Относятся ли приказы по основной деятельности к локально-нормативным актам? - Komsindrom.ru

Относятся ли приказы по основной деятельности к локально-нормативным актам?

Содержание

Может ли приказ быть локальным нормативным актом?

С позиции документоведческого подхода приказ как вид документа не относится к ЛНА.

Понятие «управленческие документы» является условным родовым, т.к. реально в деятельности организации используются документы, принадлежащие к различным системам документации в соответствии с направлениями деятельности: организационно-распорядительная, научно-техническая, плановая, первичная учетная и другие.

Самой «древней» системой документации, которая сложилась вместе с принципами управления, является организационно-распорядительная. Она продолжает «обслуживать» самые общие функции управления, к которым относятся:

Соотношение функции управления с подсистемой внутри организационно-распорядительной документации

Не случайно делопроизводство как технологию работы с документами называют «документационное обеспечение управления».

Организационные документы (отмечены «1» в Таблице 1) являются локальными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации и закрепляют систему управления. Их нормы обязательны для исполнения всеми сотрудниками компании, они действуют в течение достаточно длительных сроков (от 3 до 5 лет и долее). Обязательность их наличия в организации, содержание и требования к оформлению устанавливаются нормативно правовыми актами уполномоченных органов государственной власти.

К организационным документам относятся: учредительные документы (устав, учредительный договор), положение (об организации, об органах управления, о структурных подразделениях и должностных лицах), структура и штатная численность, штатное расписание, правила, инструкция, регламент (административный), а также новые виды документов – стратегия, политика, концепция. Часть из них является локальными нормативными актами.

Распорядительные документы («2» в Таблице 1) обеспечивают оперативное управление организацией, они также являются правовыми актами, но обязательны для тех подразделений и сотрудников, которые в них названы прямо. Приказ относится к распорядительным документам.

Приказы являются также «инструментами» утверждения и введения в действие организационных документов (в т.ч. ЛНА), внесения в них изменений и дополнений, полной отмены или признания частично утратившими силу. В связи с этим срок действия таких приказов – до даты исполнения и снятия с контроля ЛНА или 3-5 лет.

В действующий Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93) организационные и распорядительные документы в статусе утвержденных унифицированных форм документов внесены в рамках именно той систематизации, о которой мы вам рассказали.

Если в организации разрабатываются правила (регламенты) издания управленческих документов, то рекомендуем их составлять раздельно для организационных и распорядительных документов.

Однако в ряде случаев (в виде исключения) конкретный приказ может быть отнесен к ЛНАесли текст приказа содержит нормы трудового права (как ЛНА):

На практике сложилось, что приказ может являться локальным нормативным актом (ЛНА) с точки зрения его содержания. Однако далеко не любой приказ – это ЛНА. Напомним, что локальные нормативные акты – это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В ТК РФ прямо упоминаются только некоторые ЛНА, например правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ), положения об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ), персональных данных (ст. 87 ТК РФ), служебных командировках (ч. 4 ст. 168 ТК РФ) и др.

Чаще всего ЛНА принимаются в виде положений, инструкций, регламентов, политик и утверждаются приказом (но могут утверждаться и уполномоченным должностным лицом – генеральным директором и пр.). Однако в некоторых случаях все необходимые нормы могут включаться непосредственно в текст приказа. Например, согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть определен коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами. Если перечень небольшой, то работодатели нередко устанавливают этот список не отдельным ЛНА, а прямо в тексте приказа перечисляют работы / профессии / должности. К форме ЛНА в виде приказа ни проверяющие, ни суды претензий не высказывают. Проблемы на практике чаще возникают, если работодатель не ознакомит работников в должном порядке с таким приказом (содержащим нормы, которые должны быть установлены в ЛНА, согласно ТК РФ).

Также не стоит путать подобные приказы с приказами, действие которых распространяется на ограниченный круг лиц, в частности, приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, выплате премий и пр. – они касаются конкретных работников, прямо в них поименованных, поэтому не являются ЛНА.

Таким образом, определяющим признаком, относится ли документ (в т.ч. приказ) к ЛНА или нет, является его содержание – есть ли там признак именно нормативности:

  • данный акт рассчитан на неоднократное применение в сфере трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений (т.е. его действие не прекращается после однократного исполнения какой-либо обязанности) и
  • распространяется на заранее неопределенный круг лиц (т.е. в нем не перечислены конкретные Ф.И.О. сотрудников), – например на весь персонал предприятия или на всех работников, которые занимают либо будут занимать в будущем определенную должность.

Как в тексте приказа нормативного характера формулировать поручения без Ф.И.О.? На основе чего это можно делать? Ответ в журнале № 9’ 2019

Локальный нормативный акт организации

Локальный нормативный акт организации – это документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Общие требования к локальным нормативным актам организации

К основным общим требованиям можно отнести следующие требования:

локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников в случаях, установленных Трудовым кодексом;

нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями;

локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;

локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Форма и виды локальных нормативных актов

Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция.

Локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п.

К локальным нормативным актам относятся также штатное расписание и график отпусков.

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

Локальные нормативные акты можно разделить на следующие виды:

обязательные — состав таких актов определен трудовым законодательством. К обязательным, в частности, относятся:

документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например, Положение о персональных данных;

документ, устанавливающий систему оплаты труда, например, Положение об оплате труда;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и инструкции по охране труда;

документ, определяющий порядок аттестации.

необязательные — такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению. К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

Оформление локального нормативного акта

При оформлении локального нормативного акта используется бланк, который включает в себя:

наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;

наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);

дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;

место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Читайте также:  Как в трудовом договоре прописать условие скользящего графика?

Структура и содержание локальных нормативных актов

Структура и содержание локальных нормативных актов зависят от круга вопросов, в отношении которых необходимо принятие таких актов.

Условно структуру локальных нормативных актов можно разделить на следующие части:

общие положения: перечень регулируемых вопросов; нормативные правовые акты, в соответствии с которыми локальный нормативный акт принимается; подразделения или категории работников, подпадающие под его действие;

основная часть: права и обязанности работника и работодателя; процедуры, не определенные законодательством; порядок взаимодействия структурных подразделений в зависимости от специфики локального нормативного акта; действия сторон, сроки, ответственность и пр.

заключительные положения: время вступления локального нормативного акта в силу, порядок внесения изменений и дополнений, а также его отмены, перечень локальных нормативных актов или отдельных положений, прекращающих действие в связи с принятием нового акта.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения, касающиеся вопросов, отраженных в этих актах. В этом случае делается отметка о наличии приложения.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Принятие локальных нормативных актов

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе.

Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами:

издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.

Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите «Гриф утверждения документа».

Если локальный нормативный акт принимается путем издания приказа (распоряжения), то в приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:

дату введения его в действие;

указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого;

фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта;

Ознакомление работников с локальными нормативными актами

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.

— подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления.

Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;

— подписью работника на отдельном документе — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Локальные нормативные акты, принимаемые работодателем

lokalnye_akty.jpg

Похожие публикации

Локальным нормативным актом является внутренний документ, принимаемый руководством компании в рамках своей компетенции, и содержащий нормы трудового права. Он регламентирует трудовую деятельность в конкретной организации, обеспечивая эффективное управление персоналом. При принятии локальных нормативных актов работодатель должен ориентироваться на положения законодательства РФ и не противоречить им.

Локальные нормативные акты организации: перечень вопросов

Локальные акты (ЛНА) охватывают различные стороны отношений персонала и предприятия: финансовую, управленческую, кадровую, дисциплинарную и иные. Работодатель вправе по собственному усмотрению детализировать условия работы подчиненных, установить оптимальный распорядок рабочего дня, предусмотреть систему поощрений и взысканий. Главное, чтобы локальные нормативные акты, принимаемые работодателем, не нарушали положений Трудового кодекса и других законов. ЛНА не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с законодательными нормами (8-я статья ТК РФ).

Из словосочетания «локальные нормативные акты» можно понять:

  • что они имеют ограниченную (локальную) территорию действия – в пределах одной организации / ИП;
  • что содержащиеся в них предписания обязательны для всех работников, о которых идет речь в документах.

Локальные нормативные акты принимаются, чтобы с их помощью установить обязанности и права сотрудников, а также работодателя, в областях, жестко не регламентированных законодательством. Например, Трудовой кодекс определяет, что нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (91-я статья ТК РФ). Однако им не установлено, когда начинается и завершается смена. Подобные уточняющие вопросы регулируются локальными документами компании или ИП.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты принимают и организации, и индивидуальные предприниматели. Исключение составляют работодатели из числа физических лиц, имеющих наемных работников, но не зарегистрированных в качестве ИП.

Примеры локальных актов предприятия

Итак, локальные нормативные акты организации – это ее внутренние документы, детально регламентирующие производственный процесс, а также права и обязанности двух сторон трудовых взаимоотношений: сотрудников и работодателя. Ниже приводится несколько примеров, какая документация относится к локальным актам, а какая – нет.

Является ли приказ локальным нормативным актом организации

Мнение юристов по данному вопросу расходятся. Часть из них считают, что да, но только в том случае, когда он адресован к неограниченному количеству лиц, а не определенному работнику. То есть, например, приказ о премировании отдельного подчиненного не относится к ЛНА, а приказ о премировании всего трудового коллектива к ним можно отнести.

Однако более обоснованной кажется иная позиция. Ее сторонники считают, что приказ является не локальным нормативным актом, а организационно-распорядительным документом. Даже если приказ издан в отношении всех работающих подчиненных, под его действие не попадают сотрудники, которые трудоустроятся позже. Например, в случае с премированием никаких добавок к зарплате им не будет. Тогда как локальным нормативным правовым актом является документ, обязательный для выполнения независимо от момента трудоустройства сотрудника.

Является ли штатное расписание локальным нормативным актом

Штатное расписание является обязательным локальным нормативным актом, который должен иметься на предприятии. Хотя в Трудовом кодексе об этом прямо не говорится, такой позиции придерживаются чиновники Роструда (Письмо № ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014). Они отмечают, что штатное расписание относится к ЛНА, где фиксируется разделение труда между сотрудниками.

Является ли коллективный договор локальным нормативным актом

Правильно оформленный коллективный договор является не локальным нормативным актом, а самостоятельным правовым документом (источником права, при нарушении которого можно обращаться в суд). Несколько статей Трудового кодекса противопоставляют колдоговор и ЛНА. В частности, 5-я статья ТК РФ устанавливает, что отношения между работодателем и сотрудниками регулируются коллективным договором и локальными нормативными актами.

Обязательные локальные нормативные акты организации — 2018

ЛНА подразделяются на обязательные и необязательные документы. К первым относят акты, наличие которых установлено законом. Если обязательные локальные акты в организации отсутствуют, работодатель может подвергнуться административному наказанию в соответствии со ст. 5.27 КоАП, так как это явится нарушением трудового законодательства.

К обязательным ЛНА, в частности, относятся:

  • Правила внутреннего распорядка (189-я статья ТК РФ);
  • Положение о персональных данных работников предприятия (86-я статья ТК РФ);
  • Положение об оплате труда (135-я статья ТК РФ);
  • Инструкция по охране труда – с учетом специфики деятельности (212-я статья ТК РФ);
  • График отпусков (123-я статья ТК РФ), и т.п.

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт, но она обязательна лишь в случае, когда в трудовом договоре с работником четко не перечислены его функции, а стоит отсылка: «Работник выполняет трудовые обязанности в соответствии с должностной инструкцией».

Малым субъектам предпринимательства нужно знать, что если они являются микропредприятиями, то вправе отказаться от принятия ЛНА, даже обязательных, если условия, предусматриваемые такими актами, будут включены в трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ). К микропредприятиям относят компании, где трудится не более 15 человек, а годовой доход не превышает 120 млн. рублей.

Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов

Вначале работодателем принимается решение о разработке определенного документа, назначается отдел, или лицо, ответственное за эту работу. Затем порядок принятия локальных нормативных актов включает несколько этапов:

  1. Юристы проводят правовую экспертизу ЛНА.
  2. Документ проходит стадию согласований с заинтересованными службами (отделом кадров, бухгалтерией, и т.д.), а также с профсоюзами, если это установлено законом (при их наличии).
  3. Согласованный проект документа отдается на утверждение руководителю компании. Если есть замечания, текст корректируется.
  4. ЛНА после утверждения регистрируется в соответствующем журнале.

Локальный нормативный акт вступает в силу либо со дня его утверждения, либо с даты, указанной в самом документе. Документ применяется к правоотношениям, возникшим после его принятия, и является обязательным как для работника, так и для работодателя. Работников знакомят под подпись с ЛНА, связанными с их трудовой деятельностью. За неисполнение норм ЛНА на персонал может налагаться дисциплинарная, а на работодателя – административная ответственность.

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

Читайте также:  Отпуск по семейным обстоятельствам

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
  3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
  4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
  5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
  7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
  8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
  9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

  • название организации согласно учредительным документам;
  • наименование документа (положение, правила и пр.);
  • номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  • виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
  • специальная отметка, если есть приложения к документу;
  • виза утверждения руководителем;
  • дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

  • на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
  • изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

  • оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
  • к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
  • в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Понятие приказа

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Читайте также:  Какие поля являются обязательными для заполнения в личной карточке Т-2?

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
— о приеме на работу,
— о переводе на другую работу (перемещении)
— об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
— о дисциплинарных взысканиях,
— о совмещении,
— о поощрении,
— об установлении надбавки к окладу,
— об изменении персональных данных работника,
— о присвоении разрядов, классности,
— об изменении условий труда,
— обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
— Правила внутреннего трудового распорядка
— Положение о защите персональных данных
— Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector