Приказ об утверждении графика документооборота - Komsindrom.ru

Приказ об утверждении графика документооборота

Содержание

Приложение N 1. График документооборота

Приложение N 1
к приказу Комитета финансов
Курской области
от 25 марта 2014 г. N 99

Наименование документа и регистра бюджетного учета

Структурное подразделение, составитель и представитель документов

Срок представления документов

Контроль за составлением и представлением документа

Согласование и утверждение документа

Хранение подлинника документа

Заявка на финансирование материальных затрат

Управление казначейского исполнения бюджета

По мере необходимости зачисления денежных средств на лицевые счета

Главный бухгалтер ГРБС

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Управление казначейского исполнения бюджета

Заявка на финансирование оплаты труда (приложение N 10 к приказу N 16н от 31.12.08)

Управление казначейского исполнения бюджета

По мере необходимости зачисления денежных средств на лицевые счета

Главный бухгалтер ГРБС, главный бухгалтер ПБС

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Управление казначейского исполнения бюджета

Расчет потребности денежных средств на выплату заработной платы

Управление казначейского исполнения бюджета

Управление казначейского исполнения бюджета

По мере представления заявок на финансирование оплаты труда

Управление казначейского исполнения бюджета

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Управление казначейского исполнения бюджета

Сведения о поступлении и распределении средств областного бюджета

Управление казначейского исполнения бюджета

Администрация Курской области

Ежедневно до 18 — 00

Управление казначейского исполнения бюджета

Работник управления казначейского исполнения бюджета

Ежедневно до 18 — 00

Управление казначейского исполнения бюджета

Платежное поручение (форма N 0401060)

Управление казначейского исполнения бюджета

По графику, утвержденному приказом комитета финансов от 30.12.11 N 117н

Главный бухгалтер ГРБС, главный бухгалтер ПБС

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 117н

Управление казначейского исполнения бюджета

Реестр платежных поручений

Управление бухгалтерского учета и отчетности

Управление казначейского исполнения бюджета

По графику, утвержденному приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Управление бухгалтерского учета и отчетности

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Управление казначейского исполнения бюджета

Денежный чек (приложение N 16 к приказу N 16н от 31.12.08)

ГРБС как ПБС, ПБС

Управление казначейского исполнения бюджета

При необходимости получения наличных денежных средств по чекам

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Объявление на взнос наличными (форма N 0402001)

Управление казначейского исполнения бюджета

При необходимости возврата наличных денежных средств на лицевой счет

Главный бухгалтер ГРБС, главный бухгалтер ПБС

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Управление казначейского исполнения бюджета

Выписка по счету N 40116 (форма N 0401301)

ГРКЦ ГУ Банка России по Курской области

Управление казначейского исполнения бюджета

ГРКЦ ГУ Банка России по Курской области

Работник управления казначейского исполнения бюджета

Управление казначейского исполнения бюджета

Уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа (форма N 0531809)

Управление казначейского исполнения бюджета согласно письму ГРБС, ПБС

Управление казначейского исполнения бюджета

При необходимости уточнения вида и принадлежности платежа

Работник управления казначейского исполнения бюджета

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В соответствии с п. 2.7 регламента к соглашению от 31.12.2008

Управление казначейского исполнения бюджета

Уведомление о бюджетных ассигнованиях по расходам (приложение N 4 к приказу N 112н от 27.12.11)

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 27.12.11 N 112н

Работники отраслевых управлений

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 27.12.11 N 112н

Уведомление о лимитах бюджетных обязательств по расходам (приложение N 6 к приказу N 112н от 27.12.11)

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 27.12.11 N 112н

Работники отраслевых управлений

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 27.12.11 N 112н

Уведомление об изменении бюджетных ассигнований по расходам (приложение N 7 к приказу N 112н от 27.12.11)

По мере представления

Работники отраслевых управлений, работник бюджетного управления

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 27.12.11 N 112н

Уведомление об изменении лимитов бюджетных обязательств по расходам (приложение N 9 к приказу N 112н от 27.12.11)

По мере представления

Работники отраслевых управлений, работник бюджетного управления

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 27.12.11 N 112н

Отчет об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Администрации Курской области

Управление казначейского исполнения бюджета

Ежеквартально до 15-го числа

Управление казначейского исполнения бюджета

Работник управления казначейского исполнения бюджета

Ежеквартально до 15-го числа

Отчет о расходовании средств резервного фонда Администрации Курской области, предоставленных из областного бюджета главным распорядителям средств областного бюджета

Управление казначейского исполнения бюджета

Ежеквартально до 10-го числа

Работник управления казначейского исполнения бюджета

Ежеквартально до 10-го числа

Управление казначейского исполнения бюджета

Отчет о расходовании средств резервного фонда Администрации Курской области, предоставленных из областного бюджета бюджетам муниципальных районов, городских округов и поселений Курской области

Муниципальные районы, городские округа, поселения

Управление казначейского исполнения бюджета

Ежеквартально до 10-го числа

Муниципальные районы, городские округа, поселения

Работник управления казначейского исполнения бюджета

Ежеквартально до 10-го числа

Управление казначейского исполнения бюджета

Заявка на финансирование субсидии

Управление казначейского исполнения бюджета

По мере необходимости зачисления денежных средств на лицевые счета

Главный бухгалтер ГРБС

Работник управления казначейского исполнения бюджета

В сроки, установленные приказом комитета финансов от 31.12.08 N 16н

Управление казначейского исполнения бюджета

>
N 2. Рабочий план счетов бюджетного учета комитета финансов Курской области
Содержание
Приказ Комитета финансов Курской области от 25 марта 2014 г. N 99 «Об утверждении учетной политики комитета финансов.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Приказ график документооборота

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Приказ график документооборота». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

Читайте также:  Если в профстандарте нет указаний на конкретную программу профессионального обучения, то можно принять сотрудника, у которого обучение по любой профессии?

Соблюдение графика документооборота упрощает контроль фактов хозяйственной жизни, необходимый бухгалтеру, в том числе, для подготовки отчетности и снижения налоговых рисков.

График документооборота на предприятии

Block04: Блок с заголовком, текстом (нормальным/маленьким), одним фото с обтеканием, набором ссылок и кнопкой.
Потратьте минуту на регистрацию, чтобы скачать файл и получить полный доступ к любым шаблонам документов для юротдела.

Определите в группы бумаги, исходя из хозяйственных операций. Этот формат графика станет прекрасным подспорьем для контроля за поступлением первичной отчетности в небольших предприятиях. Первый столбец содержит названия хозяйственных операций, для каждой из которых устанавливаются бумаги, необходимые для выписки.

Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие большими корпорациями, он необходим им самим – график позволяет справиться с хаосом бумаг, которые каждый месяц только пребывают. К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности.

Третий этап – определение сроков. Сроки, в которые конкретный работник передает документы в бухгалтерию, – самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со времени составления или исполнения документа.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

В связи с этим бухгалтерия не смогла принять к вычету НДС в I квартале. В таком случае, по мнению налоговиков, необходимо подавать уточненную декларацию.

Кадровым специалистам, которые почти всегда являются ответственными за важные внутренние локальные акты, необходимо четко следить за тем, чтобы подотчетные бланки издавались заранее, не содержали ошибок во время ведения и хранились в соответствии с правилами, установленными законодательством.

Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Приказ об утверждении графика документооборота

Все образцы на нашем сайте составлены инхаусами крупных компаний и сотрудниками топовых юридических фирм. На этой неделе специальный подарок: сборник образцов, которые нельзя скачать в интернете.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Кадровое дело» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.

Сам по себе график документооборота подразумевает описание процедуры, начинающейся составлением документов и заканчивающийся отправкой бланков на хранение в архив. Данный график должен быть рациональным и практичным, дабы у ответственных за документооборот лиц не возникало проблем и сложностей при выполнении своих обязанностей.

Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов.

Приказ об упорядочении документооборота на предприятии

Индивидуальные сведения о трудовом стаже и начисленных страховых взносах на обязат. пенсионное страхован.

Приказ об утверждении национального стандарта (для ГОСТ Р ИСО, разработанного впервые, прекращение действия ГОСТ на территории Российской Федерации).

ВНИМАНИЮ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ! ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗМЕЩЕНЫ НА САЙТЕ СТРОГО В ИНФОРМАЦИОННЫХ И УЧЕБНЫХ ЦЕЛЯХ! ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО РАЗМЕЩЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО МАТЕРИАЛА НАРУШАЕТ ВАШИ АВТОРСКИЕ ПРАВА — ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЧЕРЕЗ ФОРМУ КОНТАКТОВ И ВАШ МАТЕРИАЛ БУДЕТ УДАЛЁН!

Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на главного бухгалтера Н.М. Иванову.

ВНИМАНИЮ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ! ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗМЕЩЕНЫ НА САЙТЕ СТРОГО В ИНФОРМАЦИОННЫХ И УЧЕБНЫХ ЦЕЛЯХ! ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО РАЗМЕЩЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО МАТЕРИАЛА НАРУШАЕТ ВАШИ АВТОРСКИЕ ПРАВА — ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЧЕРЕЗ ФОРМУ КОНТАКТОВ И ВАШ МАТЕРИАЛ БУДЕТ УДАЛЁН!

Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой.

Составление графика документооборота

Преимущество графика особенно оценят те компании, где первичные документы приносят в бухгалтерию сразу из множества отделов.

График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке.

Соблюдение графика документооборота

Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750 «Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации» — в части специализированных форм первичной учетной документации в сельском хозяйстве.
Совокупность работ по документированию деятельности предприятия, а также организация движения созданных документов называется делопроизводством и документооборотом, принятые правила движения документов называются графиком документооборота.

Записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций) вносятся по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичных (сводных) учетных документов (но не позднее следующего дня после получения первичных (сводных) учетных документов) на основании отдельных документов или группы однородных документов.

Кроме того, число приложений не является величиной постоянной — оно может дополняться новыми или сокращаться в необходимых случаях.

Приказ об утверждении графиков документооборота

Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур.

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь — образец графика документооборота в бухгалтерии 2017.

Второй этап – назначение ответственных лиц. Необходимо установить лиц, ответственных за оформление документов. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первичных документов, отвечают за их правильное оформление. Этих же работников необходимо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

В., его представитель по доверенности Насыров С.В., ответчик Родионов С.Н., дважды, а именно 12 апреля 2019 г. и 15 апреля 2019 г., не явились в судебное заседание, о времени и месте слушания дела извещались надлежащим образом, заявлений о рассмотрении дела в их отсутствие в суд не поступало, сведений об уважительности причин неявки у суда не имеется.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации.

Читайте также:  Учитывается ли декретный отпуск в расчете трудового стажа

Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции.

График документооборота утверждается приказом или в приложение управление

Block03: Блок с заголовком, текстом (нормальным/маленьким), одним фото с обтеканием, набором ссылок и кнопкой.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа.

В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение.

Определение суда от отказе в удовлетворении такого ходатайства может быть обжаловано в апелляционном порядке в Тульский областной суд в течение 15 дней со дня вынесения определения судом первой инстанции путем подачи частной жалобы через Ленинский районный суд Тульской области.

Образец графика документооборота в организации

Под документооборотом понимается процесс формирования, исполнения и движения различных документов, используемых на предприятии. Этот участок работы в бухгалтерии требует тщательного учета и контроля. Чтобы упростить задачу, составляется график документооборота – образец формы можно скачать в нашей статье.

Что такое бухгалтерский график документооборота

При ведении хоздеятельности составляется множество разных документов. Каждая операция должна совершаться не просто на словах, но иметь под собой документальное обоснование. Некоторые бланки организация разрабатывает самостоятельно, другие использует унифицированные. Это что касается исходящих форм. Помимо них существуют и входящие бланки, которые тоже подлежат строгому учету.

График документооборота в бухгалтерии, образец 2019 года скачать ниже, обычно заполняется в виде таблицы. В ней регламентируется процесс движения документов – от даты составления до момента пересылки адресату, завершения исполнения или сдачи в архив (дело). Помимо того, кто является ответственным лицом в компании за выписку документов, в таблице обозначены сроки исполнения и передачи форм. Четкий алгоритм помогает бухгалтеру:

  • Привести в порядок работу с документацией.
  • Распределить рациональным образом нагрузку между работниками.
  • Сократить время на выписку и последующую обработку бланков.
  • Минимизировать вероятность ошибок и рабочих конфликтов.
  • Контролировать исполнение документооборота.
  • Формировать отчетность в установленные сроки и без задержек.

Рекомендуется составлять график компаниям всех форм собственности независимо от масштабов и видов деятельности. Особенно актуален этот документ становится для крупных организаций с обособленными подразделениями, филиалами и отделами.

Как составляется график документооборота

Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.

Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.

Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.

К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки. А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.

Как утвердить график документооборота

Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.

Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах. Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.

Приказ об утверждении графика документооборота – образец

г. Москва 09.01.2019 года

«Об утверждении и введении в действие графика документооборота в ООО «Вектор»

Для обеспечения рациональной системы документооборота и стабильной работы организации

  1. Утвердить прилагаемый в Приложении № 1 график документооборота ООО «Вектор».
  2. Ввести график в действие с 09.01.2019 г.
  3. Всем ответственным сотрудникам и структурным подразделениям ООО «Вектор» подавать в бухгалтерский отдел первичную документацию на основании утвержденного графика.
  4. С момента утверждения графика полученные от контрагентов договоры, счет-фактуры, накладные ТОРГ-12, 1-Т, ТН направлять в установленные в графике сроки в бухгалтерию.
  5. Контроль за исполнением положений графика возложить на главного бухгалтера ООО «Вектор» Вальтер И.Г.

Генеральный директор ООО «Вектор» ______________________ /Мещанинец Игорь Леонидович/

С приказом ознакомлены:

Образец графика документооборота в бухгалтерии

Примерная форма есть в Положении, утвержденном Минфином СССР под № 105 еще 29 июля 1983 г. Ее можно взять за основу. Как видно из примера, график должен быть утвержден руководителем предприятия, иначе будет считаться недействительным. Если образец графика документооборота первичных документов формируется как отдельный акт, нужно дать на него ссылку в учетной политике. Мониторинг исполнения обычно возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии здесь.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

График документооборота для учетной политики — образец

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2019 — 2020 годах».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
Читайте также:  Имеет ли право занимать должность начальника отдела без высшего образования?

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Как обеспечить своевременное поступление документов в бухгалтерию с помощью графика документооборота

«Главная книга», 2009, N 5

Для отражения хозяйственных операций и составления отчетности бухгалтерам приходится обрабатывать большое количество документов. Для своевременного учета необходимо, чтобы документы поступали в бухгалтерию в четко определенные сроки (без задержки) . Решить эту задачу можно с помощью графика документооборота, который будет предусматривать порядок и сроки создания первичных документов и передачи их в бухгалтерию . Единственным нормативным документом, где содержатся требования к формированию графика документооборота, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете , которое за давностью в определенной степени устарело, но является действующим. В этом Положении приведен Пример графика документооборота .

График документооборота — это документ, который устанавливает порядок (сроки и очередность) обработки документов с учетом их количества в зависимости от потребности бухгалтерии в документированной информации.

На практике график документооборота организации зависит от специфики ее деятельности, структуры и объема хозяйственных операций. Однако в любом случае из него должно быть видно, какой документ, в скольких экземплярах, кем и в какие сроки составляется, проверяется и обрабатывается. В случае использования не унифицированных форм документов, а форм, утвержденных руководителем, имеет смысл приложить их к графику.

Лучше, если разработает этот график главный бухгалтер . Тогда он сможет организовать документооборот, как говорится, «под себя», с учетом нужных ему документов и сроков их представления. Этот график можно утвердить отдельным приказом руководителя (по мере необходимости — приказами). А можно оформить в виде приложения к учетной политике организации единожды, с последующим внесением в него новых документов, которые будет использовать организация.

Обязанности в части соблюдения исполнителями графика документооборота лучше зафиксировать в должностных инструкциях исполнителей. И предложить руководителю налагать дисциплинарные взыскания (замечание, выговор) за ненадлежащее выполнение этих обязанностей. При этом в положении о премировании предложите предусмотреть условие о том, что лица, на которых в текущем периоде наложены дисциплинарные взыскания, в этом периоде (месяце, квартале) не премируются.

Приведем образец приказа об утверждении графика документооборота.

Общество с ограниченной ответственностью «Роза» Приказ N 2

Об утверждении графика документооборота

  1. Утвердить график документооборота согласно приложению.
  2. Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на главного бухгалтера Н.М. Иванову.

Сам график документооборота может составляться по-разному. Приведем примеры.

Вариант 1. В зависимости от документов, используемых организацией

Однако такой график будет довольно сложным для восприятия, поскольку каждому исполнителю придется выбирать из него конкретный документ, за который он отвечает.

ВАРИАНТ 2. В зависимости от хозяйственных операций организации

В таком графике не всегда можно предусмотреть все возможные хозяйственные операции. Поэтому в него довольно часто придется вносить дополнения.

Для удобства график документооборота в целом по организации можно разделить на отдельные графики по отделам, что обеспечит своевременное поступление документов в бухгалтерию и облегчит работу как бухгалтеров, так и исполнителей. Например, можно составить такой график документооборота по транспортному отделу.

Для контроля за поступлением документов в бухгалтерию ответственному за обработку этих документов бухгалтеру можно вести ведомость их поступления. Приведем образец составления такой ведомости.

Также отметим, что если у вашей организации есть обособленные подразделения, то по ним можно составить отдельный график документооборота. При этом сроки представления ими документов следует определять с учетом их удаленности от головного подразделения.

Наряду с «внутренними» документами, создаваемыми организацией, существуют «внешние» документы, которые ею не создаются, но участвуют в ее документообороте (например, счет-фактура продавца на приобретенные вами ТМЦ). По этим документам также можно составить отдельный график документооборота (либо включить их в общий график организации) и назначить ответственных за их проверку и передачу в бухгалтерию.

Единой схемы документооборота для всех организаций не существует, и предусмотреть ее невозможно. Каждой организации придется разработать график документооборота самостоятельно, и в его составлении в первую очередь заинтересован бухгалтер. Поэтому именно вам следует отнестись к этому со всей серьезностью и прописать в нем процесс движения по организации как можно большего количества документов, используемых вами в своей работе.

Пункт 1 ст. 1, п. 5 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Пункт 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н; ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Приложение к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Пункт 5.2 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.
Статья 192 ТК РФ.
Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; стр. 150 Перечня типовых управленческих документов и п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000.
Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; стр. 150 Перечня типовых управленческих документов и п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000.
Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ; стр. 150 Перечня типовых управленческих документов и п. 2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Росархивом 06.10.2000.

Ссылка на основную публикацию