Учет рабочего времени сотрудников - Komsindrom.ru

Учет рабочего времени сотрудников

Содержание

Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  • В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
  • Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

    Форма Т-12

    В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

    Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

    Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

    Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

    Учёт рабочего времени в Т-12

    Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

    Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

    В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

    Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


    При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

    Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

    Дата и подписи ответственных лиц

    После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

    Учет рабочего времени сотрудников

    Положение об учете рабочего времени

    Положение фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.

    Составлением табеля, в котором будет отражаться режим и учет рабочего времени, занимается назначенное руководителем лицо — табельщик. Он несет ответственность за соблюдение требований к оформлению табеля и достоверность фиксируемых в нем данных.

    В обязанности табельщика входит следующее:

    • разработка графиков сотрудников;
    • фиксирование прихода на работу и ухода;
    • соблюдение сотрудниками определенного работодателем регламента и нормо-часов;
    • проверка документов, которые предоставляет работник в качестве уважительной причины своего отсутствия (больничный, повестка в суд и т. д.);
    • сообщение работодателю о нарушениях трудовой дисциплины, допущенных сотрудниками.

    С Положением, в котором фиксируется учет рабочего времени, табельщик должен быть ознакомлен под подпись. В противном случае будет считаться, что его не ознакомили с возложенными на него обязанностями. См. ниже образец (скачать документ можно в конце статьи).

    Виды учета

    Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

    Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

    Читайте также:  Как в трудовом договоре прописать трудовую функцию, а именно конкретный вид поручаемой работы?

    Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно статье 94 ТК РФ (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

    Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

    Суммированный учет времени труда

    Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается ст. 104 ТК РФ в тех случаях, когда ни один из других способов не может применяться (например, при круглосуточном, посменном режимах или при скользящем графике).

    Основаниями для его применения является право складывать отработанные в разное время часы для соблюдения нормы выработки, но за более длительный период. Главным условием суммирования работы является выполнение по итогам подсчета часов нормы труда.

    Часто такую форму применяют при скользящем рабочем графике. Локальными актами организации устанавливается период, в рамках которого контролируются часы работы сотрудников, который, несмотря на различные временные рамки занятости, в совокупности даст усредненную сорокачасовую норму.

    Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

    Оклад сотрудника: 20 000 рублей.

    Для определения почасовой ставки необходимо размер оклада умножить на число месяцев в году и разделить на количество рабочих часов в году: 20 000 × 12 / 1973 = 121, 64 рублей (почасовая ставка).

    Определение размера заработной платы будет рассчитываться, исходя из количества отработанных часов, умноженного на почасовую ставку.

    Методы осуществления контроля

    Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

    Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная и автоматизированная.

    Любая система учета рабочего времени будет успешно работать при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор системы контроля зависит от специфики деятельности предприятия, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

    Наиболее применяемыми методами учета рабочего времени являются следующие: пропускной режим (турникеты, журнал), контроль за посещаемостью со стороны непосредственных руководителей, возложение обязанности на самих работников (составление отчета о проделанной за день работе), использование видеокамер и специального программного обеспечения. Автоматизированные методы возлагаются на сотрудников IT отдела.

    Табель

    Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне, как и при нормированном, должен производиться путем заполнения табеля. Он заполняется вручную табельщиком (при большом штате сотрудников — в электронном виде). Записи вносятся ежедневно.

    После заполнения табель передается для ознакомления руководителю, а затем расчетной группе для начисления заработной платы согласно отработанной норме. Чаще всего записи для сохранности создаются и в бумажном, и в электронном видах.

    Выглядит табель так:

    Подробно о заполнении табеля можно посмотреть здесь.

    Автоматизированный учет использования рабочего времени

    Существуют разнообразные системы учета рабочего времени:

    1. Биометрические системы.
    2. Компьютерные программы.
    3. GPS.

    С помощью биометрической системы (отпечатки пальцев) руководитель получает доступ к информации о времени прихода-ухода сотрудников на рабочее место. Кроме того, она не позволит посторонним попасть в здание или помещение. Такие системы широко используют компании, озабоченные сохранением секретности данных: например, банки, некоторые производственные предприятия, разработчики программного обеспечения и другие.

    Для тех руководителей, которые хотят знать не только о времени прихода и ухода сотрудника, но и о том, чем именно на рабочем месте занимается специалист, разработаны онлайн-системы, отслеживающие рабочие процессы. Такую онлайн-систему устанавливают на ПО персонала. Она будет собирать информацию о всех действиях сотрудников за компьютером: кто опаздывает или покидает работу раньше положенного, отсутствует на рабочем месте, какими программами и приложениями пользуется, какие интернет-сайты посещает и какие действия совершает в сети.

    Если надо вести учет рабочего времени мобильных сотрудников, которые не имеют постоянного рабочего места в офисе, например, водители, или курьеры, то используют GPS-систему. В кабину водителя будет интегрировано и настроено специальное оборудование и ПО, позволяющие осуществлять GPS-мониторинг и составлять необходимые отчеты.

    Если работник передвигается не на автомобиле, а пешком и на общественном транспорте (так обычно работают курьеры, мерчандайзеры, торговые представители) — для учета рабочего времени используются трекеры или приложения, установленные на мобильном телефоне сотрудника.

    Ответственность работодателя

    В связи с тем, что учет рабочего времени на 2019 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.

    Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.

    Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.

    Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

    Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками

    Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.

    Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

    Общие понятие

    Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.

    В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.

    Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:

    • контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
    • проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
    • соблюдение времени окончания рабочего дня;
    • регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.

    Положение

    Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.

    Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.

    Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.

    В обязанность этих лиц входит:

    • составлять рабочие графики;
    • отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
    • доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
    • проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)

    Особенности

    В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:

    1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
    2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
    3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
    4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
    5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
    6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.

    Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.

    Поденный учёт

    Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».

    Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.

    Понедельный

    При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.

    При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.

    С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.

    Суммированный

    Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.

    Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.

    Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).

    Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).

    Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.

    Методы

    Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:

    1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
    2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
    3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
    4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
    5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
    6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.
    Читайте также:  подскажите пожалуйста. Как правильно организовать обучение водителей автомобиля по 20-ти часовой программе…

    Табель

    Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.

    На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.

    Правила

    Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.

    Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.

    Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:

    • у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
    • в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.

    Порядок

    Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.

    Также обязательным является установление режима работы:

    • продолжительность рабочего дня или смены;
    • соглашение о работе по ненормированному графику;
    • утверждение времени начала и окончания работы;
    • перерывы в работе для отдыха.

    При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а в конце концов и на предприятии в целом.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-59-47 (Москва)
    +7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

    Учет рабочего времени сотрудников: понятие, виды и методы

    Все графики работы, утверждаемые разнообразными работодателями, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ: как по вопросам выбора режима рабочего времени, так и в контексте организации его наглядного учета. Учет рабочего времени – это непреложная обязанность каждой организации и естественная часть ее работы, позволяющая формировать корректные платежные ведомости, адекватно оценивать производительность и КПД работы сотрудников, а также своевременно узнавать о случаях, когда они не соблюдают режим рабочего дня.

    Что такое рабочее время по ТК РФ

    В соответствии с действующими нормативными актами нашей страны, под рабочим временем понимается то время, на протяжении которого работник занимается осуществлением своих трудовых обязанностей в соответствии с положениями, очерченными в трудовом договоре, и инструкциями внутреннего распорядка организации.

    Теоретически сотрудник может по каким-то причинам прозаниматься время, не совпадающее с условиями подписанного трудового договора или постановлениями внутреннего распорядка. Если речь в этом случае будет идти о работе сверх нормы, то она все равно будет считаться официально потраченным на труд временем. При этом если сверхурочная работа окажется произведенной в нарушение законодательства по требованию нанимателя, то последний может быть привлечен к правовой ответственности.

    Продолжительность рабочего времени также предопределена ТК России и, по состоянию на данный момент, равняется 40 часам в неделю.

    Каждый работодатель в числе своих обязанностей имеет учет времени, отработанного сотрудником, а также должен прописывать режим рабочего времени и временные возможности для отдыха в строчках трудового договора. Этот режим может не конкретизироваться в составе договора только в том случае, если для сотрудника он будет полностью отвечать коллективным правилам, которые применяются в организации.

    Понятие режима рабочего времени

    Режим рабочего времени – это комплексное, составное понятие, которое включает в себя сразу несколько аспектов упорядочения трудовой деятельности работника:

    • Продолжительность рабочей недели. Вариантом может быть несколько: неполный формат, пять рабочих дней и два свободных, шесть трудовых будней и один выходной, а также распределение дней отдыха по скользящему графику.
    • Продолжительность ежедневной смены (включая вариант для рабочего дня неполного формата).
    • Время, когда сотрудник должен начать производство своих трудовых обязанностей, и когда он должен это закончить.
    • Время начала и завершения перерывов в течение трудового дня.
    • Количество смен, в рамках которых работают сотрудники организации, в сутки.
    • График чередования рабочих и освобожденных от работы дней.
    • Категории работников, для которых учреждается ненормированный рабочий день.

    Все эти параметры указываются в составе правил внутреннего трудового распорядка. Но, как уже было отмечено выше, если для какого-то сотрудника режим рабочего времени разнится с корпоративными правилами, которые действуют в организации, то все это должно быть указано в его трудовом договоре.

    Важно также понимать, что эти параметры хоть и устанавливаются работодателем, однако должны соответствовать детерминированным требованиям, предусмотренным 110-ой статьей ТК РФ. В частности, вне зависимости от длительности рабочей недели каждый служащий должен отдыхать на протяжении не менее чем 42 часов подряд. Исключение из этого правила составляет только вахтовый метод, и то он предполагает наличие хотя бы одного выходного дня в неделю.

    Виды учета рабочего времени

    С понятием рабочего времени и его режима очень тесно связан вопрос учета времени, отработанного персоналом. Такой учет может быть отнесен к одному из следующих основных двух видов:

    • Поденный. При таком графике рабочее время каждого работающего по найму должно в точности соответствовать закрепленной в правилах норме, и любое дополнительно потраченное время считается сверхурочным.
    • Недельный. Он предполагает расширение предопределенного графика работы и, соответственно, учета отслуженного времени до одной рабочей недели.
    • Суммированный. При суммированном учете рабочего времени длительность отрезка, за который он рассчитывается, может составлять от одного месяца до одного года. В таком случае необходимо, чтобы средняя продолжительность подлинно затраченного на труд времени за выбранный отрезок соответствовала декретированной норме рабочего дня.

    Суммированный шаблон учета рабочего времени часто фиксируется на организациях с вахтовым принципом координации труда, а также на любых других предприятиях, где достаточно часто приключаются переработки или недоработки по времени. Расчет средней продолжительности рабочего дня позволяет привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от нужного уровня.

    При предпочтении суммированного учета возможны две вариации рабочего графика:

    • с неодинаковым количеством затраченных часов в разные дни учетного периода;
    • со строго зафиксированной длительностью работы для одного рабочего дня.

    Формы учета рабочего времени

    В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п. Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.

    Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны. В частности, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда создается по форме Т-12 (поля этой формы прописывают вручную), а табель учета рабочего времени – по форме Т-13 (этот документ создают посредством автоматизированных систем учета). Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.

    Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан. Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях. Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.

    При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:

    • Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
    • Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
    • Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.

    Методы осуществления контроля и учета времени труда

    Для того чтобы выполнять непосредственный контроль того времени, которое было в действительности отработано сотрудниками, могут быть использованы различные методы и средства:

    • Журнал учета. Это один из наиболее долгоиграющих и широко известных вариантов, который, возможно, несколько устарел с точки зрения высокотехнологичного 21-го века, однако по-прежнему с успехом используется на многих предприятиях. Такой журнал представляет собой физический бумажный носитель и наполняется вручную.
    • Компьютерные технологии. Это может быть специальное приложение, которое ведет учет того времени, которое сотрудник потратил на работу за компьютером. Кроме того, это может быть контроль телефонных звонков посредством их записи, фотофиксация рабочего стола, мониторинг сообщений, поступающих на корпоративную почту, и многое другое.
    • СКУД. Системы контроля и управления доступом позволяют не только наделять сотрудников возможностью доступа к тем или иным помещениям и объектам, а также ограничивать их в подобных возможностях, но и четко устанавливать, когда и на протяжении какого времени работник оставался в пределах территории организации.
    • Биометрические системы. Они позволяют выяснять, сколько времени сотрудник действительно отработал на благо организации, благодаря системам доступа, работающим с использованием биометрических параметров. Такой вариант подойдет для компаний, для которых рациональное расходование фонда оплаты труда имеет первостепенное значение. Он более совершенен, чем, например, СКУД с системой доступа по пластиковым карточкам.
    • Видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предполагать наличие сотрудника/сотрудников, выполняющих своеобразный надзор над рабочим процессом. Это тоже довольно эффективный вариант, поскольку он, помимо прочего, позволяет оценить продуктивность работы сотрудников во время их присутствия на рабочем месте.
    • Программа (система) учета рабочего времени. Специализированное ПО для автоматизации учета рабочего времени сотрудников за рабочими компьютерами. Данный вид учета рабочего времени по состоянию на 2018 год является самым быстроразвивающимся. Программа учета рабочего времени фиксирует не только, когда сотрудник приходит на работу или уходит с нее, но и подвергает глубокому анализу всю деятельность сотрудника, включая какие сайты он посещает, какие программы использует в рабочее время, что набирает на клавиатуре. На основе этих данных программа формирует отчеты по рабочему времени, на которых в диаграммах показывается статистика по каждому сотруднику или по подразделению. Пример такой программы — Kickidler.

    Кто должен вести учет рабочего времени в организации

    То лицо, которое будет непосредственно заниматься ведением табеля учета рабочего времени, назначает руководство организации. Однако в общем и целом обычно это назначение выполняется по следующим правилам:

    • Если речь идет о небольшой организации, то заполнение такого табеля может стать дополнительной обязанностью сотрудника кадрового отдела или, например, секретаря.
    • Если организация имеет более крупный штат, имеет смысл создать специальную должность (так называемого «табельщика»). Основной задачей человека, занимающего эту должность, будет учет рабочего времени, допущенных опозданий, сверхурочно затраченных часов, прогулов и отработок других сотрудников.
    • В еще более крупных организациях можно ввести специальную должность в каждом подразделении. Это может быть, опять же, табельщик, который займется учетом рабочего времени тех людей, что трудятся в пределах подразделения. Либо это может быть начальник, замначальника отделения, к обязанностям которого будет добавлено ведение табеля учета рабочего времени.

    Какой бы вариант ни выбрал руководитель организации: должность табельщика или добавление его функций к уже существующим для сотрудника на другом посту – необходимо закрепить это в трудовом договоре. Также соответствующая информация должна быть размещена в должностной инструкции этого работника. Возложить на сотрудника подобные обязанности можно и посредством приказа, подтвержденного подписью директора предприятия.

    Читайте также:  Утвержден профстандарт специалиста по медицинской реабилитации

    Поскольку организации имеют прерогативу по самостоятельному управлению процессом ведения учета рабочего времени, однозначных требований по оформлению и подписанию табеля нет. Однако в большинстве случаев подписи на этом документе ставят:

    • тот сотрудник, который отвечает за его оформление;
    • начальник структурного подразделения организации, для работников которого был составлен табель;
    • сотрудник кадровой службы.

    После сбора необходимых подписей документ направляют в бухгалтерию.

    Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно учета рабочего времени

    Конкретизация режима рабочего времени и его контроль – необходимость для каждой организации. Все соответствующие документы должны быть составлены правильно и подтверждать, что организация не нарушает требования Трудового кодекса России.

    В противном случае возможно наложение следующих штрафов по статье 5.27 КоАП РФ:

    • За нарушение правовых норм о труде и его охране с должностных лиц могут взыскать административный штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.
    • За нарушение правовых норм о труде и его охране при производстве предпринимательской деятельности в обход регистрации юридического лица может быть объявлен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Также возможно принудительное приостановление работы организации на период до 90 суток.
    • За нарушение правовых норм о труде и его охране с юридического лица могут взыскать штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей, либо заменить его принудительным приостановлением работы на период до 90 суток.

    Таким образом, организации имеют право на некоторые вольности в установлении режима рабочего времени и предпочтении способов его учета, однако все это должно вписываться в рамки установленных законом требований.

    Система учета рабочего времени Kick >

    Учет рабочего времени

    Учет рабочего времени
    с помощью

    У читывать отработанное время – обязательная часть рабочего процесса, влияющая на многие факторы, в том числе на начисление сотрудникам заработной платы. Грамотный учет рабочего времени способствует поддержанию трудовой дисциплины, рациональному перераспределению рабочих заданий, повышению производительности труда, что приводит к увеличению доходов всего предприятия и отдельных сотрудников.

    Цели учета

    Распределение должностных обязанностей осуществляется работодателем или руководителем, исходя из объемов заданий, которые возможно выполнить в установленный период времени с учетом специфики функционирования предприятия.

    Продолжительность рабочего времени регламентируется Трудовым кодексом (статьей 91) и составляет 40 часов в неделю. А ориентировочный перечень рабочих обязанностей прописан в квалификационном справочнике.

    Кроме норм законодательства и специфики работы предприятия при составлении рабочей инструкции рекомендуется учитывать:

    Конечно, склонность сотрудника к регулярным перекурам или систематическим опозданиям в инструкции не предусмотрена. Однако затор или авария на дороге, внезапная болезнь работника могут существенно изменить распланированный объем задач.

    Кроме персональных проблем сотрудников возможны объективные обстоятельства, срывающие рабочий график. К ним относят:

    • аварии на предприятии;
    • недопоставку деталей или комплектующих;
    • стихийные бедствия.

    Перечисленные объективные факторы также сказываются на количестве реализованных задач, что приводит к дисбалансу между материальными затратами (оплата труда) и объемом выполненных работ.

    С этой целью проводится учет отработанных часов, позволяющий достичь нескольких целей:

    1. Усиление рабочей дисциплины: минимизация опозданий, досрочного ухода с работы, игр на рабочем месте, переписки в соцсетях, перекуров и кофе-брейков в течение дня.
    2. Увеличение качества и результативности труда.
    3. Уменьшение ресурсов на заработную плату сотрудникам. Из оплачиваемого периода исключается время, на протяжении которого сотрудники не исполняют свои обязанности, даже если простой вызван технологическим сбоем или связан с нарушением соглашения третьими лицами.

    Работодатель, который ведет учет рабочего времени, оплачивает исключительно время, когда работники предприятия производят продукцию, а не отсиживают смену в ожидании поставки деталей или починки оборудования.

    Вычислять ситуации, когда компьютер включен для вида, помогает «КИБ СёрчИнформ». Модуль ProgramController отслеживает, сколько времени сотрудники проводят в программах и приложениях и какие операции в них выполняют.

    Документальное оформление

    Трудовое законодательство России обязывает организацию, вне зависимости от формы собственности, вести тщательный документальный учет отработанных сотрудниками часов. Порядок оформления учета закрепляется внутренними документами компании:

    • Правила трудового распорядка.
    • Коллективное соглашение.
    • Контракт о выполнении работ (оказании услуг).

    Указанные документы регламентируют распорядок рабочего времени: продолжительность смены, количество перерывов, их длительность, время начала и окончания смены, количество выходных, длительность отпуска.

    Это предполагаемый рабочий график. А ежедневный учет рабочего времени оформляется в виде табеля выхода сотрудников. Его задача – зафиксировать отработанное время с учетом:

    • сверхурочного труда;
    • нахождения в командировке;
    • болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;
    • выхода в ночь;
    • выходных, праздничных, нерабочих дней.

    На отдельных предприятиях учетная документация ведется по упрощенной схеме или разрабатывается внутренняя кодировка рабочего времени сотрудников. Это связано с особенностью функционирования организации или спецификой труда отдельных сотрудников.

    Классификация учета

    Трудовое законодательство предусматривает три разновидности учета отработанных часов:

    Выбор разновидности учета осуществляется исходя из специфики работы организации.

    Ежедневный

    Ведение ежедневного учета характерно для организаций с одинаковой продолжительностью рабочих смен. Ежедневный учет позволяет зафиксировать отработанное время, избежать переработок.

    Контроль переработанного времени осуществляется во избежание превышения фонда заработной платы организации. Ежедневный учет помогает фиксировать рабочее время персонала, относящегося к льготникам. Длительность рабочего времени таких сотрудников регламентируется 94 статьей ТК РФ и составляет:

    • Для сотрудника младше шестнадцати лет – не более пяти часов в день, от шестнадцати до восемнадцати – семь часов в день. Если несовершеннолетний сотрудник совмещает работу с учебой в вузе, норма рабочего времени сокращается в два раза.
    • Длительность рабочего времени для инвалидов зависит от восстановительной программы и возможной нагрузки.
    • Сотрудникам, занимающимся творческой работой, или спортсменам предлагают гибкий график.

    Трудовой кодекс (статья 92) предусматривает возможность уменьшения рабочего времени по личному заявлению сотрудника, обусловленному семейными или личными обстоятельствами.

    Недельный

    Кадровики ведут недельные табели учета, если на протяжении недели продолжительность рабочего времени варьируется вследствие специфики функционирования организации.

    Если сотрудники работают по гибкому графику с нерегламентированным рабочим временем, без ведения недельного учета не обойтись. Он помогает скорректировать длительность рабочего времени для соблюдения норм, предусмотренных ТК РФ, и избежать переработок.

    В отдельных организациях практикуются раздробленные смены. Это связано со спецификой функционирования компании. В недельном учете рабочего времени отражают отработанные по факту часы, что позволяет вложиться в предусмотренную законодателем норму рабочего времени, избежать недоработок или сверхурочного труда.

    Обобщенный

    Применение обобщенного учета регламентировано статьей 104 Трудового кодекса федерации. Такая форма контроля рабочего времени предусмотрена для компаний, где другие формы учета вестись не могут вследствие особенностей производственного процесса предприятия. Таким компаниям законодатель предоставляет возможность суммировать отработанное время за длительный период с целью соблюдения предусмотренной ТК РФ нормы рабочих часов.

    Примером использования обобщенного расчета рабочего времени является предприятие с круглосуточным производственным процессом. Работа на таком предприятии предусматривает дневные и ночные смены. Соответственно, подсчитать рабочее время отдельных сотрудников за день или неделю невозможно. Поэтому учитываются рабочие часы за квартал или полугодие. При этом важно отработать установленную норму часов.

    Применяется обобщенный учет для скользящего графика работы. Такой график предполагает разную рабочую нагрузку в разные дни недели. Отработанное время при скользящем графике распределяется на учетный период, установленный внутренними актами компании, и соотносится с сорокачасовой нормой, предусмотренной законодателем.

    Способы ведения учета

    Способы контроля рабочего времени зависят от таких факторов:

    • специфика функционирования предприятия;
    • уровень трудовой дисциплины работников;
    • финансовое положение компании;
    • соотношение затраченных ресурсов и полученного дохода;
    • корпоративная политика компании.

    В зависимости от дисциплинированности работников, уровня доходов, администрация контролирует отработанное время при помощи:

    • организации пропускного пункта на предприятии с персональной картой доступа, охранником либо вахтером, ответственным за фиксацию в журнале времени прихода/ ухода сотрудника;
    • контроля руководителя над соблюдением рабочего графика его подчиненными;
    • самоконтроля персонала компании – оставление ежедневной отчетности о выполненных задачах;
    • автоматизированного контроля времени прибытия (ухода) сотрудника с применением сканера;
    • установки камер видеонаблюдения за использованием сотрудниками рабочего времени: выполнение рабочих задач или решение личных вопросов.

    Порядок ведения учета

    Трудовое законодательство предусматривает контроль рабочего времени посредством ведения табеля. Унифицированная форма табеля учета для компаний всех форм собственности закреплена Постановлением Госкомстата №1.

    Правила заполнения

    Трудовое законодательство предусматривает ежедневное заполнение табеля вне зависимости от выбранной разновидности учета рабочего времени. Такое положение обосновано форс-мажорными ситуациями, предусмотреть которые заранее невозможно.

    Необходимость устранения последствий аварии может стать причиной сверхурочной работы отдельных сотрудников. Болезнь работника, внеочередная командировка, стихийное бедствие – все эти факторы могут изменить период рабочего времени.

    Существует две методики фиксации отработанных часов:

    1. Методика полной фиксации выхода и невыхода работника.
    2. Методика фиксации отсутствия сотрудника на рабочем месте: вследствие невыхода, опоздания, отгула, отпуска, больничного, командировки.

    Ежедневный табель учета предусматривает проставление кодов условных обозначений в верхних частях граф при отсутствии сотрудника по причине болезни, прохождения обучения, задействования в общественно полезных работах, отпуска или отгула. Нижняя часть граф не заполняется.

    Если штат компании невелик, табель заполняется вручную ответственным за его ведение сотрудником. В крупных корпорациях используется электронная программа контроля рабочего времени персонала. Подсчет результатов осуществляется администратором программы в автоматическом режиме и сдается в сроки, установленные внутренними документами.

    Заполненный табель направляется в бухгалтерию. Заработная плата начисляется, исходя из данных про отработанное время. Для усиления контроля табель заполняется и автоматически, и вручную. Это позволяет исключить «человеческий фактор», а также технический сбой и является наиболее объективной методикой учета отработанных часов.

    Ответственность за учет

    Должностные обязанности предусматриваются в трудовом контракте, а также вменяются на основании распоряжения руководителя. Это правило распространяется и на ведение учета отработанных часов.

    В крупных корпорациях изначально предусмотрена должность «табельщик», главной обязанностью которого является заполнение табеля об отработанных часах сотрудников и правильность указанных сведений.

    В небольших компаниях контроль количества отработанных часов возлагается на начальников отделов (секторов) по приказу директора.

    Вне зависимости от того, кто из сотрудников отвечает за заполнение табеля, контролирует учет кадровик или менеджер по персоналу. Именно на этих работников возлагается обязанность составления приказов об отпусках, заполнения командировочных листов, распоряжений о сверхурочной работе. Поэтому кадровик контролирует отражение указанных периодов в табеле.

    Начальник подразделения (отдела, сектора) подписывает учетные табели, поэтому ответственность за достоверность информации лежит и на нем.

    Взыскания за нарушения

    Контролировать время работы персонала – не право работодателя, а его обязанность. Отсутствие учета или существенные нарушения в заполнении табеля – причина привлечения ответственных за его ведение сотрудников к административной ответственности.

    Компания, допустившая нарушения в заполнении учетной документации, привлекается к административной ответственности по статье 5.27 КоАП России, предусматривающей штраф от пятидесяти тысяч рублей.

    Автоматизированные программы учета

    IT-решение «Табель учета отработанных часов» разработано для автоматизированного контроля работы сотрудников. С его помощью можно:

    1. Облегчить ведение учета.
    2. Заполнить табели с использованием законодательно утвержденных кодов и условных знаков формы Т-13.
    3. Сохранить информацию в форматах: XLS, DOC, OpenOffice.
    4. Автоматически архивировать сохраненные данные.

    Подобные программы предлагают российские и иностранные вендеры. Воспользовавшись услугой бесплатного тестирования продукта, можно оценить удобство интерфейса, качество, функциональность и простоту использования программы.

    Учет отработанных часов – неотъемлемая часть функционирования предприятия. С его помощью облегчается начисление заработной платы и повышается трудовая дисциплина в коллективе. Поэтому ведение учета требует ответственного подхода.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector