Заполнение бланка трудовой книжки - Komsindrom.ru

Заполнение бланка трудовой книжки

Содержание

Трудовая книжка работника в 2019 году

Что это такое

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по новым правилам.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Основания для заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

Требования к заполнению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.
  • Особенности заполнения трудовой книжки

    При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

    • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
    • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
    • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
    • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
    • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

    Примечание: ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.

    Образец заполнения трудовой книжки

    Образцы заполнения записей в трудовой книжке вы можете посмотреть на этой странице.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (скачать бланк);
    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (скачать бланк).

    Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

    Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

    Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

    Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

    Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2019 году?

    Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2019 год сохранена. Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации. Напомним, что ранее обсуждалась возможность отказа указанных субъектов от ведения трудовых книжек, но из последней редакции документа данное положение было исключено.

    Правила заполнения трудовой книжки

    Законодательное регулирование вопроса

    Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

    При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

    Заполняем титульный лист

    Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

    • первое трудоустройство;
    • оформление дубликата.

    Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

    Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

    • Ф.И.О.;
    • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
    • образование и специальность;
    • профессию.

    Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

    • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
    • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
    • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
    • паспорт.

    Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

    Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

    Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

    После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

    Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года

    Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

    Заполняем раздел «Сведения о работе»

    После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

    • наименование компании;
    • число, месяц, год внесения записей;
    • сам факт приема на работу;
    • передвижения по должностям;
    • переводы (на постоянной основе);
    • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
    • причины расторжения трудового договора.
    Читайте также:  Какие сведения о работнике являются персональными данными?

    Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

    Образец заполнения трудовой книжки (2019)

    Правила заполнения трудовой книжки (2019)

    Порядок внесения информации в этот раздел:

    1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
    2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
    3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
    4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
    5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

    Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

    Как внести запись об увольнении

    Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( ст. 77 ТК РФ ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

    Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

    Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

    Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

    Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

    Вносим запись о поощрении и награждении

    В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

    Вкладыш в трудовую книжку

    Из важного, что надо знать про вкладыш:

    • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
    • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
    • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
    • все остальное заполнение идентично трудовой.

    Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), возьмите приведенные выше примеры.

    Трудовая книжка (образец)

    Трудовая книжка (образец)

    Похожие публикации

    Дискуссии об отмене трудовых книжек ведутся не первый год. Уже с 2017 г. предлагалось отменить трудовые книжки на мелких предприятиях, а позднее распространить отмену и на остальных работодателей: зачем нужна трудовая книжка, если существует персонифицированный учет, благодаря которому в ПФР поступают данные о стаже работников? Но до сих пор этот законопроект не принят, и вполне вероятно, что с бумажным документом мы расстанемся еще не скоро. В этой статье расскажем о трудовых книжках и их заполнении.

    Для чего нужна трудовая книжка

    Каждый новый сотрудник при поступлении на работу предъявляет работодателю свою трудовую книжку, если до этого он уже где-либо работал. Трудовая книжка – это основной документ о стаже, отражающий всю трудовую деятельность работника (ст. 66 ТК РФ). Если стажа у устраивающегося на работу нет, и он уже проработал свыше 5 дней, работодатель обязан завести на него трудовую книжку.

    На сегодня наличие трудовых книжек удобно как для работодателя, так и для самого работника:

    • Поскольку в трудовую книжку вносятся сведения окаждом месте работы и должностях сотрудника, о поощрениях за успехи и о причинах увольнения, работодатель может оценить профессиональный опыт кандидата и его трудовой путь, чтобы принять решение о приеме его на работу. Без этого документа информацию о профдеятельности и опыте работника можно будет увидеть лишь из резюме и рекомендаций, полученных с предыдущих мест работы, которые могут быть далеко не объективными.
    • Трудовая книжка работника является официальным «бумажным» документом, который подтверждает его трудовой стаж. При электронном документообороте возможны технические сбои, которые ведут к потере данных, а значит, работнику придется доказывать свой стаж заново.

    Бланк трудовой книжки

    Форма трудовой книжки устанавливается Правительством РФ. Сегодня в ходу как старые, так и новые бланки трудовых книжек, с какого года они действуют, не имеет значения. Это бланки, утвержденные в 1938г., в 1975 г. и в 2003 г. Последний вариант утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит форму трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ее ведения, хранения, а также формы журналов для учета прихода-расхода бланков и их движения.

    Работодателю необходимо иметь в запасе пустой бланк трудовой книжки на случай оформления сотрудника, ранее нигде не работавшего. Трудовая книжка заводится один раз, а если места для новых записей в ней уже нет, то заполняется специальный вкладыш. Работодатель сам обеспечивает себя такими бланками, приобретая их в розничной торговле. Поскольку каждая книжка имеет свой уникальный номер и полиграфическую защиту и только «Гознаку» принадлежит право печатать трудовые книжки, бланк скачать в интернете можно лишь в ознакомительных целях, но использовать его в работе, как документ, нельзя.

    Трудовая книжка (образец записи о приеме на работу)

    Все записи в трудовую книжку вносятся согласно Правилам, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

    Бланк трудовой книжки заполняется вручную, черными или синими чернилами, на русском языке. Не допускаются сокращения, зачеркивания ранее внесенных записей и исправления.

    В новой трудовой книжке сначала заполняется титульный лист, в который вносятся:

    • Ф.И.О. работника как указано в его паспорте, без сокращений,
    • дата рождения,
    • образование (не заполняется, если обучение еще продолжается),
    • профессия и специальность как в дипломе.

    Титульная страница формы трудовой книжки (бланка) заверяется самим работником и подписывается лицом, отвечающим за выдачу трудовых книжек, ставится печать организации или кадровой службы.

    Изменения внесенных в титул данных (например, фамилии) оформляется зачеркиванием прежних данных (кроме данных об образовании) и внесением новых, а на внутренней стороне обложки указывается и заверяется работодателем основание изменений.

    Раздел «Сведения о работе»:

    • сначала в виде заголовка указывается наименование работодателя (организации или ИП) в графе 3; если наименование меняется, то об этом делается отдельная запись с указанием нового названия, даты переименования и приказа;
    • графа 1 – порядковый номер записи; последовательная нумерация должна проходить через все записи раздела;
    • графа 2 – дата приема работника (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг.);
    • графа 3 – запись о приеме, или назначении на работу, в какое структурное подразделение, наименование должности, специальности и т.п.;
    • графа 4 — реквизиты приказа, на основании которого сделана запись.

    По желанию работника в трудовую книжку можно внести запись о его работе по совместительству, если об этом есть подтверждающий документ (ст. 66 ТК РФ). Такую запись делает работодатель по основному месту работы, причем ее дата может быть более ранней, чем уже имеющиеся в книжке записи. Например, устроившись на основную работу в 2017г., работник просит внести запись о работе по совместительству, на которой он трудился в 2015-2016г. Хронология записей в трудовой книжке при этом будет нарушена, но указаний о внесении записей в трудовую книжку исключительно в хронологическом порядке нормативные акты не содержат.

    Как правильно заполнить трудовую книжку

    Какими нормативными актами руководствоваться

    В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

    Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

    Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

    Кто в ответе за грамотность оформления

    Согласно ст. 66 ТК РФ , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

    Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила. Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

    Читайте также:  Статья 139 ТК РФ: комментарий

    За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

    Правила заполнения трудовой книжки 2019

    Правила устанавливают обязанности работодателя:

    • оформить бланк при первом трудоустройстве;
    • вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
    • дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
    • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
    • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
    • вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
    • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
    • уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
    • дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
    • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

    За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

    Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

    • даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
    • используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
    • не применяют сокращений;
    • не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
    • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
    • информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
    • подпись работника должна заверить сведения.

    Образец заполнения трудовой книжки 2019

    Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

    Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

    Документ содержит три части:

    • титульная часть — основные сведения о работнике;
    • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
    • сведения о награждениях.

    Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

    Заполнение титульного листа

    Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

    На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

    • Ф.И.О. владельца;
    • дата его рождения;
    • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
    • наименование профессии, как в дипломе;
    • дата открытия книжки;
    • подпись лица, заполнявшего бланк;
    • печать организации (если есть).

    Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

    Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

    Раздел «Сведения о работе»

    Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

    1. Порядковый номер текущей записи.
    2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
    3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
    4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

    Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

    Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

    Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

    При переводе

    Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

    Различают два вида переводов:

    • внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
    • внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

    При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность. » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

    При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

    При совместительстве

    Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

    • полное и сокращенное название организации;
    • наименование должности работника;
    • дату принятия на работу;
    • реквизиты организации.

    Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

    При увольнении

    Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

    В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

    Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

    Раздел «Сведения о награждениях»

    Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

    • вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
    • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
    • трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

    Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

    • 1 графа — порядковый номер записи;
    • 2 графа — дата награждения;
    • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
    • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

    Внесение исправлений

    С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

    Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

    При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

    При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

    1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
    2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
    3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

    Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

    После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

    Для заполнения графы 4 есть два варианта:

    • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
    • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

    Вкладыш

    После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

    • заполняются личные данные сотрудника;
    • проставляется дата;
    • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
    • записи заверяются подписью и печатью организации.

    Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

    Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

    Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

    • обложка должна быть неповрежденной;
    • недопустимо исправление ошибок;
    • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
    • если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

    Дубликат трудовой книжки

    Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

    В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

    Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

    Как заверить копию

    Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

    • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
    • по центру — слово «Заявление»;
    • далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
    • дата и подпись.

    После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

    Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

    1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
    2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
    3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
    4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
    5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
    6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).
    Читайте также:  Отдых после ночной смены

    Заполнение трудовой книжки: основные правила

    На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

    Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

    У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

    Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

    На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

    Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

    В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

    Оформление трудовой: как делать записи

    Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

    Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

    • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
    • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

    Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

    В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

    Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

    Как заполнить титульный лист

    Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

    Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

    Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

    Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

    В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

    Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

    Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

    В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

    На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

    Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

    При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

    В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

    В графе 2 — дату перевода.

    В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

    В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

    • Запись о времени военной службы

    В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

    В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

    В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

    Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

    Запись об увольнении

    В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

    • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
    • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
    • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
    • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

    Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

    В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

    При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

    Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

    Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

    По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

    Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

    «Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

    При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

    При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

    Ссылка на основную публикацию