Выписка из штатного расписания: образец 2019 - Komsindrom.ru

Выписка из штатного расписания: образец 2019

Содержание

Выписка из штатного расписания

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

  1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
  2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
  3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
  4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
  5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? Пример заполнения данного документа

О значении штатного расписания для организации знает каждый, кто хоть сколько знаком с делопроизводством.

В то время как вопрос о выписке из этого документа всплывает гораздо реже.

Необходимость в ней может возникнуть как у работника, так и работодателя, поскольку само штатное расписание не может быть выдано кому-либо на руки для представления по месту требования для защиты своих интересов.

В статье мы расскажем, как сделать и правильно оформить выписку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Что такое выписка из штатного расписания?

Это специальный документ, в котором отражена информация из расписания штата, касающаяся только конкретного сотрудника. Т. е. данные об остальных работниках организации не указываются.

Читайте также:  Какие вкладыши в трудовую книжку являются действующими и разрешенными к заполнению?

Законы, регулирующие предоставление этого документа

Право сотрудника получить от работодателя в полном объеме информацию о факте своего трудоустройства в данной организации и условиях работы четко закреплено в статье 62 ТК РФ.

Подобные персональные данные должны быть предоставлены заявителя, что называется, по первому требованию (путем составления заявления на имя руководителя учреждения).

Кто и для чего может запрашивать?

Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.

Поводы для запроса выписки из штатного расписания:

  1. для сотрудника:
    • с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
  2. Для руководства:
    • с целью принятия участия в торгах;
    • для получения членства в саморегулируемой организации.

Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.

Кем составляется выписка?

Составление выписки штатного расписания возлагается на любого уполномоченного на это сотрудника организации.

Как правило, к этой работе привлекается персонал отдела кадрового управления и планово-экономического подразделения.

То есть ту часть документа, которая отражает такие аспекты работы заявителя как подразделение, в котором он трудится, его должность, квалификация и общее число занимаемых единиц штата составляет кадровик.

Все что касается оклада и системы надбавок обязательно проверяется сотрудником экономического отдела.

Внешний вид по форме Т-3

В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.

Требования к оформлению данного юридического документа

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:

  • быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию). Данный момент предельно важен, поскольку выписка вправе использоваться в качестве доказательства в судебных спорах, а также являться основой при расчете трудового стажа для начисления пенсии сотруднику.
  • Каждый из листов документа должен быть заверен (пометка «Верно») исполнителем с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, после чего он ставит личную подпись и печать.
  • Если выписка содержит несколько листов, то они оформляются в виде прошитого журнала с пронумерованными страницами.

Узел нити прошивки крепится к тыльной стороне документа наклеенным бумажным квадратом с надписью «Копия верна.

В журнале прошито и пронумеровано «___» страниц (или листов — на усмотрение)». Надпись заверяется подписью руководителя и печатью, которая должна быть расположена и на листе самого журнала, и на наклейке.

  • Выписка имеет юридическую силу строго до момента окончания срока действия самого штатного расписания. Эта информация обязательно должна быть указана в реквизитах приказа о введении расписания.
  • Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачивания

    В данном плане составление выписки из штатного расписания во многом аналогично оформлению самого первоисточника. Можно выделить несколько условных этапов:

    1. сначала указываются реквизиты учреждения:
      • наименование и номер данного документа.
      • Дата составления;
      • Наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации).
      • Код по ОКПО;
    2. Следом оформляется наименование документа: «Выписка из штатного расписания» с указанием даты ее составления.
    3. После идут сведения о распоряжении, которое утверждает само расписание (реквизиты приказа организации, но основании которого расписание вступило в законную силу).
    4. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов.

    Рассмотрим примеры внесения в них информации.

    Графа 1 «Наименование».

    Указываются подразделения организации, в которых заявитель осуществляет трудовую деятельность.

    ПРИМЕР. Данный сотрудник трудится в двух отделах административного блока — в дирекции – на должности секретаря и в отделе кадрового обеспечения — на должности специалиста по кадрам.

    Графа 2 «Код».

    Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

    ПРИМЕР. Общий код для блока «Администрация» 01. В таком случае подразделения дирекции и отдела кадров будут иметь кодировку соответственно 01.01 и 01.02.

    Графа 3 «Должность, разряд, класс квалификации».

    Здесь отражаются названия занимаемых заявителем должностей.

    ПРИМЕР. В данном случае – секретарь и специалист по кадрам.

    Графа 4 «Количество штатных единиц».

    Информирует о числе рабочих единиц для данного сотрудника по каждой должности в отдельности.

    ПРИМЕР. Работник оформлен на неполную единицу (0,5) в должности секретаря и на полную штатную единицу в должности специалиста по кадрам (1,0). Данные числа указываются каждая напротив конкретной должности.

    Графа 5 «Оклад».

    Содержит информация о должностных ставках согласно принятой в учреждении системы оплаты труда. В таблице указывается только цифра (без валюты) также соответственно каждой занимаемой должности.

      Нужно указывать тариф именно для 1,0 ставки, даже если имеет место неполная тарифная ставка.

    Логично, что сотрудник в этом случае не вправе рассчитывать на всю указанную сумму оклада.

    Итоговое начисление будет пересчитано и указано в совокупности с надбавками в графе №9.

  • Во избежание спорных вопросов не рекомендуется практика зарплатной «вилки», с юридической точки зрения правильнее конечную сумму выплаты конкретному сотруднику регулировать посредством надбавок.
  • ПРИМЕР! Оклад по должности секретаря составляет 20000 руб., по должности специалиста по кадрам — 30000 руб. Именно эти значения (без валюты!) указываются в данной графе соответственно для каждой из занимаемых должностей.

    Графы 6 – 8 «Надбавки».

    Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат, предусмотренные для обеих должностей.

    СПРАВКА! Выплаты могут быть двух разновидностей:

    • фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
    • часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).

    ПРИМЕР. Согласно действующему в организации положению об оплате труда, лица, занятым на должности секретаря положена мотивирующая ежемесячная премия в размере 10% от оклада (для полной тарифной ставки). А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2000 руб. Эти данные также без указания валюты и в расчете на 1,0 ставки вносятся в таблицу для каждой должности.

    Графа 9 «Всего, руб.».

    Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на занимаемое сотрудником число штатных единиц каждой должности по прошествии календарного месяца.

    ПРИМЕР. Заполнение этой графы подразумевает пересчет тарифных окладов и надбавок с поправкой на число занимаемых штатных единиц и их последующие суммирование по каждой из должности:

    за работу в должности секретаря заявителю ежемесячно начисляется:10 000 (50% оклада) + 1 000 (10% от начисляемой части оклада) = 11 000 руб.;

    труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.

    Данные суммы вносятся также без указания валюты.

    Графа 10 «Примечание».

    Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений.

    Строка «Итого».

    Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее число занимаемых заявителем штатных единиц, итоговая сумма всех его окладов и надбавок.

    ПРИМЕР. В рассматриваемом случае:

    • общее число занимаемых штатных единиц — 1,5;
    • итоговая сумма окладов (опять-таки предусмотренных для полной штатной единицы, а не фактически начисляемая) — 50 000;
    • премия для секретаря – 2 000;
    • премия для кадровика – 3 000;
    • премия за производительность – 2 000;
    • месячный фонд заработной платы заявителя (сумма данных из графы №9 с пересчетом на неполную штатную единицу) — 46 000.

    Поэтому персоналу по вопросам делопроизводства важно уметь грамотно извлечь и отразить необходимую часть из общей информации, содержащейся в штатном расписании.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Составляем штатное расписание для ООО в 2018 – 2019 гг. (образец)

    Что такое штатное расписание

    Трудовой кодекс РФ не содержит точного определения понятия «штатное расписание».

    В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости от 20 декабря 2012 года № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.

    Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.

    Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Роскомстата от 06.04.2001 № 26). Сокращать данную форму нельзя, но можно вносить необходимые дополнения (постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20): добавлять строки, изменять ширину граф и т. д.

    Документ является обезличенным, т. е. предполагает занесение в утверждённую форму наименований должностей, данных об их количестве и окладах без указания конкретных лиц. О правовом статусе штатного расписания читайте в статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

    Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

    Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя.

    Нужно ли штатное расписание в ООО?

    Штатное расписание в организации может служить следующим целям:

    1. Структурирование имеющегося кадрового состава и его численности, а также проведение анализа объёмов выполненных работ, трудовых загрузок сотрудников, целесообразности имеющейся организации кадров и необходимости проведения комплектации новыми штатными единицами.
    2. Подтверждение правильности осуществления налогообложения, начисления страховых взносов, проведения пенсионных отчислений и т. д. Штатное расписание может быть запрошено в ходе проведения выездных проверок ФНС или иных госорганов, хотя и не является документацией налогового учёта. Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение положений трудового законодательства.
    3. Подтверждение законного увольнения сотрудника или отказа в принятии на работу в связи с отсутствием указанной соискателем должности в штатном расписании в случае судебных разбирательств. Надлежащим образом составленный и оформленный документ может стать весомым аргументом в пользу доводов организации в случае трудовых споров.

    Обязательно ли штатное расписание в ООО?

    Штатное расписание относится к первичной учётной документации, и для него разработана и утверждена специальная форма – № Т-3. Такой документ может быть использован организациями, осуществляющими свою деятельность в РФ, независимо от их организационно-правовой формы (п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Ранее это утверждение носило императивный характер, однако после вступления в законную силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ принимается, что формы первичной учётной документации утверждаются руководителем организации (п. 4 ст. 9 закона о бухучёте). Для негосударственных организаций допустимо использование собственных форм документов первичного учёта (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

    Нигде в трудовом законодательстве нет прямого указания на необходимость составления штатного расписания работодателем. При этом в Трудовом кодексе чётко определено, что трудовые отношения возникают посредством заключения трудового договора (ст. 16 ГК РФ). Такой договор является соглашением между сторонами, подразумевающим выполнение нанятым сотрудником некой трудовой функции. Расшифровка понятия «трудовая функция» содержит указание на соответствие должности сотрудника штатному расписанию (ст. 15 ТК РФ).

    Не допускается принятие лица на должность, не включённую в штатное расписание. Если в штатном расписании вообще отсутствует перечень должностей, это может повлечь определённые сложности при сокращении штата или численности сотрудников (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Также имеется вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

    При необходимости должность в штатном расписании можно переименовать, воспользовавшись советами из статьи Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании.

    Заполнение утверждённой формы

    Унифицированная форма № Т-3 может заполняться как вручную, так и с помощью технических средств. Код по ОКУД для этого документа – 0301017, что означает:

    • количество экземпляров – обычно 3 (помимо копий по требованию);
    • формат бланка – А4;
    • срок хранения – постоянно для места, где он был разработан и утверждён, в иных организациях – 3 года.

    Заполнение формы по графам осуществляется в следующем порядке:

    • Наименование подразделений указывается по алфавитному порядку.
    • Кодирование для негосударственных предприятий необязательно и может быть разработано руководителем конкретной организации.
    • Указание должности осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий. В трудовом договоре, трудовой книжке и в штатном расписании наименование должности должно быть идентичным.
    • Указывается число штатных единиц. Если есть неполные штатные единицы, то они указываются в виде дроби (например, 0,4).
    • Оклад указывается в рублёвом эквиваленте или, в зависимости от системы оплаты труда, в принятых единицах измерения (коэффициенты, проценты и т. д.).
    • К надбавкам относятся различные дополнительные выплаты по закону или от работодателя, отражаемые в % или рублях.
    • В графе 9 указывается сумма данных из граф 5–8 – в рублёвом эквиваленте или в процентах.
    • В графу 10 вносятся примечания. В случае их отсутствия графа остаётся пустой.

    Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.

    Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы или иным уполномоченным лицом, а также главным бухгалтером. Подробнее читайте в статье Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?

    Таким образом, на обязательность составления штатного расписания нет прямых отсылок в законодательстве, однако есть косвенные. Так, Трудовой кодекс при расшифровке многих терминов использует это определение (например, ст. 15 ТК РФ – разъяснение понятия «трудовая функция» и т. д.). Пояснительные письма и комментарии Роструда содержат рекомендации иметь такой документ в каждой фирме, независимо от её организационно-правовой формы. Отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства РФ, в результате чего работодатель может быть привлечён к административному наказанию (например, решение Московского облсуда от 28.02.2012 по делу № 22А-191/12).

    Выписка из штатного расписания без окладов образец 2019

    При проведении проверок надзорные ведомства могут потребовать представить оригинал штатки. Информацию из штатного расписания работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него письменного заявления или по запросу суда.

    ★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

    как поступить, если работник требует копии приказов и локальных актов

    Как сделать выписку из штатного расписания: образец

    Выписка из штатного расписания: пошаговый алгоритм заполнения

    Шаг 1. Внесите наименование организации.

    Шаг 2. Укажите код по ОКУД, код по ОКПО.

    Шаг 3. Проставьте номер документа.

    Шаг 4. Укажите дату составления.

    Шаг 5. Внесите название с формулировкой: «Выписка из штатного расписания».

    Шаг 6. Внесите номер и дату приказа, которым был утвержден документ.

    Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

    Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

    • Полное название предприятия.
    • Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
    • Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
    • Информация о лицах, подписавших исходный документ.
    • Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
    • Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии).

    Выписка из штатного расписания без окладов образец 2019

    Без окладов

    Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы.

    Подтверждающая наличие сотрудников

    Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

    Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов.

    Как правило, к этой работе привлекается персонал отдела кадрового управления и планово-экономического подразделения.

    То есть ту часть документа, которая отражает такие аспекты работы заявителя как подразделение, в котором он трудится, его должность, квалификация и общее число занимаемых единиц штата составляет кадровик.

    Все что касается оклада и системы надбавок обязательно проверяется сотрудником экономического отдела.

    Внешний вид по форме Т-3

    В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.

    Требования к оформлению данного юридического документа

    Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:

    • быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию).

    Выписка из штатного расписания образец 2019 без окладов

    Т-3, то об этом необходимо сообщить в подаваемом заявлении. Именно на его основе работодатель и оформляет данную справку.

    Для сохранения юридической силы такой документ должен быть оформлен с учетом следующих параметров:

    • вверху указывается полное название организации, вместе с ним приводится и сокращенная форма;
    • далее указывается тип справки, а также приводятся реквизиты приказа, которым было утверждено положение по структуре компании ;
    • проставляется дата создания, а также вступление в силу, срок действия указывать необязательно;
    • затем прописывается полное количество сотрудников, зачисленных в штат, и заполняется таблица;
    • в конце проставляются подписи ответственных лиц.

    Основная информация справки указывается при заполнении граф таблицы.

    Выписка из штатного расписания без окладов образец 2018

    Однако если необходимость в таких данных отсутствует, справка составляется с пропуском данного момента.

    Оформление выписки из штатного расписания с замещением

    Отдельный вопрос возникает при оформлении должностей с замещением. Часто в организации функциональные обязанности по отдельной должности распределяются между другими специалистами.
    Это может быть обусловлено как нехваткой кадров, так и иными причинами.

    При оформлении выписки в данном случае необходимо обратить внимание на правильность общей суммы совместительства. То есть все приводимые дробные составляющие, 0,25, 0,5 и подобные, в итоговой сумме должны составлять целую единицу.

    Что такое выписка из штатного расписания?

    Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки).

    Выписка из штатного расписания образец 2018 без окладов

    Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

    Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

    • название документации;
    • дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
    • название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
    • заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
    • примечания;
    • занимаемая должность заверившего и его подпись;
    • печать для заверки документов.

    Кто может запрашивать?

    Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки.

    Выписка из штатного расписания образец 2018 без окладов скачать

    Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

    Выписка из штатного расписания – форма Т-3

    Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным.
    На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.

    Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018

    Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости. Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы.

    Выписка из штатного расписания образец 2019 без окладов скачать

    Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику.

    В ней указываются сведения только об одном работнике.

    Без окладов и выписка с завода

    Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым.

    Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола.

    Например, педагог высшей категории, плиточник 1 разряда;

    • количество единиц в штате организации (включая открытые вакансии и совместителей);
    • тарифная ставка (должностной оклад) + премии и надбавки = общая сумма вознаграждения сотрудника за труд по итогам месяца. Оклад зависит от должности работника, а общая сумма вознаграждения – от его профессиональных навыков и умений;
    • примечания.

    Как заверить выписку из штатного расписания?

    В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле.

    Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

    Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

    Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных.

    Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

    Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания.

    Внесите наименование структурного подразделения.

    Шаг 8. Впишите должность сотрудника, полученный разряд, установленный класс или категорию, полученную квалификацию.

    Проставьте количество штатных единиц.

    Шаг 10. Укажите установленную тарифную ставку (или оклад).

    Шаг 11. Пропишите установленные надбавки за ученую степень, за ответственность, за особый режим работы.

    Скачать выписку из штатного расписания

    Скачать образец вы сможете в начале статьи.

    Сколько времени действительна выписка из штатного расписания

    Срок действия выданной выписки специально не ограничивается.

    Но их наличие не обязательно.

    Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

    После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло.
    Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

    Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

    Для чего нужна

    Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно.

    Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

    Образец выписки из штатного расписания

    Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

    1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
    2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е.

    Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

    Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

    • название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
    • занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
    • общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
    • размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

    Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

    Чем отличается от копии

    Главное отличие копии от выписки очень просто.

    Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца.

    за работу в должности секретаря заявителю ежемесячно начисляется:10 000 (50% оклада) + 1 000 (10% от начисляемой части оклада) = 11 000 руб.;

    труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.

    Данные суммы вносятся также без указания валюты.

    Графа 10 «Примечание».

    Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений.

    Строка «Итого».

    Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям.

    Выписка из штатного расписания в 2020 году

    Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2020 году.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Что это такое и как она выглядит

    Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

    Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

    Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

    Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

    Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

    После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

    Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

    Для чего нужна

    Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

    • в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
    • в ПФР при оформлении пенсии;
    • в ФСС для расчета пособий;
    • при вступлении в саморегулируемую организацию;
    • для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
    • в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
    • в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

    Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

    Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

    Кто делает

    Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

    В ряде организаций практикуется, что выписку составляет секретарь или за ней следует обращаться в юридический отдел (или к отдельному штатному юристу). Такие правила индивидуальны для каждой рабочей структуры.

    Как сделать и ее образец заполнения

    Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

    1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
    2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
    3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

    Без окладов

    Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

    Подтверждающая наличие сотрудников

    Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

    Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

    • название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
    • занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
    • общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
    • размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

    Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

    Чем отличается от копии

    Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.

    Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

    В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

    Нужно ли писать заявление

    Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

    Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

    Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

    Срок действия

    Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

    Заверение

    Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

    Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

    Начиная с 2016 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.

    Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

    Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

    Видео по теме:

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
      • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
      • Регионы — 8 (800) 222-69-48

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Ссылка на основную публикацию