Особенности составления некоторых справок. - Komsindrom.ru

Особенности составления некоторых справок.

Справки

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

  • Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
  • Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

  • Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
  • Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

  • Название компании.
  • Указание получателя.
  • Место составления.
  • Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

  • Предмет проверки.
  • Причины и цели контрольных мероприятий.
  • Факты, установленные в ходе проверки.
  • Найденные нарушения.
  • Положительные аспекты.
  • ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

  • Название архивного документа.
  • Дата его составления.
  • Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

Справки. Виды справок, порядок их составления и оформления.

Справка — информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка — официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2008 или За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает». При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние — их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания.

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

— заголовок к тексту;

— отметка о наличии приложения (если оно имеется);

— отметка об исполнителе (при необходимости);

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

— руководителю вышестоящего органа;

— организации в целом;

— структурному подразделению организации;

— конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор — составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Читайте также:  Комиссия по проверке знаний по пожарной безопасности

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения — автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный — приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения — исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 9992 — | 7787 — или читать все.

95.47.253.202 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Составление и оформление справок

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Документационное обеспечение — важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Справка — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

  • — адресат;
  • — заголовок к тексту;
  • — текст;
  • — отметка о наличии приложения (если оно имеется);
  • — отметка об исполнителе (при необходимости);
  • — визы;
  • — подпись;
  • — дата;
  • — регистрационный индекс.

Заголовок к тексту справки строят по схеме «О чем?». Он включает указание периода, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй — приводят конкретные сведения по существу вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст можно оформить в виде таблицы.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

  • — руководителю вышестоящего органа;
  • — организации в целом;
  • — структурному подразделению организации;
  • — конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляют на бланках формата А5, подписывают два лица — руководитель и главный бухгалтер или руководитель и заведующий отделом кадров. Справки заверяются печатью.

50) Требования к составлению и оформлению справок (виды справок, справки внешние и внутренние).

Справка — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

Читайте также:  Обязан ли работодатель предоставить сотруднику время на прохождение диспансеризации?

— заголовок к тексту;

— отметка о наличии приложения (если оно имеется);

— отметка об исполнителе (при необходимости);

При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

— руководителю вышестоящего органа;

— организации в целом;

— структурному подразделению организации;

— конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор — составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного. Пример

«О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»;

«О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»;

«О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный — приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения — исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Табличная форма представления текста используется в справках, как правило, при изложении цифровых показателей.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2008 по 30.06.2008».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т.п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

Правила оформления справок

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки — описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И. И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

— структура текста и стиль изложения;

— подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера;

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица — после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Пример 2. Адресатом является организация.

Государственная инспекция труда

в Республике Башкортостан

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Великановой С. Ф.

ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

г. Димитровград, 433500

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

по месту требования

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?»/»о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА». Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О техническом состоянии помещения», во втором — «О несчастных случаях на производстве» (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. «.

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам. » или «Доводим до вашего сведения, что. «. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

Читайте также:  Электронные трудовые книжки

— «Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены» и

— «По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены».

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И. И. в том, что. «.

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.

2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т. н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, «по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала». Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически — в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать «защиту от дурака».

Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т. е. получающая справку).

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок — внешние, т. е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. «. Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма — тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта — см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

│ Закрытое акционерное общество Генеральному директору │

│ «Волжская строительная компания» ООО «Кировпроектмонтаж» │

Ссылка на основную публикацию