Правильная корпоративная газета. Какая она? - Komsindrom.ru

Правильная корпоративная газета. Какая она?

Корпоративная газета – зеркало фирмы

    Компании растут, системы их управления усложняются, а приказы, распоряжения и отчеты движутся в потоке не знакомых друг с другом менеджеров. «Кто эти люди?» – восклицают директора, проходя утром по офису. Наладить связь между сотрудниками и руководством можно с помощью корпоративной газеты.

В мировой практике корпоративные издания выполняют социальную функцию. Подобная пресса – это инструмент управления компанией. Ее роль в процессе бизнес-коммуникаций недооценивать нельзя.

Выпуск корпоративного издания необходимо рассматривать как проект со всеми его атрибутами: концепцией, целями и задачами, материальными и кадровыми ресурсами. Мы разберем вид внутрикорпоративной газеты, предназначенной только для сотрудников компании.

Универсальной концепции корпоративных изданий не существует. Чтобы правильно ее определить нужно, в первую очередь, знать саму компанию, ее миссию и стратегию, цели и задачи, иметь представление об информационных потребностях сотрудников. Кроме того, нужно иметь сведения об отрасли фирмы, ее продуктах или услугах, соотношении интеллектуального, физического труда и продаж в бизнесе, сильных и слабых сторонах.

Этими знаниями, как правило, обладают акционеры и топ-менеджеры компании, которых можно объединить в редакционный совет. Он в режиме «мозгового штурма» должен определить основные направления редакционной политики издания, утвердить состав редакции (проектной группы), которая должна будет предложить структуру, формат и периодичность газеты.

В ряде фирм выбирают иной путь. Руководство одобряет общую идею, отдавая все прочие процессы на откуп редакции. Этот вариант предпочтителен для компаний с демократичной культурой управления, где высока доля интеллектуального труда. Редакционный совет пригодится крупным компаниям с жесткой иерархией, холдингам.

Следует иметь ввиду, что даже малейшие расхождения во мнениях акционеров и руководства компании не должны отражаться на страницах корпоративной газеты. В издании не нужно публиковать разгромные фельетоны и полезную конкурентам инсайдерскую информацию. Цели газеты не должны расходиться с целями и задачами компании-издателя.

Типичные цели корпоративной газеты — формирование единого информационного поля и управление отношениями с персоналом руководства (акционеров) компании.

Подобное издание поможет сплотить коллектив, донести до него ценности компании, сформировать адекватную корпоративную культуру, управлять отношением сотрудников к происходящим в компании процессам, изменениям. Газета должна создать площадку для обмена идеями и инновациями, мотивировать на профессиональные достижения. Это далеко не полный перечень задач, в решении которых поможет корпоративная газета.

Важно помнить, что газета – всего лишь инструмент. С ее помощью нельзя добиться, чтобы все читатели (сотрудники) думали одинаково. Можно лишь постараться, чтобы они думали об одном и том же.

Интернет-страница против печатной версии

Прежде чем решать, в каком виде должно быть корпоративное издание, нужно исследовать информационные потребности сотрудников, задачи, которые ставятся перед корпоративной газетой, оценить финансовые и технологические возможности.

Для начала следует определиться с техническим исполнением.

Если читатели вашей газеты работают на компьютерах, подключенных к единой локальной сети, или имеют доступ к интернету, можно ограничиться электронной версией газеты. Она может объединять в себе новостную ленту, информационно-аналитические статьи, официальную информацию и возможность для общения сотрудников друг с другом и с руководством компании в модерируемых форумах.

Если же компьютеризацией охвачены не все читатели, есть два более традиционных варианта. Это типографский способ или офисные средства (цветной или черно-белый принтер или ксерокс). Печать в типографии стоит дороже, однако, если газета попадает руки не только сотрудников, но и посетителей в пределах офиса, экономить на типографии не стоит. Использовать офисные средства имеет смысл при небольшом – до 100 экземпляров – тираже газеты, либо если она вывешивается на информационных стендах офисов.

Ежедневно в каждой компании происходит множество событий. Задача редакции корпоративной газеты – выявить их, собрать и отсортировать в соответствии с целями и задачами издания, его рубрикатором. Последний должен быть жестким из номера в номер. Однако минимум раз в полгода необходимо добавлять новые рубрики, новые идеи, которые можно почерпнуть не только внутри компании, но и в деловых СМИ.

Многие компании начинали свои корпоративные издания со стандартной «четырехполоски», переходя затем к более сложным концепциям. Из корпоративных газет для сотрудников вырастали специализированные журналы, имеющие свою аудиторию далеко за пределами организации, имиджевые проекты, направленные на повышение лояльности потребителей. Однако случались и обратные процессы, а также дифференциация изданий. Например, компания «Аэрофлот» начинала с выпуска одной корпоративной газеты, а сейчас у нее 13 корпоративных газет и журналов для сотрудников и для клиентов и более 50 интернет-порталов.

При выпуске корпоративной газеты следует опираться на лучшие образцы качественной деловой печати. Например, сроки выхода газеты должны быть жесткими, поскольку их срыв чреват потерей интереса, доверия и уважения к изданию.

Большинство компаний предпочитают выпускать корпоративное издание ежемесячно, реже – еженедельно и ежеквартально. Ограничением здесь выступает количество генерируемых компанией новостей, возможности подготовки аналитических материалов, а также объем полос и формат газеты.

Статьи в газете целесообразно разделить на два типа: оперативные, которые готовят непосредственно перед выпуском газеты, и неоперативные, из которых формируют редакционный портфель – перспективный план публикаций. К первому типу относят новости, анонсы и другую информацию, которая должна быть доведена до сотрудников максимально оперативно. Ко второму – интервью, аналитические и проблемные статьи, материалы, рассказывающие об истории компании, особенностях корпоративной культуры, сотрудниках, инновациях и рационализаторских предложениях.

Наличие редакционного портфеля поможет в немалой степени избежать традиционных газетных авралов накануне сдачи очередного выпуска. Также важно перед выпуском самого первого номера газеты создать максимально полный портфель иллюстраций – фотографий топ-менеджмента, производства, типовых рабочих ситуаций и т.д. Публикация качественных иллюстраций отличает все деловые СМИ. Вам придется следовать этому правилу, чтобы привлечь и удержать читателей.

Проблемы и решения

Следует помнить, что корпоративная газета живет по законам рынка СМИ. А значит, на ней сказываются и проблемы традиционных изданий: нехватка финансирования, специалистов, дефицит интересных статей, тем и талантливых авторов. Однако главная проблема – потеря доверия со стороны читателей, сотрудников компании из-за неверной редакционной политики.

Проблемы с финансированием могут быть решены только за счет перевода газеты из внутрикорпоративного формата в смешанный, рассчитанный и на внешнюю аудиторию. Это позволит привлекать в газету рекламодателей. Их находят преимущественно среди поставщиков компании.

С доверием — сложнее. Редакции корпоративной газеты необходимо найти особый тон информирования, адекватный стилю общения, принятому в компании — не директивно-нравоучительный, но и не панибратский, свойственный «желтой прессе».

Человеческий фактор – одно из главных препятствий, которое необходимо преодолеть корпоративной газете. Ответственность за ее выпуск, как правило, ложится на отделы PR, маркетинга, управления персоналом. Их сотрудники и составляют костяк редакции. Однако издание газеты – не основная их деятельность. Это накладывает свой, причем, не всегда положительный отпечаток, как на содержательную часть, так и на качество издания.

Лучший вариант – приглашение в редакцию корпоративной газеты специалиста «со стороны». То есть профессионального журналиста или редактора. Ведь корпоративное издание должно быть качественным, для чего требуются специальные знания редакционного процесса, которые невозможно получить из учебников.

Но есть и другая возможность, которой активно пользуются крупные компании. Они передают функции выпуска корпоративного издания на аутсорсинг PR-агентствам, либо часть функций, связанных с полиграфическим процессом, – типографиям и дизайн-центрам при них.

Без аутсорсинга не обойтись и в те моменты, когда перед редактором корпоративной газеты возникают рутинные производственные вопросы. Например, «кто будет писать статьи и фотографировать?», «кто сделает дизайн-макет?», «кто будет верстать газету и обрабатывать иллюстрации, выполнять допечатную подготовку?», «как газета будет печататься и распространяться?».

В корпоративной газете пересекаются задачи PR, HR, маркетинга и продаж. Однако универсальная роль всех СМИ – информировать. Эта задача должна оставаться приоритетной.

Не следует ждать, что корпоративная газета заменит живое общение между людьми, или заместит собой материальное стимулирование. Если материалы корпоративной газеты находят позитивный отклик у сотрудников, обсуждаются на совещаниях, если редактору удается привлекать к подготовке материалов членов трудового коллектива или даже сформировать институт «рабкоров», значит внутренние задачи решаются эффективно.

Для того, чтобы корпоративная газета стала не только частью корпоративной культуры, но и бизнеса компании, следует уделить повышенное внимание публикациям на профессиональные темы. Инновационная идея, отраженная в газете, принятая и успешно внедренная в компании, — лучшее (и, что немаловажно, измеряемое в финансовых показателях) свидетельство того, что издание выполняет не только агитаторскую роль, но и организаторскую.

Рубрикатор для начинающих

Примерный рубрикатор корпоративной газеты формата А2 на четырех полосах, выпущенной типографским способом, либо при помощи офисных средств:

  • передовица: корпоративные новости «высшего эшелона», описания важнейших событий, отраслевые новости, напрямую связанные с компанией. Обязательно должен быть «гвоздь номера», центральный материал с крупной качественной иллюстрацией, информация о производственных показателях компании — числовая информацию (здесь можно обыграть проценты объемов продаж, котировки акций, рост числа филиалов, количества сотрудников и т.д.);
  • вторая полоса: продолжение центрального материала с передовицы; корпоративные новости «второго эшелона» (преимущественно производственные достижения). Можно сделать интервью с одним из менеджеров на актуальную тему, освещенную в новостном блоке передовицы;
  • третья полоса (практическая): описание инноваций, внедряемых в компании; мастер-классы опытных сотрудников и менеджеров. Не лишними будут истории успеха сотрудников, представление новых членов команды, информация о карьерном росте сотрудников, изменениях в руководстве компании;
  • четвертая полоса: полезные советы (в рамках корпоративной культуры), отчеты с обязательными иллюстрациями о спортивных, культурно-досуговых, командообразующих мероприятиях в компании. Сотрудники с удовольствием будут читать поздравления с днями рождения (свадьбами), интересные хобби коллег, отраслевые кроссворды, шарады и конкурсы со значимыми призами и т.д.

«Делать как для взрослых, только лучше»…

Наталья Донская, начальник отдела внутрикорпоративных коммуникаций ОАО «Московская городская телефонная сеть».

Выпуск корпоративной газеты – задание нелегкое. Ведь начинающие издатели помимо проблем, присущих всем масштабным СМИ, сталкиваются еще и с отдельными специфическими вопросами. О том, какие трудности ждут их на этом пути, рассказала Наталья Донская, начальник отдела внутрикорпоративных коммуникаций ОАО «Московская городская телефонная сеть». МГТС уже более четырех лет выпускает корпоративную газету «Московский телефонист».

— Наталья Александровна, поясните, пожалуйста, насколько хорош вариант, когда редакционный совет сформирован из топ-менеджеров компании-издателя.

— Редакционный совет из топ-менеджеров действительно может стать рабочим органом. При этом он будет определять стратегию развития издания в соответствии с планами и перспективами самой компании. Но на некоторых предприятиях корпоративная культура не демократична, а руководство «страшно далеко от народа». В этом случае существует серьезная опасность, что газета превратится в «карманную» брошюру генерального директора. Другой вариант развития событий — газета будет интересна только руководителям, а сотрудники, в лучшем случае, будут в нее лишь «рыбу заворачивать». Поэтому нужно, чтобы обе стороны не только знали, куда и как двигаться, но и хотели делать это вместе, с интересом и удовольствием.

Читайте также:  Уведомление об отпуске по графику

— Издавая газету впервые, не лучше ли доверить дело PR-агентствам? Большинство из них предлагают подобные услуги…

— Это не всегда эффективно. Аутсорсинг газеты по-настоящему хорош и полезен для технической части издания. Внешний исполнитель потратит слишком много времени на ознакомление с истинной ситуацией в компании. Да и, откровенно говоря, не все подробности постороннему нужно знать.

— Многие отмечают, что собрать хороший фотоархив непросто. Вам приходилось сталкиваться с такой проблемой?

— На самом деле проблем несколько. Бездумное заполнение полос яркими, но чужими для сотрудников лицами из электронных фототек может вызвать серьезное раздражение читателей. Поэтому нужен фотограф-профессионал, который мог бы не только делать репортажные снимки, но и снять «зажим» и с сотрудника, и с руководителя. Нужно понимание менеджера, что фото в кресле за столом под портретом Путина – не единственно возможный ракурс. Что почти никто из нас, даже симпатичный в «динамике», не выигрывает в «статике». А значит, нужен свет и грим, и, главное, время и желание для полноценной фотосессии.

— Да… Оказывается, не все так просто. Но ведь у корпоративной газеты не такие большие масштабы. Разве нельзя на это сделать скидку?

— Ни в коем случае! Если затеваете издание, нельзя вставать на позицию «Ну мы же не…(«Коммерсантъ», «Консультант», «Ведомости»). Корпоративное издание, как и детские книги, надо делать «как для взрослых, только лучше». Трудно, но необходимо доказывать руководству, что без трат на хорошую полиграфию и дизайн, качественной фотоаппаратуры, профессионального копирайтера процесс невозможен. Ведь это показатель уважения к сотрудникам, залог интереса к изданию. Это лишь несколько капель в море проблем, но они решаемы. Особенно, если есть цель «быть», а не «казаться» по-настоящему полезным и интересным изданием.

40% сотрудников корпоративных газет не знают, для чего нужны эти издания. Как добиться эффективного решения PR-задач?

В исследовании ресурса corpmedia.by и коммуникационного агентства PRCI. Storytellers выяснилось – среди сотрудников 100+ корпоративных изданий, которые выпускаются в Беларуси, только 60% четко представляют, какие задачи они должны решать. Эккаунт-директор коммуникационного агентства PRCI Кристина Крючкова поделилась опытом, как сделать корпоративное издание эффективным.

Фото с сайта aquarellse.su

– Предварительные результаты исследования корпоративных медиа (закончится в марте 2015, проводится путем онлайн-опроса) показывает: общий разовый тираж корпоративных печатных медиа по Беларуси составляет около 140 тыс. экз.

При этом 40% опрошенных специалистов, которые представляют то или иное издание, на вопрос о том, какие задачи стоят перед их медиа, либо не ответили, либо проигнорировали вопрос, либо не имеют представления, что надо говорить.

Эккаунт-директор коммуникационного агентства PRCI

Поделюсь наблюдениями и выводами, что происходит с корпоративными изданиями сейчас, и как специалистам, которые в них работают, выстроить эффективную коммуникацию.

Рынок корпоративных СМИ

В некоторых отраслях корпоративные издания есть почти у всех ключевых игроков. Например, в нефтехимической отрасли порядка 20 корпоративных изданий (ОАО «Нафтан», ОАО «Гродно Азот», основные сети АЗС). Подвох в том, что почти половина из них выходит «по инерции» – практически с тех пор, как на это был выделен бюджет. Это означает, что компаниям либо стоит закрывать издание, либо задуматься, чем оно может быть полезно.

Кроме того, корпоративных изданий становится заметно больше. С 2010 года белорусское информационное пространство увеличилось, по меньшей мере, на 40 корпоративных СМИ.

Пример. Около 7 лет назад в компании Itransition за короткий срок штат вырос до 500 человек. Это привело к ряду проблем и казусов – вплоть до того, что однажды генерального директора не узнали на ресепшн. Тогда стало понятно, что надо внедрять корпоративное издание, чтобы рассказать о компании в лицах и объяснить, какие у нее цели.

Кадр из фильма «Стажер» (2015). Режиссер: Нэнси Майерс

Рынок меняется. Многие издания начали менять формат. Долгое время целевой аудиторией многих корпоративных изданий были клиенты и сотрудники одновременно. Это неправильно, потому что контент для этих ЦА должен быть разным. Если издание для клиентов показывает картину мира с точки зрения компании, то газета или журнал для сотрудников – это о внутренних процессах, не для посторонних глаз.

Пример. Руководство Приорбанка в 2014 году реформировало свое корпоративное издание. Вместо общего журнала «Priortimes» было решено готовить два самостоятельных издания – журнал «Приоритеты» для клиентов и электронный журнал «Наши приоритеты» для сотрудников. Решение было удачным, это подтвердили отзывы читателей обоих изданий.

Материал предоставлен автором

По опыту, корпоративные издания в Беларуси либо направлены только на сотрудников, либо смешанные. Очень немногие делают 2 издания – это требует много ресурсов.

Пример: печать газеты (600 экземпляров, 16 полос, формат А3) обходится примерно в $1 000, не считая зарплаты сотрудников (если их нанимают дополнительно).

Какие задачи должно решать внутрикорпоративное издание

Задачи не связаны напрямую с прибылью, но косвенно к ней относятся. Когда сотрудник понимает цели компании и воспринимает их как свои, то, разумеется, работает эффективнее и более ответственно.

Кадр из фильма «Кадры». Режиссер: Шон Леви

Задачи для издания могут быть такими:

  • Удержание сотрудников
  • Повышение лояльности и вовлеченности
  • Закрытие вакансий за счет собственных сил
  • Усиление кросс-функционального сотрудничества

Пример. В газете ОАО «Пивзавод Оливария», Carlsberg Group есть постоянная рубрика, в которой сотрудники из разных департаментов развенчивают мифы о своей работе. В недавнем номере был большой материал о работе бизнес-аналитика – «8 мифов об аналитиках».

Данные предоставлены автором

Узнавая внутреннюю кухню других подразделений, сотрудники получают четкое представление об обязанностях каждого специалиста в компании.

Как решать задачи эффективно?

Вовлекайте сотрудников в офлайн-активности. Стандартные рубрики (например, «Слово генерального директора», «Наши достижения», «Наши награды», «Турслет») – скучны, их не хочется читать.

Пример. Новогодний выпуск корпоративной газеты Itransition в 2015 году было решено сделать легким, без серьезного контента и профессионально ориентированных текстов.

Материал предоставлен автором

Накануне корпоратива шестеро сотрудников встретились с Оксаной Князевой, основательницей бюро маркетинга и персонального брендинга Knyazeva Bridge, чтобы найти новые для себя образы. Оксана проработала имидж с каждым участником проекта, а в газете были опубликованы их фото.

Участники очень хорошо оценили идею.

Фото с сайта knyazevabridge.com

Пусть издание будет и электронным, и печатным (если позволяет бюджет). На мой взгляд, наличие только электронной версии «тормозит» вовлеченность сотрудников. Многие сохраняют те выпуски, где написано о них, показывают родным.

Я знаю случаи, когда сотрудники делали подшивку корпоративных газет. Некоторые вешают вырезки из газет на стену. Их очень мотивирует возможность оказаться на страницах издания.

Кроме того, возможно, не у всех сотрудников есть компьютеры (например, у рабочих завода), чтобы делать для них массовую рассылку с электронной версией издания. И не на каждом мониторе удобно читать газетный текст.

Включайте прямую речь руководителя. Во время кризиса в состоянии стресса находятся многие, а слова руководителя могут дать необходимое чувство уверенности в завтрашнем дне. Сотрудникам надо знать, что руководство анализирует ситуацию на рынке, и что в компании открыто говорят о проблемах.

Фото с сайта babyblog.ru

Пример. В прошлом году в Itranstion поменялся генеральный директор, и ее учредитель Сергей Гвардейцев открыто прокомментировал новое назначение в корпоративной газете. Он рассказал, почему это произошло и почему пост занял именно этот человек, чтобы не рождались слухи и не возникали ложные выводы. Это были слова, написанные им, а не PR специалистом.

Делайте это профессионально. Примерно половина корпоративных изданий в Беларуси выпускается усилиями штатных сотрудников компании (обычно это отдел маркетинга). В основном они справляются с задачей, но есть исключения:

1. Для некоторых это «обязаловка».

2. Задачу вменили человеку, не имеющему компетенций. Например, он не умеет писать интересные тексты или делать качественные фото, плохо владеет версткой.

3. Сотрудник перегружен и не может регулярно готовить издание.

Но зато никто не знает компанию лучше, чем ее сотрудники.

Кому отдать издание на аутсорс

Если внутренние ресурсы не позволяют готовить качественное издание, есть 2 выхода:

1. Услуги коммуникационного агентства. Оно работает с внутренними подрядчиками и комплексно отвечает за продукт.

2. Внештатники. Для выпуска газеты или журнала вам понадобятся услуги таких специалистов:

  • Копирайтер – от $800
  • Корректор – $100
  • Фотограф – от $300
  • Верстальщик/дизайнер – от $500

Цены указаны для небольшой газеты – 10-12 полос.

Вероятно, это может оказаться дешевле, чем работа агентства. Но достаточно сложно контролировать несколько разрозненных подрядчиков.

Успешная корпоративная газета: идеи, проверенные временем

Когда выпускаете корпоративную газету, сталкиваетесь с двумя проблемными ситуациями: либо новостей слишком много и они не влезают в объем газеты, либо их слишком мало. В первом случае достаточно выкинуть все второстепенное, во втором – вам придется дополнительно писать статьи чтобы заполнить объем и не снизить качество содержания. Вот что может стать вашей темой: Рассказ о сотрудниках: люди – это самое интересное что только бывает в этом мире – по крайней мере, для других людей. Поэтому выберите какого-нибудь сотрудника и расскажите о нем самом, о его работе и продвижении, о его видении компании. Это чрезвычайно полезно для создания образа компании, как за ее пределами, так и внутри. Медицинские советы: болеют все, и эти советы тоже читают все. К тому же, вы можете заметить что после серии таких статей резко уменьшится количество больничных. Осенью можно писать о гриппе, весной – об аллергии, и также не забывайте о тех проблемах, с которыми сотрудники сталкиваются каждый день: сидят ли они за компьютером или поднимают тяжести. Также очень полезно распространять информацию о технике безопасности — ведь об этом нужно знать всем, а не только сотрудникам техотдела. Только не надо просто копировать инструкции по безопасности — это скучно. Рассказ об отделе или представительстве: если у компании есть представительства в регионах, в головном офисе должны знать, что ам творится, какие люди там работают, с какими проблемами сталкиваются. Очень важно, чтобы в каждом офисе было представление обо всей компании. Также очень важно, чтобы «левая рука знала что делает правая», чтобы сотрудники отдела маркетинга чувствовали, что жизнь не кончается за пределами их комнаты. Выберите какой-нибудь отдел, напишите о ключевых сотрудниках, о том как протекает работа, соберите шутки и смешные случаи из отдела. Обсуждение новостей компании в топ-менеджменте: во многих компаниях проводятся еженедельные собрания топ-менеджмента, где кроме специальных тем обсуждаются и новости всей компании. Многим сотрудникам, которые не присутствовали на этом собрании, будет интересно узнать мнение руководителя по какой-то общей проблеме или обсуждение топ-менеджементом какого-то события. Цели и задачи компании, изменения стратегии: все то, что вы сообщаете СМИ, должны знать и ваши собственные сотрудники. Цели и идеал компании, направления благотворительной деятельноси, позиционирование на рынке, приоритеты стратегического развития. Биржевые новости: публикуйте все данные об активах и акциях вашей фирмы. Эта информация не является закрытой, и хотя она может быть не нужна в повседневной работе грузчика, даже и ему это безусловно, интересно. В конце концов, даже самый большой коллектив – одна команда, и каждый игрок имеет право знать счет игры. Инициативы сотрудников: многие ваши сотрудники, наверное, занимаются благотворительностью, работают как волонтеры. Расскажите об этом – либо сделав подборку по определенному направлению деятельности (например «сотрудники нашей компании помогают бездомным животным») либо расскажите про одного человека и его деятельность. Благотворительная деятельность сотрудников – это весомая составляющая деловой репутации всей компании. Условия, доходы, сроки: в любой динамично развивающейся компании постоянно меняются условия труда – и об этом сотрудники имеют право знать. Также будет очень полезно, если в газете будут печататься сроки сдачи по большим проектам, чтобы любой, кто делает какую-то часть в этом проекте, представлял себе, как много зависит от его вклада. Как на компанию влияют текущие события: собирайте все новости, которые относятся к вашей компании и к вашему сегменту рынка в целом. Каждому сотруднику полезно понимать всю ситуацию в целом, это позволит ему принимать решения исходя из более общих соображений, боле творчески. Если человек «слишком занят» чтобы самостоятельно читать новости – сделайте за него часть работы, соберите информацию о событиях, которые затрагивают работу компании. Если же по теме текущих событий еще и выскажется кто-нибудь из топ-менеджмента, у вас получится отличный материал. Вообще это очень полезно – привлекать авторитетных сотрудников к комментированию текущих событий – это подчеркивает их важность как экспертов. Хобби ваших сотрудников: у людей не всегда есть время просто поговорить о жизни и увлечениях даже с теми, кто работает с ними за одним столом. Напишите об этом – и это сблизит людей. Может быть, кто-то тренируется много лет и впервые пробежал марафонскую дистанцию. А кто-то другой занимается реставрацией самолетов времен Второй Мировой. А другой сотрудник сбросил 50 килограмм за год. Такие статьи – одни из самых читаемых. Технологические нововведения:я почти уверен, что в каком-нибудь из отделов вашей компании вот прямо сейчас пробуют применять новое оборудование или программное обеспечение. Напишите о том, как это повлияет на эффективность работы отдела, какие это открывает горизонты. Только пишите по возможности просто, появняя все термины. Такие статьи очень помогают повышению общей компьютерной грамотности в компании — и, кстати, снимает часть нагрузки с техотдела.

Читайте также:  Режим труда и отдыха водителей

Когда выпускаете корпоративную газету, сталкиваетесь с двумя проблемными ситуациями: либо новостей слишком много и они не влезают в объем газеты, либо их слишком мало. В первом случае достаточно выкинуть все второстепенное, во втором – вам придется дополнительно писать статьи чтобы заполнить объем и не снизить качество содержания. Вот что может стать вашей темой:

  • Рассказ о сотрудниках: люди – это самое интересное что только бывает в этом мире – по крайней мере, для других людей. Поэтому выберите какого-нибудь сотрудника и расскажите о нем самом, о его работе и продвижении, о его видении компании. Это чрезвычайно полезно для создания образа компании, как за ее пределами, так и внутри.
  • Медицинские советы: болеют все, и эти советы тоже читают все. К тому же, вы можете заметить что после серии таких статей резко уменьшится количество больничных. Осенью можно писать о гриппе, весной – об аллергии, и также не забывайте о тех проблемах, с которыми сотрудники сталкиваются каждый день: сидят ли они за компьютером или поднимают тяжести. Также очень полезно распространять информацию о технике безопасности — ведь об этом нужно знать всем, а не только сотрудникам техотдела. Только не надо просто копировать инструкции по безопасности — это скучно.
  • Рассказ об отделе или представительстве: если у компании есть представительства в регионах, в головном офисе должны знать, что ам творится, какие люди там работают, с какими проблемами сталкиваются. Очень важно, чтобы в каждом офисе было представление обо всей компании. Также очень важно, чтобы «левая рука знала что делает правая», чтобы сотрудники отдела маркетинга чувствовали, что жизнь не кончается за пределами их комнаты. Выберите какой-нибудь отдел, напишите о ключевых сотрудниках, о том как протекает работа, соберите шутки и смешные случаи из отдела.
  • Обсуждение новостей компании в топ-менеджменте: во многих компаниях проводятся еженедельные собрания топ-менеджмента, где кроме специальных тем обсуждаются и новости всей компании. Многим сотрудникам, которые не присутствовали на этом собрании, будет интересно узнать мнение руководителя по какой-то общей проблеме или обсуждение топ-менеджементом какого-то события.
  • Цели и задачи компании, изменения стратегии: все то, что вы сообщаете СМИ, должны знать и ваши собственные сотрудники. Цели и идеал компании, направления благотворительной деятельноси, позиционирование на рынке, приоритеты стратегического развития.
  • Биржевые новости: публикуйте все данные об активах и акциях вашей фирмы. Эта информация не является закрытой, и хотя она может быть не нужна в повседневной работе грузчика, даже и ему это безусловно, интересно. В конце концов, даже самый большой коллектив – одна команда, и каждый игрок имеет право знать счет игры.
  • Инициативы сотрудников: многие ваши сотрудники, наверное, занимаются благотворительностью, работают как волонтеры. Расскажите об этом – либо сделав подборку по определенному направлению деятельности (например «сотрудники нашей компании помогают бездомным животным») либо расскажите про одного человека и его деятельность. Благотворительная деятельность сотрудников – это весомая составляющая деловой репутации всей компании.
  • Условия, доходы, сроки: в любой динамично развивающейся компании постоянно меняются условия труда – и об этом сотрудники имеют право знать. Также будет очень полезно, если в газете будут печататься сроки сдачи по большим проектам, чтобы любой, кто делает какую-то часть в этом проекте, представлял себе, как много зависит от его вклада.
  • Как на компанию влияют текущие события: собирайте все новости, которые относятся к вашей компании и к вашему сегменту рынка в целом. Каждому сотруднику полезно понимать всю ситуацию в целом, это позволит ему принимать решения исходя из более общих соображений, боле творчески. Если человек «слишком занят» чтобы самостоятельно читать новости – сделайте за него часть работы, соберите информацию о событиях, которые затрагивают работу компании. Если же по теме текущих событий еще и выскажется кто-нибудь из топ-менеджмента, у вас получится отличный материал. Вообще это очень полезно – привлекать авторитетных сотрудников к комментированию текущих событий – это подчеркивает их важность как экспертов.
  • Хобби ваших сотрудников: у людей не всегда есть время просто поговорить о жизни и увлечениях даже с теми, кто работает с ними за одним столом. Напишите об этом – и это сблизит людей. Может быть, кто-то тренируется много лет и впервые пробежал марафонскую дистанцию. А кто-то другой занимается реставрацией самолетов времен Второй Мировой. А другой сотрудник сбросил 50 килограмм за год. Такие статьи – одни из самых читаемых.
  • Технологические нововведения:я почти уверен, что в каком-нибудь из отделов вашей компании вот прямо сейчас пробуют применять новое оборудование или программное обеспечение. Напишите о том, как это повлияет на эффективность работы отдела, какие это открывает горизонты. Только пишите по возможности просто, появняя все термины. Такие статьи очень помогают повышению общей компьютерной грамотности в компании — и, кстати, снимает часть нагрузки с техотдела.

11 советов по выпуску корпоративной газеты

Журнал: Справочник по управлению персоналом
Год: 2008
Автор: Пархоменко С.
Тема: Менеджмент, Построение системы коммуникаций в компании
Рубрика: На практике: Поставлена задача
Мода на собственные корпоративные газеты берет начало с отраслевых изданий, таких как, например, «Вестник нефтяника» или «Путевой дозор». В современных компаниях, численность персонала которых порой доходит до нескольких десятков, а то и сотен тысяч сотрудников, для создания корпоративных газет могут формироваться даже собственные редакции.

Вкомпаниях поменьше выпуск корпоративного издания часто поручается HR-отделу. Это подразумевает появление у менеджера по персоналу множества новых ролей — журналиста, редактора, дизайнера, фотографа, обозревателя. Вот несколько полезных рекомендаций для тех, кто планирует ступить на эту новую для себя стезю.

1. Подумайте еще раз — может, не стоит.

Многие корпоративные газеты прекращают издаваться в первые же полгода. Чаще всего это связано с недостатком времени и ресурсов. Поначалу кажется, что объем работ в целом не слишком-то и большой и выпуск газеты будет происходить «между делом». Для первого номера это иногда оказывается правдой — для него несколько месяцев копятся креативные идеи, материалы, вдохновение, и делается он «на энтузиазме». Второй и третий выпуск расставляют все точки над показывая настоящую трудоемкость проекта.

Поэтому для начала заручитесь поддержкой и высшего руководства, и линейных руководителей, разъясните цели выпуска газеты и их значимость для компании. Добейтесь выделения необходимых ресурсов — возможно, нужна будет работа дизайнера, фотографа, потребуется заказ печати. Оговорите, какого вклада вы ожидаете от менеджеров всех уровней: как минимум, начальники подразделений должны будут сообщать о новостях из своих отделов, а топы по первой просьбе находить время для интервью.

2. Создайте группу поддержки и привлеките помощников.

Во-первых, с самого начала важно продуктивно организовать процесс и распределить задачи по подготовке газеты, даже если для этого придется преодолевать естественное сопротивление. Например, технические функции может выполнять секретарь, а разработку оформления издания — отдел рекламы (тем более что у профессионалов это получится намного лучше и быстрее).

Во-вторых, необходимы авторы, обозреватели, фоторепортеры из числа сотрудников компании. Чем больше их будет — тем лучше: разнообразие подготовленных ими материалов повысит интерес к газете. Используйте все способы, чтобы стимулировать к участию в подготовке издания как можно большее количество работников. Стремитесь отметить вклад людей, которые помогают делать газету, не только от себя лично, но и от имени организации, руководства.

3. Выберите подходящую периодичность и формат издания.

Периодичность нужно определять, учитывая два параметра: с одной стороны, газета должна стать источником актуальной информации, с другой — к каждому номеру необходимо накопить достаточно материала, к тому же нужно время на подготовку выпуска. Чаще всего выбирается привычная ежемесячная периодичность.

Что касается формата — то в данном случае выбор шире, чем у «настоящих» газет. Главное требование — издание должно быть удобным и эстетичным.

Стенгазета — формат, проверенный временем. Несколько экземпляров на «главных магистралях» в организации позволят увидеть газету всем интересующимся. Если компания имеет филиальную структуру, то издание может пересылаться по электронной почте и печататься на месте.

Внутренний сайт. Рассматривая этот вариант, важно учитывать, что не у всех сотрудников есть доступ к компьютеру, кроме того, бумажная газета вызывает больший интерес и лучше воспринимается. Часто удачным решением становится подготовка и стенгазеты, и ее электронной версии на внутреннем сайте.

Самиздат. Несколько десятков экземпляров печатаются на имеющемся офисном оборудовании и распространяются «из рук в руки». Но этим способом газета расходится не так хорошо, как хотелось бы, поэтому к данному варианту стоит прибегнуть, только если нельзя использовать другие. Тем более что возможности офисной техники редко позволяют сделать издание достаточно эстетичным.

Типографская печать. Если нужно изготовить несколько сот экземпляров, то, естественно, стоит напечатать газету в специализированной организации. При этом обеспечивается хороший внешний вид и можно сделать персональный экземпляр для каждого сотрудника.

4. Узнайте больше о верстке и дизайне.

Поскольку вы отвечаете за проект в целом, важно иметь представление обо всех его аспектах. Нужно определиться с программным обеспечением, с помощью которого будет готовиться газета. Для начала можно использовать и ms Word, но лучший результат будет достигнут при работе с профессиональными пакетами для многостраничной верстки. При подготовке первого выпуска стоит потратить усилия на разработку подходящей модульной сетки и элементов оформления — это облегчит создание следующих номеров. Также вряд ли удастся обойтись без программного обеспечения для обработки фотографий.

Читайте также:  Тарификационные списки педагогических работников

Даже если техническим исполнением занимается специалист, вам нужно хотя бы в общих чертах изучить эту область, как бы пугающе не выглядели на первых порах термины вроде «интерлиньяж» или «кернинг».

5. Осваивайте разные жанры.

Чтобы издание эффективно смотрелось и с интересом читалось, важно использовать разнообразные формы построения статей и иллюстраций. Возьмите несколько популярных газет и изучите способы подачи материала — наверняка у вас возникнет несколько интересных идей.

Статьи информационного жанра используются чаще всего, в них важно избегать протокольно-бюрократического языка, ясно и интересно излагая мысли, события, факты. Интервью — отлично помогает донести идеи «от первого лица» и в живой форме. Блиц-опрос — просто задайте один актуальный вопрос 10-15 людям, а затем выберите самые интересные ответы. Фотоотчет всегда задерживает взгляд читателя и передает эмоции — тематическая подборка фотографий с комментариями может стать украшением выпуска.

6. Создавайте постоянные рубрики.

Создание постоянных рубрик дает ряд важных преимуществ. Во-первых, это направляет работу, показывает, какую информацию для выпуска нужно подбирать и как ее структурировать. Так, незначительное известие из пары предложений попадет в колонку «Новости одной строкой», а сведения о важных изменениях будут представлены на первой полосе в «Теме номера». Во-вторых, рубрики позволяют формировать ожидания читателей и стимулировать их инициативу. Например, если вы откроете рубрику «Хобби» и опубликуете статью о том, что один из сотрудников занимается авиамоделизмом, скорее всего, вы в скором времени получите информацию и о других увлечениях ваших коллег.

7. Пользуйтесь материалами из тематических источников.

Не стоит делать большую часть корпоративной газеты компиляцией материалов из тематических журналов и интернет-ресурсов. Но целесообразно выделить одну или две рубрики для интересных статей из этих источников. Ценные сведения на актуальную тему, касающиеся отрасли или направления деятельности, будут вполне уместными и могут оказаться полезными читателям. Также логично, например, представлять в корпоративной газете статьи о компании, напечатанные в общедоступных или отраслевых изданиях. Кроме прочего, в экстренных случаях информация из сторонних источников позволит восполнить острый недостаток материала.

8. Фокусируйте внимание на людях.

Самый простой способ сделать корпоративную газету интересной и обсуждаемой — сфокусировать внимание на сотрудниках. Рубрики «Дни рождения» или «Новички» с блиц-интервью поступивших на работу коллег неизменно вызывают внимание.

Ищите нестандартные ходы. Например, в одной торговой компании сложилась традиция фотографироваться в отпуске в интересных местах с логотипом организации. Иллюстрации с корпоративным флагом на Эвересте или логотип фирмы, размером 5х5 метров, вытоптанный на диком песчаном пляже, естественно, становились самыми запоминающимися материалами выпуска.

9. Разъясняйте «острые» темы, развивайте внутренние коммуникации.

Корпоративные СМИ очень важны как средство управления общественным мнением среди сотрудников, например, в ходе изменений или для продвижения какой-либо инициативы. Не бойтесь «острых» тем — функция газеты по разъяснению актуальных вопросов намного важнее развлекательной.

Например, если планируется внедрение новой системы материального стимулирования, то в газете можно анонсировать эти изменения, объясняя, для чего они нужны и как скажутся на персонале. А после «пробного запуска» системы в одном подразделении можно опубликовать интервью с руководителем и работниками этого отдела, чтобы показать, что изменения не несут угрозы.

Другой пример: при запуске в крупной производственной компании системы подготовки кадрового резерва подавляющая часть заявок от сотрудников поступила именно благодаря размещению информации в корпоративном издании.

10. Используйте газету для обучения, расширяйте кругозор читателей.

Газета может выступать и как инструмент обучения. Так, в дистрибьюторской компании был издан цикл статей о фирмах-конкурентах. В спокойном (без «грязи») тоне рассказывалось об истории этих организаций, ключевых преимуществах, сильных и слабых сторонах, характеристиках продукции. Эффективность работы с возражениями типа «а мы работаем с другим поставщиком» благодаря этому увеличилась более чем в два раза.

Еще один пример. В крупной производственной компании цикл статей был посвящен роли и функциям подразделений. В каждом номере публиковалось интервью руководителя одного из отделов: он рассказывал о специфике работы и задачах. Эти материалы способствовали развитию взаимопонимания и коммуникаций между отделами.

11. Стимулируйте обратную связь и развивайте проект.

Будьте всегда открыты к идеям и предложениям, более того, активно ищите их и стимулируйте всех заинтересованных лиц высказывать свое мнение.

Как минимум раз в год проводите «ревизию» корпоративной газеты — анализируйте, какие материалы вызвали больше откликов, какие идеи были отложены до лучших времен, какие предложения пришла пора реализовать. Лучше делать это в ходе мозгового штурма. Всегда есть аспекты, которые нужно доработать. Может быть, фотоматериалы выглядят ужасно? Или стоит перейти на цветную печать? Или стиль газеты устарел? Или подача материалов отдает формализмом? Или по каким-то причинам свежие газеты сотрудники берут уже неохотно?

Если издание не улучшается, не выходит на новый уровень — через один-два года оно неизбежно потеряет актуальность и прекратит свое существование.

Корпоративная газета для сотрудников или «сами себе СМИ»

Нельзя с помощью газеты добиться, чтобы сотрудники думали одинаково.
Можно лишь постараться, чтобы они думали об одном и том же.

А еще лучше «в нужном вам направлении». Корпоративные СМИ — это отличный инструмент наладить взаимосвязь между отделами, сотрудниками и руководством, чтобы иметь возможность управлять общественным мнением внутри компании, повышать информированность, разъясняя «острые» темы, пресекая ложные слухи, например в период нововведений и реорганизации в компании.

И если еще недавно печать периодического издания было привилегией только крупных компаний, а уделом небольших являлась стенгазета и доска почета, сегодня любая компания может позволить себе выпускать свою газету. Печать корпоративного издания уже не в диковинку.

Какое оно должно быть ваше корпоративное издание. Советы новичкам.

  • СОВЕТ 1. Придумайте название. Как корабль назовешь, так и. дальше вы знаете. Как вам такое название: «Вестник компании N»? Применимо абсолютно к любой организации.
  • СОВЕТ 2. Продумайте содержание и определитесь с форматом. Это может быть газета или информационный бюллетень как правило формата А3 или А2 в развороте. У одной компании может быть одновременно несколько изданий предназначающихся для разной целевой аудитории: для сотрудников компании, для акционеров, для клиентов и партнеров и даже конкурентов. Почему бы и нет?
  • СОВЕТ 3. Разработайте оригинальный дизайн. Продумайте структуру, расположение информации, количество и объем статьей и т.д. В дальнейшем вам понадобится лишь верстка материала по готовому шаблону.
  • СОВЕТ 4. Всегда строго придерживайтесь графика выхода вашего издания. Выпуск газеты в установленные сроки — это, прежде всего проявление уважения к вашим читателям. Как часто должна выходить газета решать вам. Зависит от целей. Как правило, один раз в месяц или квартал. Универсальная роль всех СМИ — информировать. Эта задача должна оставаться приоритетной. Издаваемая от случая к случаю газета, скорее всего, быстро утратит свою актуальность. Регулярные выпуски и интересная информация для читательской аудитории — залог того, что каждый новый выпуск вашей газеты будут читать, его будут ждать, обсуждать его.

Форматы печати газеты

Формат газеты может быть А4 (210×397 мм) или А3 (297×420 мм), в готовом виде, количество полос (страниц) как правило не менее четырех. Печать газет можно выполнить в черно-белом, цветном или вашем фирменном цвете. Для многополосных изданий можно сделать цветную обложку и черно белые внутренние полосы. Газеты А3 традиционно подбираются без скобы, а газеты формата А4, скрепляются двумя скобами.

Что содержит в себе корпоративная газета?

Каждая компания решает этот вопрос по-своему, опираясь на свои задачи, миссию и потребности. Вот примерный набор рубрик для издания формата А2 в развороте на четырех полосах.

ПЕРЕДОВИЦА: в зависимости от аудитории публикуются главные новости компании, отчетные показатели состояния дел в компании, значимые события отрасли, напрямую связанные с компанией.

ВТОРАЯ ПОЛОСА: освещаются крупные проекты, успехи компании в целом и отдельных сотрудников. Интервью с одним из руководителей компании, отдела. Темы могут быть самыми разными: от постановки планов на квартал, до рассказа о «секрете достижения успеха» в рамках компании. Тут же могут быть размещены приказы о поощрении и благодарностях за отличную работу. Нематериальная мотивация сотрудников никогда не потеряет своей актуальности.

ТРЕТЬЯ ПОЛОСА: изменения в кадровом составе. Рубрика «Наши новые сотрудники» с публикацией фото и кратким интервью сотрудника. Списки уволенных и переведенных в другие отделы. Как правило, это значительно снижает процент писем в никуда для уволенных, плюс сотрудники начинают «узнавать» своих коллег из других отделов. Здесь же можно размещать фотоотчеты с мероприятий и корпоративов. Поздравления именинников и новорожденных. Списки тех, кто празднует годовщину работы и т.п. Все что важно для ваших коллег.

ЧЕТВЕРТАЯ ПОЛОСА: публикуйте здесь полезный контент, развивайте сотрудников. Придумайте цикл обучающих статей. Размещайте информацию о курсах и тренингах. Результаты опросов мнений сотрудников компании. Хорошо себя показала рубрика «спрашивали-отвечаем».

Обязательно введите «слово редактора» или «цитату номера», которые будут задавать тон каждому выпуску. Дайте возможность кому-нибудь из коллег вести «авторскую колонку». Ее может вести один человек, а может быть каждый раз — это будут сотрудники разных отделов. Дайте шанс раскрыться каждому. Возможно, рядом с вами трудится литературный гений.

Электронная VS бумажная версия.

Мы за существование обоих вариантов. Ведь даже если большинство сотрудников компании объединены в локальную сеть, в ней есть те, кто не сидит за офисным компьютером — это водители, курьеры, обслуживающий персонал. Тем более газета, напечатанная на бумаге, будет правильным выбором для компаний с собственным производством и организаций, выпускающих издания не для сотрудников. Это, к примеру, и образовательные, научно-исследовательские организации со своими периодическими изданиями, и муниципальные образования, и органы власти.

Печатать ли корпоративную газету самостоятельно, в офисе, или же в типографии?

Если ваша газета не более четырех страниц, тираж менее 100 экземпляров и в офисе есть цветной принтер для бумаги А3 формата — то можно обойтись и подручными средствами. Но будете ли вы при этом уверены, что ваш принтер сможет отпечатать 100 экземпляров с одинаково высоким уровнем качества изображений. И сколько при этом будет уходить средств на заправку картриджа? Сомнительная экономия на наш взгляд.

Все же выгоднее печать корпоративной газеты заказывать в типографии. Предсказуемое качество и сроки, доставка при необходимости по разным офисам не только в черте своего города, но в другие филиалы по России. Как работники полиграфической отрасли мы чуть-чуть предвзяты, но нам кажется, что уровень доверия к типографской версии будет гораздо выше. При этом у сотрудников не возникает мысли: «Опять на нас решили сэкономить. Все компании заказывают печать в типографии, а мы экономим все, на принтере печатаем». В любом случае выбор остается за вами.

ДЕЛАЕМ ВЫВОДЫ

Издавать собственное корпоративное издание можно и нужно. Корпоративная печать помогает наладить взаимосвязь между отделами, сотрудниками, руководством. Корпоративные газеты и журналы выполняют помимо информационной и социально-коммуникативную функцию, также и мотивационную.

Существование электронной и бумажной версии — это возможность донести информацию до КАЖДОГО сотрудника компании.

Издавать корпоративную газету лучше все-таки с помощью профессионалов, доверяя печать типографии специализирующейся на таком виде полиграфии.

Небольшая ремарка — если тираж меньше (999 экз.) — регистрировать газету не нужно. В ином случае Закон о СМИ требует обязательной регистрации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector