Может ли Пенсионный фонд оштрафовать организацию, если в отчете СЗВ-М указывали неверный номер ИНН сотрудника? - Komsindrom.ru

Может ли Пенсионный фонд оштрафовать организацию, если в отчете СЗВ-М указывали неверный номер ИНН сотрудника?

Содержание

Возможна ли сдача отчетности СЗВ-М без ИНН?

СЗВ-М без ИНН —примут ли органы ПФР отчетность от организации без указания ИНН застрахованных лиц? Обоснование позиции по этому вопросу попытаемся найти в действующем законодательстве.

История вопроса введения новой формы

С 01.02.2016 работающие пенсионеры (в т. ч. работающие по договорам ГПХ), получают страховую пенсию и фиксированную выплату к ней без учета индексации, в отличие от неработающих пенсионеров.

Это новшество является частью антикризисной программы Правительства на 2016 год.

Для возможности оперативного мониторинга информации о таких пенсионерах и введена ежемесячно представляемая в органы ПФР форма СЗВ-М. Она же позволит избавить пенсионеров от необходимости самостоятельно сообщать о своем трудоустройстве и увольнении в соответствующие органы.

Застрахованные лица для целей СЗВ-М

Обязанность по ежемесячному представлению формы в ПФР установлена с 01.04.2016.

Сведения представляются по каждому застрахованному физическому лицу, в том числе на совместителей, иностранцев, и не только на пенсионеров, за исключением:

  1. иностранных граждан — высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих в РФ, которые не застрахованы в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 7 закона «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» от 15.12.2001 № 167-ФЗ);
  2. ИП, адвокатов, нотариусов и иных лиц, занимающихся частной практикой по законодательству РФ, — в отношении них организации не признаются страхователями.

Главным критерием включения сведений о таких лицах в отчетность является факт заключения с ними договоров по следующему перечню, указанному в пояснениях к самой форме:

  • трудовых договоров;
  • договоров ГПХ, авторского заказа, издательских, лицензионных и пр. (т. е. договоров, по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы).

ВАЖНО! Наличие выплат, облагаемых страховыми взносами, произведенными в адрес таких физических лиц, а также срок действия договоров с ними в отчетном периоде для целей включения сведений в форму СЗВ-М не имеют значения.

Следовательно, сведения о сотрудниках, находящихся на больничном, в отпуске — оплачиваемом или за свой счет, а также декретницах и прочих аналогичных лицах, в адрес которых не были произведены выплаты страхователем в отчетном периоде, также должны быть отражены в форме.

О нестандартных ситуациях, возникающих при сдаче отчетности, читайте в статье «Сдавать ли СЗВ-М на руководителя — единственного учредителя?».

ТК РФ об обязанности представления сведений об ИНН работником организации

В ТК РФ не предусмотрена обязанность представления физическим лицом при его трудоустройстве сведений об ИНН.

Более того, в ч. 3 ст. 65 Кодекса напрямую запрещено требовать от потенциального работника любые документы, не предусмотренные законодательством РФ. Нарушения в части указанных прав физических лиц чреваты привлечением работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Таким образом, требования работодателя о представлении физическим лицом своего ИНН неправомерны. Получение ИНН физическим лицом является его правом, но не обязанностью (п. 22 Приказа Минфина России от 05.11.2009 № 114н).

Однако в ст. 65 ТК РФ в числе обязательных для заключения трудового договора документов указаны также «дополнительные документы», предусмотренные законодательством.

Здесь как раз речь идет об ИНН, но для целей заключения служебного контракта с гражданским служащим (ст. 28 ТК РФ, п. 6 ч. 2 ст. 26 закона «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ). К коммерческим организациям это требование не относится.

ВАЖНО! Трудовое законодательство не распространяется на лиц, работающих на основании договоров ГПХ (ст. 11 ТК РФ).

ИНН для договоров ГПХ также не является обязательным реквизитом с точки зрения ГК РФ. Обязательность указания ИНН в таких договорах может быть предусмотрена только условиями самого договора.

ИНН в СЗВ-М с точки зрения требований пенсионного законодательства

Отдельный документ о порядке заполнения формы СЗВ-М пенсионным законодательством не предусмотрен — по причине простоты заполнения отчетности.

Страхователям приходится ориентироваться только на смысл примечаний, данных в тексте самой формы, или искать подтверждения своей позиции в других нормативно-правовых актах.

В складывающейся неопределенной ситуации по вопросу включения в форму СЗВ-М сведений об ИНН физического лица законодатель сам дал разъяснения об отсутствии необходимости его указания (закон «О внесении изменений в закон о персонифицированном учете» от 01.05.2016 № 136-ФЗ), однако с оговоркой, на которую страхователю все же следует обратить внимание: при наличии таких сведений у работодателя ИНН застрахованного лица все же является обязательным.

О том, как подстраховаться перед отправкой формы в ПФР, читайте в статье «Теперь СЗВ-М можно проверить перед отправкой».

Принимая во внимание, что ответственность за непредставление в срок отчетности или представление неполных и (или) недостоверных сведений предусмотрена ст. 17 закона «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ в виде штрафа в размере 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, страхователю все же следует просчитывать свои риски.

В связи с этим можно порекомендовать работодателям использовать ресурсы онлайн-сервиса «Узнай свой/чужой ИНН» на сайте ФНС по адресу: https://service.nalog.ru/inn.do.

С информацией о порядке формирования отчетности в бухгалтерской программе 1С можно ознакомиться в статье «Как сформировать отчет СЗВ-М в 1С (нюансы)?»

Итоги

Отправка СЗВ-М без ИНН — не самый безопасный вариант отчета для организации, поэтому предпочтительно указать ИНН. И только в случае, когда организация исчерпала все возможные варианты для получения такой информации (при этом имеет смысл подтвердить документально отрицательный результат таких действий, например, сформировав скриншот страницы соответствующего сайта ФНС), она может быть уверена в неприменении к ней штрафных санкций со стороны органов ПФР. Вместе с тем для заключения некоторых договоров с физическими лицами (а следовательно, и для целей СЗВ-М), прямо предусмотренных законодательством, ИНН обязателен.

Возможные ошибки в СЗВ-М и как их исправить

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности. Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются. Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны. Об этом – в нашей статье.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

  • на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
  • только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

  • сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
  • сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Читайте также:  График отпусков в 1С

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

  • если он сдаст отчет позже срока;
  • если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
  • если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

По мнению ПФР, без санкций можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в исходном отчете. Если же страхователь «забыл» про кого-то из работников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602). Причем даже в том случае, если организация обнаружила и исправила ошибку самостоятельно.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017). Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

После сдачи СЗВ-М страхователем, программа ПФР проверяет, корректно ли составлен отчет. В результате такой проверки компания может получить протокол со статусом «Документ принят», «Документ принят частично» или «Документ не принят».

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

  • коды 10 и 20 – предупреждение. СЗВ-М с такой неточностью считается принятым. То есть отчет примут, несмотря на ошибку. Однако указанная в отчете информация требует разъяснений либо проверки. Получив такое предупреждение, страхователю нужно еще раз проверить правильность представленных сведений и в случае необходимости внести соответствующие исправления;
  • коды 30 и 40 – ошибка. Это означает, что отчет с ошибкой примут, но частично. Если ошибку не исправить к сроку сдачи отчета, штрафов не избежать;
  • код 50 – грубая ошибка. Наличие такого кода в протоколе означает, что сведения по всем застрахованным лицам, указанным в отчете, не приняты и считаются не представленными. В этом случае страхователю необходимо устранить все ошибки и повторно сдать СЗВ-М.

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Таким ошибкам соответствует код 50, а форма СЗВ-М при их наличии считается непредставленной. То есть – отчет не принят, нужен новый исходный отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными данными об организации-страхователе (ИНН, регистрационный номер, электронная подпись и т.п.). В таких случаях СЗВ-М необходимо сформировать заново (с кодом «исхд»).

Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.

Вот примеры таких ошибок.

ИНН организации-страхователя в СЗВ-М неправильный

ИНН организации-страхователя – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР.

Программа сверяет ИНН автоматически. Если, по данным фонда, за этой организацией значится другой ИНН, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы.

Сверить ИНН по учредительным документам организации с тем ИНН, который занесен в учетную программу.

Скорее всего, в учетной программе организации содержатся неправильные данные. А именно – внесен ошибочный ИНН. Его нужно исправить в программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР.

В отчете указан неверный регистрационный номер организации-страхователя в ПФР

Регистрационный номер страхователя в ПФР – один из обязательных элементов СЗВ-М. Он должен совпадать с теми сведениями, которые есть в ПФР. То есть с тем номером, который значится в уведомлении о регистрации организации в фонде. Программа сверяет номер страхователя автоматически.

Если, по данным фонда, этой организации присвоен другой номер страхователя, то программа ПФР автоматически откажет в приеме формы.

Сверить регистрационный номер, который указан в отчете, с тем, что содержится в уведомлении о регистрации в фонде.

Если обнаружено несовпадение – ошибку исправить в учетной программе. После этого – сформировать отчет заново, и новый файл отправить в ПФР.

Если несоответствия не обнаружено (номер страхового свидетельства занесен в программу верно), то могла иметь место одна из следующих причин:

  • произошел сбой при выгрузке отчета – в этом случае нужно выгрузить файл еще раз и отправить;
  • учетная программа устарела – в этом случае следует обновить учетную программу.

Электронная подпись в СЗВ-М некорректна

Электронный СЗВ-М, как и другие отчеты, обязательно заверять усиленной квалифицированной подписью. Важно, чтобы подпись была выпущена уполномоченным удостоверяющим центром.

Проверочная программа ПФР откажет в приеме отчета, если выявит, что подпись:

  • недействительна;
  • выдана неуполномоченным центром;
  • принадлежит не тому, кто указан подписантом.

Проверить реквизиты подписи отправленного отчета в личном кабинете на сайте спецоператора. Сформировать отчет заново, подписать корректной подписью и отправить в ПФР.

В СЗВ-М указан отчетный период позже месяца, в котором его отправили

Отчетный период, за который подается форма, должен быть раньше месяца, в котором проводится проверка. Сдать отчет за будущие месяцы невозможно.

Например, в октябре можно сдать отчет за сентябрь и предшествующие месяцы, но не за ноябрь того же года. Если в СЗВ-М указан отчетный период, который еще не наступил или не закончился, проверочная программа ПФР его не пропустит.

Проверить значение периода (месяц, год), за который заполняется СЗВ-М. Исправить ошибки в учетной программе, сформировать отчет заново и отправить в фонд.

Повторный СЗВ-М с типом «исходная» за тот же отчетный период

Отчет СЗВ-М с типом «исходная» за каждый отчетный период можно сдать только один раз. Если отчет за тот период уже представлен, то все последующие файлы с этим типом данных проверочная программа ПФР автоматически не примет. После отчета с типом «исходная» за тот же период можно отправить только «дополняющую» или «отменяющую» СЗВ-М.

Здесь возможны такие варианты:

  • допущены опечатки в значениях месяца или года, за которые формируется отчет. Например, фактически сдается форма СЗВ-М за сентябрь (в октябре). А написано – за август. Понятно, что исходная форма за август уже была сдана ранее (в сентябре). Если такая опечатка обнаружена — исправить ошибку в учетной программе, выгрузить отчет заново и отправить файл в фонд.
  • признак отчета указан ошибочно. Например, организация подает сведения о сотрудниках, которых забыли включить в отчет. И присваивает этим сведениям код «исхд». В данном случае нужно сформировать отчет с признаком «доп».

Файл с СЗВ-М – некорректно заполненный XML-документ

Любой файл с отчетом СЗВ-М должен соответствовать формату, указанному в постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2016 № 1077п. В нем подробное описание состава и структуры отчета.

Сверить отчет с требованиями к составу и структуре файла. К примеру, одна из возможных ошибок: учетная программа некорректно сформировала в файле номер территориального отделения ПФР. Исправить ошибки в учетной программе и сформировать отчет заново. Новый файл отправить в фонд.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Исправляем ошибки в форме СЗВ-М с учетом разъяснений контролеров

Как без штрафа и претензий со стороны проверяющих исправить уже сданную в фонд отчетность по форме СЗВ-М?

Страхователь имеет право дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст.15 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ).

Непредставление СЗВ-М либо представление с неполными или недостоверными сведениями влечет штраф в размере 500 рублей за каждого работника.

А должностным лицам компании грозит административный штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст.15.33.22 КоАП РФ).

Существует две формы уточнения сведений по форме СЗВ-М:

дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;

отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Прежде всего, корректирующие сведения необходимы, если неверно указан ИНН, СНИЛС сотрудника либо не учтены вновь принятые сотрудники или включены уволенные.

Представление корректирующих сведений предусмотрено п.39 Инструкции по персонифицированному учету, утв. приказом Минтруда РФ от 21.12.2016 г. №766н (далее по тексту – Инструкция).

Читайте также:  Как назвать должность в соответствии с единым квалификационным справочником должностей?

Причин для исправления ранее сданного отчета предостаточно.

Ошибка в указании отчетного периода

Например, распространенной причиной ошибки при заполнении сведений по форме СЗВ-М является некорректное указание отчетного периода. Дело в том, что ячейка «отчетный период» проставляется в программных продуктах ручным способом, поэтому не исключены ошибки.

Будут ли штрафные санкции при направлении повторного отчета по форме СЗВ-М за один и тот же период за пределами законодательно установленного срока?

Компания 03.06.2018 г. представила отчет по форме СЗВ-М за май 2018 года. Но ошибочно указала отчетный период — июнь 2018 года.

Данный отчет был принят 03.06.2018 г. (согласно протоколу проверки ПФ)

За июнь 2018 г. компанией отправлен отчет по форме СЗВ-М 04.07.2018 г.

Но указанный отчет не принят ПФР, в связи с наличием ранее отправленного отчета.

Поэтому компанией 06.07.2018 г. был повторно отправлен отчет по форме СЗВ-М за май 2018 г. и корректировка за июнь 2018 г.

Управление ПФР посчитало, что компанией был нарушен срок предоставления отчета СЗВ-М за май 2018 г.

Однако судьи отметили, что повторное представление исправленного отчета по форме СЗВ-М за май не может расцениваться как представление сведений с нарушением срока, поскольку сами по себе индивидуальные сведения, хотя и содержащие ошибки в указании отчетного периода, были представлены своевременно (несмотря на ошибочное указание компанией отчетного периода).

При этом абз.3 ст.17 Закона №27-ФЗ не предусматривает ответственности за нарушение срока предоставления скорректированных данных о застрахованных лицах (Решение АС Тульской области от 30.12.2016 г. №А68-9502/2016).

В другом деле бухгалтер также ошибочно при формировании отчета за июнь проставила период «07» вместо «06». В августе при формировании отчетности была обнаружена ошибка. Поэтому в августе была подана исходная форма СЗВ-М за июнь.

В данном случае судьи согласились с тем, что работодателем нарушен срок представления отчетности за июнь, доказательств сбоя в работе компьютерной программы не представлено, в связи с чем привлечение к ответственности страхователя является законным. Однако в данной ситуации суд снизил в 10 раз размер штрафных санкций (Постановление АС Московского округа от 31.03.2017 г. №А41-59848/2016).

Ошибка в сведениях по застрахованным лицам

Начиная с 01.10.2018 г. (т.е. при подготовке отчетности СЗВ-М за сентябрь 2018 г.), страхователю нужно учитывать изменения, внесенные в Инструкцию Приказом Минтруда от 14.06.2018 г. №385н.

Суть внесенных изменений в Инструкцию заключается в том, что страхователь может безболезненно исправить сведения в отношении тех работников, по которым был ранее представлен отчет.

Чем чреваты внесенные изменения на практике?

Если фонд нашел ошибку в представленной отчетности и прислал страхователю уведомление, то в течение пяти дней страхователь может без штрафа исправить сведения в отношении тех работников, которые включены в уведомление. В этом случае страхователь должен подать «уточненку» в течение 5 дней со дня получения уведомления от ПФР об ошибках. Но «забытых» работников без штрафа исправить не получится.

На сегодняшний день судебная практика на стороне страхователей. И если страхователь подал дополняющие отчеты на «забытых» работников до момента обнаружения ПФР ошибок, штраф неправомерен (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.09.2018 г. №А23-1031/2018, АС Уральского округа от 09.08.2018 г. №А34-12550/2017 и от 01.08.2018 г. №А34-12432/2017).

Приведенный подход соответствует правовой позиции ВС РФ, сформулированной в определениях от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5700, от 05.09.2018 г. №303-КГ18-5702, от 02.07.2018 г. №303-КГ18-99.

Как отмечали судьи самостоятельное выявление страхователем ошибки, которая впоследствии была исправлена, до момента ее обнаружения ПФР, путем представления скорректированных сведений, свидетельствует о возможности в таком случае не применять к страхователю соответствующие финансовые санкции.

Отметим, что при вынесении решения, суды руководствовались «старой» редакцией Инструкции.

Таким образом, избежать штрафа возможно, если страхователь подал сведения на «лишних» сотрудников, а потом сдал уточненку с видом «отмн».

Ошибки в форме СЗВ-М

Правильно прочитать сообщение об ошибках поможет таблица 7 Формата данных сведений о застрахованных лицах, утвержденных распоряжением Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р. Этот документ заменил собой аналогичное распоряжение Правления ПФР от 25.02.2016 № 70р. Новый документ принципиально для плательщиков ничего не изменил.

Кодирование ошибок

При наличии в протоколе проверки СЗВ-М ошибок с кодом 50 формируется отрицательный протокол со статусом «Документ не принят» и текстом «Требуется повторное предоставление СЗВ-М». В этом случае СЗВ-М не считается принятой. Страхователю необходимо устранить ошибки и повторно представить отчетность.

При наличии в протоколе проверки СЗВ-М ошибок с кодами 30 и 40 формируется положительный протокол со статусом «Документ принят частично» и текстом «Требуется повторное предоставление сведений на застрахованное лицо». В этом случае СЗВ-М считается частично принятой. При прочтении протокола необходимо обратить внимание, что данные по застрахованным лицам, в отношении которых в протоколе сформированы ошибки с указанными типами, не будут приняты и учтены на индивидуальных лицевых счетах. Страхователю по этим застрахованным лицам необходимо устранить ошибки и представить на них отчетность.

При отсутствии ошибок СЗВ-М или при наличии в протоколе проверки СЗВ-М предупреждений с кодом 10 или 20 формируется положительный протокол проверки СЗВ-М со статусом «Документ принят» и текстом «Повторное предоставление сведений на застрахованное лицо не требуется». СЗВ-М считается принятой.

Посмотрим, как проверочная программа Фонда оценивает те или иные ошибки.

Неверный формат файла

В отчетах, направляемых в электронной форме по ТКС, Фонд сначала проверяет соответствие формату XML, электронную подпись, затем сверяет реквизиты страхователя с данными в ПФР. Если страхователь ошибся в формате либо закончилось действие сертификата электронной подписи, программа присваивает ошибкам код 50. Это значит, что будет сформировано и направлено в адрес плательщика уведомление об отказе в приеме СЗВ-М. В этом случае страхователю необходимо сдать заново отчет с типом «исхд».

Ошибки в реквизитах страхователя (раздел 1 СЗВ-М)

Код 50 программа присваивает и при неверном регистрационном номере в ПФР или ИНН. Если в отчете неверный КПП, присваивается код 30. Поэтому, если ваш территориальный орган ПФР прислал уведомление об отказе, необходимо пересдать отчет с типом «исхд».

Если при заполнении отчета вы допустили ошибки в данных работников, это будет оцениваться в разных случаях по-разному.

Так, например, ошибкам в сведениях о застрахованных лицах проверочная программа ПФР присваивает коды от 30 до 40. Если плательщик указал только имя или фамилию сотрудника либо если при заполнении формы появились лишние символы (точка в фамилии, два дефиса подряд или дефис после ФИО и др.), протокол ошибок будет направлен плательщику.

Несмотря на то что ИНН в форме СЗВ-М стал необязательным (Федеральный закон от 01.05.2016 № 136-ФЗ), с этим реквизитом в СЗВ-М нужно быть внимательнее. Если бухгалтер ставит нули в этом реквизите (из-за отсутствия данных об ИНН сотрудника или по каким-либо другим причинам), проверочная программа не пропустит такой отчет, потому что это поле проверяется по алгоритму правильности формирования ИНН налоговых органов. Такой недостаток в СЗВ-М придется исправить. Поскольку сведения не пройдут только на конкретных сотрудников, необходимо сдать дополняющую СЗВ-М на работников, по которым обнаружены недочеты.

К ошибкам, требующим дополнения, относится и несоответствие ФИО и СНИЛС. Такой ошибке будет присвоен код от 20 до 30.

Фонд не примет сведения только на конкретного сотрудника, у которого ФИО не соответствует СНИЛС. Это возможно, например, если фонд еще не присвоил работнику СНИЛС, а компания записала чужой номер. Чтобы исправить такие ошибки в СЗВ-М, необходимо подать в орган ПФР дополняющую форму. В нее следует включить только сотрудников, по которым имеются ошибки в данных СЗВ-М.

Программа Фонда пропускает СЗВ-М при наличии ошибок с кодами от 10 до 20. По сути, это предупреждения. С такими недочетами отчет считается сданным. Например, если компания записала ФИО латинскими буквами, оставила пустым ИНН, не указано отчество в графе ФИО; в ФИО использована буква «ё»; в ФИО символы — апостроф, кавычки, открывающие и закрывающие скобки, дефис; ФИО заполнено латинскими буквами; смешаны русские и латинские буквы; в имени или отчестве стоит точка. Ошибки такого рода имеют код от 10 до 20 и влекут предупреждение от Пенсионного фонда.

Предварительная проверка СЗВ-М

Чтобы не исправлять СЗВ-М, лучше отследить недочеты до сдачи сведений в Фонд. Для этого достаточно проверить СЗВ-М в бесплатной программе CheckPFR на сайте ПФР pfrf.ru. Если в СЗВ-М есть ошибка, программа Фонда выдаст сообщение.

Эти сообщения нужно правильно читать.

Если вы отправили СЗВ-М без данных работников, сообщение программы будет выглядеть следующим образом: « Debug code: — 1072898031, Строка: 15, Позиция: 14. Согласно DTD и схеме, элемент „СписокЗЛ“ не может быть пустым».

Это означает, что в форме СЗВ-М плательщик не указал ни одного «ФИО и СНИЛС работников». Помните, что, по мнению Пенсионного фонда, отчет по форме СЗВ-М не может быть пустым (см., например, письмо ПФР от 06.05.2016 № 08–22/6356). В СЗВ-М должны быть сведения как минимум на директора.

Допущенная ошибка в ИНН работника приведет к следующему сообщению программы: «Контрольные цифры ИНН должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН». Эта ошибка показывает, что указанный страхователем ИНН сотрудника не соответствует правилам его формирования, установленным приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@. Идентификационный номер состоит из 12 знаков. Первые четыре — это код налоговой, следующие шесть — порядковый номер записи, а два последних — контрольные числа. Эти числа инспекция присваивает по специальному алгоритму. Необходимо указать правильный ИНН. Если поставить случайный набор чисел, программа для проверки СЗВ-М выдаст ошибку. Помните, что на сайте ФНС России в сервисе «Узнать ИНН» вы сможете уточнить ИНН своего работника.

Читайте также:  Чем отличается в табеле учета рабочего времени обозначение ДО и ОЗ?

Возможно, что будет обнаружена ошибка в имени файла. В таком случае программа выдаст сообщение: «Имя файла ПФР_087-103-127678_087103_СЗВ_М_20160426_B65D3E0C-387C-408D-9BD2-E2DBBC583FEC.XML не соответствует утвержденному формату». Такое может произойти потому, что иногда программа учета может сохранить отчет в файле с неправильным названием. Верный файл выглядит так: «ПФР_Регистрационный номер_код ПФР_СЗВ-М_Дата формирования файла_ уникальный идентификатор.xml». На практике встречаются две ошибки в имени файла. Первая — неверное название формы. Например, СЗВ_М вместо СЗВ-М. Вторая — латинские буквы в названии файла. Например, «PFR» вместо «ПФР». Если в файле ошибка, переименуйте его. Запишите заглавными русскими буквами «ПФР» и «СЗВ-М».

Иногда программа учета неправильно записывает в xml-файле дату и время, когда компания формирует отчет СЗВ-М. В этом случае сообщение программы будет таким: « 2016-05-05Т12:00:00 03:00 Debug code: — 1072897535, Строка: 66, Позиция: 44 Ошибка разбора „2016-05-05Т12:00:00 03:00“ как типа данных dateTime. Не удалось проанализировать элемент „ДатаВремя“ со значением „2016-05-05Т12:00:00 03:00“». В данном случае в файле разделительная буква «Т» между датой и временем на кириллице. В файле нужно исправить русскую букву «Т» на английский аналог.

Плата за ошибки

Ответственность за нарушения, связанные с новым видом отчетности по форме СЗВ-М, довольно серьезная. По статье 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» наказать страхователя Пенсионный фонд должен за нарушение срока предоставления сведений, за предоставление неполных сведений и за предоставление недостоверных сведений. Размер штрафа за каждое из вышеперечисленных нарушений определяется в отношении каждого застрахованного лица и, следовательно, может вылиться в значительную сумму. Так, за нарушение срока представления СЗВ-М, установленного законом, за каждого работника будет взыскиваться штраф в размере 500 руб. Соответственно, за подобное нарушение компания численностью 1000 человек может пострадать на 500 000 руб. Такой же базовый размер штрафа установлен и за предоставление недостоверных сведений. При этом действующие законы не позволяют органам Пенсионного фонда РФ устанавливать какие-либо смягчающие обстоятельства и уменьшать в связи с этим размеры штрафов. Именно поэтому нужно внимательно относиться к проверке содержания сведений, предоставляемых страхователем, ведь даже простая описка в имени или фамилии работника приводит к предоставлению недостоверных сведений, за что и предусмотрено наказание.

На практике страхователи столкнулись с тем, что при сдаче отменяющих или дополняющих СЗВ-М территориальные органы ПФР начали предъявлять штрафы за недостоверные сведения. Ведь само представление дополняющих или отменяющих форм означает, что в первичном отчете была ошибка.

Необходимо помнить, что при привлечении к ответственности в такой ситуации сотрудники Пенсионного фонда должны руководствоваться Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н. Согласно п. 41 этой Инструкции при выявлении ошибок территориальный орган ПФР должен направить страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений. У страхователя есть две недели на то, чтобы исправить СЗВ-М. Если он уложился в срок, установленный инструкцией, штрафа быть не должно. Если вы самостоятельно исправляли ошибки до получения уведомления на основании протокола ошибок, то при получении акта от ПФР необходимо направить возражения со ссылкой на п. 41 упомянутой инструкции и указать на отсутствие оснований для привлечения к ответственности.

Как исправить ошибку в СЗВ-М и не попасть на штраф

Что изменилось в правилах по СЗВ-М

Унифицированная форма ежемесячной пенсионной отчетности по форме СЗВ-М знакома всем бухгалтерам без исключения. Отчет сдается в ПФ РФ уже более двух лет. С 01.10.2018 чиновники утвердили ряд нововведений в порядок подготовки и сдачи пенсионной отчетности. Ключевое изменение — скорректирован порядок предоставления отчетной информации в Пенсионный фонд. Теперь отчет считается сданным, если получено официальное уведомление от ПФР о его приеме. То есть если организация сдала отчет в срок (до 15 числа месяца, следующего за отчетным), но уведомление получено не было, то СЗВ-М считается несданным. В таком случае учреждению грозят штрафы за исправления в СЗВ-М — 500 рублей за каждое застрахованное лицо в непринятой отчетной форме.

Еще одно важное нововведение: Минтруд России разрешил споры, которые длились несколько лет. В Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 чиновники утвердили, что сведения по единственному учредителю компании сдаются в ПФР. То есть если в организации нет наемных работников, а числится только один гендиректор, который является единственным учредителем, то на него подают сведения в обязательном порядке.

Действующий порядок, утвержденный Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, скорректирован Приказом Минтруда России от 14.06.2018 № 385н. Изменения вступили в силу 01.10.2018.

Как теперь исправлять ошибки

Ошибки и неточности исправляются только в принятом отчете. То есть после получения уведомления от ПФР. Причем избежать штрафа в некоторых ситуациях не получится.

Например, учреждение при подготовке отчетности не указало в СЗВ-М сведения о вновь принятом работнике. В таком случае придется подать дополняющую форму. За такое нарушение представители Пенсионного фонда выпишут штрафные санкции. Оспорить это наказание практически невозможно.

А вот ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работника штрафами не грозят. Допустим, в мае бухгалтер обнаружил, что в СЗВ-М за апрель не указал отчество иностранного сотрудника, который устроился на работу в апреле. Как исправить ошибку:

  1. Подать в ПФР отменяющую форму.
  2. Направить дополняющий бланк.

Информация готовится только по тому сотруднику, в персональных сведениях которого была допущена неточность.

Ключевые правила заполнения отчетности и унифицированный бланк остались прежними. О них подробно мы рассказали в специальном материале «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».

Коды ошибок ПФР

Контрольные цифры ИНН физического лица — это число, подсчитанное по алгоритму формирования контрольного числа ИНН.

Элемент ИНН застрахованного лица заполняется.

Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве.

Указывается Ф.И.О., содержащееся в страховом свидетельстве.

Статус ИЛС в реестре застрахованного лица на дату проверяемого документа не должен быть равен значению УПРЗ.

Необходимо указать хотя бы один из элементов «Фамилия» или «Имя».

Проверяемый файл отправляется в виде корректно заполненного XML-документа.

Проверяемый файл не соответствует XSD-схеме.

Электронная подпись некорректна.

Элемент «Регистрационный номер». Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.

Идентификационный номер налогоплательщика не соответствует данным ПФР.

При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы «исходная» не допускается наличие ранее предоставленных сведений с типом «исходные» за отчетный период, за который предоставляются сведения.

Период предоставления СЗВ-М — не ранее апреля 2016 года.

Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка.

Что будет, если отправить исправления до уведомления ПФР

Ошибку в отчетности исправляют двумя способами:

  • по собственной инициативе, то есть когда учреждение самостоятельно выявило неточность и направило корректирующую информацию в ПФР;
  • либо ошибку выявил ПФР, тогда неточность исправляется в течение 5 рабочих суток — вот сколько дней есть у компании, чтобы без штрафов исправить ошибки в СЗВ-М, по которым ПФР прислал уведомление.

Самостоятельно выявленные неточности исправляются только при соблюдении двух условий: отчет с ошибкой предоставлен своевременно и принят в Пенсионном фонде, организация самостоятельно направила корректирующую информацию в ПФР до уведомления. Вот как без штрафа исправить ошибки в СЗВ-М, если не указал сотрудника:

  1. Сформировать дополнительную отчетную форму по конкретному служащему.
  2. Отправить регистр в ПФР до 15 числа.

Если сдать СЗВ-М позже, штрафа не избежать.

Совет: формируйте и сдавайте отчетность по форме СЗВ-М раньше установленного срока (15 число месяца, следующего за отчетным). У организации появляется больше времени на исправление неточности и ошибки без применения штрафных санкций.

Если исполнитель ошибся в СНИЛС, всплывает код 30 (статус неточности — ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.1). Специалисты ПФР примут бланк СЗВ-М, но не полностью, а частично. Корректировку надлежит исправить до 15 числа. Вот как подать новую, если СЗВ-М сдан в СНИЛС с ошибками и частично принят:

  1. Создать новый файл. Если в Пенсионный фонд предоставить тот же файл, система автоматически откажет в его приемке и обработке.
  2. Указать корректный СНИЛС работника и сверить его со страховым свидетельством.
  3. Сформировать новые отчеты с информацией о сотрудниках, по которым допущена ошибка.
  4. Отметить на титульном листе тип отчета «дополняющая».
  5. Отправить исправления до 15 числа.

Образец дополняющей формы СЗВ-М

Примерный образец, как подать дополняющую информацию в ПФР:

Подробнее о заполнении бланка читайте в статье «Как заполнить дополняющую форму СЗВ-М».

Что поменялось в СЗВ-СТАЖ

Изменения аналогичны. Теперь СЗВ-СТАЖ принимается работниками ПФР. До получения соответствующего уведомления о приемке отчетности информация не является сданной.

Изменений в бланке отчета или в порядке его заполнения утверждено не было. Сдавать отчет придется в электронном виде, если в организации трудятся 25 и более человек. Обязательно дождитесь официального протокола о приемке отчета, в противном случае организации выпишут штраф.

Ссылка на основную публикацию