Уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор - Komsindrom.ru

Уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор

Содержание

Инструкция, как правильно заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных

Сегодня в распоряжении любой фирмы хранится обширная информация, позволяющая идентифицировать человека. Это личные параметры сотрудников, контакты клиентов и прочее. Если вас ещё нет в реестре операторов персональных данных, стоит об этом позаботиться.

Совершенно неважно, крупная у вас организация с многочисленным штатом работников, банком анкет или же небольшая фирма. Вы, как и остальные государственные, муниципальные учреждения, юридические и физические лица, обрабатывающие личную информацию граждан, подчиняетесь закону РФ №152-ФЗ «О персональных данных». Назвался оператором – веди себя соответствующе. Ст. 22 Закона обязывает вас до начала обработки информации уведомлять Роскомнадзор о своём намерении. Если же вы не торопитесь попасть в реестр, вас ждут административные взыскания вплоть до штрафов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Кем оформляется?

Документ, как правило, заполняется сотрудником, в профессиональную компетенцию которого включена организация обработки такой информации.

После отправки электронной формы уведомления создайте печатную версию документа. И с подписью руководителя отправьте по почте. Ваше уведомление не добавят в реестр, пока Роскомнадзор не увидит его на бумаге!

Уже через две – три недели на официальном сайте ведомства можно проверить, имеются ли ваши сведения в общем списке.

Вид документа

Уведомление представляет собой документ на бумажном носителе и в электронном виде. Документ оформляется на бланке оператора и заверяется уполномоченным лицом. Для его заполнения разработаны единые правила.

Где его заполнить?

Электронная форма бланка содержится на Портале Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций: http://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/.

Бланк представляет собой Приложение к методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа о начале обработки персональных данных и о внесении изменений в ранее представленные сведения, утвержденные приказом Роскомнадзора от 30 мая 2017 г. №94.

Содержание

В уведомлении сообщаются:

  • полные и достоверные сведения об операторе;
  • цель и правовое основание для работы с личным материалом;
  • перечень предполагаемых сведений о физических лицах;
  • действий с полученной информацией;
  • категории субъектов;
  • ответственный за организацию обработки персональных данных;
  • сведения об обеспечении безопасности;
  • дата начала обработки собранной информации;
  • срок или условие её прекращения;
  • контакты человека, являющегося исполнителем уведомления.

Основные правила заполнения

Заполнить бланк информационного письма в Роскомнадзор не составит особого труда: для этого создан единый образец.

При составлении письма следует учесть:

    Так, перечисляя категории полученных сведений, подлежащих обработке, необходимо сообщать персональные, биометрические и специальные сведения.

К специальным относятся:

  • расовая и национальная принадлежности;
  • политические взгляды;
  • религиозные и философские убеждения;
  • состояние здоровья;
  • об интимной жизни.
  • Под видами субъектов подразумеваются, например, работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (оператором).
  • В графе «Правовое основание» указывайте не только соответствующие статьи Федерального закона, но и источники иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки данных.
  • «Перечень действий» – это общее описание используемых оператором способов обработки. К ним относятся неавтоматизированная, автоматизированная или смешанная обработка материала.
  • Также в документе обозначается не только конкретная дата начала любого действия, совершаемого с личной информацией, но и сами мероприятия. Это сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных.
    • Скачать бланк формы уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор
    • Скачать образец формы уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных

    Подробнее о нюансах заполнения уведомления читайте тут.

    Даже в общих для всех правилах существуют исключения. Исходя из той же 22-й статьи Закона, подавать уведомление не требуется если:

      Обработка информации производится без компьютера и электронных баз данных.

    Как видите, информационное письмо включает обширные сведения о деятельности вашей организации. В то же время в штате любого учреждения неизбежны изменения. Наше законодательство учло и этот момент.

    В этой ситуации специалисты ведомства советуют, как можно раньше внести поправки и следить за актуальностью информации о компании в реестре операторов.

    Если организация прежде не сталкивалась с подобными запросами, внимание со стороны надзорного аппарата власти может насторожить и даже внушить опасения различного характера. Поэтому стараются «отмолчаться» по принципу: чем меньше о нас знают, тем лучше. Но излишняя «скромность» как раз и приведет к нежелательным последствиям.

    Здесь нет никакой волокиты. Не стоит бояться и внезапных проверок. На практике такого не происходит, если вы не нарушаете закон. Также совершенно беспочвенны опасения финансовых затрат со стороны оператора. Лучше один раз правильно заполнить информационное письмо.

    Полезное видео

    Предлагаем посмотреть видео о заполнении формы уведомления о персональных данных в Роскомнадзор:

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор

    Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

    В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

    Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

    Обзор документа

    Рекомендации по заполнению формы Уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (утв. Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций 29 января 2016 г.)

    1. Настоящие Рекомендации разработаны в целях разъяснения порядка заполнения формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (далее — Уведомление).

    2. Оформление Уведомления рекомендуется производить на бланке оператора, осуществляющего обработку персональных данных (далее — Оператор), по форме, определенной Приложением № 2 к Административному регламенту Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее — Роскомнадзор) по предоставлению государственной услуги «Ведение реестра операторов, осуществляющих обработку персональных данных», утвержденному приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21 декабря 2011 г. № 346), и направлять в территориальный орган Роскомнадзора (далее — ТУ Роскомнадзора) по месту регистрации Оператора в налоговом органе.

    Электронная форма Уведомления и порядок ее заполнения размещены на «Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru), а также на Портале персональных данных Роскомнадзора (www.pd.rkn.gov.ru).

    3. Уведомление направляется в ТУ Роскомнадзора в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом.

    4. Под полем «Наименование (фамилия, имя, отчество), адрес Оператора» понимается:

    4.1. Для юридических лиц (Операторов):

    полное наименование с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;

    наименование филиала(ов) (представительства(в)) юридического лица (Оператора), осуществляющего обработку персональных данных;*(1)

    индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

    4.2. Для физических лиц:

    фамилия, имя, отчество физического лица (Оператора);

    данные документа, удостоверяющего личность, дата его выдачи, наименование органа, выдавшего документ;

    индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

    4.3. Для государственных, муниципальных органов (Операторов):

    полное и сокращенное наименование государственного, муниципального органа;

    наименование территориального(ых) органа(ов), осуществляющего(их) обработку персональных данных;

    индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).

    При указании наименования (фамилии, имени, отчества), адреса Оператора, а также направления деятельности рекомендуется использовать также ссылки на код(ы) классификаторов (ОКВЭД, ОКПО, ОКОГУ, ОКОП, ОКФС).

    5. Поле «Цель обработки персональных данных» отражает цели обработки персональных данных (а также их соответствие полномочиям Оператора).*(5)

    6. В поле «Категории персональных данных» рекомендуется учитывать все категории персональных данных, подлежащих обработке Оператором:

    6.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, социальное положение, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных).

    6.2. Специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояния здоровья, интимной жизни).

    6.3. Биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются Оператором для установления личности субъекта персональных данных).

    7. В поле «Категории субъектов, персональные данные, которых обрабатываются» предлагается указать категории субъектов (физических лиц) и виды отношений с субъектами (физическими лицами), персональные данные которых обрабатываются (например: работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (Оператором), физические лица (абонент, пассажир, заемщик, вкладчик, страхователь, заказчик и др.) (субъекты), состоящие в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с юридическим лицом (Оператором) и др.).

    Читайте также:  Сокращение рабочего дня беременной сотруднице

    8. В поле «Правовое основание обработки персональных данных» могут быть указаны правовые основания, которые соответствуют полномочиям Оператора, отраженных в уставных документах, Федеральных законах и принятых на их основе нормативных правовых актов в части, касающейся компетенции Оператора, закрепляющий основание и порядок обработки Оператором персональных данных*(6)

    (номер, дата выдачи и наименование лицензии на осуществляемый вид деятельности, с указанием лицензионных условий, закрепляющих запрет на передачу персональных данных третьим лицам без согласия в письменной форме субъекта персональных данных).*(7)

    9. Поле «Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных» предусматривает действия, совершаемые Оператором с персональными данными, а также описание используемых Оператором способов обработки персональных данных:

    — неавтоматизированная обработка персональных данных;

    — исключительно автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой;

    — смешанная обработка персональных данных.*(8)

    10. Поле «Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных», предполагает:

    а) описание мер, предусмотренных ст. ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

    б) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;

    в) организационные и технические меры, применяемые для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных.

    При использовании Оператором, осуществляющим обработку персональных данных, шифровальных (криптографических) средств, признаются следующие сведения:

    а) наименование используемых криптографических средств;

    б) класс средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

    Представление данной информации рекомендуется на основании приказа ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности».

    11. В поле «Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных» рекомендуется относить сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки с указанием перечня иностранных государств, на территорию которых осуществляется трансграничная передача персональных данных.

    12. В поле «Сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации (далее — База данных)» указываются:

    — страна (страны) размещения базы данных;

    — конкретный адрес (адреса) местонахождения базы данных.

    Детальная градация сведений, которые могут быть включены по Базе данных, приведена на Портале персональных данных в электронной форме Уведомления.

    13. В поле «Сведения об обеспечении безопасности персональных данных» рекомендуется указывать сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

    14. Поле «Дата начала обработки персональных данных» предусматривает конкретную дату (число, месяц, год) начала любого действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (как правило, это дата начала осуществление Оператором деятельности, закрепленной в уставных документах).

    15. В поле «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» рекомендуется отражать конкретную дату (число, месяц, год) или основание (условие), наступление которого повлечет прекращение обработки персональных данных.

    Заместитель руководителя
    Федеральной службы по надзору
    в сфере связи, информационных технологий
    и массовых коммуникаций
    А.А. Приезжева

    *(1) Для юридических лиц с филиальной структурой рекомендуется указывать список субъектов Российской Федерации (с указанием кода субъекта — согласно Приложению № 2 «Коды субъектов РФ и иных территорий», утвержденному Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронном виде», на территории которых находятся филиалы (представительства) юридического лица и (или) где оператором производится обработка персональных данных. Направление Уведомления производится юридическим лицом в соответствующее территориальное управление Роскомнадзора по месту своего нахождения с указанием всех имеющихся филиалов (представительств).

    *(2) Под адресом понимается место нахождения юридического лица в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес юридического лица, контактная информация.

    Организациям, учреждениям, имеющим филиалы (представительства), рекомендуется отражать юридический и почтовый адреса (как юридического лица, так и его филиалов и представительств), где осуществляется непосредственная обработка персональных данных (все действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных). При этом рекомендуется обратить внимание — обработка персональных данных осуществляется только юридическим лицом (формирование центральной информационной системы) и (или) филиалами (представительствами).

    *(3) Под адресом понимается место нахождения физического лица в соответствии со свидетельством о постановке на учет физического лица в налоговом органе, почтовый адрес физического лица, контактная информация.

    *(4) Под адресом понимается место нахождения государственного, муниципального органа в соответствии с учредительными документами и свидетельством о постановке юридического лица на учет в налоговом органе, почтовый адрес государственного, муниципального органа, контактная информация.

    *(5) «Целью обработки персональных данных» в данном случае являются как цели, указанные в учредительных документах Оператора, так и цели, фактически осуществляемой Оператором деятельности по обработке персональных данных.

    *(6) Признаются не только соответствующие статьи Федерального закона «О персональных данных», но и статьи иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки персональных данных (например: ст. ст. 85 — 90 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 85.1 Воздушного кодекса Российской Федерации, ст. 12 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» и др.).

    *(7) Номер лицензии и пункт лицензионных условий, закрепляющий запрет на передачу персональных данных (или информации, касающейся физических лиц), допускается при наличии лицензии и (или) соответствующего пункта лицензионных условий.

    *(8) При автоматизированной обработке персональных данных либо смешанной обработке желательно указать, передается ли полученная в ходе обработки персональных данных информация по внутренней сети юридического лица (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников юридического лица) либо информация передается с использованием сети общего пользования Интернет либо без передачи полученной информации.

    Обзор документа

    Даны рекомендации по составлению уведомления об обработке персональных данных (о намерении ее выполнять).

    Его необходимо оформлять на бланке оператора и направлять в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе.

    Электронная форма уведомления размещена на www.gosuslugi.ru и на www.pd.rkn.gov.ru.

    Разъяснены особенности заполнения отдельных полей уведомления.

    Разъяснения по вопросам уведомления об обработке персональных данных

    Один из главных вопросов, который встаёт перед операторами персональных данных, – подавать или не подавать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных?

    Основная причина, по которой организации, осуществляющие обработку персональных данных, не спешат подавать уведомление: нежелание обратить на себя взор надзирающего ока (Роскомнадзора).

    С пассивностью операторов в этом вопросе государство, в лице уполномоченного органа (Роскомнадзора), борется регулярными мерами – проводится выборочная рассылка официальных запросов. Многие юридические лица уже столкнулись с такими запросами. Это запросы уполномоченного органа по поводу подачи уведомления об обработке персональных данных.
    Здесь важно учесть, что запрос Роскомнадзора — это официальное обращение государственного органа, игнорирование которого, так же как и некорректный ответ, может повлечь административную ответственность.

    Возможны две ситуации:

    1. вы ничего не знаете о персональных данных (или что-то слышали, но не заинтересовались), и вам пришел запрос уполномоченного органа;
    2. вы сознательно решили выполнить требования законодательства о персональных данных и подали уведомление.

    Для начала рассмотрим первую ситуацию. Вам поступил запрос от уполномоченного органа о том, что информация о Вас, как об операторе персональных данных, в реестре операторов отсутствует и вам необходимо подать уведомление, чтобы зарегистрироваться как оператор персональных данных.

    В соответствии с частью 4 статьи 20 ФЗ «О персональных данных» ответить на запрос необходимо в течение 30 дней.

    Те, кто не отвечают на запрос, совершают ошибку сразу, т.к. в соответствии со статьей 19.7 КоАП РФ за непредоставление информации в срок предусмотрена административная ответственность.

    Другая распространенная ошибка – непродуманный ответ. Притом как положительный, так и отрицательный.

    Многие организации подают уведомление, не разобравшись в законе, и тем самым подставляют себя под удар, потому что часто в «быстрых» уведомлениях содержатся ошибки или неполные данные.

    Следует обратить внимание на то, все ли пункты уведомления заполнены. Статья 19.7 КоАП РФ предусматривает ответственность и за подачу уведомления в неполном объеме.
    В свою очередь, скоропостижный отказ в подаче уведомления, также может содержать множество ошибок. Так, некоторые организации, обрабатывающие данные не только своих работников (например, учебные либо лечебные учреждения), в своем ответе ссылаются только на пункт 1 часть 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных».
    Чтобы избежать этих ошибок, мы советуем, получив запрос, не торопиться. У вас есть 30 дней на ответ. Прежде всего, найдите непосредственную форму уведомления — она находится на сайте Роскомнадзора. Изучив форму, вы поймете, что заполнение уведомления — это серьезная работа, и если раньше вы ничего не делали в отношении регламентации обработки и защиты персональных данных, то теперь придется заняться этим вплотную.

    Прежде всего необходимо выполнить самообследование. Для этого и послужит отправной точкой форма уведомления. В нем четко видно, что необходимо определить:

    • категории персональных данных,
    • категории субъектов персональных данных,
    • цель обработки персональных данных,
    • правовое основание обработки персональных данных,
    • перечень действий с персональными данными,
    • описание способов обработки,
    • осуществление трансграничной передачи персональных данных,
    • описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»,
    • ответственный за организацию обработки персональных данных,
    • сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ.
    Читайте также:  Нужно ли ставить печать на приказах?

    В качестве помощника в затруднительных ситуациях можно использовать «Рекомендации по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных» утвержденных приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 г. N 706. Эти рекомендации содержат то, что хочет от вас видеть Роскомнадзор в уведомлении.
    Если вам удалось провести полноценное обследование, и вы выявили самое главное — цели обработки персональных данных, то дальше следует обратиться к части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных». В ней содержатся основания обработки персональных данных БЕЗ уведомления уполномоченного органа. Если у вас есть хотя бы один случай обработки персональных данных, не подпадающий под эти основания, вы обязаны подать уведомление.

    Дальше необходимо заняться выполнением требований законодательства о персональных данных как в сфере организации и регламентации обработки персональных данных, так и в сфере их технической защиты.

    Важно понимать — наличие оснований для обработки персональных данных без уведомления уполномоченного органа не освобождает вас от обязанности по выполнению всех требований законодательства о персональных данных!

    Если вы решили ответить на запрос подачей уведомления, сроки выполнения будут крайне сжаты. Все основные мероприятия вполне можно выполнить в течение месяца (все зависит от размера предприятия/учреждения), однако могут возникнуть проблемы с задержкой доставки средств защиты информации. Чтобы уложиться в отведенные для ответа на запрос сроки — в поле «описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19» некоторые операторы временно указывают общие фразы типа: «обеспечена техническая защита персональных данных», а впоследствии, когда завершают процесс защиты, вносят изменения в ранее поданное уведомление через сайт Роскомнадзора. Конечно, такая мера может вызвать проблемы и нарекания контролирующих органов, но «это лучше чем ничего».

    Если вы решили, что не должны подавать уведомление, то вам необходимо подготовить ответ на запрос Роскомнадзора. В нем вы должны указать основания для обработки персональных данных без уведомления уполномоченного органа, сославшись на пункты части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных». Многие операторы не должны подавать уведомление, но эта позиция должна быть четко основана на законе.

    И опять повторим главное: Если вы решили не подавать уведомление, то вы все равно должны выполнить все требования закона и защитить персональные данные.
    Если вы решили подать уведомление, то здесь мы плавно переходим ко второй ситуации. Чтобы упростить себе жизнь с придумыванием формулировок, мы советуем вам заглянуть в реестр операторов на сайте Роскомнадзора. В нем вы найдете все уведомления, которые подавали операторы. Конечно, у всех операторов ситуация своя, но вы сможете увидеть в них общие тенденции и что-то перенести себе. Можно даже найти подобного оператора (например, если вы учебное заведение, поищите в реестре себе подобных). Заполняя уведомление, обратитесь к «Рекомендациям по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных», утвержденным приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 г. N 706. В них приведены довольно доступные и понятные примеры, но некоторые разделы уведомления все равно оставляют массу вопросов у операторов.

    Большинство вопросов связано со следующими пунктами:

    • описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»;
    • сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ.

    Чтобы заполнить информацию по первому пункту, вам необходимо выписать меры, которые оператор должен предпринять в соответствии с данными статьями. Смотрим статью 18.1. Исходя из ее требований, можно понять, что мы должны выполнить следующие действия (данные рекомендации — исключительно мнение авторов и не закреплены действующим законодательством, однако, уведомления, поданные с данными формулировками по рекомендации авторов, нареканий со стороны контролирующих органов не вызывали):

    • назначить ответственного за организацию обработки;
    • издать политику оператора в отношении обработки персональных данных;
    • издать локальный акт, один или несколько, котором описываются процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ;
    • и так далее.

    В свою очередь в уведомлении в данном пункте мы пишем: назначен ответственный за организацию обработки (некоторые пишут номер приказа), издана политика оператора в отношении обработки персональных данных; издан локальный акт, описывающий процедуры. И так далее.

    С 19 статьей делаем то же самое.

    Что касается второго пункта, в него необходимо включать те меры и действия, которые вы предприняли, выполняя Постановления Правительства РФ в сфере персональных данных:

    • Постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»;
    • Постановление Правительства Российской Федерации от 15 cентября 2008 г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
    • Постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. №512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
    • Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

    Для примера возьмем постановление 1119. Если вы установили, что у вас 4 уровень защищенности, вы должны выполнить требования пункта 13 Постановления. В итоге, в уведомлении вам следует писать, например: Руководителем утвержден перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей. И так далее по другим мерам и другим Постановлениям Правительства в сфере персональных данных.

    Если у вас возникли трудности с указанием даты начала обработки и сроком или условием прекращения обработки, то чаще всего пишут дату регистрации предприятия, и условие — прекращение деятельности. Но, конечно, существует еще множество различных вариантов для этих двух пунктов!

    Отправив электронную форму уведомления, вы должны не забыть распечатать его, подписать у руководителя и отправить по почте! Ваше уведомление не будет добавлено в реестр операторов, пока в Роскомнадзор не придет его печатный экземпляр!

    Через две-три недели мы советуем проверить, добавлено ли ваше уведомление в реестр. Это довольно легко сделать на сайте Роскомнадзора.

    Напомним — Вы не просто должны подать уведомление, вы должны выполнить все, что в нем написано!

    Удачной Вам работы в сфере обработки и защиты персональных данных.

    Руководство по заполнению уведомления оператора персональных данных

    В одной из наших предыдущих статей, которая была посвящена подготовке к проверкам Роскомнадзора по выполнению требований законодательства «О персональных данных» мы рассказывали о важности правильного заполнения уведомления, о случаях, когда уведомление нужно заполнять и там же мы пообещали подробнее рассказать о том, как заполнять каждое поле уведомления.

    Казалось бы, по наименованиям многих полей интуитивно должно быть понятно, что именно в них писать. Но практика показывает, что у многих операторов персональных данных возникает уйма вопросов, а некоторые впадают в самый настоящий ступор при попытке заполнить все поля.

    Мы решили здесь написать подробную инструкцию, чтобы много раз не рассказывать одно и то же нашим клиентам, а также, чтобы она просто была всегда доступна для всех желающих.

    Уведомление оператора персональных данных заполняется на портале персональных данных Роскомнадзора. Теперь давайте посмотрим на каждое из полей.

    С первыми позициями никаких проблем быть не должно. Выбираем территориальное управление Роскомнадзора, в которое должно быть отправлено уведомление. Затем выбираем тип оператора. Вводим полное и сокращенное наименование оператора в соответствии с учредительными документами. Указываем фактический и юридический адреса организации. Выбираем регион (или регионы), в которых организация осуществляет свою деятельность. Заполняем реквизиты организации (обязательными являются только ИНН и ОГРН, остальные можно не заполнять). Если у организации есть филиалы, добавляем информацию о них.

    Здесь вроде все просто и понятно, а вот со следующими полями уже могут быть вопросы.

    В графе «Правовое основание обработки персональных данных» можно указывать все нормативно-правовые и внутренние документы, которые так или иначе могут быть связаны с обработкой ПДн. Начинают обычно со 152-ФЗ и ТК РФ, продолжают законодательством, относящимся к сфере деятельности организации (например, если это медицинское учреждение, то пишем сюда же 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и другие нормативные акты, как федерального, так и регионального масштаба, относящиеся к здравоохранению) и заканчивают уставом предприятия.

    Графа «Цель обработки персональных данных» является одной из самых коварных. Заполняя это поле нужно не забывать, что часть 2 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» говорит нам о том, что обработка ПДн должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

    Приведем один пример, как делать не нужно.

    Некоторые работодатели, приглашая к себе на собеседование кандидата на вакантную должность, просят заполнить анкету, в которой, в том числе, просят внести свои паспортные данные. Однако с точки зрения 152-ФЗ это не законно. Так как цель обработки персональных данных – подбор кандидата на вакантную должность и попробуйте придумать правдоподобное обоснование, зачем для этого нужны паспортные данные. Стаж работы? Да. Сведения об образовании? Да. Возраст? А вот тут уже дискриминацией попахивает, но мы же не собираемся эксплуатировать детский труд. А вот паспортные данные для подбора персонала не нужны.

    Нет, мы не такие наивные и понимаем, что зачастую паспортные данные кандидата нужны работодателю, чтобы «пробить» кандидата, например на закредитованность или на участие в других неприятных историях. Но еще раз – с точки зрения закона так делать нельзя.

    Вернемся к заполнению поля «Цель обработки персональных данных». Здесь мы должны корректно и адекватно сформулировать эти цели. А адекватно чему? Адекватно перечню категорий персональных данных, которые мы будем заполнять далее. Ведь мы же не хотим, чтобы уже перед проверкой у РКН на основании нашего уведомления были причины для выписки предписания? Тут у нас рисуется замкнутый круг – напишем, что обрабатываем паспортные данные соискателей, накажут за нарушение законодательства о персональных данных, скажем, что «паспортные данные» случайно попали в уведомление, напишут в протоколе проверки «указаны неполные/недостоверные сведения в уведомлении оператора персональных данных».

    Как вы уже поняли, графа «Цель обработки персональных данных» для разных организаций может сильно отличаться, но для большинства коммерческих организаций будет корректно написать «Обеспечение кадрового и бухгалтерского учета, подбор персонала на вакантные должности, оказание услуг [перечень услуг]».

    Читайте также:  Положение об оплате и премировании труда работников

    Следующий раздел один из самых сложных и непонятных. Роскомнадзор хочет, чтобы мы описали принятые меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 закона «О персональных данных». Но на деле этот раздел один из самых простых, просто берем положения указанных статей закона и пишем, что все это у нас выполнено. У нас же выполнено – правда?

    В сведениях об обеспечении безопасности персональных данных указывается перечень средств защиты информации, применяемых в ИСПДн. К счастью, эти сведения не публикуются в открытом доступе для всех желающих, в отличие от других полей, поэтому можно указывать все фактически используемые СЗИ.

    Дата начала обработки ПДн обычно совпадает с датой основания компании (регистрации).
    В следующем пункте обычно выбирается «Условие окончания обработки ПДн» и в качестве условия указывается «Прекращение деятельности организации».

    В разделе «Категории персональных данных» сначала отмечаем чекбоксами обрабатываемые категории, а потом в поле «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне» указываем те ПДн, которых в списке нет, причем лучше это сделать раздельно для различных категорий субъектов, например: «Другие категории ПДн работников: [перечень ПДн работников]. Другие категории ПДн клиентов: [перечень ПДн клиентов]».

    В разделе «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» указываем перечень категорий лиц, чьи данные у нас хранятся или обрабатываются, например: «Сотрудникам, соискателям на вакантные должности, контрагентам, клиентам». Обратите внимание, что в названии поля добавляется пояснение, указывающее в каком падеже должны быть указаны сведения.

    В поле «Перечень действий с персональными данными» проще всего процитировать определение обработки ПДн из 152-ФЗ: «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение». Естественно, действия, которые не актуальны для вашей организации (например, обезличивание) нужно убрать из этого списка. И не забываем про падеж.

    Далее указываем способ обработки ПДн, обычно это «смешанная, с передачей по внутренней сети юридического лица, с передачей по сети Интернет».

    Затем от нас хотят узнать, передаем ли мы ПДн за границу. Если нет, то декларируем отсутствие трансграничной передачи. Если да, придется еще и указать все страны, в которые передаются данные.

    И последнее в этом блоке — использование криптографии. Если она не используется, то идем дальше. Если отвечаем утвердительно, то нас попросят написать наименования таких средств защиты и их класс. Все эти данные можно узнать из документации на криптосредство. Скажем здесь лишь, что криптосредства классов КВ и КА используются как правило для гостайны, а гостайна 152-ФЗ не регулируется, поэтому в обычных ИСПДн чаще всего выбирать приходится из 3 вариантов используемого криптосредства — КС1, КС2 или КС3. Если используются разные крпитосредства разных классов, то форма позволяет указать все необходимые сведения.

    Следующий раздел формы появился с 1 сентября 2015 года. Всем, кто заполнял уведомление давно, необходимо внести в него изменения и дополнить его данными о ЦОДе. Да, не удивляйтесь, локальная база 1С-Бухгалтерии, развернутая на компьютере главбуха это в понимании Роскомнадзора тоже ЦОД…

    Выбираем страну, в которой располагается наш «ЦОД» и указываем его адрес. Дальше снужно указать является ли «ЦОД» нашей собственностью или нет и если нет, то указать данные владельца площадки. Если у вас несколько ИСПДн, то данные «ЦОДа» нужно указать для каждой отдельно. Даже если речь идет об одной единственной серверной.

    Далее заполняем данные человека, которого на предприятии назначили ответственным за организацию обработки персональных данных. ВАЖНО! ФИО ответственного, его контактный телефон и e-mail будут доступны всем желающим в реестре операторов ПДн. Имейте это ввиду и, конечно же, лучше предупредить об этом назначаемого человека.

    В самом конце указываем данные исполнителя. Исполнитель, это лицо, заполнявшее это уведомление. Это может быть не ответственный, а совсем другой человек. Но, как мы видим, поля эти тоже не обязательные, поэтому, видимо, если исполнителя не указывать, то им автоматически становится ответственный.

    Затем ставим галочки «на все согласен», вводим капчу и жмем большую кнопку «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке». Затем форму необходимо распечатать, подписать, поставить печать организации (если есть) и отправить аналоговой почтой в свое управление Роскомнадзора. Через некоторое время, ваши данные внесут в реестр.

    10 ошибок при работе с персональными данными: к чему придерется Роскомнадзор

    Роскомнадзор проверяет, как работодатели соблюдают правила обработки персональных данных. Расскажем о 10 нарушениях, которые выявляют чаще всего. Пока не выписали штраф или предписание, проверьте, все ли требования вы соблюдаете.

    Ошибка № 1. Не разработали и не опубликовали политику обработки персональных данных

    Что нужно сделать. Не только разработать политику обработки данных, но и опубликовать ее на сайте или другим способом обеспечить неограниченный доступ к документу (ч. 2 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Разработайте политику или актуализируйте ту, что у вас есть, по Рекомендациям Роскомнадзора от 27.07.2017. Важно: не копируйте готовые формулировки, а отобразите в документе особенности именно вашей компании. За нарушение грозит штраф до 30 000 руб. (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ).

    Ошибка № 2. Не назначили ответственного за обработку персональных данных

    Что нужно сделать. Назначить одного сотрудника, который будет отвечать за обработку персональных данных. Ответственный должен подчиняться непосредственно генеральному директору и у него должны быть полномочия давать указания руководителям подразделений (ч.2 ст. 22.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

    Ошибка № 3. Не утвердили перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным

    Что нужно сделать. С помощью приказа утвердите перечень сотрудников, которым может понадобиться доступ к персональным данным в связи с их должностными обязанностями. Получать они должны только те данные, которые им нужны в работе (ст. 88 ТК РФ). В приказе можно указать ФИО, должности конкретных сотрудников, структурное подразделение или перечень должностей и структурное подразделение.

    Ошибка № 4. Собираете и храните лишние документы

    Что нужно сделать. Проверьте личные дела сотрудников – в них не должно быть лишних документов (ч. 5 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Для этого воспользуйтесь чек-листом.

    Как только вы оформили кадровые документы, предоставили сотруднику гарантии и компенсации и выполнили другие необходимые действия и процедуры, персональные данные больше не нужны. Копии документов верните сотруднику или уничтожьте. Если в личном деле сотрудника, других документах и папках будете хранить данные, которые уже обработали и которые больше не нужны, компанию могут оштрафовать до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

    Ошибка № 5. Не проводите внутренний аудит работы с персональными данными

    Что нужно сделать. Разработайте процедуру внутреннего контроля или аудита и периодически его проводите (п. 4 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Для этого создайте комиссию, которая будет анализировать документы, изучать процессы обработки персональных данных и давать рекомендации по их защите.

    Ошибка № 6. Не знакомите работников под подпись с законом о персональных данных

    Что нужно сделать. Оформите лист ознакомления работников с положениями законодательства о персональных данных и внутренними документами по вопросам обработки персональных данных (п. 6 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Другой вариант — включите положения в трудовой договор с работником.

    Ошибка № 7. Не уведомили Роскомнадзор или неправильно заполнили уведомление об обработке персональных данных

    Что нужно сделать. Ваша задача – уведомить территориальный орган Роскомнадзора о том, что будете обрабатывать персональные данные. Для этого используйте Методические рекомендации Роскомнадзора, утв. приказом от 30.05.2017 № 94. Роскомнадзор предупреждает: не берите готовые шаблоны из интернета, они могут быть ошибочными.

    Ошибка № 8. Не сообщили в Роскомнадзор об изменении сведений, которые указали в уведомлении об обработке персональных данных

    Что нужно сделать. Если изменили сведения, которые указывали в уведомлении, направьте в 10-дневный срок в Роскомнадзор информационное письмо. Форма информационного письма есть в Приложении № 2 к Рекомендациям № 94. Заполните те поля, в которых меняются сведения.

    Ошибка № 9. Не утвердили перечень мест хранения персональных данных

    Что нужно сделать. Издайте приказ, которым утвердите перечень мест хранения материальных носителей персональных данных – журналов, личных дел и т.д. (п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687). Во всех кабинетах, где обрабатываете персональные данные на бумаге, определите места хранения — например, сейфы. Местом хранения может быть и само помещение, к примеру, архив организации.

    Ошибка № 10. Используете неверный бланк согласия на обработку персональных данных

    Что нужно сделать. Согласие на обработку персональных данных должно включать все обязательные реквизиты, которые предусматривает закон (ч. 4 ст. 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). За некорректную форму согласия предусмотрен штраф до 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

    Согласие на обработку персональных данных должно содержать:

    1. ФИО, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе.

    2. ФИО, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных).

    3. Наименование или ФИО и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных.

    4. Цель обработки персональных данных.

    5. Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных.

    6. Наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, обрабатывающего персональные данные по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу.

    7. Перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых способов обработки персональных данных.

    8. Срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом.

    9. Подпись субъекта персональных данных.

    Образцы необходимых документов и более подробные разъяснения смотрите в презентации Роскомнадзора.

    Материал опубликован пользователем.
    Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector