Можно ли вместо резолюции руководителя организации ставить специальный штамп? - Komsindrom.ru

Можно ли вместо резолюции руководителя организации ставить специальный штамп?

Содержание

zakondostatka.ru

Резолюция на договоре при приемке директором

Можно ли вместо резолюции руководителя организации ставить специальный штамп?


Резолюция — это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей. Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ. Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Резолюция, как правило, проставляется в верхнем правом углу над текстом.

Однако, если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа. В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее

Резолюция: правила оформления

Можно ли вести распорядительную деятельность исключительно в устной форме? Если ваш руководитель сторонник “бездокументной” системы управления, объясните ему, что написание резолюций поможет избежать многих управленческих проблем.

Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов.Известно, что децентрализованная система управления негосударственных организаций привела к сокращению объема (удельного веса) распорядительной деятельности и появлению “бездокументных” методов управления. Некоторые руководители частных компаний, в основном предприятий малого и среднего бизнеса, всю распорядительную деятельность осуществляют исключительно в устной форме.

Резолюция на документе: образец, примеры

Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция.

Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.

На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего к содержанию акта.Нормативными актами определена структура реквизита. В его составе должны присутствовать следующие элементы:Инициалы и фамилия исполнителя.Содержание действий (задание).Срок выполнения.Подпись

Резолюции и поручения руководителя

10 октября 2007 г.

16:07 В. Иритикова, член Гильдии Управляющих Документацией Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций. Организационной основой любой системы документооборота является четкое распределение функций и ответственности органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам нижестоящего управленческого уровня.

Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо понимать,

Юридические консультации

Думаю, что большинство людей слышали или сами обращались с фразой к руководителю: «Завизируйте, пожалуйста».

Но всегда ли такая просьба является верной?

Помогут в этом разобраться «Требования к оформлению документов», утверждённые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65 – ст

«О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ»

Визой оформляется только согласование документа, которое проставляется обычно в нижней части листа на свободном от текста пространстве или на отдельном листе согласования (Фамилия и инициалы, подпись, дата).

Согласование может быть, например, с первичным профсоюзным органом, представительным органом, руководителем структурного подразделения, юристом, главным бухгалтером и т. д. Резолюцию же накладывает должностное лицо, которому адресовался документ (обычно это руководитель).

Руководитель не визирует документы – он их утверждает или подписывает (то есть накладывает от руки резолюцию).

Резолюция руководителя

Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет: Бесплатно с мобильных и городских Бесплатный многоканальный телефон Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможет 1. Должен ли руководитель организации писать «отказать» в резолюции на заявлении сотрудника на командировку?

1.1. Поясните ситуацию конкретнее.

Заявление на командирование обычно не составляется, оно не предусмотрено ТК РФ.

Обязателен приказ о направлении работника в служебную командировку. 2. Павел Романович, подскажите пожалуйста: если резолюции руководителя федерального органа исполнительной власти должны отмечаться в журнале регистрации, то в каком правовом акте об этом указано (на что можно сослаться при истребовании в суд журнала регистрации)?

2.1. Доброго Времени суток! Такого правового АКТА — не существует.

Виды заявлений, правила составления и резолюции руководителя

Вид контрольная работа Язык русский Дата добавления 09.03.2015 Размер файла 16,7 K Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии).

Существуют ли какие-нибудь требования к тому, как правильно написать резолюцию руководителю организации на заявлении работника?

Ответ на вопрос: Резолюция — это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей. Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ.

Резолюция, как правило, проставляется в верхнем правом углу над текстом. Однако, если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

False В целях экономии времени руководителя секретарь или

Резолюция на документе

Содержание В Правилах и Рекомендациях этот реквизит называется «Указания по исполнению документа». Резолюция (или указания по исполнению документа), пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает в себя следующие элементы: § фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), § содержание поручения (при необходимости), § срок исполнения, § подпись должностного лица, § дата.

Например: Зайцевой А.В., Никитину П.С.

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой “ХИТЭК” к 21.12.2010 Личная подпись 05.11.2010 Обычно на документе располагается не более четырех резолюций. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом.

Резолюция на договоре при приемке директором

Резолюция на договоре при приемке директором


О том, что это такое, как оформляется и какие выполняет функции – читайте далее. Одним из важнейших реквизитов, регулирующих распорядительную деятельность руководителя, является резолюция. Это на документе, требующем принятия решения, отображается в виде распоряжения, подписи и расшифровки, а также даты принятия решения.

Существуют различные варианты данного реквизита, которые зависят от типа принятого решения в отношении определенного документа, а оно, в свою очередь, может быть отрицательным или положительным. Помимо этого, резолюции на документах могут содержать решение вопроса или устанавливать порядок его решения. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.

Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию).

Резолюция на документе: образец, примеры

В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах.

Реквизиты могут носить конкретный или общий характер. Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам.

Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Резолюция на документе может определять несколько исполнителей.

Юридические консультации

Чаще всего резолюция находится слева между реквизитами «Адресат» и «Текст». В резолюции содержится следующая информация: Получатель резолюции – тот, кому должен быть направлен документ для исполнения (фамилия и инициалы исполнителя или исполнителей).

Читайте также:  Как оформить понижение оклада работнику?

Уволить с отработкой». В действительности отдел кадров уволить не может, он только готовит документы для увольнения. А работник не отрабатывает, а просто предупреждает работодателя об увольнении.

Резолюция на документе

Например: правила (чего?) внутреннего распорядка. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки печатают без кавычек и не подчеркивают. Заголовки располагают от левого поля листа.

В Рекомендациях есть указание на то, что заголовки могут быть оформлены по центру страницы полужирным шрифтом с прописной буквы.

В наших книгах все заголовки во всех документах оформлены с прописной (большой) буквы, а заголовки к протоколам – с маленькой (строчной).

Резолюции и поручения руководителя


Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

Можно ли вместо резолюции руководителя организации ставить специальный штамп?

В правоприменительной практике много примеров , когда резолюция печатается на отдельном бланке и прикрепляется степлером к основному документу.

При этом руководитель на предложенной помощником резолюции ставит только свою подпись и дату.

Нет запрета на изготовление клише резолюции по наиболее часто встречающимся вопросам.

Однако на все случаи такие клише изготовить не получится, могут быть различные нюансы, которые руководитель захочет отразить в резолюции. Таким образом, с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» в своем локальном акте ( Регламент подготовки распорядительных документов, Положение об организации документооборота в организации и т.п.

) вы можете описать свой способ оформления резолюции.

Подробности в материалах Системы: Нормативно-правовая

Правила оформления резолюций

Можно смело сказать, что резолюция на документах вполне может считаться полноценным распорядительным документом, но только в том случае, если она оформлена в соответствии со всеми правилами.

Кроме того, контроль исполнения документов в данном случае становится невозможен по одной простой причине – отсутствия распорядительных документов. Поэтому, чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем показать вашему руководителю примеры . Как

Отличный секретарь

И ставит резолюцию: А – пишет фамилию этого начальника, Б – дает короткое задание (можно обойтись и без него), В – , в который нужно выполнить задание, Г – дату постановки задания, Д – после чего расписывается.

Затем письмо поступает ответственному исполнителю – тому самому начальнику отдела.

Если он лично будет заниматься выполнением задания, письмо остается у него.

Если же назначит исполнителя из числа своих подчиненных, то поставит свою резолюцию – точно так же, как и его шеф. Резолюция — отправная точка . Если в организации действует система контроля, секретарь делает необходимые пометки в электронной базе данных, и лишь после этого отдает письмо исполнителю.

Посмотрите на картинку. Перед вами – обыкновенное письмо, рассмотренное руководителем и отправленное на исполнение. Цифры рядом со стрелками означают следующее: 1 – поступившее в письмо было зарегистрировано, т.к.

стоит с номером входящего письма;

Существуют ли какие-нибудь требования к тому, как правильно написать резолюцию руководителю организации на заявлении работника?

В правоприменительной практике много примеров, когда резолюция печатается на отдельном бланке и прикрепляется степлером к основному документу.

При этом руководитель на предложенной помощником резолюции ставит только свою подпись и дату. Таким образом, с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» в своем локальном акте (например, Регламент подготовки распорядительных документов, Положение об организации документооборота в организации и т.п.) вы можете описать свой способ оформления резолюции.

Бланк резолюции руководителя

Можно ли вместо резолюции руководителя организации ставить специальный штамп? Ставить данные штампы, даты сотрудникам ОК, а ему приносить только на подпись. Есть ли какие-нибудь нормативные документы, которые могли бы доказать руководителю неправомерность его действий? Заранее благодарю. Ответ Резолюция — это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей. Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТ.

Правила оформления резолюций

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу документа и содержит: наименование организации-получателя, очередной порядковый номер и дату поступления при необходимости — часы и минуты. Резолюция пишется от руки в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, она может быть поставлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Отметка об исполнителе содержит: инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Ее располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Она подписывается и датируется исполнителем документа либо руководителем соответствующего структурного подразделения.

Отметка о наличии приложения вносится после текста документа перед подписью. Оформляется без абзаца и отделяется от основного текста документа 3 межстрочными интервалами. Отметка о заверении копии проставляется на копиях документов и выписках из документов. Идентификатор электронной копии документа является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции. Резолюция-это решение должностного лица по вопросу исполнения документа, выраженное в письменной форме или указание по исполнению документа. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Если решение вопроса поручено нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное первым, принято считать ответственным за работу всех остальных Если документ имеет типовой срок исполнения, то в резолюции срок можно не указывать Указанный в резолюции индивидуальный срок исполнения не может содержать типовой срок Р.

Все о резолюции на заявлении об увольнении: образец

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа например: положение, порядок, правила, перечень, список и т. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 — 4 межстрочными интервалами, от текста приложения — 2 — 3 межстрочными интервалами. Значительные по объему положения правила могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Пример бланка делового письма

Иваново Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области В целях совершенствования системы делопроизводства в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области: 1. Утвердить порядок работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области прилагается. Руководителям исполнительных органов государственной власти Ивановской области при организации системы делопроизводства в подведомственных органах руководствоваться положениями настоящего порядка. Признать утратившими силу разделы 1 — 4, 6 — 11, 13 — 23 приложения к распоряжению главы администрации Ивановской области от

36) Отметки на документе, их значение и оформление.

Уважаемые господа! Глубокоуважаемый товарищ Петров! При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам председателям обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например: Господин Президент! Ваше Преосвященство! В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. При этом местоимение мы в деловом тексте обычно не пишется. Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Дирекция компании не возражает.

Полезное видео:

РЕКВИЗИТЫ 17, 19, 28, ВИЗА ОЗНАКОМЛЕНИЯ

Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана. Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму, в которой учтен документ журнал или регистрационно-контрольную карточку. Если исполнение поручения берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку. Необходимо отметить, что рассмотрение документов руководителем и оформление резолюций — достаточно сложный вопрос, имеющий много нюансов как организационного, так и психологического плана. Очень часто исполнение поступающих в организацию документов начинается именно с оформления резолюций. В связи с этим значение резолюции как средства управления в ряде случаев абсолютизируется. Во многих организациях основная масса поступающих документов, независимо от их содержания и степени важности, передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь вниз по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю.

Резолюции и поручения руководителя

Образец бланка резолюции для исполнения образец бланка резолюции для исполнения Совет не обязателен для исполнения подчиненным. Образцы по теме: Решение. Алгебраическая форма комплексного числа. Требования к документам бланки, необходимые условия, сроки. Заявление об отсрочке платежа. Приложение Г к Рекомендациям по каталогизации. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые.

Бланк резолюции

В документообороте резолюция документа — это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. На документах, поступающих в организацию входящих документах или созданных внутри ее внутренних документах , должна быть резолюция. И в первую очередь это относится к тем документам, которые требуют исполнения, поступают из вышестоящих органов. От содержания резолюции зависит решение вопроса, просьбы, заявления. Таким образом, резолюция появляется на документе после его рассмотрения руководителем.

Читайте также:  Как оформить временное замещение работника?

Сроки хранения документов в организации Правила оформления Любые резолюции на документе состоят из трех строк: исполнитель исполнители , распоряжение, дата и подпись руководителя. В том случае, если к исполнению распоряжения привлекается несколько сотрудников, первой необходимо указать фамилию ответственного исполнителя. В его задачи будет входить непосредственный контроль исполнения распоряжения остальными назначенными лицами, а также отчет о проделанной работе. В случае необходимости по данному поводу ответственный работник может даже организовать собрание, в ходе которого будет определен порядок исполнения поручений. Фамилии исполнителей необходимо указывать в именительном или дательном падежах. Строка распоряжения должна коротко и ясно отображать суть поручения по данному документу. Как правило, само распоряжение начинается с глагола, отображающего основное действие.

Реквизит «Резолюция». Резолюция — письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана собственноручная подпись и датирована.

Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение. По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Но самое главное — руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу.

Оформление резолюции

  • Мольков Г.Г. | доцент кафедры информационных систем Государственного университета управления

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

    указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;

характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);

указание сроков ожидаемого исполнения;

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюцииадресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  • «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  • «дополнительно переговорить»;
  • «подтвердить получение»;
  • «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

  1. Ситуация является стандартной
  2. Ситуация не является стандартной.
  3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

    Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:


Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Читайте также:  Какая существует классификация персонала в ВУЗе?

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Резолюция на документе: образец, примеры

Каждый работник кадровой службы знает о существовании такого реквизита, как резолюция. На документе его указывает директор организации. Рассмотрим этот реквизит подробнее.

Общие сведения

Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта. Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.

На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего к содержанию акта.

Резолюция на документе: образец

Нормативными актами определена структура реквизита. В его составе должны присутствовать следующие элементы:

  1. Инициалы и фамилия исполнителя.
  2. Содержание действий (задание).
  3. Срок выполнения.
  4. Подпись начальника.
  5. Дата.

В зависимости от содержания записи те или иные элементы могут отсутствовать.

Классификация

В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах . Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.

Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят о бщие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.

Содержание

Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта. Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Р езолюция на документе может определять несколько исполнителей. Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.

Сроки

Они определяются руководителем на основании содержания рассматриваемого им документа. Директор также может использовать и типовые сроки, установленные для определенных актов. Срок исполнения указывается цифрами. Аналогичным образом оформляется дата самой резолюции.

Контроль

Если предполагается надзор над исполнением документа, то в резолюции может указываться конкретный служащий, ответственный за него. Если контроль распространяется на часть акта, в реквизите отражаются номера соответствующих пунктов или разделов. В любом случае на документе должна стоять отметка. Это может быть слово «Контроль» или просто буква «К». Она ставится в левой части акта напротив заголовка либо той части, над исполнением которой устанавливается надзор.

Важный момент

По общим правилам на документе не может присутствовать больше одной резолюции. Допускается указание нескольких реквизитов, если их содержание не дублируется. В большинстве случаев такие резолюции конкретизируют правила исполнения документа.

Размещение

Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе . Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу. Он обычно находится между текстом и адресатом. Если возникает необходимость оформить сложную по своему содержанию резолюцию, в которой присутствует два или больше поручений, или нескольких указаний, их допускается размещать на любом свободном пространстве лицевой части первого листа. При этом реквизит не должен затрагивать текст и уходить на поля.

Для выделения текста указания его нужно располагать несколько под углом. В некоторых случаях резолюция может оформляться на отдельном листе. При этом на акте должна присутствовать отметка о наличии такого приложения. Кроме подписи, в этом случае указываются фамилия и инициалы автора. Такие резолюции иногда именуют «рефераткой». Данный термин очень распространен в органах госуправления. Если возникает необходимость оформить резолюцию на отдельном листе, ее можно написать от руки либо напечатать.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.

После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

Возможные выходы из ситуации

Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт. При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить. Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.

Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание. Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации. В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.

Экономия времени

Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

Дополнительно

Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.

Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.

Ссылка на основную публикацию