Сроки хранения табелей учета рабочего времени - Komsindrom.ru

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Содержание

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы отразить фактическое время, отработанное или неотработанное сотрудником для цели начисления заработной платы, социальных выплат и т.д. Подтверждением (отражением) факта работы возлагается на определенное лицо в подразделении. Как и все документы, связанные в личным составом работников организации необходимо хранить определенный период. Рассмотрим необходимость хранения табеля и в течение какого срока его необходимо хранить.

Нормативное регулирование в отношении табеля

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к ведению первичной документации

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 разработаны формы первичной документации

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н определяет форму табеля для государственных организаций

Статья 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ определяет сроки хранения документов по личному составу

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 определяет сроки хранения архивных документов организации

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности. Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Информация, отражаемая в табеле

Табель является первичным документом, к которым предъявляются такие общие требования к реквизитам:

РеквизитПо табелю отражается
наименованиетабель учета рабочего времени
датадолжна быть проставлена дата последнего дня для расчета или аванса
наименование организацииполное или сокращенное
содержание факта деятельности организацииотметки о явках и неявках на работу по конкретным датам месяца
величина измерения факта с указанием единиц измерениячасы, дни
наименование должностей (подписывающих табель)ответственное за составление табеля, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы
подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов, для идентификации этих лицподписывает соответствующее лицо

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

  • отчетный период
  • ФИО, его должность
  • табельный номер
  • число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
  • итого часов и дней, отработанных за отчетный период
  • корреспондирующий счет для оплаты труда
  • количество и причины неявок на работу
  • количество выходных и праздничных дней

Сроки хранения табеля

Табель учета, с одной стороны, относится к группе документов организации труда в составе документов по личному составу. В целом, все такие документы должны храниться:

  1. 75 лет до 1 января 2003 года
  2. 50 лет, если оформлены после 1 января 2003 года

Но непосредственно к табелю не относятся эти требования и он должен храниться (в соответствии с перечнями архивных документов) 5 лет.

Табели на предприятиях, где присутствуют тяжелые, вредные и опасные условия труда, должны храниться 75 лет.

Экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер Е. Лазукова

Пример оформления ответственного лица за архивирование документов по личному составу

Табели, хранящиеся 5 лет не подлежат передаче в архив, но также являются конфиденциальной информацией, поэтому важно назначить ответственное лицо, несущее ответственность за сохранность документов. Приведем пример формулировки в приказе о назначении ответственного лица:

Возложить на директора по персоналу Давлетову И.В. ответственность за архивное хранение и обеспечение безопасной сохранности документов по личному составу.

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта. В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. Конкретизация условий и порядка хранения документов устанавливается учетной политикой организации (т.к. табель относится к первичной документации).

Документы временного хранения (более 10 лет) хранятся в архиве организации (создание архива в организации не является обязанностью, документы могут храниться в структурных подразделениях), табели относятся к документам временного хранения (менее 10 лет – 5 лет), за исключением табелей на предприятиях с тяжелыми условиями труда (хранятся постоянно – 75 лет).

Таким образом формирование дела по табелям, хранящимся постоянно предъявляются такие требования:

  1. подшивка (переплет)
  2. нумерация страниц
  3. лист-заверитель
  4. внутренняя опись документов
  5. внесение уточнений на обложке (наименование организации, индекс, даты, заголовок).

Дела временного хранения (табели 5-летнего срока хранения) можно оформлять не полностью:

  • не проводится систематизация документов
  • не нумеровать листы
  • не составлять надписи заверения

При временном (до 10 лет) хранении по окончании сроков хранения, документы необходимо уничтожить только после проведения ежегодной экспертизы ценностей документов в обязательном порядке (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Пример проведения экспертизы табелей с 5-летним сроком хранения

Табели со сроком хранения 5 лет, у которых закончено делопроизводство в 2015 году, должны быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

Хранение документов при электронном документообороте

В случае электронного документооборота в организации к условиям хранения электронных документов относятся:

  • 2 экземпляра – в архиве на разных устройствах
  • наличие средств и ПО чтения и контроля их состояния
  • обеспечение хранения
  • передаются электронные документы в архив – в формате PDF/A.
  • для обеспечения хранения необходимо производить перезапись документов на новые носители и форматы
  • при хранении таких документов в архиве 1 раз в 5 лет нужно производить контроль

Ошибка при хранении табеля учета рабочего времени

Табель относится к документам по личному составу работников организации и в то же время являются основой для проведения расчетов с работниками. В каком отделе должны храниться эти документы? Такие документы (временного хранения до 10 лет) должны храниться в отделе кадров, а по истечении 5 лет уничтожаются на основании экспертизы.

Ошибка при определении сроков хранения табелей

Сроки хранения табелей, как документов по кадрам необходимо считать с 1 января года окончания делопроизводства по ним. Например, в течение 2017 года в структурном подразделении составлено 12 табелей и 5-летний срок их хранения начинается с 1 января 2020 года (за весь год).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Какой документ подтвердит факт того, что табели хранились 5 лет?

Ответ: Экспертная комиссия ежегодно организует экспертизу ценности документов и составляет типовой акт, который отражает дела организации с истекшем сроком хранения на 1 января года проведения экспертизы и акты утверждаются директором. Передаются документы на уничтожение по приемо-сдаточной накладной.

Вопрос №2: Есть ли необходимость соблюдать порядок текущего хранения документов, которые еще находятся в делопроизводственном цикле?

Ответ: Хранение документов, находящихся в работе осуществляется в шкафах или сейфах в кадровой службе (на усмотрение руководства можно на основании локальных документов организации их хранить в бухгалтерии). Эти документы содержат конфиденциальные данные работников, поэтому нужно обеспечить их защиту.

Какие сроки хранения табеля учета рабочего времени?

Содержание:

Среди разнообразия кадровой документации особое место принадлежит табелю учета рабочего времени (ТУРВ). При этом для каждого кадровика (или другого ответственного лица) важно не только правильно вести этот документ, но и обеспечивать его надлежащее хранение. Из нашего материала вы узнаете, сколько должен храниться ТУРВ. Если же у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или дополнительные вопросы по учету рабочего времени, всегда можно обратиться за помощью к юристу.

Нет времени читать статью?

Что такое табель учета рабочего времени и зачем его нужно хранить?

ТУРВ представляет собой документ, в котором отражается количество отработанных каждым сотрудником часов, а также количество пропущенных дней (если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по каким-либо причинам).

Главное назначение табеля — это аккумулирование сведений о фактическом времени, которое было отработано (или не отработано) сотрудником, для начисления заработной платы и других выплат.

С этой целью в ТУРВ обязательно содержится информация по каждому работнику (ФИО; должность; число часов, отработанных за каждый день; общее число часов и дней, отработанных за отчетный период и др.).

Хранение табеля на протяжении установленного срока — это обоснованное требование. На практике могут возникать различные ситуации, в которых документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого сотрудника, оказывается необходим. В частности, ТУРВ может потребоваться:

  • бухгалтерской службе компании — для уточнения размера заработной платы, расчета отпускных выплат и других пособий;
  • налоговым органам — в ходе различных проверочных мероприятий;
  • Фонду социального страхования — при осуществлении проверок правильности поданных сведений;
  • трудовой инспекции — в процессе проверки соблюдения трудовых прав работников.

Для того чтобы обеспечить сохранность ТУРВ, руководитель компании своим приказом должен назначать ответственное за выполнение этой задачи лицо. До сдачи в архив за табель отвечают сотрудники кадровой службы и бухгалтерии (в каждой компании должен существовать график документооборота).

Сколько времени нужно хранить табель?

Теперь переходим к самому главному — срокам хранения табеля, учитывающего рабочее время сотрудников. Необходимо сразу отметить, что единого срока нет: его отсутствие объясняется различными условиями труда. По действующим правилам ТУРВ в зависимости от условий, в которых работают сотрудники, хранится:

Читайте также:  Должны ли все сотрудники образовательной организации иметь медицинские книжки?

Стандартное время хранения — 5 лет: этот срок действует в большинстве компаний. Когда же придется хранить документ на протяжении нескольких десятилетий? Срок в 75 лет установлен для тех организаций, в которых сотрудники трудятся в опасных или вредных условиях.

Важно! Внутренними документами компании могут устанавливаться и другие сроки хранения ТУРВ, но не меньше 5 и 75 лет (в зависимости от специфики деятельности). Как правило, увеличение продолжительности обусловлено потребностями самой организации.

Как хранить табель?

После закрытия табель направляется в бухгалтерию, которая затем (по истечении 1 года) передает документ в архив. В некоторых организациях табель хранится в бухгалтерии более продолжительный срок — 3 года (для того чтобы сотрудники бухгалтерской службы в любой момент могли проверить информацию о фактически отработанном рабочем времени всех работников).

Условия и порядок хранения табелей устанавливаются внутренними документами организации. Как правило, для тех ТУРВ, которые хранятся постоянно (75 лет), необходимо формировать дело.

К таким делам предъявляются особые требования: они должны иметь прошивку, лист-заверитель и внутреннюю опись. Кроме того, страницы дела обязательно нумеруются, а на обложке содержится вся необходимая информация о документации.

Для ТУВР, которые должны храниться 5 лет, формируются дела временного хранения. В этом случае не обязательно производить нумерацию страниц и составлять надписи заверения. После того как пятилетний период истечет, документацию можно уничтожить. Но перед уничтожением обязательно проводится экспертиза ценности документов.

Важно! Если в компании нет архива, табель может храниться в структурных подразделениях. Но, в любом случае, в задачи ответственных лиц входит обеспечение сохранности этого документа на протяжении всего установленного срока.

Какие требования предъявляются к хранению табеля при электронном документообороте?

Все большее число компаний переходит на электронный документооборот: это действительно более удобно и позволяет избавиться от массы бумаг.

По действующим правилам, табель, учитывающий рабочее время сотрудников, может храниться в электронном виде. Но в этом случае необходимо обеспечивать всестороннюю защиту электронной версии ТУРВ для предотвращения потери данных или искажения содержащихся в документе сведений.

Как известно, ТУРВ ведется в одном экземпляре. Если хранится только электронная версия, экземпляров должно быть два (по одному на различных устройствах).

На протяжении всего периода ответственным лицам при необходимости нужно производить перезапись документации, а также время от времени выполнять контроль.

Подведем итоги. Табель, учитывающий рабочее время сотрудников — обязательный документ для каждой организации, однако срок, на протяжении которого он должен храниться, может различаться. Вне зависимости от того, хранится документ 5 или 75 лет, на протяжении всего периода важно обеспечивать сохранность данных (в том числе, предотвращать доступ к ТУРВ посторонних лиц).

Если вы столкнулись с проблемами, связанными с ведением кадровой документации, разобраться во всех нюансах действующих правил поможет профессиональный юрист.

Также без квалифицированной поддержки специалиста не обойтись в тех случаях, когда возникла спорная ситуация (с контролирующими органами или сотрудниками).

Сроки хранения табелей учета рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сроки хранения табелей учета рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В этом случае работа в выходные и праздничные дни оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

Сроки Хранения Табелей Учета Рабочего Времени

Как правило, за ведением табеля следит специально назначенный сотрудник, к примеру, глава предприятия или же его заместитель. В особо крупных компаниях существует должность табельщика, который следит за количеством отработанных и не отработанных часов.

В этом акте тоже указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь другой — в строке 586 раздела 7.1 сказано, что табель хранится 5 лет. А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет. Каков должен быть порядок хранения табеля? Компания может вести табель по унифицированной или самостоятельно разработанной форме. Какую из них выбрать, она решает самостоятельно.

Учетные табели – документы по личному составу

Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

В III квартале 2019 г. организация получила от поставщика товарную накладную и счет-фактуру. В этом же квартале товары были приняты к учету, а НДС по ним — к вычету. Товары проданы в IV квартале 2019 г., тогда же их стоимость включена в налоговые расходы.

При этом работодатель также может ввести собственные условные обозначения. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г.

Чтобы посмотреть методичку, активируйте доступ подписчика журнала «Зарплата». Это бесплатно и займет 1 минуту.

Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Вопрос о порядке хранения кадровых документов. Как должен храниться табель учета рабочего времени? Может ли он быть составлен и храниться в электронном виде? С Бухгалтерия предприятия 8.2»обучение через интернет Перечень кадровых документов, которые обязательно должны быть в организации: Табель учета рабочего времени График отпусков Штатное расписание Правила внутреннего трудового распорядка Расчетный листок Книги учета трудовых книжек Личная карточка работника Табель учета рабочего времени Первый документ – это табель учета рабочего времени.

В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Сроки хранения бухгалтерских документов

В форме № Т-12 удобно одновременно вести учет рабочего времени в разделе 1 и расчет с персоналом по оплате труда в разделе 2. Но раздел 2 можно не заполнять. Форму № Т-13 удобно использовать, если рабочее время в компании фиксируют в электронном виде, например установили турникет.

Укргосархивом разработан проект Изменений к Перечню, который направлен на обработку структурными подразделениями Министерства юстиции (письмо от 07. 12. 2016 № 01. 3/3586).

Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Сроки хранения документации определены Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12. 04. 2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

В любой действующей организации есть документы по личному составу, в том числе, табели учета рабочего времени. Сколько хранить табель рабочего времени и как это делать? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.

ЗАПОМНИТЬ! данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Редакція (адміністрація) порталу не несе відповідальності за шкоду, яка може бути завдана в результаті використання, невикористання або неналежного використання інформації, що міститься на порталі.

Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы. Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

Ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете»: «Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта».

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558.

Срок хранения табеля учета рабочего времени с 2010 года продлен до 5 лет в связи с тем, что этот документ используется для расчета зарплаты. А если в табеле фиксируются данные по рабочим местам с вредными, опасными и тяжелыми условиями труда, то он хранится 75 лет и даже после ликвидации самой компании не подлежит уничтожению, а передается в специализированное архивное учреждение.
Причем здесь табель? Дело в том, что на основании табеля рассчитывают зарплату, поэтому такой документ также является основанием для отражения операции в бухучете.

Коммерческие организации самостоятельно определяют в каком порядке хранить документы. Все документы храните по тематическим папкам (делами) в соответствии с номенклатурой организации.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Вопрос

Укргосархив в пределах компетенции рассмотрел обращение о сроке хранения табеля учета использования рабочего времени и сообщает следующее.

И уже бухгалтер организует хранение. Обычно они так и остаются в отделе, но если там нет места, то по истечении 3 лет или меньшего срока эти бумаги могут передаваться в архив компании, если таковой есть. Сроки и порядок передачи табеля и других первичных документов в архив регламентируются локальным актом компании, поэтому единых условий здесь нет.

Читайте также:  КТУ: достоинства и недостатки распределения оплаты труда по этому методу

Даже если трудинспекторы сочтут это нарушением, штраф всего 300–500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ) и он маловероятен.

Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

О хранении табеля учета рабочего времени

Отметим, что сроки хранения документов, представленных в этом Перечне, должны соблюдать госорганы и органы местного самоуправления, другие учреждения, предприятия и организации независимо от формы собственности (п. 1. 2 Перечня № 578/5). При этом сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п.

Это значит, что при выплате аванса необходимо учитывать фактическое присутствие сотрудников на рабочем месте, то есть ориентироваться на данные табеля. Законодательство обязанности оформлять отдельный табель для выплаты аванса не предусматривает.

В этом случая табели хранят 75 лет. По документам, которые созданы до 2003 года, срок хранения 50 лет.

Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

Бесплатная консультация юриста

Постановление Госкомстата России N 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Организация хранения этих кадровых документов имеет нюансы, которые мы рассмотрим в статье. Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени? В коммерческой организации поменялся главный бухгалтер. Требует сдать все табеля учета рабочего времени в бухгалтерию, где они будут храниться. У нас всегда работник отдела кадров вводил данные в программу, на основании которых бухгалтерия считала заработную плату, а сами бланки оставались в отделе кадров.

Однако из этого правила есть исключение: срок хранения табеля учета рабочего времени в организации увеличивается в разы, если в нем учитывали работу сотрудников с вредными или опасными условиями труда. Как хранить табели учета рабочего времени с данными по сотрудникам вредных производств? Время хранения таких документов в архиве составляет 75 лет (п. 586 перечня, утв. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения.

Срок хранения табеля рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Срок хранения табеля рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Кроме того, основываясь исключительно на данных электронной системы, без документарного подтверждения табелями работодатель не сможет применять к сотруднику какие-либо санкции за нарушение режима рабочего времени.
При этом данный вопрос имеет свои особенности правового регулирования в вопросах места хранения и сроков сдачи и предоставления табеля учета рабочего времени по требованию надзорных органов или самого сотрудника.

Табель учета рабочего времени: особенности ведения и кто заполняет

В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения.
Табели со сроком хранения 5 лет, у которых закончено делопроизводство в 2015 году, должны быть включены в акт не ранее 1 января 2021 года.

В других же бюджетных учреждениях — медицинских, образовательных, где работники осуществляют трудовые функции различное количество времени, составляется график работы на следующий месяц и в табеле фиксируются отклонения от графика. Однако для удобства на практике часто табель заполняется методом сплошной регистрации.

Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы для бюджетных учреждений (N 0504421) установлена Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н “Об утверждении Инструкции по бюджетному учету“ (ред. от 03.07.2009, далее — Инструкция). Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 152н в данную Инструкцию внесены изменения. Чаще всего на предоставление документов в случае наличия индивидуального спора предоставляется от трех дней до недели, однако на практике большинство работодателей имеют возможность удовлетворить требования и быстрее.

Порядок хранения табеля по учету рабочего времени

Но непосредственно к табелю не относятся эти требования и он должен храниться (в соответствии с перечнями архивных документов) 5 лет.

Большинство документов, которые прямо касаются трудовой деятельности сотрудников и наличие которых предусмотрено действующим российским законодательством, должны сохраняться работодателями в течение определенного времени. При этом нормативы, которые затрагивают данные вопросы, могут устанавливаться различными законами и иными законодательными актами, что вызывает определенные сложности для работодателей и специалистов по кадровому делу и документообороту на предприятии. Так, непосредственно с табелем учета рабочего времени и сроками его хранения связаны положения следующих нормативно-правовых актов:

  • ФЗ №125 от 22.10.2004. Этот закон содержит общие принципы нормативно-правового регулирования архивного дела в Российской Федерации и предполагает возможность обязательного сохранения определенного рода документации в течение различных сроков с целью обеспечения эффективной защиты прав различных лиц в том числе и в рамках трудовых взаимоотношений. Однако непосредственно о табеле учета рабочего времени данный закон не сообщает.
  • Перечень типовых управленческих документов Росархива от 06.10.2000. В данном перечне содержались ранее основные виды документов, образующихся и хранящихся в организациях, в том числе регламентировались и вопросы, связанные с табелями учета рабочего времени, которые предписывалось хранить в течение одного года. Однако на данный момент этот перечень утратил свою юридическую силу.
  • Приказ Росархива №63 от 26.08.2010. Означенным приказом был отменен вышеупомянутый перечень документов и, соответственно, указанные в нем сроки хранения, обязательные для российских субъектов хозяйствования.
  • Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010. Этот документ теперь является основным среди тех, которые регламентируют порядок и сроки хранения документации, возникающей в организациях и необходимой для осуществления ими их деятельности. В частности, согласно данному приказу и устанавливается текущий срок хранения табеля учета рабочего времени.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

Непосредственно в табеле ведется учет отработанного времени по каждому работнику:

  • отчетный период
  • ФИО, его должность
  • табельный номер
  • число часов отработанных (не отработанных) за каждый календарный день
  • итого часов и дней, отработанных за отчетный период
  • корреспондирующий счет для оплаты труда
  • количество и причины неявок на работу
  • количество выходных и праздничных дней

Однако в законе эти сроки не прописаны, там лишь сказано, что отдельные госорганы могут издавать перечни часто применяемых в делопроизводстве документов и указывать для них сроки хранения.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора. Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы.

Но надо отличать текущее хранение от архивного. Текущее предполагает использование документов с момента создания и до передачи в архив. Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения и хранение исполненных документов.

В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной — в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения табеля учета рабочего времени (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Срок хранения табеля учета рабочего времени Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред.

Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения табеля учета рабочего времени (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Срок хранения табеля учета рабочего времени Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред.

Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела.

Где хранится табель учета рабочего времени

При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики).
Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.

Однако при этом условия оплаты труда, определенные трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Сейчас действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года № 558.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

А если учет велся на рабочих местах с правом на компенсацию ввиду того, что условия труда там признаны тяжелыми, вредными или опасными, то срок хранения составляет 75 лет.
Исходя из указанного ведение табелей только в электронном виде, например, на основании выгрузки данных из электронной системы учета рабочего времени неправомерно. Таким образом, применение организацией электронных систем учета рабочего времени не освобождает ее от необходимости ведения табеля учета рабочего времени.

Читайте также:  Прошу представить Положение об отделе кадров.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа.

Особый срок хранения табеля учета рабочего времени во вредных условиях

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения».

По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску или может быть использован им в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов.

Вопросы сроков сдачи или предоставления табеля учета рабочего времени внутри организации регламентируются её локальными нормативными актами. Необходимость их своевременной подачи обусловлена тем, что бухгалтерия не может осуществить начисление зарплат и проведение иных бухгалтерских операций при отсутствии данного документа.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы.

Хранение документов при электронном документообороте

Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).

В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской — в случае увольнения по инициативе работодателя).

Создание условий по защите документов является в организации является обязанностью экономического субъекта. В делопроизводстве любой организации должна быть составлена номенклатура дел соответствующей формы, составленная в соответствии со спецификой организации (структурных подразделений), используемой документации, где указываются по каждому документу сроки хранения. А вот сроки, на протяжении которых такие документы могут потребоваться самой компании или проверяющим органам, различаются в зависимости от важности документа.

Срок хранения табелей учета рабочего времени составляет

Отметим, что это обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом. Как правильно заполнять табель? Как уже было сказано, в табеле необходимо отражать либо случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, либо фактические затраты рабочего времени.

Табели на предприятиях, где присутствуют тяжелые, вредные и опасные условия труда, должны храниться 75 лет.

Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности. Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Сколько хранятся табеля рабочего времени

Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Согласно ст. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся пять лет, если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными, то срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 8, 57, 91 Трудового кодекса РФ. Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например секретаря администрации. В крупных организациях с большим числом сотрудников возможен вариант ведения табелей:

  • централизованно, с выделением отдельных единиц в штатном расписании – табельщиков, в основные обязанности которых и входит заполнение табелей по сотрудникам всех структурных подразделений компании;
  • децентрализованно, то есть раздельно по структурным подразделениям, когда в каждом подразделении назначается сотрудник, в чей функционал дополнительно включают обязанность по ведению табеля в своем подразделении.

Правильный порядок хранения и ведения табеля учета рабочего времени в организации – как вести и хранить?

Рабочее время сотрудников, трудящихся на официальной основе, подлежит обязательному учету.

Данная необходимость установлена на законодательном уровне, в частности, такой момент отражен в 91 статье ТК РФ.

Ведение учета рабочего времени позволяет не только контролировать своевременность прихода трудящихся на свои рабочие места, но и правильно рассчитывать их заработную плату.

Именно поэтому данный процесс требует документального оформления.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Нужен ли?

Важно учитывать тот факт, что табель учета рабочего времени – обязательная бумага. Следовательно, она должна оформляться в каждой организации без исключения.

При этом не имеет значения численность трудящихся. Табель нужно вести даже на микропредприятиях.

Обязанность ведения установлена действующим на данный момент времени на территории РФ Трудовым Кодексом.

Информация, касающаяся данной темы, подробно отражена в 91 статье нормативного документа.

Кроме этого необходимость оформления документации устанавливается Постановлением Госкомстата РФ №1. В нем же освещены сведения по поводу унифицированных форм, которыми нужно пользоваться при оформлении.

Отсутствие табеля в организации может привлечь внимание контролирующих органов, поэтому работодателю важно позаботиться о наличии обязательной документации в учреждении.

Учет рабочего времени необходим не только для ведения контроля над выполнением сотрудниками условий трудового договора, но и для работы бухгалтеров. На основании документа они рассчитывают зарплату трудящихся, а также формируют статистическую и налоговую отчетность.

Кто из работников назначается ответственным?

Вести документацию, на основании которой рассчитывается заработная плата сотрудников, а также определяется количество отработанных ими дней и часов, должен специальный работник.

Последний назначается руководителем организации.

Специалист обязан своевременно передавать необходимые данные в бухгалтерию, а также нести ответственность за достоверность данных, присутствующих в табеле.

В качестве ответственного за заполнение документа в большинстве случаев выступает работник отдела кадров или сам бухгалтер, специализирующийся на расчете зарплаты трудящихся.

Помимо этого, вести учет трудового времени может табельщик – работник, деятельность которого непосредственно связана именно с оформлением указанной бумаги.

Табель не обязательно нужно вести по всему предприятию в целом. В компаниях с большой численностью сотрудников зачастую такое просто невозможно. В таких случаях для каждого структурного подразделения заводится отдельный табель, и, соответственно, назначается ответственный за его ведение в конкретном отделе.

При такой ситуации, после сдачи табеля в бухгалтерию все полученные документы сводятся в один. Следует учесть, что данный учетный документ также может оформляться для каждого специалиста отдельно.

Как вести?

Для ведения документации по учету рабочего времени были предусмотрены 2 унифицированных формы – Т-12 и Т-13. Работодатель вправе использовать любую из указанных.

Отличия обеих форм друг от друга – не значительны. Они заключаются лишь в том, что одна форма предназначена исключительно для внесения данных об отработанном специалистами времени, а в другую, помимо этого, можно вносить данные для расчета заработной платы трудящихся.

Каждая из указанных форм имеет титульный лист. В нем должна отражаться информация следующего характера:

  • полное наименование организации-работодателя;
  • инициалы, должность и личная подпись главного руководителя фирмы;
  • формы – ОКУД, ОКПО;
  • наименование документации;
  • дата первоначального оформления;
  • период действия (отчетный месяц);
  • структурное подразделение, в котором будет вестись учет трудового времени работников;
  • условные обозначения, используемые в настоящем табеле.

Далее должна располагаться таблица. В нее вносится информация о трудящихся. Для каждого из них должна быть предусмотрена отдельная строка. В соответствующие колонки вносятся такие данные:

  • порядковый номер, присвоенный рабочему;
  • ФИО специалиста;
  • табельный номер сотрудника;
  • отметка о явках/неявках (в соответствии с условными обозначениями);
  • общее количество отработанных дней/часов за половину отчетного периода;
  • общее количество отработанных дней/часов за полный отчетный период.

Если на предприятии используется форма табеля, на основании которой рассчитывается зарплата работников, далее заполняются колонки с такими сведениями:

  • код, соответствующий виду дохода – зарплата или отпускные;
  • бухгалтерский (корреспондирующий счет), с которого будут списаны денежные средства, предназначенные для выплаты зарплаты, отпускных, больничных пособий и др.;
  • общее количество отработанных дней/часов по каждому виду дохода.

Если в течение отчетного месяца работник отсутствовал, в табель ставится отметка о причине его неявки. В этом случае необходимо также пользоваться условными обозначениями.

К примеру, аббревиатура «ОТ» означает, что специалист находится в отпуске. «В» – указывает на тот факт, что он находится на выходном.

По окончанию отчетного периода табель подписывают ответственные лица. Среди таковых нужно отметить руководителя отдела, кадровика и специалиста, заполнившего документ.

Сколько хранится – сроки хранения в организации

На срок хранения табеля оказывают влияние определенные факторы. Ключевыми из таковых являются условия труда, установленные в компании.

В стандартных условиях, когда условия труда сотрудников не связаны с какими-либо опасными факторами, табель хранится на протяжении 5 лет.

Если производственные условия характеризуются как тяжелые, опасные или вредные, документ хранится 75 лет.

Данные правила установлены на законодательном уровне.

В любой момент специалисты проверяющих органов при необходимости могут обратиться к руководителю учреждения с просьбой предоставления табеля.

Также за выпиской из табеля может обратиться сотрудник организации.

Сроки хранения обязательны к соблюдению даже по отношению к электронному варианту документа.

После того, как табель рабочего времени полностью заполняется, а также подходит к концу период его действия, он передается в отдел бухгалтерии.

Ответственными сотрудниками производится расчет зарплаты трудящихся.

В последующем документ помещается в специальную папку или передается в архив. Порядок передачи должен регламентироваться внутренними нормативными актами компании.

Документация, которая хранится 75 лет, может быть передана на хранение в специализированные архивные компании.

Полезное видео

О порядке ведения табеля учета рабочего времени и как правильно заполнить по форме Т-13, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В соответствии с 91 статьей ТК РФ, учет рабочего времени обязательно нужно вести на любом предприятии. Для этого руководители организаций должны позаботиться о наличии соответствующего табеля.

Для заполнения указанной бумаги разработано несколько унифицированных форм. Заполнением табеля должно заниматься ответственное лицо.

Срок хранения документа определен законодательством, в зависимости от особенностей трудовой деятельности граждан – 5 или 75 лет.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector