Разъездной характер работы: как оформить и предоставить компенсации

Содержание

Разъездная работа: оформить, оплатить, подтвердить расходы

Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель возмещал расходы сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер. Подобные компенсации учитываются при расчете налога на прибыль, освобождены от НДФЛ и взносов. А потому ревизоры из ИФНС и фондов всегда особенно внимательны к документам, подтверждающим, что работа действительно разъездная, а возмещаемые расходы связаны с частыми поездками и фактически понесены. Как оформить трудовые отношения с разъездными сотрудниками и выплаты в их пользу, избежав при этом доначислений, читайте в статье.

Разъездной характер — это какой?

В Трудовом кодексе всего три статьи содержат упоминание о разъездном характере работы.

В статье 57 ТК РФ сказано, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) подлежат обязательному включению в трудовой договор.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, ст. 168.1 ТК РФ предусматривает, что размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, Кодекс устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников с разъездным характером работы, но при этом не расшифровывает, какая же работа может считаться носящей разъездной характер. В частности, не ясно, по каким критериям определять, является ли работа того или иного сотрудника разъездной, имеет ли в этом случае значение профессия этого сотрудника, какими должны быть количество и частота совершаемых служебных поездок?

В конце прошлого года на эти вопросы попытался ответить Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ. Чиновники привели два признака разъездной работы:

1) работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации;

2) работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер (в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком).

В части документального оформления Роструд указал следующее:

— условие об установлении сотруднику разъездного характера работы должно быть включено в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);

— перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, надо установить в коллективном договоре, соглашениях или локальных нормативных актах (ст. 168.1 ТК РФ).

Вывод в письме такой: если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, то работодатель вправе установить ему разъездной характер работы и возмещать связанные со служебными поездками расходы.

Как видим, чиновники так и не разъяснили, в каком случае можно считать, что работа, связанная с разъездами, носит постоянный характер. Что здесь имеет значение: количество поездок в месяц, их периодичность или какие-то другие факторы?

По нашему мнению, постоянный характер означает, что работник большую часть своего рабочего времени находится в разъездах.

Ревизоры из ИФНС и фондов с особой тщательностью подходят к проверке документов, которыми компания подтверждает правомерность возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками и поименованных в ст. 168.1 ТК РФ. Об этом свидетельствуют многочисленные официальные разъяснения и богатая судебная практика по данному вопросу.

Причина столь пристального внимания проверяющих проста и состоит в том, что компенсация «разъездным» сотрудникам затрат, связанных со служебными поездками:

— единовременно учитывается при расчете налога на прибыль в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);

— освобождена от НДФЛ как установленная законодательством компенсационная выплата, связанная с исполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ);

— освобождена от страховых взносов, в том числе взносов на травматизм (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ), подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ)).

Рассмотрим подробнее, какие требования к документальному оформлению разъездной работы и возмещения компенсации выдвигают контролирующие органы.

Подтверждение разъездного характера работ

Трудовой кодекс не требует, чтобы работодатель каким-то образом доказывал тот факт, что служебные поездки сотрудника, которому в трудовом договоре установлен разъездной характер работы, и по факту являются постоянными.

В большинстве официальных разъяснений также нет требования о документальном подтверждении постоянного характера служебных поездок.

В одном из своих писем (от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@) ФНС России сообщила, что разъездной характер работы водителя-экспедитора можно подтвердить приказами, путевыми листами, отчетами по рейсам и другими документами. То есть речь идет именно о праве, а не обязанности компании представить эти документы проверяющим.

В письме от 19.07.2010 № 03-04-06/6-154 Минфин России указал, что компенсация расходов, поименованных в ст. 168.1 ТК РФ, не облагается НДФЛ, если:

— условие о разъездном характере работы отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах;

— выплата компенсации производится в размере, установленном коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

А ФНС России в письме от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488 разрешила учитывать эту компенсацию в расходах по налогу на прибыль, если выполнены два вышеназванных условия и при этом указание на разъездной характер работы есть в трудовом договоре с сотрудником.

Аналогичные требования к документальному подтверждению разъездного характера работ приведены в письмах Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19, ФСС России от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П, в которых чиновники и специалисты ФСС России разрешают не начислять на компенсацию страховые взносы.

Несмотря на это, организациям, которые производят выплаты сотрудникам за разъездную работу, не помешает запастись документами, подтверждающими постоянность разъездов. Особенно если должности сотрудников прямо не указывают на разъездной характер (например, не курьер и водитель, а руководитель отдела, менеджер, специалист). Такими до­кументами могут быть, в частности:

— утвержденные директором планы поездок;

— журналы учета служебных поездок;

— отчеты менеджеров о той или иной встрече и т.п.

Судебная практика показывает: если на момент проверки у компании не окажется подобных документов, это может привес­ти к тому, что проверяющие из ФНС и фондов исключат сумму возмещаемых расходов из расчета налога на прибыль, до­начислят НДФЛ и взносы.

В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2010 № А44-2439/2009. В нем речь идет о выплате надбавки за разъездной характер работы (то есть о части зарплаты), а не о компенсации расходов на поездки. Но в данном случае это не принципиально.

Компания выплачивала работникам надбавку за разъезды, сумма которой зависела от количества дней, проведенных сотрудником вне офиса. Данные для расчета надбавки работодатель брал из табеля учета дней пребывания сотрудника вне местонахождения компании и маршрутных листов. Налоговики исключили выплату из расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, сославшись на неполноту описания в маршрутных листах всех перемещений работников.

Судьи посчитали эту погрешность незначительной и отменили доначисления. Но факт остается фактом — наличие маршрутных листов и табеля помогло компании доказать свою правоту.

В споре с ревизорами дополнительно можно сослаться и на вид деятельности компании, если он предполагает разъезды ее работников. Например, в вышеупомянутом постановлении судьи учли, что выплаты за разъездную работу непосредственно связаны с основным видом деятельности компании (эксплуатация и строительство дорог).

Кроме того, в качестве дополнительной защиты на случай спора с проверяющими можно привести в тексте трудового договора признаки разъездной работы, указанные Рострудом в рассмотренном выше письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ. Формулировка может быть, к примеру, такая: «Постоянная работа Работника связана с разъездами и предполагает выполнение должностных обязанностей вне расположения Работодателя. В связи с этим Работнику устанавливается разъездной характер работы с возмещением расходов, размеры и порядок возмещения которых Работодатель определяет в соответствии с положениями ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Подобная фраза в контракте будет дополнительным доказательством того, что разъезды сотрудника являются постоянными, а у компании нет другого выхода, как соблюдать требования ТК РФ, то есть компенсировать связанные со служебными поездками расходы.

Подтверждение размера компенсации

Если компания возмещает «разъездным» работникам фактичес­кие расходы на проезд, проживание и проч., то важно, чтобы суммы этих затрат были подтверждены документально (счетами гостиниц, билетами, чеками на бензин, проезд в такси и проч.). Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют работникам некую фиксированную сумму. В этом случае велика вероятность, что ревизоры из ИФНС и фондов посчитают эту выплату не компенсацией, а надбавкой к зарплате за особые условия труда.

Конечно, эта переквалификация не повлияет на возможность признания затрат в налоговом учете. Просто списать их потребуется не как прочие расходы, а как оплату труда (ст. 255 ТК РФ). Риск состоит в том, что ревизоры начислят с суммы выплаты НДФЛ и взносы, а судьи посчитают это правомерным (постановления ФАС Уральского округа от 25.12.2012 № Ф09-12604/12 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 11.04.2013 № ВАС-4018/13), Западно-Сибирского округа от 23.08.2012 № А03-18762/2011 и от 01.11.2013 № А45-29823/2012).

Выводы арбитров в подобных случаях строятся на том, что Трудовой кодекс устанавливает два вида выплат работникам: заработная плата (ст. 129 ТК РФ) и компенсации (главы 24—28 ТК РФ). К заработной плате относятся, в частности, компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера). Эти компенсации РФ являются элементами оплаты труда и не призваны возместить физическим лицам конкретные затраты, связанные с непосредственным выполнением трудовых обязанностей. Если компания платит компенсацию систематически в фиксированной сумме и при этом не может представить документы, указывающие на то, какие конкретно расходы несли «разъездные» работники, такая компенсация является надбавкой, а не возмещением затрат, поименованных в ст. 168.1 ТК РФ.

В составе компенсации за разъезды есть одна выплата, которая не зависит от фактических затрат работника и не должна подтверждаться документально. Это суточные.

Статья 168.1 ТК РФ позволяет компаниям оплачивать «разъездным» работникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие). Эти выплаты также не облагаются НДФЛ и взносами, и при этом их не надо подтверждать документально (как и сумму суточных, выплачиваемых командированным работникам). Главное, чтобы размер, порядок и случаи выплаты суточных компания установила в коллективном (трудовом) договоре, соглашении или локальном акте.

Это подтверждают и чиновники. Кроме того, они согласны с тем, что суточные, выплачиваемые «разъездным» сотрудникам, в отличие от суточных за командировку, не нормируются в целях НДФЛ, то есть освобождаются от этого налога в полной сумме (письма Минфина России от 05.07.2013 № 03-04-06/25956, от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131, от 04.09.2009 № 03-04-06-01/230).

Читайте также:  Как поступить, если сотруднику отправили трудовую книжку по почте, но уведомление о вручении письма в организации не вернулось?

Несмотря на это, нельзя полностью исключить вероятность того, что на проверке инспекторы все же начислят НДФЛ и взносы на сумму «разъездных» суточных, переквалифицировав их в надбавку.

В части НДФЛ у компании есть шанс защитить свою правоту в суде. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 12.03.2012 № А40-47608/11-91-203 судьи указали, что суточные, выплачиваемые водителям-экспедиторам в фиксированной сумме, не облагаются НДФЛ, так как являются компенсацией, связанной с выполнением работником трудовых обязаннос­тей. А вот по страховым взносам судебная практика пока не сложилась.

На практике некоторые компании, чтобы исключить доначисления НДФЛ и взносов, вместо компенсации расходов устанавливают и выплачивают «разъездным» работникам надбавку к заработной плате.

Надбавки за разъездную работу входят в систему оплаты труда (ст. 129, 135 ТК РФ). Они не зависят от того, сколько денег сотрудник фактически тратит из-за частых разъездов, и представляют собой доплату к зарплате за то, что этот сотрудник трудится в более сложных условиях, чем другие. Так как подобные «компенсации» являются составной частью зарплаты, они учитываются при расчете налога на прибыль в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). И в общем порядке облагаются НДФЛ и страховыми взносами, в том числе взносами на травматизм (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Понятно, что у ИФНС и фондов не возникнет претензий к выплате подобных надбавок, ведь компания перечислит с этим сумм НДФЛ и взносы. Но с точки зрения трудового законодательства такая замена компенсации надбавкой неправомерна. Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить сотрудникам надбавку за разъездной характер работы. Компания делает это по соглашению с работниками. В то же время обязанность работодателя по возмещению работникам расходов, связанных с постоянными разъездами, установлена в ст. 168.1 ТК РФ. Это означает, что компания не вправе отказаться от возмещения данных затрат даже при условии, что в коллективном и трудовых договорах она установила надбавку за особые условия труда.

Таким образом, невыплата компенсации является нарушением трудового законодательства. За это ревизоры из трудинспекции имеют право оштрафовать руководителя компании (индивидуального предпринимателя) на сумму от 1000 до 5000 руб., а саму организацию на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Компенсации сотрудникам с разъездным характером работы

Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)

Разъездной характер работы: правовое регулирование

Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.

Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.

Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.

В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.

* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.

Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками — поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.

Гарантии и компенсации при разъездах

Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.

Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.

При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:

  • Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87);
  • Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579);
  • отраслевыми соглашениями.

Если указанные документы не распространяются на работодателя, то он вправе установить надбавку за разъездной характер работы в локальном нормативном акте.

Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:

  • на проезд и проживание во время служебной поездки;
  • суточные;
  • иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.

То есть организации могут компенсировать любые расходы сотрудника, связанные с разъездной работой.

Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.

Документальное оформление

Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.

1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Без страховых взносов и НДФЛ

Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.

Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители);

имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);

в полевых условиях (геологи);

в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», — уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами — постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

Никаких страховых взносов и НДФЛ

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, — делают выводы сотрудники Департамента.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя — компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

Экономим на практике

Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.

Читайте также:  Можно ли установить работнику индивидуальный график работы?

Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.

Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:

работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);

работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;

в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.

Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов — около 140 000 руб. При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было. И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.

В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:

140 000 руб. на страховых взносах;

58 500 руб. на НДФЛ.

ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:

установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);

установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).

осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.

1 Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Работник в разъездах: как платить ему и государству

«Разъездному» работнику работодатель обязан возместит ь ст. 168.1 ТК РФ :

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Поездки работников в той или иной ситуации можно отнести к разъездной работе, работе подвижного характера или к работе в пути.

Условно их можно разграничить по следующим признакам.

При разъездной работе работники трудятся не в офисе, а на объектах, расположенных на значительном удалении от места нахождения работодателя. Чтобы добраться до объекта и обратно домой, им нужно затратить много времени. Это, как правило, линейные рабочие на железнодорожном транспорте, связисты, монтажники, водители автотранспортных предприятий, водители на междугородных перевозках.

Подвижной характер ст. 57 ТК РФ работы связан с частым перемещением рабочего места. Из-за этого работники вынуждены проживать вне дома. Это возможно, к примеру, в строительных, лесозаготовительных организациях и т. п.

ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характер а ст. 168.1 ТК РФ .

Работа в пути предполагает выполнение трудовых обязанностей в процессе движения какого-либо транспортного средства и работника. При этом выполнение работы, как правило, не связано с управлением самим транспортным средством. Такая работа бывает, например, у проводников, стюардесс, моряков.

Разъездная работа означает определенные неудобства для сотрудника. Например, невозможность ежедневно возвращаться домой. Но повышенная зарплата за это не положена

Однако независимо от вида поездки, расходы возмещаются по одинаковым правила м ст. 168.1 ТК РФ :

  • суточные — при условии, что во время поездки работник живет вне дома;
  • расходы на проезд и проживание — при их наличии.

Перечень профессий, работ и должностей «разъездных» сотрудников с учетом характера их работы определяет сам работодател ь ст. 168.1 ТК РФ .

Чтобы учесть суточные и возмещаемые затраты на проезд и проживание в «прибыльных» расходах, нужн о ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ :

  • указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер;
  • определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре;
  • документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.

Теперь переходим непосредственно к ответам на ваши вопросы.

Как установить суточные при разъездной работе

В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?

: Конечно, им можно выплачивать суточные, ведь они затрачивают много нерабочего времени на то, чтобы добраться из дома на объект и вернуться обратно.

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

“ Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна. Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой. Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте.

Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.

Например, работник выезжает на объект из дома в 6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе ” .

Таким образом, вам нужно самостоятельно определить порядок выплаты работникам суточных и их разме р ст. 168.1 ТК РФ . В частности, вы можете установить, что суточные выплачиваются, только если объект, на котором занят работник, расположен на значительном удалении от места его жительства. Также можно установить различный размер суточных в зависимости от того, сколько времени работник добирается на объект. Например, если объект находится на расстоянии от 100 до 150 км, то размер суточных составляет 5% месячной тарифной ставки, от 150 до 200 км — 15% месячной тарифной ставки.

Законодательством не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расход ы подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87 , не облагаются НДФЛ и страховыми взносам и п. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131 . Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли. На них можно не начислять НДФЛ и страховые взнос ы подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 «О страховых взносах. » (далее — Закон подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон .

Выплачивать надбавку за разъездной характер работы необязательно

У нас предприятие связи. Мы выплачиваем работникам с разъездным характером работы суточные и компенсируем расходы на проезд. Должны ли мы установить надбавку за разъездной характер работы?

: Можете, но не должны. Ведь обязаны вы только возмещать им расходы, связанные с разъездам и ст. 168.1 ТК РФ , а доплачивать — нет.

Надбавка — это составная часть заработной платы. И ТК РФ не предусматривает такую обязательную выплату. Поэтому ее установление — ваше право, а не обязанность.

Кроме того, выплата надбавки может быть предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным и (или) трудовым договором или локальным нормативным актом (например, положением об оплате труда).

«Разъездная» надбавка учитывается в расходах, но облагается НДФЛ и взносами

В соответствии с отраслевым соглашением мы выплачиваем работникам надбавку за разъездной характер работы. Можно ли учесть ее в расходах? Нужно ли удерживать с нее НДФЛ и облагать страховыми взносами?

: Эту надбавку нужно отличать от возмещаемых работникам расходов. Надбавка — это часть зарплат ы ст. 129 ТК РФ . Поэтому вы должны начислять на нее НДФ Л п. 1 ст. 210 НК РФ и страховые взнос ы ч. 1 ст. 7 Закона ; п. 1 ст. 20.1. Закона , а также можете учесть ее в расходах на оплату труд а ст. 255 НК РФ .

При разовых поездках работа не является разъездной

Юрисконсульт нашей организации раз в неделю по производственной необходимости ездит на несколько часов в различные госорганы и организации. Кроме того, у нас работает мастер по ремонту бытовой техники, который в основном выполняет работу в сервисном центре и только время от времени выезжает к клиентам. Можно ли установить им разъездной характер работы, чтобы компенсировать расходы на проезд?

: Работа ваших сотрудников не является разъездной.

Чтобы вы могли компенсировать юрисконсульту и мастеру по ремонту бытовой техники расходы на проезд, совсем не обязательно называть их работу разъездной. Достаточно того, чтобы они представили в бухгалтерию проездные документы.

Вместе с тем перечень работников с разъездным характером работы вы определяете самостоятельн о ст. 168.1 ТК РФ . Поэтому можете включить в него не только сотрудников, которые перемещаются на отдаленные объекты (зачастую расположенные в другом населенном пункте), но и тех, кто по роду своей работы перемещается в пределах одного населенного пункта. Например, курьеров, страховых агентов, торговых представителей и т. п. И даже если вы включите в него работников, которые время от времени выезжают из офиса, это не будет нарушение, но и не увеличит возмещаемые работникам расходы. Ведь суточные им не положены, и вы можете компенсировать им только расходы на проезд.

«Разъездного» работника можно направить в командировку

У сотрудника разъездная работа. У нас возникла необходимость снять его с объекта, на котором он сейчас занят, и направить на неделю к одному из наших контрагентов в другой город для выполнения конкретного задания. Нужно ли для этого оформлять ему командировку?

: Да, нужно. Вы направляете работника на определенный срок для выполнения конкретного поручения в населенный пункт за пределами той территории, где он обычно работает. То есть в командировк у ст. 166 ТК РФ . А разъездная работа не является командировкой.

Поездки на работу в другой город не относятся к разъездной работе

У нас две «родственные» организации: одна — в Москве, другая — в Орле. Генеральный директор и главный бухгалтер московской организации работают по совместительству в Орле. Можем ли мы установить им разъездной характер работы, оплачивать проезд, проживание и выплачивать суточные?

: Поездки руководителя и главного бухгалтера в вашем случае никак не связаны с выполнением ими работы для вашей организации. Ведь они ездят в Орел на работу к другому работодателю. Поэтому такие поездки нельзя рассматривать как связанные с разъездным характером работы.

Если же трудовым договором о работе по совместительству в Орле будет предусмотрено возмещение им расходов на проезд до места работы, то у вас вряд ли получится учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли.

Суточные ≠ компенсация

Наши специалисты выполняют работы, перемещаясь по определенному маршруту из одного населенного пункта в другой. В каждом населенном пункте они работают от 15 до 30 дней. При этом они проживают в специально оборудованных передвижных вагончиках. Мы выплачиваем им за каждый рабочий день компенсацию в размере 700 руб. Можем ли мы не облагать ее НДФЛ и взносами?

Читайте также:  Кто может быть признан единственным кормилецем семьи?

: Вы правильно доплачиваете работникам деньги. Но неверно назвали и оформили эту выплату. Из-за разъездного характера работы ваши сотрудники не имеют возможности возвращаться домой ежедневно. А значит, это суточны е ст. 168.1 ТК РФ . Поэтому их нужно выплачивать за календарные дни (то есть не только за рабочие дни, но и за выходные тоже), которые ваши работники вынуждены проводить вне дома.

Внимание

Надбавка, в отличие от суточных, облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Поэтому, чтобы проверяющие не расценили эту выплату как надбавку к зарплате, связанную с характером работы, и не начислили на нее НДФЛ и страховые взносы, вам нужно утвердить положение о разъездном характере работ и установить в нем размер и порядок выплаты суточных «разъездным» работникам.

К тому же если вы не пропишете данную выплату в положении как суточные, то и работники могут потребовать выплачивать им наряду с компенсацией еще и суточные.

Как правильно оформить надбавку за разъездной характер работы

Иногда при найме сотрудников администрация не учитывает особенностей разъездного характера работы и устанавливает для них те же условия, как и для работников других категорий. Однако при их оформлении и работе существуют важные особенности, которые необходимо принимать во внимание. При этом нужно учитывать, как законодательство осуществляет регулирование такой трудовой деятельности, как правильно рассчитать и оформить надбавку за разъездной характер работы.

Правовое регулирование разъездного характера работы

В Трудовом кодексе РФ указано (статья 57), что при оформлении трудового контракта необходимо указать то, какой род трудовых обязанностей предусмотрен для нового сотрудника. В рассматриваемой ситуации нужно отметить, что его деятельность является разъездной.

В ТК проведено различие между этого типа работой и поездками по распоряжению директора в командировку. В статье 166 об этом упомянуто.

Ряд категорий сотрудников может претендовать на компенсацию понесенных ими расходов (статья 168.1). К их числу относятся сотрудники, которые:

  • постоянно находятся в пути;
  • выполняют работу, которая считается разъездной;
  • лица, занимающиеся полевой работой;
  • экспедиторы.

В этой статье указано, что компания, сотрудники которой выполняют разъездные трудовые обязанности, обязана зафиксировать перечень профессий или должностей, к ним относящихся, во внутренних документах предприятия.

Важно отметить, что законодательство не дает четкого определения того, что относится к разъездным обязанностям, а что нет. Поэтому окончательное решение этого вопроса оставляется на усмотрение руководства фирмы. На практике к этому типу относятся те, кто постоянно находится в разъездах.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.

Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).

Вот еще несколько таких примеров:

  • проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
  • стюарды;
  • работники, которые занимаются снабжением;
  • экспедиторы.

Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:

  • врачи скорой помощи;
  • пожарные;
  • спасательные службы;
  • сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.

Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.

Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.

Различие командировки, вахты и разъездной работы

На первый взгляд эти виды трудовых обязанностей похожи, однако между ними есть важные различия.

Если режим труда разъездной, то сотрудник живет дома, но выполняет свои трудовые обязанности в условиях постоянных поездок или работает на отдельно находящихся объектах, находящихся недалеко от дома. У него не возникает необходимости изменить на время место проживания в связи с выполнением своих трудовых обязанностей.

Вахтовый метод предполагает, что сотрудник на некоторое время (оно может составлять несколько недель или месяцев), приезжает на объект, который находится далеко от дома. Причем ежедневные поездки туда из дома или возвращение обратно невозможны или не выгодны с экономической точки зрения.

Как правило, речь идет о работе в удаленных, необжитых местах. Во время вахты засчитывается не только непосредственная трудовая деятельность, но и время, потраченное на поездку туда и обратно. Обычно по такой схеме организована деятельность у строителей или нефтяников.

В статье 166 Трудового Кодекса РФ указано, что разъездная работа не является командировкой. Поэтому необходимо на практике их различать между собой. В рассмотренной статье не указаны признаки, по которым надо проводить различия. Для этого используют постановление Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года, которое рассматривает вопрос о командировках сотрудников.

На основе этих документов можно выделить следующие признаки такого вида деятельности:

  1. Направление в командировку осуществляется на основе распоряжения руководства. Об этом сказано в п.3 рассматриваемого документа. При разъездной работе поездки входят в круг непосредственных обязанностей и не предполагают особых распоряжений в каждом конкретном случае.
  2. При разъездной работе у сотрудника существует обычный рабочий день. В то же время, при направлении в командировку, время пребывания в ней должно быть подтверждено билетами и документами о проживании. Об этом говорится в п.7 постановления.
  3. В статье 166 указано, что если сотрудника направляют в командировку, то в это время он находится вне места основной работы.

Из сказанного можно сделать вывод о том, что у сотрудника, который находится в разъездах, не имея приказа руководителя в каждом конкретном случае, не обладая одним конкретным местом, где он выполняет свои трудовые обязанности, разъездная работа.

Указанные виды трудовой деятельности имеют между собой существенные различия. Разграничение понятий командировки, разъездной работы и вахты важно в связи с тем, что у при этом имеет место различный порядок оплаты труда.

Оплата труда при разъездной работе

Если у сотрудника разъездной график, то каких-либо принципиальных особенностей ее оплаты не предусмотрено. Однако на практике постоянные разъезды связаны с дополнительными затратами, что определяет необходимость в той или иной форме их компенсировать.

Обязанность это сделать предусмотрена статьей 168.1 ТК РФ. Однако при этом не устанавливается ни сумма компенсации, ни порядок ее предоставления. Форма оплаты может определяться заключенным с сотрудником трудовым контрактом, действующим на предприятии коллективным договором и другими внутренними нормативными актами предприятия. На практике сложились две формы оплаты в рассматриваемом случае: установка специальной надбавки и компенсационные выплаты.

Надбавка при разъездной работе

Установка надбавки за характер деятельности — это одна из форм дополнительной оплаты сотрудников при разъездном режиме. Закон не считает обязательным применение такой формы оплаты и не дает каких-либо указаний о том, как такие выплаты должны быть рассчитаны. С другой стороны, если внутренние документы предприятия регламентируют определенный порядок оплаты в таких случаях, то они будут определять правила применения надбавок и их величину.

Не предусмотрено особых мер по стимулированию сотрудников, выполняющих такие трудовые обязанности. Это делается в общем порядке. Для того, чтобы это организовать, необходимо сделать следующее:

  1. В приказе по предприятию указать, какие профессии считаются разъездными.
  2. В трудовых контрактах соответствующих сотрудников должна содержаться информация о характере их деятельности.
  3. На основе этих документов в компании могут быть предусмотрены меры по стимулированию труда работников этой категории.

Законодательство не содержит указаний о величине таких надбавок. Этот вопрос администрация решает по своему усмотрению. На практике надбавки обычно устанавливают в процентном соотношении к основной части зарплаты.

При этом она может по величине различаться для различных сотрудников в зависимости от сложности и напряженности их труда. Это форма дополнительного вознаграждения считается частью оплаты труда и облагается налогами на общих основаниях.

Возмещение затрат по документам

Выплата надбавки в рассматриваемых случаях не является обязательной. Однако ТК РФ предусматривает необходимость компенсации дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей при разъездной работе.

Статья 168.1 определяет, что при рассматриваемом характере работы необходимо компенсировать следующие виды расходов:

  • Оплата проезда.
  • Расходы, связанные с наймом жилья.
  • Траты, связанные с проживанием вне дома.

Могут быть включены дополнительные виды компенсаций в тех случаях, если администрация предприятия с этим согласна.

Нужно отметить, что обязательность упомянутых видов компенсации наступает в том случае, если данная профессия или должность были включены в список разъездных и в трудовом соглашении сотрудника есть информация о том, что его нанимают на такую работу.

Перечень оправдательных документов

Компенсация расходов происходит при условии, что они были фактически понесены. Подтвердить это можно только с помощью предоставления оригиналов платежных документов. Например, чтобы подтвердить оплату проезда, нужно предъявить билеты. При оплате жилья в гостинице можно предоставить квитанции соответствующих счетов.

При отсутствии таких документов компенсационные выплаты будут необоснованными.

Сложности на практике

При разъездных работах оплата решает такие задачи:

  • Компенсация расходов, понесенных работником.
  • Оплата не только обычной, но и сверхурочной работы.
  • Поощрительные выплаты, связанные со сложностью выполняемой работы и повышенной нагрузкой.

Для того, чтобы определить величину указанных сумм, недостаточно основываться на документах о фактически понесенных расходах. Например, если сотрудник выезжает к клиенту в пределах городской черты, то ему удобно добираться, используя городской транспорт. В этом случае для оплаты он может предъявить билеты на него, что не всегда является надежным свидетельством (они могут, например, быть с других маршрутов).

Затраты на питание не во всех случаях могут быть подтверждены документами.

При определении сверхурочной работы необходимо контролировать время труда сотрудника, что при разъездном характере трудовых обязанностей не всегда возможно.

Для того, чтобы избежать таких сложностей, предприятию имеет смысл регламентировать порядок выполнения разъездной работы, издав внутрифирменное положение об этом.

Как установить суточные при разъездной работе

Установление суточных при разъездной режиме законодательством не регламентировано. Выплаты таким сотрудникам должны быть определены таким образом, чтобы не только их расходы были компенсированы, но и повышенная трудовая нагрузка.

Определение соответствующих сумм относится к компетенции руководства фирмы. Правила для таких сотрудников должны быть изложены во внутрифирменном Положении.

В него необходимо включить следующее:

  1. Указание перечня профессий и должностей, у которых разъездной характер деятельности.
  2. Правила того, как оформлять отдельные поездки.
  3. Порядок выполнения отчета о проделанной работе.
  4. Перечень выплат, которые будут выплачены таким сотрудникам. Нужно указать также правила, в соответствии с которыми они будут рассчитываться.

При наличии такого документа оплата разъездного труда будет происходить по правилам и не вызывать споров.

«Разъездной» работник и командировки

Если человек работает, постоянно разъезжая вне своего предприятия, то его работа считается разъездной. Однако точного определения этого факта нет в законодательстве. Однако существуют другие виды служебных поездок — командировки.

В последнем случае работа за пределами организации ограничена во времени, а не носит постоянного характера. При этом для каждого такого случая необходимо отдельное распоряжение администрации, где должно быть указан пункт назначения и цель поездки.

Другой важной особенностью является обязательность оформления командировочного удостоверения. При этом в пункте прибытия должны быть поставлены отметки о прибытии и убытии.

Порядок налогообложения компенсации расходов

На практике дополнительные выплаты при разъездной работе делаются в двух видах:

  • компенсация понесенных расходов;
  • дополнительные выплаты.

В первом случае речь идет о выплатах компенсационного характера. В Налоговом кодексе РФ предусмотрено, что подоходным налогом они не облагаются. Также на них не начисляются взносы в социальные фонды.

При этом нужно помнить, что расходы должны быть подтверждены документами.

Дополнительные выплаты выгодны тем, что они одновременно компенсируют работникам понесенные расходы и носят поощрительный характер. Для их оформления не требуется собирать подтверждающие документы.

Однако с точки зрения законодательства такие надбавки рассматриваются как часть оплаты труда. Налоговый кодекс не признает их компенсационными, поэтому на них начисляется подоходный налог. Поскольку надбавка является частью оплаты труда, на нее положено платить взносы в Пенсионные и другие фонды на общих основаниях.

При поступлении на рабочее место важно указать соответствующую информацию в трудовом контракте. Важно знать о том, регламентируется ли этот вопрос в тексте коллективного договора или других документах фирмы. Если эти вопросы на предприятии урегулированы, то это исключит возможность трудовых споров, по этому поводу.

Смотрите семинар: «Разъездной характер работы» Жижерина Ю.Ю.:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...