Требования к современному кадровику. Что должен знать и уметь специалист по кадровому делопроизводству - Komsindrom.ru

Требования к современному кадровику. Что должен знать и уметь специалист по кадровому делопроизводству

Содержание

Должностная инструкция

Специалист по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

— по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

— уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

— информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

Кадровое дело: задачи и особенности учета кадров

Разработка и ведение документов в области управления персоналом, учет движения кадров, расчеты рабочего времени и выплат работникам — задачи, которые решает кадровое делопроизводство. Кадровики документируют все процессы, связанные со штатом компании: оформляют типовые бланки, составляют трудовые договоры, ведут книжки, журналы. В обязанности делопроизводителей входит контроль таких процедур как прием на работу, предоставление отгулов и отпусков, отправление в командировку, увольнение. Специалист по кадрам должен обладать узкоспециальными знаниями и навыками, а в условиях растущей организации — постоянно развиваться и расширять фронт работы.

Функции кадрового учета

В законах Российской Федерации нет конкретного определения, что такое кадровое дело. Поэтому при организации службы управления персоналом следует ориентироваться на более общее понятие — делопроизводство. В нормативно-правовых актах предусматривается три основных функции, выполняемых делопроизводителями — они применимы, в том числе, для целей кадрового учета.

3 функции делопроизводства:

  • формирование документов;
  • документооборот (движение и учет);
  • хранение документации, включая архивное.

Специалисты по управлению персоналом выполняют все перечисленные функции в отношении документов, связанных с рабочими кадрами. Кадровики составляют документацию, ведут ее пошаговый учет, заботятся о надлежащем хранении.

Основные законы

В нашей стране существует широкий перечень нормативно-правовых актов, регулирующих кадровый учет. Делопроизводитель обязан досконально знать и исполнять все законные требования, касающиеся сферы управления персоналом. При подготовке специалиста уделяется большое внимание юридическому образованию.

Основной закон, устанавливающий требования к работе кадровых служб — Трудовой кодекс России. В этом документе прописаны все стадии отношений, в которых участвуют компания-работодатель и привлеченный ею работник. Специалисты по кадрам в своей рабочей деятельности обязаны соблюдать предписания данного ключевого нормативного акта.

Дополнительно кадровики должны учитывать более мелкие подзаконные акты: постановления, инструкции, а также государственные стандарты. Наличие подобных документов значительно облегчает процессы организации кадровой работы. В частности, существуют стандарты ГОСТ, которые определяют нормы оформления документов, в том числе архивных (например, ГОСТ Р 6.30-2003 и Р 7.0.8-2013).

Читайте также:  Приказ о направлении на повышение квалификации

Актуальные новшества законодательства

Продолжая развивать и совершенствовать правовое регулирование делопроизводства в России, законодатели регулярно обновляют нормативную базу, выпускают новые законодательные акты, которые предусматривают изменения в работе кадровых служащих. Именно поэтому специалистам в области кадров необходимо внимательно следить за новеллами законодательства, чтобы своевременно корректировать принципы и нюансы своей работы.

Крупные изменения в кадровом учете произошли с введением закона «О бухгалтерском учете» в 2011 году. Данный документ значительно поменял принципы делопроизводства в части управления персоналом. В частности, организациям-работодателям было предоставлено право собственноручно создавать формы для ведения первичной документации. Причем, перечень таких документов остался прежним, зато появилось больше вариантов их заполнения. Несмотря на смягчение требований со стороны закона многие предприятия предпочитают по-прежнему работать по стандартным формам (таким как приказ о приеме Т-1, личная карточка Т-2, штатное расписание Т-3, график отпусков Т-7).

Начиная с 2016 года кадровики вынуждены учитывать возросшие требования со стороны контролирующих государственных органов. Законодательно увеличены размеры штрафных санкций, предусмотренных в качестве наказания за неисполнение предписаний закона. В то же время, государство отказалось от такой нормы как обязательное наличие печати у всех ООО и АО. Введен новый, более простой, алгоритм оформления командировок. Кроме этого, увеличен список работающих, которым позволяется уходить в отпуск в любое удобное время. Существуют и другие, менее значительные, изменения.

Требования к специалисту по кадрам

К сотрудникам, занимающим место специалистов по управлению персоналом, предъявляются требования, описанные в соответствующем профессиональном стандарте. Данный стандарт введен в 2015 году, в связи выходом приказа Министерства труда: в нем детально изложены обязанности кадровиков, устанавливаются критерии оценки образования, квалификации и навыков, необходимых для кадровой работы.

Специалист по кадрам обязан иметь хотя бы среднее профессиональное образование — это минимальное требование к подготовке. Если же кадровая служба предполагает осуществление ряда специфических функций, необходимо пройти повышение квалификации или курсы профессиональной переподготовки. Наличие опыта работы — необязательное условие, с точки зрения закона.

Какими знания должен обладать кадровик

Профессиональный стандарт в сфере кадрового дела устанавливает широкий перечень знаний, которые должен иметь делопроизводитель.

Что должен знать специалист по кадрам:

  • как формируется, утверждается, ведется и хранится документация по кадровому делопроизводству;
  • по каким технологиям анализировать и систематизировать данные;
  • в каком порядке вести учет движения кадров и составлять отчетные документы;
  • каким образом работать с информационными системами;
  • что предписывает законодательство в области предоставления и формирования учетных документов для коммерческих компаний, профсоюзов, контролирующих органов;
  • законодательные акты, регулирующие права работодателей и работающих;
  • архивное законодательство;
  • локальные правовые акты, принципы делопроизводства в организации;
  • нормы обработки, хранения, предоставления личной информации сотрудников;
  • как правильно рассчитывать выплаты, включая льготы и компенсации;
  • как рассчитывать страховой, отпускной стаж;
  • правила делового этикета.

Основные навыки

Кроме довольно большого массива знаний, специалист кадровой службы должен владеть кругом практических навыков (то есть, уметь эти знания применять в процессе профессиональной деятельности). Ключевой навык кадровика — способность оформлять документы в полном соответствии с требованиями российского законодательства и локальными правовыми актами. Также необходимо уметь правильно формировать документацию для подачи в контролирующие органы, профсоюзные организации.

Специалист по делопроизводству должен быть способен вести учет как на физических носителях, так и в современных информационных системах. В процессе хранения информации необходимо соблюдать нормы трудового и архивного законодательства. К ключевым навыкам также относится профессиональный анализ документов на наличие ошибок, недостоверностей, любых нарушений. Важное требование — уметь отличить легитимную документацию от нелегитимной.

В числе дополнительных функций, выполняемых сотрудником кадровой службы: работа с программным обеспечением по формированию статистики, осуществление деловой переписки, контроль рабочего времени.

Перечень обязанностей

В своей рабочей деятельности делопроизводители в области управления персоналом сталкиваются с необходимостью решать широкий круг задач.

Основные обязанности кадрового служащего:

  • формирование стандартных бланков документов;
  • заполнение отчетности;
  • оформление и архивация дел работников;
  • выдача справок;
  • ведение служебной переписки.

Дополнительные обязанности связаны с подготовкой к проверкам со стороны контролирующих органов. Поскольку государство регулярно проверяет, насколько правомерны действия организаций-работодателей, делопроизводителям приходится перепроверять наличие и качество оформления документации, находящейся в их ведении.

Обязательные документы кадрового учета

В ходе проверок контролирующие государственные органы могут запрашивать у делопроизводителей большой массив документации, от устава предприятия до личных дел работающих. Помимо прочего, следует подготовить: коллективный договор, штатное расписание, общие положения (включая оплату труда), трудовые и иные договоры, книжки, приказы, графики сменности (если есть) и отпусков, личные дела работающих. Зачастую запрашиваются листки временной нетрудоспособности, дела работников с профзаболеваниями и расчеты компенсаций для них, а также договоры ответственности (при наличии), табель рабочего времени и другое.

Полнота запрашиваемой контролерами информации зависит от вида проверки, особенностей предприятия, иных факторов. Далеко не всегда требуется предъявлять полный пакет документов, однако делопроизводители должны быть готовы к любому развитию событий.

Разработка инструкции по кадровому делу

Один из способов наладить профессиональный и отвечающий всем требованиям документооборот — разработка инструкции по кадровому делопроизводству. Ее создание позволяет утвердить формы и определить перечень документов для каждой процедуры, а также внедрить алгоритм согласования кадровых действий. В результате, удастся оптимизировать работу службы, сократить затраты, исключить проблемы при смене кадровиков (увольнение одного и прием на работу нового специалиста).

Готовая инструкция по кадровому делу обязательно учитывает особенности компании: ее структуру, направление работы, численность персонала и другие аспекты.

HR-tv.ru

Рекомендуемые онлайн-курсы

Рекомендуемые материалы

Рекомендуемые статьи

Основы кадрового делопроизводства: что важно знать современному HR-у

Какие нормативы эйчар должен знать, разбуди его среди ночи, какие документы оформлять в обязательном порядке – основными правилами с порталом HR-tv.ru поделилась HR-менеджер call-центра Kolocall Юлия Рябикина.

Ранее мы с вами уже коснулись темы профессионального стандарта «Специалиста по управлению персоналом», в котором документационное обеспечение работы с персоналом выделено в отдельную трудовую функцию.

Документальное оформление всех кадровых процессов, происходящих в организации, требует наличия определенных знаний и умений. HR занимается не только заполнением унифицированных форм учетной документации, но и ведет трудовые книжки, оформляет трудовые договоры, контролирует своевременность и правильность выполнения всех стандартных кадровых процедур: приема на работу, увольнения, предоставления отпуска, направления в командировку и не только. Кадровое делопроизводство в условиях современной организации — непростая работа, особенно если речь идет о развивающейся компании, штат которой постоянно расширяется.

Что нужно знать HR-у, чтобы полноценно справляться с повседневной работой?

Законодательное регулирование кадрового делопроизводства осуществляется с учетом целого ряда нормативных документов:

— Трудового кодекса РФ, регламентирующего все этапы трудовых отношений между работодателем и работником;

— Постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 («Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);

— Инструкции Генштаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях;

— Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 («О трудовых книжках»);

— Постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 («Об утверждении Инструкции по ведению и заполнению трудовых книжек»);

— Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68;

— Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал:

— Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры;

— Основные методики и технологии анализа и систематизации информации;

— Порядок учета движения персонала и составления отчетности;

— Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации;

— Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;

— Законодательство РФ о порядке предоставления, хранения и обработки персональных данных;

— Порядок расчета компенсаций, льгот, пенсий и других видов выплат;

— Правила расчета страхового и отпускного стажа работников;

— Локальные нормативные акты, номенклатуру дел и структуру организации;

— Основы архивного законодательства;

— Базовые основы информатики, правила работы с информационными системами;

— Нормы делового общения и этики.

Кроме этого, профстандарт указывает на необходимость наличия у специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом определенных практических навыков, например:

— Оформления кадровой документации в соответствии с локальными нормативными актами и общими требованиями трудового законодательства РФ;

— Ведения учета и регистрации кадровых документов на материальных носителях и в информационных системах;

— Оформления отчетов и учетной документации, предоставляемой в профсоюзы, госорганы и т. д.;

— Организации хранения кадровой документации в соответствии с требованиями архивного и трудового законодательства РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

— Анализа кадровых документов и переноса информации в базы данных;

— Работы с программами по ведению статистики;

— Ведения деловой переписки;

— Выявления ошибок, недостоверной информации, неточностей и исправлений в официальной документации;

— Определения легитимности документов;

— Анализа правил и процедур, регулирующих права и обязанности государственных органов и коммерческих организаций в вопросах обмена кадровой документацией;

— Контроля присутствия работников на рабочем месте.

HR-менеджер, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение работы с персоналом, также разрабатывает и ведет пакет документов, связанных с приемом на работу новых сотрудников. В данных пакет входят:

— Результаты мониторинга рынка по заработным платам;

— Списки вакансий и функциональные обязанности;

— Положение о приеме, испытательном периоде и увольнении работников;

— Договора с кадровыми агентствами на предоставление услуг по подбору персонала;

— Прочие Положения, действующие на предприятии.

HR-менеджер также проектирует и реализует программу внутреннего PR, нацеленную на развитие корпоративной культуры и внутренних коммуникаций. Для этого создается ряд документов:

— Корпоративный кодекс (базовые принципы и ценности, лежащие в основе деятельности компании; стандарты поведения, принятые в компании).

— Управленческий кодекс предприятия.

— Положение о структурных подразделениях.

— Положение об оплате труда.

— Положение о премировании, учете дополнительных льгот, компенсаций и поощрений.

— Корпоративные издания (газеты, новостные листки): они выполняют функцию канала внутрикорпоративной коммуникации.

— Документы, связанные с организацией досуга и прочими корпоративными мероприятиями.

Следующая область, где необходимо вести учет документов – оценка и аттестация персонала. Объем работы в этой области зависит от того, какова специализация фирмы. Так, в крупных сетевых холдингах, занимающихся торговлей, в IT-компаниях и иностранных представительствах аттестация действительно является мощным рабочим ресурсом. И количество документов, требующих обработки велико.
Это могут быть:

Читайте также:  Как указать место работы в трудовом договоре?

— Оценочные листы для специалистов и руководителей либо бланки оценки;

— Положение об аттестации персонала;

— Аттестационная характеристика (карта личности);

И еще одна область, требующая учета документов – это система обучения персонала. Компании, не имеющие корпоративного университета или внутренних тренеров, обращаются к внешним провайдерам образовательных услуг. В связи с этим оформляются следующие документы:

— Результаты мониторинга рынка провайдеров образовательных услуг;

— Образцы документов, получаемых на выходе (дипломы, сертификаты, удостоверения и т.п.);

— Договоры с обучающими организациями.

Какие кадровые документы обязательно должны быть в компании?

В компании должны быть следующие документы:

Обязательные документы:

Штатное расписание (форма Т-3)

Табель учета рабочего времени (форма Т-13)

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ о защите персональных данных работников (положение)

График отпусков (форма Т-7)

Личные карточки (форма Т-2)

Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др. ( утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.)

Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

Журналы (книги) регистрации приказов, командировочных удостоверений, заявлений, трудовых договоров, учета сверхурочных работ

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Коллективный договор — обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

Положение об оплате труда и премировании — обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании.

Должностные инструкции — обязательны, если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах.

Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы — обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

График сменности — обязателен при наличии сменной работы.

Положение о коммерческой тайне — обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять.

Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если у вас каких-то из перечисленных документов нет, то их нужно непременно завести, при необходимости утвердить, как положено, ознакомить работников письменно. И помним, что согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Кадровое делопроизводство напрямую связано с безопасностью предприятия. Ошибки в этой сфере могут обойтись компании очень дорого. Конфликты с трудовой инспекцией, связанные с нарушением ведения кадрового делопроизводства, влекут за собой большие материальные потери.

С января 2017 года размеры штрафов инспекции по труду значительно возросли. Последние изменения в КоАП РФ позволили применить методику диверсификации ответственности. Был расширен перечень противоправных деяний, за которые представителям юридических лиц придется оплатить штраф от трудовой инспекции, назначенный в 2017 году.

Ранее действующие административные предписания, предусматривающие наказание за нарушение трудового законодательства, были собраны в общих нормах ст. 5.27 КоАП РФ. До 2017 года инспектор, проводящий проверку и обнаруживший нарушения, мог применять санкции и назначить штраф не более 50 000 рублей за все нарушения в совокупности.

Преобразование административного законодательства позволило дополнить КоАП РФ статьями, описывающими отдельные составы правонарушений в сфере охраны труда. Максимальная сумма штрафной станции была увеличена в 2 раза и составила 100 000 рублей.

Меры по увеличению размеров отдельных штрафов помогли снизить количество зафиксированных трудовых правонарушений. Работодатели, вынужденные платить серьезные штрафы за нарушение прав своих сотрудников, стали более осмотрительными и внимательными к персоналу.

Преобразованию подверглись нормы о сроках давности, установленных для привлечения работодателей к административной ответственности. Ранее начальники, допустившие ущемление интересов сотрудников, могли быть подвергнуты административному наказанию за нарушения трудового законодательства в течение 2-х месяцев.

В настоящее время закон продлил срок давности до 1 года, что позволило применять меры наказания к руководителям, уклоняющимся от ответственности длительный срок.

Таким образом, работа с кадрами включает организацию системы управления, регламентирует трудовой процесс. Предъявляемые к работникам четкие требования и задачи накладывают на них обязательства по исполнению трудовых отношений. Грамотное оформление правового статуса отношений с работниками становится для работодателя выгодным процессом. Во-первых, работодатель получает право требовать от сотрудников четкого выполнения своих должностных обязанностей, а при уклонении от работы применять санкции. В свою очередь сотрудники осознают ответственность работодателя и чувствуют свою социальную защищенность.

Профессиональные стандарты для кадровиков в 2016 году

Кадровым служащим закон дает скучать. Так, со второй половины 2016 года начал действовать своего рода ГОСТ работника кадровой сферы: профессиональные стандарты для кадровиков в 2016 году. Расскажем, как под него оперативно подстроиться и что изменить в привычной работе. Также см. “Независимая оценка квалификации работников: что нужно знать“.

Новый подход

Начало активного внедрения профессиональных стандартов относится еще к 2012 году, когда Министерством труда были разработаны соответствующие документы для многих профессий. Таким образом, их введение в деловой оборот длится уже пятый год. За это время накоплен определенный опыт, полезный при организации работы кадровой службы предприятия в соответствии с новыми положениями нормативных документов.

Имейте в виду: уже с 01 июля 2016 года вступили в силу ряд важных поправок к отечественному Трудовому кодексу. Благодаря этому, для отдельных направлений деятельности стало обязательным применение профстандартов. В частности, изменения коснулись кадровиков. Их образование, полезные навыки и опыт работы отныне должны соответствовать определенным в законе требованиям. Также см. “Профессиональные стандарты:инструкция по применению“.

Действие в отношении специалистов службы персонала

Профстандарты, касающиеся деятельности работников отечественных кадровых служб, были утверждены еще 6 октября 2015 года приказом Минтруда за № 691н. Вероятно, в ближайшее время будут утверждены и другие профессиональные правила, в том числе для кадровиков.

С 01 июля 2016 года начали свое действие профстандарты, напрямую касающиеся специалистов по:

  • оформлению трудовых отношений;
  • организационному развитию;
  • обучению и развитию сотрудников;
  • оценке персонала.

В приказе Минтруда № 691н перечислены те группы профессий, к которым будут применяться стандарты. Среди них работники, специальности которых соответствуют следующим кодам:

  • ОКЗ 3423 – специалисты кадровых служб и отделов;
  • ОКЗ 1232 – руководители структурных подразделений, среди их функций главной является управление персоналом компании;
  • ОКЗ 2412 – другие специалисты по кадрам.

Многих интересует, коснутся ли профстандарты действующих специалистов по набору персонала? Несмотря на то, что приказ Минтруда за № 717н содержит профстандарт рекрутера, к кадровикам он имеет достаточно отдаленное отношение, поскольку в обязанности сотрудника, занимающегося рекрутингом для компаний, обычно не входит непосредственное ведение кадрового делопроизводства.

Основные требования к кадровикам

Главной задачей любых профессиональных стандартов считается декларирование совокупности критериев, предъявляемых к представителям определенных профессий. Не является исключением и профстандарт для кадровика на 2016 год: среди основных характеристик этих специалистов приведена совокупность необходимых знаний, наличие надлежащего опыта работы и деловых навыков.

Исходя из названных выше критериев, определяют перечень вакансий, которые могут занимать соискатели без опыта практической работы. Например, менеджеры, ответственные за следующие сферы деятельности:

  • подбор жизненно важного для фирмы персонала;
  • кадровое делопроизводство;
  • развитие и профессиональное обучение работников;
  • карьерный рост наемного персонала;
  • оплата и нормирование труда;
  • внедрение социальных программ в фирме, мониторинг их исполнения;
  • миграция и перемещение сотрудников.

Как любое структурное подразделение, кадровую службу компании должен возглавлять руководитель. По логике новых профстандартов занять эту должность имеет право сотрудник, за плечами которого есть необходимый стаж работы по специальности:

  • более 3 лет – для руководителей структурных подразделений;
  • более 5 лет – для начальников департаментов и их заместителей.

Помимо профессионального стажа, новые стандарты содержат и требования к уровню образования, необходимого для назначения на определенную должность. В частности, со средним профессиональным образованием в кадровой службе могут работать только рядовые менеджеры, занимающиеся делопроизводством.

Кадровики с высшим образованием могут рассчитывать на должности линейных руководителей. Для начальников департаментов и управлений помимо диплома вуза иногда требуется обучение по узкоспециализированным программам или курсы повышения квалификации.

Для чего нужны стандарты: каждому по обязанностям

В первую очередь, профстандарт для кадровика 2016 года разграничивает сферы деятельности сотрудников таких служб. Теперь круг обязанностей каждого специалиста четко регламентирован. Исходя из содержания новых документов:

  • специалисты по делопроизводству занимаются подготовкой первичных, учетных, плановых и организационно-кадровых документов (приказов, распоряжений), а также их регистрацией и сдачей на архивное хранение;
  • сотрудники, занимающиеся подбором персонала, собирают и систематизируют информацию о текущей потребности компании в кадрах, отбирают новых работников, взаимодействуют с государственными структурами и частными лицами, курирующими вопросы занятости населения;
  • менеджеры по персоналу оценивают квалификацию работников, организовывают и проводят их аттестацию;
  • специалисты по развитию подбирают курсы повышения квалификации, иные мероприятия, способствующие карьерному росту работников;
  • менеджеры по нормированию и оплате труда курируют вопросы корректировки системы заработной платы и поощрений, разработки принципов нематериальной мотивации;
  • менеджеры по социальной политике занимаются разработкой и внедрением соответствующих соцпрограмм, следят за правильностью их проведения;
  • работники, в чью компетенцию входит решение вопросов миграции кадров, занимаются переводом сотрудников из одного структурного подразделения компании в другое, а также трудоустройством лиц, не имеющих гражданства РФ;
  • руководители организуют бесперебойную деятельность вверенного им подразделения, контролируют правильность оформления документов и их соответствие нормам действующего законодательства, а также подготавливают внутреннюю управленческую отчетность.
Читайте также:  Как исправить ошибку в трудовой книжке, которую допустил бывший работодатель сотрудника?

Разрабатывая профессиональный стандарт кадровика, Минтруд определил в нем уровни квалификации для каждой трудовой функции специалистов:

  • 5 уровень (предполагает наличие среднего профессионального образования) – документооборот по учету кадров, их приему, перемещению и увольнению;
  • 6 уровень (бакалавриат и дополнительное профильное образование) – администрирование документооборота, организация аттестаций специалистов и их проведение, организация обучения и стажировок персонала фирмы, разработка систем оплаты труда, премирования и нематериальной мотивации, разработка корпоративной политики и контроль за ее внедрением;
  • 7 уровень (магистратура либо стаж работы по специальности не менее 5 лет и наличие дополнительного профобразования) – операционное и стратегическое управление персоналом, разработка системы мотивации, кадровое планирование.

Интересно, что уровни квалификации, используемые в новом профстандарте, были разработаны еще в 2013 году и введены в действие приказом Минтруда за № 148н.

Применять или нет

Федеральный закон за № 122-ФЗ от 2 мая 2015 года гласит, что для части коллектива использование профстандартов станет обязательным уже с 1 июля 2016 года. Поэтому многим организациям нужно срочно начать применять их в отношении тех работников, требования к квалификации которых изложены в отечественных нормативных документах.

Компания имеет право нанять соискателя, не соответствующего профстандартам, если будет уверена в том, что он удовлетворительно справится со своими текущими обязанностями. Такой вывод следует из апелляционного определения ВС РФ от 12.03.2015 г. за № АПЛ15-57.

Обычно кадровики трудятся в нормальных (разрешенных) условиях, поэтому в законе не предусмотрены дополнительные ограничения, касающиеся уровня их квалификации. Соответственно, применение профстандартов для этой категории специалистов обязательно не для всех фирм. Выясните, необходим ли для работников вашей компании профстандарт для кадровика; скачать его рекомендуется как можно скорее.

Руководствуясь профстандартами, организация может разработать для сотрудников своей кадровой службы должностные инструкции. Если перечень текущих обязанностей действующего работника расширяется, в его должностную инструкцию могут быть внесены соответствующие изменения. Учтите, что сотрудника придется известить о них заранее: как минимум за 2 месяца до их вступления в силу.

Нужно ли строго исполнять требования

В настоящий момент императивной нормы, предусматривающей необходимость обязательного внедрения профстандартов в организации, нет. Вместе с тем, возможность выплаты некоторых льгот, поощрений, компенсаций, назначения на ряд должностей напрямую связана с применением утвержденных профессиональных правил.

Помимо этого, нормативные документы такого рода следует принимать во внимание при разработке тарифных сеток по оплате труда в компании. Данный факт напрямую следует из положений частей 8 – 9 ст. 143 ТК РФ.

Внедряя профессиональный стандарт кадровика, Минтруд позаботился и о работниках. Изучив нормативные положения этого документа, каждый сотрудник может понять, в какой мере он соответствует требованиям к той или иной должности. При возникновении такой потребности человек может самостоятельно принять меры, направленные на повышение своей квалификации. Например, получить дополнительное образование.

Возожно ли увольнение за несоответствие стандартам

Если действующий сотрудник не в полной мере соответствует профессиональным стандартам для кадровиков, по такому основанию уволить его не разрешается. В настоящее время подобная норма не предусмотрена ни в Трудовом кодексе, ни в самом постановлении Правительства, касающемся применения этих профстандартов.

Если квалификация или образование вашего кадровика не удовлетворяют профстандартам, ему следует предложить пройти курсы переподготовки или дополнительно получить соответствующее образование.

Работника, который по каким-либо причинам перестал соответствовать положениям внутренних нормативных документов, допустимо увольнять только по итогам аттестации. Альтернативой этому варианту может быть перевод на другую работу при одновременном выполнении двух условий:

  1. наличие вакантных должностей соответствующей квалификации;
  2. письменное согласие сотрудника, не прошедшего аттестацию.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Будни кадровика: обязанности, зарплата и карьера

Кадровик, менеджер по персоналу, инспектор по кадрам – несмотря на разницу в названии, суть этих профессий остается одинаковой. Со стороны кажется, что работа такого специалиста сводится к перекладыванию бумажек. Так ли это?

Немного истории

Слово «кадровик» пришло из СССР. Специалист по кадрам в то время занимался заполнением трудовых книжек, ведением личных дел сотрудников, написанием должностных инструкций, а также осуществлял контроль соблюдения законодательства в области охраны труда.

Раньше работа в кадровом отделе была непопулярной. Ее считали скучной и бесперспективной. Великое ли дело – перекладывать с места на место бумажки. Сплошная рутина.

Сегодня в России менеджмент персонала находится на стадии формирования. Профессия кадровика претерпевает изменения. Происходит процесс оформления ее стандартов, а должность обретает новые черты и становится привлекательной для соискателей. Причина кроется в том, что в стране работает множество западных компаний, которые культивируют корпоративную этику. Соответственно, возникла необходимость в высококвалифицированных специалистах, умения которых не ограничиваются «бумажной» работой.

Описание профессии

Специалист отдела кадров (его также называют кадровиком и инспектором по персоналу) – это работник компании, в ведении которого находится кадровое делопроизводство. Его основные обязанности: оформление нового сотрудника, составление необходимых документов, выдача справок работникам, оформление отпуска, заполнение трудовых книжек и тому подобное.

Если компания достаточно крупная и в штате состоит несколько кадровиков, весь объем обязанностей может быть поделен между ними. Например, один отвечает за бумажную работу, другой занимается исключительно охраной труда, третий выполняет функции HR.

Начальник отдела, как правило, решает глобальные и сложные вопросы. В частности, принимает участие в судебных разбирательствах (трудовых спорах) как представитель работодателя.

Деятельность кадровика имеет ориентацию на трудовой процесс. Этим он отличается от «эйчара». Его работа базируется на строгих законодательных нормах, судебной практике, внутренних инструкциях и локально-нормативных актах, принятых в компании.

Инспектор отдела кадров

Так официально называется профессия кадровика. Его работа заключается в учете сотрудников предприятия, документальном оформлении приема, перевода и увольнения работников, а также ведении прочей установленной кадровой документации – личных дел, материалов, которые запрашивает аттестационная комиссия и которые нужны, чтобы представить сотрудника к награде или поощрению.

Кадровик-инспектор заполняет трудовые книжки и подсчитывает стаж. При необходимости он оформляет и выдает справки, содержащие сведения о трудовой деятельности сотрудника, например, о зарплате за последние 6 месяцев – ее часто требуют банки для подтверждения платежеспособности.

Начальник отдела кадров

Он несет ответственность за укомплектованность компании штатом работников. Ему необходимо обеспечить предприятие достаточным количеством служащих и рабочих тех профессий, которые требуются для его полноценной и бесперебойной деятельности. Начальник отдела кадров может сделать административную карьеру. Ее вершина – генеральный директор предприятия.

Должность начальника отдела кадров есть почти в каждой крупной компании и на большинстве сравнительно небольших предприятий. В маленьких фирмах, штат которых насчитывает всего несколько человек, с персоналом работает непосредственно директор.

Где учат

Идеальный вариант для карьеры кадровика – юридическое образование. Его наличие не принципиально, и множество представителей этой профессии имеют дипломы экономистов или бухгалтеров, но работодатель предпочтет кандидата с профильной подготовкой.

Поступая в высшее учебное заведение, выбирайте специальности «управление персоналом» или «документоведение и архивоведение». Они лучше всего подойдут для вашей будущей работы в кадровом отделе.

По этим профилям подготовку специалистов ведут многие вузы России. Для примера перечислим несколько:

  • Московский финансово-юридический университет (документоведение и архивоведение).
  • Кемеровский госуниверситет (документоведение и архивоведение).
  • Санкт-Петербургский госуниверситет гражданской авиации (управление персоналом).
  • Российский новый университет (управление персоналом).
  • Нижегородский технический госуниверситет им. Р. Алексеева (документоведение и архивоведение).

Для поступления на эти специальности надо сдать ЕГЭ по истории, обществознанию и русскому языку.

Список обязанностей

Специалист отдела кадров, согласно должностной инструкции, обязан:

  1. Заниматься изучением профессионально-квалификационной структуры персонала на предприятии в целом и в его подразделениях в частности.
  2. Вести кадровый учет: принимать на работу, переводить сотрудников из одного отдела в другой, увольнять.
  3. Информировать работников о новых вакансиях. Сотрудничать с кадровыми агентствами.
  4. Генерировать идеи по профессиональному развитию сотрудников, консультировать их по вопросам карьерного роста или повышения квалификации. Выполнение этой задачи вменяется в обязанность эйчару, но в некоторых компаниях этого требуют от кадровика.
  5. Участвовать в планировании мероприятий, направленных на снижение интенсивности текучки кадров и улучшение дисциплины.
  6. Соблюдать правила заполнения и хранения трудовых книжек.
  7. Заниматься подготовкой документов для выплаты компенсаций и предоставления льгот, оформлением пенсии сотрудникам.

Если кадровик работает в организациях или компаниях с сотрудниками особых категорий (к примеру, металлургами, учителями, медицинскими работниками, госслужащими), он должен знать специфику кадрового делопроизводства в определенных сферах. О чем конкретно идет речь? О нестандартной длительности отпуска, праве на оформление пенсии по выслуге лет и т. д.

Умения и личностные качества

Кроме профессиональных навыков и знаний теории, специалисту отдела кадров на предприятии нужно обладать рядом умений и личностных качеств, таких как:

  • стрессоустойчивость;
  • ответственность;
  • работоспособность;
  • умение завоевывать авторитет и контролировать свои эмоции;
  • открытость новым контактам и опыту;
  • пунктуальность и дисциплинированность;
  • стремление помогать сотрудникам;
  • аналитические способности;
  • аккуратность и внимательность к деталям.

Заработная плата

В среднем по России составляет от 15 тысяч до 35 тысяч рублей, в Москве – от 18 тысяч до 50 тысяч рублей. В Санкт-Петербурге ситуация близка к столичной – кадровики получают от 20 тысяч до 55 тысяч рублей.

По информации сайта russia.trud.com, выше всего труд кадровиков ценят в Магаданской области. Там представителю этой профессии платят в среднем 60 тысяч рублей. На втором месте по уровню оплаты труда находится Московская область. На третьем – Ямало-Ненецкий автономный округ.

Карьерный рост

Кадровикам более свойственна горизонтальная карьера. Она возможна, если такого работника нагрузят дополнительными задачами или дадут руководить HR-проектами. Чтобы ускорить продвижение, нужно не только безукоризненно выполнять профессиональные обязанности, но и стараться расширять свой функционал.

Первой ступенью вертикальной карьеры специалиста отдела кадров считается должность начальника отдела. Некоторые обретают статус серьезного стратегического партнера и вливаются в состав правления компании. Вершина карьерной лестницы – позиция генерального директора предприятия.

Перспективы профессии

Сегодня наблюдается возрождение профессии кадровика, считавшейся совсем недавно непопулярной и неинтересной. Ведь работа с персоналом – одно из важных направлений деятельности любой компании, которая хочет развиваться и быть конкурентоспособной.

В компаниях с численностью штата свыше 15 человек без отдела кадров не обойтись. Это значит, что профессия будет востребована. Уже сегодня квалифицированный опытный менеджер не тратит на поиски работы больше месяца: хорошие специалисты – нарасхват.

Ссылка на основную публикацию