • Фотографии и видеозаписи считаются персональными данными только в том случае, если по ним возможно идентифицировать человека. Исключением являются фото и видеозаписи, сделанные на массовых и публичных мероприятиях, на что указывает пункт 1 статьи 152 Гражданского Кодекса Российской Федерации.
  • Защитой, хранением и обработкой персональных данных занимается определенный круг лиц.

    Например: государственные и муниципальные службы, начальник, специалисты отдела кадра и т.д. Следует быть предельно внимательным, вручая свои персональные данные тем или иным людям и уделить достаточное время этому пункту в договорах, перед тем как поставить подпись.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Что такое персональные данные

    Понятие персональных данных и правовое регулирование

    Защите личной информации посвящен закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В п. 1 ст. 3 закреплено определение термина.

    Персональные данные — это любые сведения, которые прямо или косвенно относятся к определенному или определяемому физическому лицу, иначе говоря, субъекту персональных данных.

    Однако в законе не конкретизируется, какая именно информация может быть отнесена к личной. Нет ответа и на один из самых распространенных вопросов: являются ли ФИО персональными данными?

    Частично конкретизируют расплывчатое определение Методические рекомендации по уведомлению уполномоченного органа о начале обработки персональных данных и о внесении изменений в ранее представленные сведения, утвержденные приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94.

    На основании п. 2.5 указанного документа к личным данным относятся:

    • имя, отчество и фамилия гражданина;
    • дата его рождения (число, месяц и год);
    • место рождения;
    • адрес регистрации или место фактического проживания;
    • сведения о семейном положении и детях;
    • социальное положение;
    • данные об имуществе;
    • размер и источники дохода;
    • сведения об оконченных учебных заведениях;
    • профессия и занимаемая должность.

    При этом Роскомнадзор приводит только примерный перечень, указывая, что любые другие сведения, относящиеся к субъекту, также являются персональными.

    Иные персональные данные

    Помимо перечисленных в Методических рекомендациях упоминаются еще два вида информации, относящейся к личной, а именно:

    1. Специальные категории личных данных, в том числе расовая принадлежность и национальность, политическая позиция, религиозные убеждения, философские взгляды, состояние здоровья и интимной жизни человека.
    2. Биометрические сведения, которые характеризуют человека с биологической или физиологической точки зрения. К таковым, например, можно отнести отпечатки пальцев, сетчатку глаза и т. п.

    Особенности отнесения некоторой информации к личной

    Поскольку ни в одном нормативном документе не фигурирует полный перечень персональных сведений о человеке, важно определить критерии, по которым можно понять, является информация персональной или нет.

    Основной критерий закреплен в уже упомянутом п. 1 ст. 3 закона № 152-ФЗ. Таковой является информация, если по ней можно сделать вывод, какому физическому лицу она принадлежит.

    Кроме того, законом (п. 9 ст. 3 закона № 152-ФЗ) введено такое понятие, как обезличивание личных сведений. Это совершение с личной информацией таких действий, после которых невозможно будет установить, к какому лицу она относится. Соответственно, персональные данные — это любые сведения, которые могут прямо или косвенно указать на человека, которому они принадлежат.

    В этой связи рассмотрим подробнее вопрос об отнесении к личным сведениям некоторых видов данных.

    Номер телефона

    Чтобы понять, является ли номер телефона персональными данными, обратимся к закону «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ. На основании п. 1 ст. 53 этого закона Ф. И. О. и абонентские номера гражданина — это информация ограниченного доступа. Такие сведения охраняются законодательством, в том числе законодательством о персональных данных.

    Более того, норма прямо указывает, что предоставление любых сведений, позволяющих идентифицировать пользователя, без согласия самого абонента запрещено.

    Таким образом, можно сделать вывод, что номер телефона, принадлежащий физическому лицу, — это косвенная информация о конкретном человеке, соответственно, в силу п. 1 ст. 3 закона № 152 и с учетом положений п. 1 ст. 53 закона № 126 телефонный номер можно отнести к персональным данным в случае, если по номеру можно определить его принадлежность. Разумеется, по набору чисел сделать это нельзя. Соответственно, если нет совокупности данных, например номера телефона и имени, нельзя говорить о том, что номер телефона —это персональные сведения.

    Электронная почта

    Ответ на вопрос, является ли электронная почта персональными данными, менее очевиден, поскольку на законодательном уровне он не регламентируется. Исходя из общих положений, при отсутствии иных сведений о лице, которому принадлежит e-mail, электронный адрес не относится к персональным данным.

    Но необходимо учитывать и сам адрес, который может включать возраст, имя, дату рождения, место рождения и прочие сведения о владельце (например, ivanivanov1986@moskva.ru). В этом случае электронная почта относится к личным данным.

    Как правило, личная информация собирается в совокупности. Например, при регистрации на каком-то сайте пользователь вводит не только адрес электронной почты, но и имя. В данном случае совокупность информации позволяет идентифицировать человека, соответственно, собираемые сведения однозначно можно отнести к персональным данным.

    ИНН, СНИЛС, паспортные данные

    В отношении перечисленных сведений ответ очевиден: они подлежат защите в соответствии с законодательством о персональных данных, поскольку прямо относятся к конкретным лицам. Такой вывод подтверждается и судебной практикой, например апелляционным определением Московского городского суда от 20.10.2014 по делу № 33-35747.

    Номера ИНН, СНИЛС и паспортные данные однозначно позволяют идентифицировать конкретного человека.

    Итоги

    Таким образом, хотя закон и дает определение персональных данных, но не приводит их исчерпывающий перечень, что вызывает много вопросов как у субъектов персональных данных, так и у операторов. Тем не менее законодательство содержит критерий, позволяющий определить, относится ли конкретная информация к личной. Этим критерием является возможность идентифицировать личность лица, к которому такие сведения относятся.

    Организация защиты персональных данных работников

    Персональные данные о человеке при вступлении в трудовые отношения являются предметом обработки, защиты и хранения. Их основное свойство – конфиденциальность, поэтому для работы с этой информацией разработан особый регламент.

    Рассмотрим, как предусмотрены в Трудовом кодексе процедуры, касающиеся персональных данных наемных работников, кому и при каких условиях можно эти данные передавать и каким образом использовать. Полезной будет информация о Положении о персональных данных как обязательном документе для любого работодателя.

    Персональные данные: законодательное определение

    Когда человек вступает в трудовые отношения, от него требуется предоставить ряд сведений о себе. Вся эта информация, касающаяся будущего сотрудника, позволяющая определить его в том или ином контексте, и объединяется под термином «персональные данные».

    Порядок действий с этой информацией определен в таких законодательных документах, как:

    • Конституция Российской Федерации;
    • ст. 85 Трудового кодекса РФ;
    • Федеральный закон № 149 от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
    • Федеральный закон № 152 от 27 июля 2006 г. «О персональных данных»;
    • Указ Президента России от 06.03.1977 г. № 188.

    Эти законодательные акты утверждают сведения, которые подпадают под определение персональных данных, с тем, чтобы оградить приватную жизнь законопослушных граждан от неправомерного вмешательства и гарантировать целевое использование получаемых от них конфиденциальных сведений.

    Перечень данных, считающихся персональными:

    • ФИО физического лица;
    • дата рождения;
    • место проживания и/или прописки;
    • полученное человеком образование;
    • состав семьи;
    • социальный статус;
    • сведения, касающиеся владения имуществом;
    • ранее занимаемые им должности;
    • уровень получаемых доходов и их источники;
    • иные сведения, имеющие отношение к трудовой функции, обозначаемой в заключаемом договоре с сотрудником.

    КСТАТИ! Информация о политических, религиозных или других убеждениях сотрудника, его участии во всевозможных организациях, помимо работы, а также детали его частной жизни не относятся к персональным данным и не подлежат сбору, обработке, хранению и использованию. Их можно получить только с согласия самого работника. Исключение составляет ситуация, когда информация такого рода прямо относится к трудовой деятельности.

    Вопросы здоровья сотрудника не могут попадать в поле зрения кадровых сотрудников, кроме непосредственного влияния на трудовую функцию.

    Насколько необходимо Положение о персональных данных

    Наниматель, принимая на свое попечение физических лиц с присущим им комплектом персональных данных, законодательно обязан позаботиться об одобренных государством способах их обработки. При этом он обязан руководствоваться вышеприведенной нормативной базой, а индивидуальные тонкости отразить в специальных внутренних документах.

    Самостоятельно регламентировать особенности действий с персональными данными сотрудников работодателей обязали недавно. Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность лица, нанимающего персонал, за утечку или неправомерное использование конфиденциальных сведений, предоставляемых сотрудниками, причем ответственность предусмотрена во всех сферах права – дисциплинарной, административной, уголовной и гражданской.

    Поэтому на каждом предприятии необходимо разработать и утвердить как минимум три обязательных внутренних акта, касающихся работы с такими сведениями:

    • положение о защите персональных данных наемных сотрудников;
    • обязательство о сохранении в тайне (неразглашении) полученных персональных сведений;
    • согласие самого работника на обработку персональных данных.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Первый документ разрабатывается и закрепляется на основании приказа руководства организации, второй должен быть подписан теми лицами, которые осуществляют сбор персональных данных и имеют к ним доступ (кадровая служба, отдел безопасности, бухгалтерия и др.). Сотрудники обязаны ознакомиться с этой документацией под роспись. Согласие нанимаемого может быть выражено подписью под соответствующей строкой в анкете или личной карточке.

    Состав Положения о персональных данных

    Разделы данного документа содержат следующие необходимые подпункты:

    • общие сведения;
    • перечисление данных, считающихся персональными в конкретной компании;
    • регламент применения данной информации;
    • особенности доступа к этим сведениям;
    • меры, принимаемые при нарушении принципов обработки информации, и ответственность виновных;
    • приложения (форма заявления для сотрудника о согласии на обработку и/или проверку предоставленных личных данных, форма обязательства не разглашать полученную информацию для сотрудников, у которых она будет в пользовании).

    Источник получения персональных данных

    Легитимным, с точки зрения официальных законодательных документов, принятых в нашей стране, является только один способ получения конфиденциальной информации – от самого гражданина, пожелавшего добровольно ее сообщить в устной или письменной форме.

    Косвенные способы получения персональных сведений о человеке (например, запрос на прежнее место работы) могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.

    К СВЕДЕНИЮ! Чтобы иметь возможность получать информацию о сотруднике не только непосредственно от него, кадровые работники иногда используют не запрещенный законом прием. В анкете, заполняемой при трудоустройстве, может иметься пункт «Не возражаю против проверки предоставленных данных» или «Разрешаю получить информацию обо мне в следующих источниках (указать, в каких)».

    Если к работодателю пришел запрос о сотруднике, который когда-то у него работал, лучше перестраховаться и потребовать письменное разрешение на предоставление персональных данных, подписанное самим физическим лицом. Это касается даже ситуаций, когда эти сведения требуют работники правоохранительных органов (вместо разрешения может быть подписанный их руководством приказ).

    Что значит обрабатывать персональные данные

    Понятие обработки включает все возможные законные действия, которые уполномоченные лица могут производить с получаемыми ими конфиденциальными данными:

    • сбор;
    • фиксация;
    • систематизация;
    • накопление;
    • сбережение;
    • защита;
    • передача;
    • использование.

    Лицо или орган, производящее эти действия, называется оператором. При любых операциях с персональными данными он должен соблюдать следующие принципы:

    1. Соответствие способов обработки личных сведений и их целей требованиям законодательства РФ.
    2. Цели, задекларированные при сборе данных, должны совпадать с целями обработки.
    3. Выбирать способы обработки нужно в соответствии с заявленными целями.
    4. Все требования касаются только полных и достоверных персональных данных.
    5. Разглашать полученную информацию или ее часть без письменного согласия владельца строго запрещено законом.

    Как передаются персональные данные

    Использование конфиденциальной информации о сотрудниках внутри самой компании регламентировано Положением о персональных данных, которое принимается руководителем. Сотрудники непременно должны быть ознакомлены с этим порядком, что подтверждается их личными подписями.

    Организация должна предусмотреть круг лиц, которым предоставляется по долгу службы санкционированный доступ к персональным сведениям. Этими лицами должно быть подписано Обязательство о неразглашении, форма которого также разрабатывается в рамках организации.

    Как работодателю не налететь на штраф из-за защиты персональных данных

    Работодатель, принимая на работу нового сотрудника, запрашивает у него согласие на обработку персональных данных.

    Сегодня разберем, что такое персональные данные, какой правовой режим устанавливается в отношении персональных данных и какие обязанности возникают у работодателя.

    Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особенности защиты, а также хранения, использования и передачи персональных данных работника в Главе 14 «Защита персональных данных работника». Правила работы с персональными данными содержатся в Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

    Под персональными данными понимаетсялюбая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

    Т.е. персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная от даты рождения, фамилии, имени, отчества, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах.

    Можно привести примерный перечень персональных данных работника:

    • фамилия, имя, отчество;
    • дата рождения;
    • адрес места регистрации/места жительства;
    • сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, трудовой книжке, документе об образовании, свидетельстве о государственном пенсионном страховании;
    • сведения о трудовом (страховом) стаже;
    • сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
    • сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
    • любые иные сведения, позволяющие определить работника.

    Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

    В терминах Закона № 152-ФЗ организация-работодатель является оператором персональных данных, так как организует и осуществляет обработку персональных данных, а также совершает иные действия с персональными данными.

    Источник получения персональных данных

    Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных.

    Например, если работодатель решит получить дополнительную информацию о профессиональной подготовке работника в другой организации, то ему необходимо получить письменное согласие работника на такой запрос. Для получения согласия работодатель может направить работнику уведомление о получении персональных данных работника от третьих лиц с просьбой дать согласие на получение таких данных.

    Работа с персональными данными

    Однако из данного правила имеются исключения. В частности, допускается обработка персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Данное правило распространяется и на стороны трудового договора, то есть работника и работодателя.

    Из сказанного следует, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется.

    Возникает большое количество вопросов относительно контактных данных работника, ведь отсутствие такой информации не влечет невозможность исполнения трудового договора. Согласно статье 65 ТК РФ предоставление каких-либо документов с контактными данными не требуется. Поэтому, если работодатель желает получить такого рода информацию (а также иную информацию, неполучение которой не влечет невозможность исполнения договора), ему необходимо получить на это согласие работника.

    Между тем, даже если у работника не берется согласие на обработку персональных данных, в целях соблюдения положений статьи 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

    Статьей 88 ТК РФ установлены требования к передаче персональных данных работника.

    Так, работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и в иных предусмотренных законодательством случаях.

    • в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ;
    • в банковские организации, открывающие и обслуживающие банковские карты для начисления заработной платы в случаях:
    • когда договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
    • наличия у работодателя доверенности на представление интересов работника;
    • когда соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре

    Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований законодательства, а именно путем утверждения Положения о хранении и использовании персональных данных работников. В Положении стоит указать порядок допуска к работе с персональными данными, перечень данных, с которыми работают должностные лица, порядок передачи данных внутри и за пределы организации.

    Доступ к персональным данным работника должен быть разрешен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

    Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет собственных средств.

    Отдельные вопросы порядка работы с персональными данными

    Интересна позиция Роструда при оформлении пропусков для доступа к месту работы, которые представляют собой копию паспорта работника. Так, на сайте Роструда был задан вопрос, нарушает ли положение о защите персональных данных предъявление такого рода пропуска сотрудникам охранной организации (то есть третьему лицу). По мнению Роструда, оформление такого рода пропусков и обязание работников предъявлять такие пропуска сторонней организации возможно только с письменного согласия работника.

    Необходимо отметить, что в случае хранения в личном деле каких-либо документов, касающихся родственников работников (например, копия свидетельства о рождении ребенка для получения вычета, копии свидетельства о заключении брака, др.), работодатель должен получить согласие на обработку персональных данных либо от совершеннолетних членов семьи, либо от самого работника, как полномочного представителя своих несовершеннолетних детей.

    Кроме того, в целях соблюдения положений законодательства о персональных данных, не допускается издание одного приказа, например, о переводе нескольких работников на новые должности, так как такой приказ будет нарушать конфиденциальность персональных данных: в приказ включается информация о заработной плате каждого работника, а такие сведения не подлежат разглашению третьим лицам.

    Многих работодателей интересует вопрос о возможности ведения видеонаблюдения на территории организации и необходимости получения согласия работников. Из статьи 22 ТК РФ вытекает право работодателя осуществлять контроль за трудовой деятельностью работников. Формы такого контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами, действующими в организации. Следовательно, для введения системы видеонаблюдения работодателю необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, с которым ознакомить работников.

    При осуществлении контроля работодатель обязан соблюдать конституционные права граждан, а также требования законодательства о защите персональных данных работников.

    Ответственность за нарушения в сфере обработки персональных данных

    Частью 2 статьи 13.11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения, который образует обработка персональных данных без письменного согласия их субъекта (работника) либо обработка персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в письменное согласие. Должностному лицу компании-работодателя грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, а организации — от 15 000 до 75 000 рублей.

    Читайте также:  Как заполнить раздел формы № Т-2?
    Ссылка на основную публикацию